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Microsoft Dynamics CRM에 저장소 공간 만들기

  • 아티클

 

게시 날짜: 2016년 11월

적용 대상: Dynamics CRM 2015

Microsoft Dynamics 365에서 서로 다른 유형의 정보를 제거 또는 삭제하여 사용된 저장소 공간의 양을 줄이는 방법에 대해 설명합니다. 이러한 방법들 중 하나 이상을 사용하여 Microsoft Dynamics 365의 총 데이터 저장소 사용량을 제어할 수 있습니다. 필요에 따라 특정 데이터 범주를 삭제하거나 설정된 간격에 따라 대랑 삭제 작업을 반복해서 수행할 수도 있습니다.

경고

이 항목에서 권장하는 방법은 메모, 첨부 파일, 가져오기 기록 및 기타 데이터를 삭제하는 것입니다. 삭제한 데이터는 검색할 수 없으므로 데이터를 삭제하기 전에 데이터가 더 이상 필요하지 않는지 확인하십시오. 한 번 삭제하고 나면 "실행 취소"하여 데이터를 복원할 수 없습니다. 즉, 사용되는 스토리지 공간을 줄이는 대신 Microsoft Dynamics CRM Online 구독에 사용하는 스토리지 공간을 늘리는 것이 더 바람직할 수 있습니다.

참고

방법 3과 5를 제외하고 이러한 모든 방법을 수행하려면 시스템 관리자와 같은 관리자 Microsoft Dynamics 365 보안 역할이 있어야 합니다. 이러한 역할은 대량 레코드 삭제 및 시스템 작업 삭제를 수행할 수 있는 권한을 제공합니다.

이 항목의 내용

방법 1: 대량 삭제 작업을 사용하여 대량 전자 메일 및 워크플로 인스턴스 삭제

방법 2: 일시 중단된 워크플로 평가 및 삭제

방법 3: 상세하게 찾기를 사용하여 전자 메일 첨부 파일 제거

방법 4: 대량 삭제 작업을 사용하여 첨부 파일이 있는 전자 메일 메시지 제거

방법 5: 상세하게 찾기를 사용하여 첨부 파일이 있는 메모 제거

방법 6: 대량 삭제 작업을 사용하여 첨부 파일이 있는 메모 제거

방법 7: 대량 중복 검색 작업 및 중복 레코드의 연관 복사본 제거

방법 8: 대량 삭제 작업을 사용하여 대량 가져오기 인스턴스 삭제

방법 9: 대량 삭제 작업을 사용하여 대량 삭제 작업 인스턴스 삭제

방법 10: 감사 로그 삭제

방법 1: 대량 삭제 작업을 사용하여 대량 전자 메일 및 워크플로 인스턴스 삭제

경고

이 데이터를 삭제하면 대량 전자 메일을 통해 전자 메일이 전송되었는지 또는 레코드에 대해 워크플로 규칙이 실행되었는지 등을 더 이상 알 수 없습니다. 그러나 전송된 전자 메일 및 워크플로에서 레코드에 대해 실행된 작업은 유지됩니다.

  1. 설정 > 데이터 관리로 이동합니다.

  2. 대량 레코드 삭제를 선택합니다. 메뉴 모음에서 새로 만들기를 클릭합니다. 그러면 대량 삭제 마법사가 열립니다.

  3. 다음을 선택합니다.

  4. 찾을 대상 목록에서 시스템 작업을 선택합니다.

  5. 검색 조건 영역에서 다음과 유사한 조건을 추가합니다.

    시스템 작업 유형 - 같음 - 대량 전자 메일, 워크플로

    상태 설명 - 같음 - 성공

    완료된 날짜 - X개월 이상 경과 - 1

  6. 다음과 같이 세 개의 조건 행을 그룹화합니다.

    1. 각 조건 행 옆에 있는 화살표를 선택하고 행 선택을 선택합니다.

    2. 세 행을 모두 선택한 상태에서 AND 그룹화를 선택합니다.

  7. 다음을 선택합니다.

  8. 이름 텍스트 상자에 대량 삭제 작업의 이름을 입력합니다.

  9. 작업을 시작할 시간과 날짜를 선택합니다. Microsoft Dynamics 365에 사용자가 없는 시간을 선택하는 것이 좋습니다.

  10. 이 작업을 실행할 간격 확인란을 선택한 다음 일 목록에서 작업 실행 빈도를 선택합니다.

  11. 전자 메일 알림을 받으려면 이 작업을 마치면 나(email@domain.com)에게 전자 메일 보내기 확인란을 선택합니다.

