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SharePoint Advanced Management를 사용하여 Microsoft 365 Copilot 준비

  • 아티클

SharePoint를 사용하여 organization 데이터를 효과적으로 제어

Organization SharePoint 관리자로서 Copilot에서 제공하는 지원이 적절하고 정확하며 규정을 준수하도록 하려면 SharePoint의 organization 데이터가 다음 세 가지 측면에서 적절하게 관리되도록 하는 것이 중요합니다.

  • 콘텐츠 확장 관리: 콘텐츠 중복을 줄이고 잘 계획된 콘텐츠 만들기를 보장합니다. 모든 사이트와 콘텐츠가 사이트 소유자의 관리가 잘 관리되는지 확인합니다.
  • 콘텐츠 과잉 공유 및 콘텐츠 액세스 제어 방지: SharePoint 관리자 및 사이트 소유자가 사용할 수 있는 도구를 사용하여 사용자가 콘텐츠를 과도하게 공유하지 못하도록 방지합니다. 사용자 그룹 설정 및 기타 도구를 사용하여 Copilot의 콘텐츠 액세스를 제한합니다.
  • 콘텐츠 수명 주기 관리: 비활성 콘텐츠 및 오래된 콘텐츠 및 사이트를 제거합니다. Copilot 액세스 정보가 정확하고 최신 상태인지 확인합니다.

SharePoint Advanced Management를 사용하여 copilot에 대한 organization 준비

Microsoft SharePoint Premium – SharePoint Advanced Management는 SharePoint 관리자가 콘텐츠 거버넌스와 관련된 이러한 세 가지 핵심 사항을 해결하는 데 도움이 되는 필수 Microsoft 365 추가 기능입니다. organization Microsoft 365 Copilot 채택을 준비하기 위해 주로 SharePoint 고급 관리 도구를 사용하여 수행할 수 있는 몇 가지 권장되는 단계가 있습니다. 이러한 단계는 우발적인 초과 공유를 줄이고, 콘텐츠 거버넌스 공간을 최소화하고, Copilot 응답 품질을 개선하고, Copilot의 콘텐츠 액세스를 제어하며, 특히 중요 비즈니스용 사이트에 대한 데이터 안전을 보장합니다. 수행할 수 있는 특정 단계를 살펴보겠습니다.

1단계: SharePoint 공유 설정을 사용하여 실수로 인한 초과 공유 줄이기

Copilot 결과를 통한 실수로 인한 콘텐츠 초과 공유를 최소화하려면 모범 사례 공유 설정을 구현하는 것이 중요합니다. 사전 예방적 보호가 핵심입니다. Copilot에 대한 organization 효과적으로 준비하려면 organization 및 사이트 수준에서 최종 사용자에 대한 적절한 공유 설정을 설정합니다.

organization 수준에서 다음을 수행합니다.

  • organization 전체 공유에서 특정 사용자 링크로 organization 대한 organization 공유 링크 기본값을 업데이트합니다.
  • 실수로 인한 오용에 대한 위험을 줄이려면 최종 사용자에게 광범위한 scope 권한을 숨기는 것이 좋습니다. 이 예제에서는 최종 사용자가 사용할 수 없도록 사람 Picker 컨트롤에서 "외부 사용자를 제외한 모든 사람"을 숨깁니다.

사이트 수준에서 다음을 수행합니다.

사이트 관리자가 구성원의 공유를 제한하는 데 사용할 수 있는 사이트 수준 컨트롤에 대해 교육하는 것이 좋습니다. 한 가지 중요한 설정은 사이트 소유자가 액세스 권한 요청을 받는 사람이 되도록 하는 것입니다.

2단계: 모든 사이트에 유효한 소유자가 있는지 확인

사이트 소유자는 거버넌스 작업을 대규모로 실행하기 위한 중요한 역할입니다. 특히 다음을 수행하려면 사이트 소유자가 필요합니다.

