레코드 수집 방법 계획(SharePoint Server 2010)

아티클
11/30/2016

적용 대상: SharePoint Server 2010

마지막으로 수정된 항목: 2016-11-30

SharePoint Server 2010에서 파일 계획을 개발하고 레코드 관리 솔루션을 디자인한 후에는 조직의 활성 문서(전자 및 하드 카피)를 레코드로 만드는 방법을 계획합니다. 이 문서에서는 활성 문서를 레코드로 선언하는 데 사용할 수 있는 기술을 검토하고 파일 계획의 항목을 어떻게 레코드로 만들 것인지 계획하는 방법을 제안합니다.

이 문서의 내용

활성 문서를 레코드로 변환하는 기술
계획 완료

활성 문서를 레코드로 변환하는 기술

다음 기술을 사용하여 활성 문서를 레코드로 변환할 수 있습니다.

Microsoft SharePoint Server를 기반으로 하는 웹 사이트를 사용하여 문서를 수동으로 레코드로 선언
문서를 레코드로 선언하거나 문서를 특정 시간에 레코드 센터 사이트로 보내는 정책 정의
문서를 레코드 센터 사이트로 보내는 워크플로 만들기
SharePoint Server 개체 모델을 기반으로 하는 사용자 지정 솔루션 사용

수동으로 레코드 만들기

문서 라이브러리에 대해 레코드 관리를 사용하도록 설정되어 있는 경우 사용자는 라이브러리 문서의 규정 준수 세부 정보를 편집하여 해당 문서를 레코드로 명시적으로 선언할 수 있습니다. 사이트 모음 관리자는 레코드 관리를 사용하도록 설정할 때 레코드를 선언하고 선언을 취소할 수 있는 사용자 및 사용자가 레코드로 변환된 문서를 편집하거나 삭제하도록 할지 여부를 지정할 수 있습니다.

레코드 센터 사이트에 대한 연결이 만들어진 경우 사용자는 보내기 명령을 사용하여 문서를 레코드 센터 사이트로 직접 전송할 수 있습니다. 팜 관리자가 레코드 센터 사이트에 대한 연결을 구성하면 모든 활성 문서에 대해 이 명령을 사용할 수 있습니다. 연결이 구성된 방식에 따라 문서를 레코드 센터 사이트에 복사하거나, 레코드 센터 사이트로 이동하거나, 문서에 대한 링크를 남겨 두고 레코드 센터 사이트로 이동할 수 있습니다.

레코드 센터 사이트로 레코드를 직접 보내는 방법은 규모가 큰 시스템에서는 그다지 실용적이지 못할 수 있으나 레코드를 만드는 그 밖의 방법을 보완하는 데 사용될 수 있습니다.

정책 정의

보존 정책에서는 특정 시점에 문서에 대해 수행할 작업을 지정합니다. 정책 작업은 자동으로 수행되므로 사용자가 작업을 시작할 필요는 없습니다.

레코드 관리와 관련된 정책 작업에는 두 가지가 있는데, 하나는 문서를 다른 위치로 전송하는 것이고 다른 하나는 문서를 레코드로 선언하는 것입니다. 레코드 센터 사이트에 대한 연결이 있는 경우 문서를 레코드 센터 사이트로 보내는 정책을 만들 수 있습니다. 또한 이 정책에서는 문서를 레코드 센터 사이트에 복사할지 문서를 이동할지 아니면 문서를 이동하고 문서 라이브러리에 링크를 남겨 둘지에 대해서도 지정합니다. 사이트에 대해 레코드 관리가 사용하도록 설정되어 있으면 문서를 레코드로 선언하는 정책을 만들 수 있습니다. 또한 SharePoint Server 개체 모델을 사용하여 사용자 지정 작업을 만들 수도 있습니다.

보존 정책에는 여러 개의 단계가 있습니다. 예를 들어 문서를 마지막으로 수정한 후 1년이 지나면 이전 버전의 문서를 모두 삭제하는 정책이나 문서를 마지막으로 수정한 후 5년이 지나면 레코드 센터 사이트로 전송하는 보존 정책을 만들 수 있습니다.

사이트에 대해 레코드 관리가 사용하도록 설정되어 있는 경우 사이트에는 활성 문서와 레코드가 모두 포함될 수 있습니다. 이 경우 활성 문서와 레코드에 대해 각기 다른 보존 정책을 지정할 수 있습니다. 예를 들어 만들어진 지 2년이 지난 활성 문서를 레코드로 선언하는 정책을 하나 만들고 레코드로 선언된 지 7년이 지난 레코드를 삭제하는 또 다른 정책을 만들 수 있을 것입니다.