  12. 다음을 선택하고 대량 삭제 작업을 검토한 다음 제출을 선택하여 되풀이하는 작업을 만듭니다.

방법 2: 일시 중단된 워크플로 평가 및 삭제

어떤 조건이 만족되지 않거나 워크플로를 계속할 수 없는 다른 이유로 인해 종종 워크플로가 일시 중단 상태로 전환될 수 있습니다.

경고

어떤 조건이 만족될 때까지 대기하므로 일부 워크플로는 계속 일시 중단 상태를 유지하기도 합니다. 예를 들어 작업이 완료되기를 기다리는 워크플로가 있을 수 있습니다.

  1. 상세하게 찾기를 선택합니다.

  2. 찾을 대상 목록에서 시스템 작업을 선택합니다.

  3. 검색 조건 영역에서 다음과 유사한 조건을 추가합니다.

    시스템 작업 유형 - 같음 - 워크플로

    상태 설명 - 같음 - 대기

  4. 두 조건 행 그룹화:

    1. 각 조건 행 옆에 있는 화살표를 선택하고 행 선택을 선택합니다.

    2. 세 행을 모두 선택한 상태에서 AND 그룹화를 선택합니다.

  5. 찾기를 선택합니다.

  6. 결과 창에서 각 항목을 열어 워크플로 삭제 여부를 확인합니다.

방법 3: 상세하게 찾기를 사용하여 전자 메일 첨부 파일 제거

경고

이 데이터를 삭제하면 Microsoft Dynamics 365에서 더 이상 첨부 파일을 사용할 수 없습니다. 단, Microsoft Office Outlook에서 저장한 전자 메일 메시지 및 첨부 파일은 그대로 유지됩니다.

  1. 상세하게 찾기를 선택합니다.

  2. 찾을 대상 목록에서 전자 메일 메시지를 선택합니다.

  3. 검색 조건 영역에서 다음과 유사한 조건을 추가합니다.

    전자 메일 첨부 파일(항목)

    파일 크기(바이트) - 보다 큼 - 텍스트 상자에 25000과 같은 바이트 값을 입력합니다.

  4. 결과를 선택합니다.

  5. 활동에서 이제 첨부 파일 크기가 'X'바이트보다 큰 전자 메일 메시지 목록이 표시됩니다. 전자 메일을 검토하고 필요한 경우 첨부 파일을 삭제합니다.

방법 4: 대량 삭제 작업을 사용하여 첨부 파일이 있는 전자 메일 메시지 제거

경고

이 데이터를 삭제하면 Microsoft Dynamics 365에서 더 이상 전자 메일 메시지 및 해당 첨부 파일을 사용할 수 없습니다. 단, Microsoft Office Outlook에서 저장한 전자 메일 메시지 및 첨부 파일은 그대로 유지됩니다.

  1. 설정 > 데이터 관리로 이동합니다.

  2. 대량 레코드 삭제를 선택한 다음 메뉴 모음에서 새로 만들기를 선택합니다. 그러면 대량 삭제 마법사가 열립니다.

  3. 다음을 선택합니다.

  4. 찾을 대상 목록에서 전자 메일 메시지를 선택합니다.

  5. 검색 조건 영역에서 다음과 유사한 조건을 추가합니다.

    상태 설명 - 같음 - 완료

    실제 종료 시간 - X개월 이상 경과 - 1

    전자 메일 첨부 파일(항목)

    파일 크기(바이트) - 보다 큼 - 텍스트 상자에 25000과 같은 바이트 값을 입력합니다.

  6. 처음 두 조건 행 그룹화:

    1. 각 조건 행 옆에 있는 화살표를 선택하고 행 선택을 선택합니다.

    2. 두 행을 모두 선택하고 AND 그룹화를 선택합니다.

  7. 다음을 선택합니다.

  8. 이름 텍스트 상자에 대량 삭제 작업의 이름을 입력합니다.

  9. 작업을 시작할 시간과 날짜를 선택합니다. Microsoft Dynamics 365에 사용자가 없는 시간을 선택하는 것이 좋습니다.

  10. 이 작업을 실행할 간격 확인란을 선택한 다음 일 목록에서 작업 실행 빈도를 선택합니다.

  11. 전자 메일 알림을 받으려면 이 작업을 마치면 나(email@domain.com)에게 전자 메일 보내기 확인란을 선택합니다.

  12. 다음을 선택하고 대량 삭제 작업을 검토한 다음 제출을 선택하여 되풀이하는 작업을 만듭니다.