  • 사용하지 않는 사이트를 정리하는 다음 단계에서 비활성 사이트가 여전히 필요한지 확인합니다.
  • 사이트 액세스 검토를 수행하여 잠재적으로 과도하게 공유된 콘텐츠가 실제로 과도하게 공유되고 있는지 확인하고 4단계 – 액세스 제어에서 초과 공유 위험을 해결하기 위해 수정을 수행합니다.

사용되지 않는 사이트를 정리하고 소유자에게 초과 공유 콘텐츠를 처리하도록 요청하기 전에 모든 사이트에 유효한 소유자가 있는지 확인하는 것이 중요합니다. SharePoint Advanced Management의 사이트 소유권 정책은 소유자 없는 사이트를 식별하고 필요할 때 적절한 소유자를 찾는 데 도움이 됩니다.

  • 시뮬레이션 모드에서 사이트 소유권 정책을 실행하여 최소 두 명의 소유자가 없는 사이트를 식별할 수 있습니다.
  • 시뮬레이션 모드에서 정책을 설정하여 원하는 기준에 따라 소유자를 식별합니다. 그런 다음 정책을 활성 모드로 업그레이드하여 사이트 소유자 후보에게 알림을 사용하도록 설정합니다.

3단계: 사용되지 않는 사이트 정리

비활성 사이트를 식별한 다음 거버넌스 공간을 줄이고 Copilot 응답 품질을 개선하기 위한 조치를 취합니다. 비활성 사이트에는 오래된 콘텐츠가 포함되어 코필로트의 데이터 원본이 복잡해지며 응답이 정확하지 않은 경우가 많습니다. 이러한 사이트를 제거하면 Copilot가 더 나은 결과를 위해 현재 정보에 집중하는 데 도움이 됩니다. 현재 비활성 사이트 정책을 실행하여 사용되지 않는 사이트를 식별하고 사이트 소유자에게 사이트가 여전히 필요한지 확인하도록 요청할 수 있습니다.

  • 5분 이내에 시뮬레이션 모드 에서 비활성 사이트 정책을 설정하고 실행하여 확장된(구성 가능한) 기간 동안 액세스하지 않은 사이트를 식별할 수 있습니다.
  • 보고서가 생성되면 AI 인사이트 가져오기 단추를 선택하여 사이트에 대한 문제 및 이러한 문제를 해결하기 위한 가능한 작업을 식별하는 데 도움이 되는 보고서에 대한 AI 인사이트를 생성합니다.
  • 비활성 사이트를 식별한 후 정책을 활성 모드로 설정하여 사이트 소유자에게 사이트가 여전히 필요한지 여부를 증명하도록 알립니다.
  • 사이트 소유자가 sties가 필요하지 않음을 확인하는 경우 사이트를 읽기 전용 모드로 전환해야 합니다. 이러한 사이트는 구성 가능한 기간(3, 6, 9 또는 12개월) 후에 Microsoft 365 보관 파일 로 이동됩니다.

팁

Microsoft 365 보관으로 이동한 사이트는 Microsoft Purview 또는 관리자 검색 외부의 organization 사용자가 더 이상 액세스할 수 없습니다. 즉, Copilot는 사용자 프롬프트에 응답할 때 이러한 사이트의 콘텐츠를 포함하지 않습니다.

4단계: 잠재적으로 과도하게 공유된 콘텐츠가 있는 사이트 식별

실제 사이트를 않고 잠재적으로 과도하게 공유된 콘텐츠가 있는 사이트를 신속하게 식별하려면 어떻게 해야 할까요? 일반적으로 사이트에 "외부 사용자를 제외한 모든 사용자", "organization 사람" 및 "모든 사용자" 옵션 중 하나로 공유되는 콘텐츠가 표시되는 경우 콘텐츠가 과도하게 공유될 가능성이 더 큽니다. 현재 SharePoint Advanced Management 활동 기반 보고서를 사용하면 세 개의 개별 보고서를 실행하여 가장 적극적으로 과도하게 공유된 사이트를 빠르게 식별할 수 있습니다.