워크플로 만들기

Microsoft Office SharePoint Designer를 사용하여 워크플로를 만드는 경우 항목을 저장소로 보내는 작업을 추가할 수 있습니다. 이 작업을 사용하면 문서를 레코드 센터 사이트로 보내는 워크플로를 만들 수 있습니다. 예를 들어 승인을 요청하는 문서 작성자에게 전자 메일 메시지를 보낸 다음 문서를 레코드 센터 사이트로 전송하는 워크플로를 만들 수 있습니다. 문서가 만들어진 지 1년이 지나면 새 워크플로를 실행하는 보존 정책을 만들어 정책과 워크플로를 결합할 수도 있습니다.

SharePoint Server 개체 모델을 사용하여 파일을 레코드 센터 사이트에 복사하는 사용자 지정 워크플로를 만들 수 있습니다. 파일을 레코드 센터 사이트로 보내는 워크플로를 해당 수명 주기에 따라 문서를 처리하는 워크플로의 일부로 문서 관리 시스템에 통합할 수 있습니다. 경비 보고서와 같이 예측할 수 있는 수명 주기를 갖는 문서 유형의 경우 여러 단계를 통해 문서를 전달하고 마지막 단계로 문서의 사본을 레코드 센터 사이트에 보내는 워크플로를 구현할 수 있습니다. 새 문서를 만들 때 워크플로가 트리거될 수 있습니다.

사용자 지정 솔루션 사용

Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy 네임스페이스의 개체를 사용하여 다른 데이터 원본의 콘텐츠를 레코드 센터 사이트로 보내는 사용자 지정 솔루션을 개발할 수 있습니다. SharePoint Server 2010 개체 모델을 사용하여 사용자 지정 솔루션을 구현하는 방법에 대한 자세한 내용은 SharePoint Server 2010소프트웨어 개발 키트(영문일 수 있음)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=166117&clcid=0x412)(영문일 수 있음)를 참조하십시오.

계획 완료

파일 계획을 개발하고 레코드 센터 사이트로 콘텐츠를 이동하는 방법에 대한 검토가 완료되면 레코드 센터 사이트에 각 레코드 유형을 어떻게 보낼 것인지 결정하여 계획을 완료합니다. 고려할 요소는 다음과 같습니다.

규정을 따라 적용할 것인지, 자율적으로 처리할 것인지 여부
조직의 사용자가 레코드 관리 프로세스 규정을 확실히 준수해서 처리할 것이라고 확신합니까? 대개의 경우 수작업으로 처리하도록 하지 않는 것이 좋습니다. 그러나 꼭 그렇게 해야 한다면 적절한 교육 및 모니터링 방식을 만들어 팀원들이 규정을 준수할 수 있도록 하십시오.
콘텐츠를 SharePoint Server 2010 문서 관리 서버에 저장하는지 여부
실제 콘텐츠를 유지하고 있습니까? 하드 카피나 CD-ROM 같은 활성 실제 콘텐츠를 관리하고 보존을 위해 레코드 저장소로 보내고 레코드 센터 사이트에서 레코드를 추적하려면 이 항목에서 설명하지 않는 고유한 계획을 세워야 합니다. 예를 들어 종이 문서의 전자 버전이 없을 경우 목록 및 관련 정책과 워크플로를 사용하여 항목을 추적해야 할 수 있습니다. 활성 상태인 경우와 레코드 센터 사이트로 보내진 이후 실제 레코드를 추적하기 위한 전략과 기술에 대한 자세한 내용은 실제 레코드 계획(SharePoint Server 2010) 항목을 참조하십시오.

다음 표에서는 예제 파일 계획의 일부 레코드가 레코드 센터 사이트로 이동하는 방법을 보여 줍니다.

문서	설명	미디어	원본 위치	레코드로 만드는 방법
복리 후생 계획	직원 복리 후생 계획에 대한 설명	웹 페이지	SharePoint Server 2010 문서 라이브러리	만료 정책과 관련된 사용자 지정 워크플로 사용
보험 계획	직원 보험 계획에 대한 설명	인쇄물	SharePoint Server 2010의 목록 항목과 관련된 실제 문서	실제 저장소에 보내고 레코드 센터 사이트에서 추적용 목록 항목 만들기(바코드 사용)
급여 지불 작업표	작업 시간, 초과 작업 시간 및 지급된 급여에 대한 요약	전자 문서	SharePoint Server 2010 기반이 아닌 급여 레코드 서버	사용자 지정 프로그램 사용
제품 개발 파일	제품 사양 및 관련 문서	전자 문서	SharePoint Server 2010 문서 라이브러리	만료 정책과 관련된 사용자 지정 워크플로 사용 및 보내기 명령 직접 사용

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