방법 5: 상세하게 찾기를 사용하여 첨부 파일이 있는 메모 제거

경고

이 데이터를 삭제하면 Microsoft Dynamics 365에서 더 이상 메모 및 관련 첨부 파일을 사용할 수 없습니다.

  1. 상세하게 찾기를 선택합니다.

  2. 찾을 대상 목록에서 메모를 선택합니다.

  3. 검색 조건 영역에서 다음과 유사한 조건을 추가합니다.

    파일 크기(바이트) - 보다 큼 - 텍스트 상자에 1048576과 같은 바이트 값을 입력합니다.

  4. 결과를 선택합니다.

  5. 이제 지정한 크기보다 큰 첨부 파일 목록이 표시됩니다.

  6. 하나 또는 여러 첨부 파일을 선택한 다음 삭제(X)를 선택합니다.

방법 6: 대량 삭제 작업을 사용하여 첨부 파일이 있는 메모 제거

경고

이 데이터를 삭제하면 Microsoft Dynamics 365에서 더 이상 메모 및 관련 첨부 파일을 사용할 수 없습니다.

  1. 설정 > 데이터 관리로 이동합니다.

  2. 대량 레코드 삭제를 선택한 다음 메뉴 모음에서 새로 만들기를 선택합니다. 그러면 대량 삭제 마법사가 열립니다.

  3. 다음을 선택합니다.

  4. 찾을 대상 목록에서 메모를 선택합니다.

  5. 검색 조건 영역에서 다음과 유사한 조건을 추가합니다.

    파일 크기(바이트) - 보다 큼 - 텍스트 상자에 1048576과 같은 바이트 값을 입력합니다.

    만든 날짜 - X개월 이상 경과 - 1

  6. 두 조건 행 그룹화:

    1. 각 조건 행 옆에 있는 화살표를 선택하고 행 선택을 선택합니다.

    2. 세 행을 모두 선택한 상태에서 AND 그룹화를 선택합니다.

  7. 다음을 선택합니다.

  8. 이름 텍스트 상자에 대량 삭제 작업의 이름을 입력합니다.

  9. 작업을 시작할 시간과 날짜를 선택합니다. Microsoft Dynamics 365에 사용자가 없는 시간을 선택하는 것이 좋습니다.

  10. 이 작업을 실행할 간격 확인란을 선택한 다음 일 목록에서 작업 실행 빈도를 선택합니다.

  11. 전자 메일 알림을 받으려면 이 작업을 마치면 나(email@domain.com)에게 전자 메일 보내기 확인란을 선택합니다.

  12. 다음을 선택하고 대량 삭제 작업을 검토한 다음 제출을 선택하여 되풀이하는 작업을 만듭니다.

방법 7: 대량 중복 검색 작업 및 중복 레코드의 연관 복사본 제거

중복 검색 작업이 실행될 때마다 각 중복 레코드의 복사본이 중복 검색 작업의 일부로 데이터베이스에 저장됩니다. 예를 들어 100개의 중복 레코드가 있는 경우 수동으로든 되풀이 작업으로든 이러한 중복 항목을 찾는 중복 검색 작업을 실행할 때마다 중복 항목이 병합 또는 삭제되거나 해당 중복 검색 작업이 삭제될 때까지 해당 중복 작업의 인스턴스 아래 데이터베이스에 100개의 중복 레코드가 저장됩니다.

  1. 설정 > 데이터 관리로 이동합니다.

  2. 중복 검색 작업을 선택합니다.

  3. 삭제할 중복 검색 작업 인스턴스를 선택한 다음 삭제(X)를 선택합니다.

저장소 공간의 낭비를 방지하려면 중복 항목을 제때 제때 해결하여 여러 중복 검색 작업에 보고되지 않도록 해야 합니다.

방법 8: 대량 삭제 작업을 사용하여 대량 가져오기 인스턴스 삭제

대량 가져오기 작업을 수행할 때마다 해당 가져오기 작업과 연관된 시스템 작업이 발생합니다. 시스템 작업 세부 사항에는 가져오기 성공 레코드와 실패 레코드에 대한 정보가 들어 있습니다.

경고

이러한 대량 가져오기 작업을 삭제한 이후에는 가져온 데이터를 확인하거나 가져오기 작업을 롤백할 수 없습니다.

  1. 설정 > 데이터 관리로 이동합니다.

  2. 대량 레코드 삭제를 선택한 다음 메뉴 모음에서 새로 만들기를 선택합니다. 그러면 대량 삭제 마법사가 열립니다.

  3. 다음을 선택합니다.

