SharePoint eSignature를 사용하여 서명 요청 검토 및 서명
서명 요청을 만들면 받는 사람에게 전자 메일 알림이 전송됩니다. (경우에 따라 수신자는 승인 앱을 통해 Teams에서 알림을 받을 수도 있습니다.) 알림에는 서명해야 하는 모든 받는 사람 및 서명 지침을 포함하여 요청의 세부 정보가 포함됩니다. 수신자는 요청에 서명하기 위해 SharePoint 라이선스 또는 Microsoft 계정이 필요하지 않습니다.
서명할 문서에 액세스
전자 메일 알림을 받으면 전자 메일에서 요청 보기를 선택하여 서명 프로세스를 시작합니다.
전자 서명 사용 동의
전자 서명 프로세스를 계속하려면 사용 약관에 동의하고 서명에 전자 서명을 사용하는 데 동의해야 합니다. SharePoint eSignature 사용 약관 화면에서 다음을 수행합니다.
동의를 선택하여 전자 서명을 사용하고 서명 프로세스를 계속 진행합니다.
또는 디지털 서명을 사용하지 않으려는 경우 거부를 선택하고 서명을 요청한 사람에게 연락하여 다른 방법을 사용하여 서명을 완료합니다.
동의 단추를 선택하지 않고 SharePoint eSignature 사용 약관 화면을 닫은 경우 문서의 왼쪽 위 영역에서 공개 보기 단추를 선택하여 대화 상자를 다시 열 수 있습니다.
문서 서명
eSignature 사용 약관에 동의하면 문서 뷰어가 새 브라우저 탭에서 열립니다. 여기에서 문서를 탐색하고 읽고 콘텐츠를 검토할 수 있습니다. 서명할 준비가 되면 시작을 선택합니다. 이 작업을 수행하면 입력이 필요한 첫 번째 위치로 이동합니다.
다음과 같은 세 가지 유형의 입력을 요청할 수 있습니다.
서명
전자 서명을 사용하면 실제 서명의 표현을 추가할 수 있도록 하여 문서에 디지털 서명할 수 있습니다.
서명을 추가하려면 이름을 입력합니다. 서명에 다른 글꼴 스타일을 선택하려면 글꼴 변경을 선택하고 사용할 글꼴을 선택합니다.
완료를 선택하여 문서에 서명을 추가합니다.
다음을 선택하여 입력이 필요한 문서의 다음 위치로 이동합니다.
이니셜
문서 내의 일부 위치에서는 특정 절을 승인하기 위해 이니셜을 추가하라는 메시지가 표시될 수 있습니다.
여기에서 이니셜을 선택하고 이니셜을 입력합니다. 서명을 이미 입력한 경우 이 작업은 미리 채워집니다.
다음을 선택하여 입력이 필요한 문서의 다음 위치로 이동합니다.
날짜
날짜는 현재 날짜로 미리 채워집니다.
서명된 문서 제출
필요한 입력을 모두 입력한 경우 제출 을 선택하여 서명 프로세스를 완료합니다.
요청의 상태 진행 중에서 완료됨으로 변경됩니다. 문서가 읽기 전용이 됩니다. 서명이 수신되었고 요청자에게 알림이 전송된다는 전자 메일 알림을 받게 됩니다.
모든 사용자가 문서에 서명하면 문서를 보고 세부 정보를 요청할 수 있는 위치를 알리는 이메일 알림을 받게 됩니다. 이 문서는 전자 메일의 요청 보기 단추를 통해 30일 동안 사용할 수 있으므로 사용자 고유의 레코드에 맞게 다운로드해야 합니다.
문서 서명 거부
문서를 검토하고 서명하지 않으려면 서명을 거부할 수 있습니다.
문서 뷰어에서 기타 옵션 (...)을 선택한 다음 , 거부를 선택하여 서명합니다.
서명 거부 화면에서 문서에 서명하지 않는 이유를 입력한 다음 거부를 선택합니다. 또는 마음이 바뀌면 취소를 선택합니다.
거부하면 서명을 추가할 수 없지만 읽기 전용 모드에서 문서를 볼 수 있습니다.
거부하면 문서에 서명하지 않겠다는 전자 메일 알림이 요청자에게 전송됩니다. 서명을 거부하면 서명 프로세스가 완료되고 요청의 상태 진행 중에서 거부됨으로 변경됩니다.
받는 사람이 더 많은 경우 요청이 거부되었다는 알림도 받게 됩니다.
요청 기록 및 세부 정보 보기
요청자이든 받는 사람이든 관계없이 메일 알림 요청 보기를 선택하여 문서를 보고 요청에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.
문서 뷰어에서 기록 보기 탭을 선택하여 요청의 상태 확인합니다. 기록 패널에서 아직 서명하지 않은 받는 사람과 요청이 만들어진 시기 및 받는 사람이 누구인지와 같이 지금까지 발생한 활동을 볼 수 있습니다.