이러한 세 가지 유형의 사용량이 있는 사이트는 이러한 사용량이 없는 사이트에 비해 과잉 공유의 위험이 더 큽니다. 보고서가 생성되면 AI 인사이트 가져오기 단추를 선택하여 사이트에 대한 문제 및 이러한 문제를 해결하기 위한 가능한 작업을 식별하는 데 도움이 되는 보고서에 대한 AI 인사이트를 생성합니다.

5단계: 콘텐츠에 대한 액세스 제어

Microsoft Copilot 사용하는 경우 결과는 각 개별 사용자의 프로필 및 권한에 따라 Microsoft Graph의 콘텐츠에서 가져옵니다. 3단계에서는 잠재적으로 과도하게 공유된 콘텐츠가 있는 사이트를 식별합니다. 다음으로, Copilot가 적절한 경우에만 콘텐츠에 액세스할 수 있도록 합니다. 현재 사이트 소유자에 대한 사이트 액세스 검토를 시작하여 초과 공유 콘텐츠를 확인하고 수정 단계를 수행할 수 있습니다. 한편 SharePoint 관리자는 제한된 Access Control 정책을 사용하여 과도하게 공유된 콘텐츠가 있는 사이트에 대한 액세스를 제한할 수 있습니다.

사이트 소유자의 사이트 액세스 검토

  • 잠재적으로 초과 공유된 콘텐츠로 식별되는 사이트의 경우 사이트 액세스 검토 가 필요합니다. SharePoint 관리 사이트 액세스 검토를 시작해야 합니다.
  • 사이트 소유자는 주의가 필요한 각 사이트에 대한 알림을 받 습니다. 사이트 검토 페이지를 사용하여 여러 검토 요청을 추적하고 관리할 수 있습니다.
  • 사이트 소유자는 SharePoint 그룹 및 개별 항목의 두 기본 영역에서 액세스를 검토하여 광범위한 공유가 적절한지, 아니면 실제로 과도하게 공유되고 수정이 필요한지 확인합니다.
  • 사이트 소유자가 콘텐츠가 실제로 과도하게 공유되었다고 판단하는 경우 액세스 검토 dashboard 사용하여 권한을 업데이트하여 쉽게 수정 작업을 수행할 수 있습니다.

제한된 Access Control 정책을 사용하여 액세스 제한

사이트 액세스 검토가 완료될 때까지 SharePoint 관리 초과 공유 위험을 완화하기 위한 조치를 취할 수 있습니다. 콘텐츠가 과도하게 공유된 사이트에 대한 액세스를 제한하기 위해 SharePoint 관리 제한된 Access Control 정책을 설정할 수 있습니다. 따라서 사이트에 대한 모든 액세스는 정책에 지정된 사용자 그룹으로만 제한됩니다. 따라서 이 사이트의 콘텐츠는 이 제한된 사용자 그룹에 대해서만 Microsoft 365 Copilot 표시됩니다. 개별 사이트 또는 OneDrive에 대한 액세스를 제한할 수 있습니다.

6단계: 중요 비즈니스용 사이트에 대한 사전 조치 수행

중요 비즈니스용 사이트의 경우 콘텐츠가 적절하게 공유되고 콘텐츠에 대한 액세스가 최소 수준으로 제한되도록 사전 조치를 취하려고 합니다. 다음 측정값을 사용하여 가장 중요한 사이트를 잠글 수 있습니다.