  4. 찾을 대상 목록에서 시스템 작업을 선택합니다.

  5. 검색 조건 영역에서 다음과 유사한 조건을 추가합니다.

    시스템 작업 유형 - 같음 - 가져오기

    상태 설명 - 같음 - 성공

    완료된 날짜 - X개월 이상 경과 - 1

  6. 다음과 같이 세 개의 조건 행을 그룹화합니다.

    1. 각 조건 행 옆에 있는 화살표를 선택하고 행 선택을 선택합니다.

    2. 세 행을 모두 선택한 상태에서 AND 그룹화를 선택합니다.

  7. 다음을 선택합니다.

  8. 이름 텍스트 상자에 대량 삭제 작업의 이름을 입력합니다.

  9. 작업을 시작할 시간과 날짜를 선택합니다. Microsoft Dynamics 365에 사용자가 없는 시간을 선택하는 것이 좋습니다.

  10. 이 작업을 실행할 간격 확인란을 선택한 다음 일 목록에서 작업 실행 빈도를 선택합니다.

  11. 전자 메일 알림을 받으려면 이 작업을 마치면 나(email@domain.com)에게 전자 메일 보내기 확인란을 선택합니다.

  12. 다음을 선택하고 대량 삭제 작업을 검토한 다음 제출을 선택하여 되풀이하는 작업을 만듭니다.

방법 9: 대량 삭제 작업을 사용하여 대량 삭제 작업 인스턴스 삭제

이 문서에서 설명한 다양한 방법 및 기타 방법으로 데이터를 대량 삭제하는 경우 대량 삭제 시스템 작업이 생성되며 이를 삭제할 수 있습니다.

경고

이러한 작업을 삭제하면 이전에 실행한 대량 삭제 작업에 대한 기록이 지워집니다.

  1. 설정 > 데이터 관리로 이동합니다.

  2. 대량 레코드 삭제를 선택한 다음 메뉴 모음에서 새로 만들기를 선택합니다. 그러면 대량 삭제 마법사가 열립니다.

  3. 다음을 선택합니다.

  4. 찾을 대상 목록에서 시스템 작업을 선택합니다.

  5. 검색 조건 영역에서 다음과 유사한 조건을 추가합니다.

    시스템 작업 유형 - 같음 - 대량 삭제

    상태 설명 - 같음 - 성공

    완료된 날짜 - X개월 이상 경과 - 1

    참고

    실패하거나 취소한 작업을 삭제할 수도 있습니다.

  6. 다음과 같이 세 개의 조건 행을 그룹화합니다.

    1. 각 조건 행 옆에 있는 화살표를 선택하고 행 선택을 선택합니다.

    2. 세 행을 모두 선택한 상태에서 AND 그룹화를 선택합니다.

  7. 다음을 선택합니다.

  8. 이름 텍스트 상자에 대량 삭제 작업의 이름을 입력합니다.

  9. 작업을 시작할 시간과 날짜를 선택합니다. Microsoft Dynamics 365에 사용자가 없는 시간을 선택하는 것이 좋습니다.

  10. 이 작업을 실행할 간격 확인란을 선택한 다음 일 목록에서 작업 실행 빈도를 선택합니다.

  11. 전자 메일 알림을 받으려면 이 작업을 마치면 나(email@domain.com)에게 전자 메일 보내기 확인란을 선택합니다.

  12. 다음을 선택하고 대량 삭제 작업을 검토한 다음 제출을 선택하여 되풀이하는 작업을 만듭니다.

방법 10: 감사 로그 삭제

감사를 설정하면 Microsoft Dynamics 365에서 레코드의 감사 기록을 저장하기 위한 감사 로그가 만들어집니다. 더 이상 필요 없게 되면 이러한 감사 로그를 삭제하여 공간을 비울 수 있습니다.

경고

감사 로그를 삭제하면 해당 감사 로그 기간 동안의 감사 기록을 더 이상 볼 수 없습니다.

  1. 설정 > 감사로 이동합니다.

  2. 감사 영역에서 감사 로그 관리를 선택합니다.

  3. 가장 오래된 감사 로그를 선택한 다음 로그 삭제를 선택합니다.

  4. 확인 메시지에서 확인을 선택합니다.

참고

시스템에서 가장 오래된 감사 로그만 삭제할 수 있습니다. 두 개 이상의 로그를 삭제하려면 로그가 충분히 삭제될 때까지 가장 오래된 감사 로그를 반복해서 삭제해야 합니다.

참고 항목

데이터 관리
데이터 암호화
Microsoft Dynamics CRM Online 인스턴스 관리

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