세부 정보 보기 탭을 선택하여 요청의 세부 정보를 확인합니다. 세부 정보 패널에서 요청 제목, 요청을 보낼 때 요청자가 추가한 지침 및 요청을 보낸 사람을 볼 수 있습니다.
요청 상태 모니터링
SharePoint eSignature를 사용하여 서명 요청을 만들 때 요청 상태에 반영되는 다양한 단계를 진행합니다. 서명 요청에 대해 받은 메일 알림 요청 보기를 선택하여 요청의 상태 볼 수 있습니다. 다음 표에서는 요청 상태 및 해당 의미를 보여 있습니다.
| 상태 | 설명 |
|---|---|
| 진행 중 | 요청이 만들어지는 즉시 진행 중입니다. 상태 모든 수신자가 요청을 검토하거나 요청 보낸 사람이 취소할 때까지 이 상태로 유지됩니다. |
| 완료 | 모든 받는 사람이 문서에 서명하면 요청이 완료됩니다. |
| 취소 | 보낸 사람에서 요청을 취소했습니다. |
| 거부 | 받는 사람 중 한 명이 서명을 거부했습니다. |
요청의 상태 완료됨, 취소됨 또는 거부된 경우 보낸 사람 또는 받는 사람이 요청을 더 이상 수행할 수 없습니다. 예를 들어 받는 사람이 요청을 거절하는 경우 보낸 사람은 거절 사유가 해결된 후 새 요청을 보내야 합니다. 원래 거부된 요청을 편집할 수 없습니다.
참고
다른 전자 서명 공급자를 통해 전송된 요청의 경우 반영된 상태 서명 공급자에 의해 결정되며 위에서 설명한 상태 다를 수 있습니다.
서명된 문서에 액세스
Microsoft SharePoint eSignature로 서명된 문서
요청에 관련된 모든 당사자는 요청이 완료되었고 요청의 상태 완료되었다는 전자 메일 알림을 받습니다. 전자 메일에서 서명된 문서 보기를 선택하여 서명된 문서 및 요청 기록에 액세스할 수 있습니다. 서명자는 전자 메일을 받은 후 30일 동안 전자 메일 알림에서 서명된 문서에 계속 액세스하고 다운로드할 수 있습니다. 또한 요청 보낸 사람이 전자 메일에서 직접 서명된 문서를 저장한 원본 폴더에 액세스할 수 있습니다.
참고
SharePoint 사이트에서 PDF 문서를 열면 기본 PDF 뷰어가 Adobe로 설정된 경우 요청 세부 정보가 표시되지 않습니다. PDF 뷰어를 기본 뷰어로 설정해야 합니다.
서명된 문서의 보안
모든 받는 사람이 문서에 서명하면 서명이 추가되고 감사 내역이 서명된 PDF에 추가됩니다. 서명 프로세스 전체에서 발생한 작업의 활동 및 타임스탬프를 포함하여 요청에 대한 세부 정보가 포함됩니다. 세부 정보에는 요청이 생성된 날짜 및 시간, 받는 사람이 서명한 날짜 및 시간 등이 포함됩니다. 이러한 세부 정보는 서명 프로세스의 무결성에 대한 증거를 제공합니다. 서명된 문서는 Microsoft 인증서에 의해 디지털 서명되어 변조될 수 없습니다.
다른 서명 공급자와 서명된 문서
문서 서명이 완료되면 모든 당사자는 공급자로부터 이메일 알림을 받습니다. 전자 메일에는 일반적으로 서명된 문서 또는 첨부 파일에 대한 링크가 포함되어 있습니다. 또한 서명된 문서의 복사본은 SharePoint에 자동으로 저장됩니다. 저장되면 요청 작성자는 SharePoint 위치에 대한 링크가 있는 SharePoint eSignature에서 전자 메일을 받습니다. 서명된 문서는 원본 문서의 SharePoint 문서 라이브러리 내의 공급자별 폴더에 저장됩니다(원본 문서는 요청이 시작된 PDF임). 서명된 문서는 [문서 라이브러리] 앱\서명된 문서\공급자(예: Contoso Documents Apps 서명된 문서 Docusign) > 폴더 경로를 사용하여 찾을 수 있습니다.>>> 저장된 문서의 보존 정책은 SharePoint 또는 테넌트 관리자가 설정한 보존 정책을 상속합니다.
참고
요청이 거부되거나 취소되면 서명된 문서의 복사본이 저장되지 않습니다. 요청을 만드는 동안 타사 플랫폼(즉, sharePoint 외부)을 통해 업로드된 추가 문서도 sharePoint에 다시 저장되지 않습니다. SharePoint에서 시작된 문서만 SharePoint에 다시 저장됩니다.