  • RAC(제한된 Access Control)를 사용하여 과잉 공유로부터 사전에 보호합니다. 더 나은 방법: 사용자 지정 사이트 프로비저닝 프로세스의 일부로 get-go에서 새 사이트에 대한 RAC 정책을 구성하고 사전에 초과 공유를 방지합니다.
  • 블록 다운로드 정책을 통해 선택한 사이트에서 다운로드를 차단하는 것이 좋습니다. 또는 Teams 모임 녹음/녹화 및 대본 다운로드를 특히 차단합니다.
  • 마지막으로 중요 비즈니스용 Office 문서에 "추출 권한"이 적용된 암호화 작업을 적용하는 것이 좋습니다. 자세한 내용은 여기에 있습니다.

다가오는 중

중요

다음 정책은 현재 미리 보기로 제공되며 곧 일반 공급될 예정입니다. 여기에 있는 지침에 따라 미리 보기에 참여하도록 등록합니다.

사이트, OneDrive 및 파일의 초과 공유 기준 보고서를 사용하여 과잉 공유 위험을 식별합니다.

4단계에서는 세 가지 사용 보고서를 실행하여 잠재적으로 초과 공유된 콘텐츠를 식별하는 방법을 설명했습니다. 곧 단일 보고서를 실행하여 사이트 활동에 관계없이 organization 모든 사이트에 콘텐츠 과다 노출 위험이 있는 위치를 알아볼 수 있습니다.

  • SharePoint Online PowerShell 모듈의 DAG(데이터 액세스 거버넌스) PowerShell 명령에서 "사이트, OneDrive 및 파일에 대한 과잉 공유 기준 보고서" 보고서를 실행하는 것으로 시작할 수 있습니다. 이 보고서는 organization 모든 사이트를 검색하고 지정된 수 이상의 사용자와 콘텐츠를 공유하는 사이트를 나열합니다(숫자를 지정).

  • 보고서를 정렬, 필터링 또는 다운로드하고 잠재적으로 초과 공유된 콘텐츠가 있는 사이트를 식별할 수 있습니다.

제한된 콘텐츠 검색 가능성 정책을 사용하여 실수로 인한 콘텐츠 검색 가능성을 추가로 제어합니다.

5단계 - 콘텐츠에 대한 액세스 제어에서는 사이트 액세스 검토 정책으로 시작하여 3단계에서 식별된 잠재적으로 과도하게 공유된 콘텐츠가 실제로 과도하게 공유되었는지 확인하는 것이 좋습니다. 그런 다음 제한된 Access Control 정책을 적용하여 지정된 사용자 그룹에 대한 액세스를 제한합니다. 곧 새로운 정책인 제한된 콘텐츠 검색 가능성 정책을 사용하여 우발적인 콘텐츠 검색 가능성을 추가로 제어할 수 있게 될 것입니다.

또한 6단계에서 중요 비즈니스용 사이트의 콘텐츠를 추가로 보호하기 위해 제한된 콘텐츠 검색 기능을 사용하여 사용 권한을 그대로 두지만 Microsoft 365 Copilot 및 조직 전체 검색 환경에서 콘텐츠를 사용할 수 없도록 할 수 있습니다.

제한된 콘텐츠 검색 가능성 정책은 사이트 액세스를 변경하지 않고 사이트 콘텐츠가 Microsoft 365 Copilot 또는 organization 전체 검색에 표시되지 않도록 합니다. SharePoint 관리 해당 사이트에서 제한된 콘텐츠 검색 가능성을 설정할 수 있습니다.

AI 기반 의미 체계 일치를 사용하여 유사한 사이트 찾기

적절한 보호가 부족한 중요한 비즈니스 데이터가 포함된 사이트를 발견했습니다. 유사한 취약성이 있을 수 있는 이와 같은 사이트가 더 있나요? AI 기반 의미 체계 일치는 예제로 검색한 사이트를 사용하여 이러한 사이트를 찾는 데 도움이 됩니다. AI 기반 의미 체계 일치 도구는 콘텐츠, 파일, 메타데이터를 포함하여 사용자가 가진 모든 사이트를 읽고 예제 사이트를 기반으로 유사한 사이트 목록을 제공합니다.