데이터 수명 주기 관리 설명

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Microsoft Purview 데이터 수명 주기 Management는 보존해야 하는 콘텐츠를 보존하고 필요하지 않은 콘텐츠를 삭제할 수 있는 도구와 기능을 제공합니다. 규정 준수 및 요구 사항을 충족하기 위해 이메일, 문서 및 메시지를 보존하고 삭제해야 하는 경우가 많습니다. 하지만 더 이상 사업적 가치가 없는 콘텐츠를 삭제하면 공격 표면도 줄어듭니다.

보존 정책 및 보존 레이블

보존 정책과 보존 레이블은 데이터 수명 주기 관리를 위한 중요한 도구입니다. 이러한 솔루션은 콘텐츠가 필요한 기간 동안만 보관되고 그 이후 영구적으로 삭제되도록 보장하여 조직이 정보를 관리하고 통제하는 데 도움을 줍니다. 보존 레이블을 적용하고 보존 정책을 할당하면 조직에서 다음과 같이 하는 데 도움이 됩니다.

  • 콘텐츠를 최소한의 기간 동안 보관해야 하는 업계 규정과 내부 정책을 적극적으로 준수합니다.
  • 조직에서 더 이상 유지하지 않아도 되는 오래된 콘텐츠를 영구적으로 삭제하여 소송 또는 보안 위반이 발생할 경우의 위험을 줄입니다.
  • 사용자가 자신과 관련된 최신 콘텐츠만 사용하여 작업하도록 합니다. 더 이상 관련이 없는 콘텐츠는 삭제해야 합니다.

콘텐츠를 관리하려면 일반적으로 콘텐츠 보존 및 콘텐츠 삭제라는 두 가지 작업이 필요합니다.

  • 콘텐츠를 보존하면 영구 삭제를 방지하고 eDiscovery에 콘텐츠를 계속 사용할 수 있습니다.
  • 콘텐츠를 삭제하면 조직에서 콘텐츠가 영구적으로 삭제됩니다.

이러한 두 보존 작업을 사용하면 다음 결과에 대한 보존 설정을 구성할 수 있습니다.

  • 보존 전용: 콘텐츠를 영원히 또는 지정된 기간 동안 보존합니다.
  • 삭제 전용: 지정된 기간 후에 콘텐츠를 영구적으로 삭제합니다.
  • 보존 후 삭제: 지정된 기간 동안 콘텐츠를 보존한 다음 영구적으로 삭제합니다.

콘텐츠에 할당된 보존 설정이 있으면 해당 콘텐츠가 원래 위치에 유지됩니다. 사용자는 아무것도 변경되지 않은 것처럼 문서 또는 메일을 계속 사용할 수 있습니다. 그러나 보존 정책에 포함된 콘텐츠를 편집하거나 삭제하는 경우 콘텐츠 복사본이 자동으로 안전한 위치에 저장됩니다. 대부분의 사람들은 보호된 위치와 콘텐츠를 볼 수 없습니다. 대부분의 경우 사용자는 해당 콘텐츠가 보존 설정에 따라 달라지는 것을 알 필요가 없습니다.

보존 설정은 다음과 같은 다양한 워크로드에 적용됩니다.

  • SharePoint
  • OneDrive
  • Microsoft Teams
  • Viva Engage
  • Exchange

콘텐츠에 보존 설정을 할당하려면 레이블 정책과 함께 보존 정책 및 보존 레이블을 사용합니다. 이러한 메서드 중 하나만 사용하거나 결합할 수 있습니다.

보존 정책과 보존 레이블을 사용하여 보존 설정을 콘텐츠에 할당하는 경우 각각에 대해 몇 가지 사항을 이해해야 합니다. 다음은 몇 가지 주요 사항입니다. 자세한 내용은 이 모듈의 요약 및 리소스 단원에 링크된 "보존 정책 및 보존 레이블에 대해 알아보기" 문서를 참조하세요.

보존 정책

  • 보존 정책은 사이트 수준 또는 사서함 수준에서 콘텐츠에 동일한 보존 설정을 할당하는 데 사용됩니다.
  • 단일 정책을 여러 위치, 특정 위치 또는 사용자에게 적용할 수 있습니다.
  • 항목은 보존 정책에 지정된 컨테이너에서 보존 설정을 상속합니다. 콘텐츠를 유지하도록 정책을 구성하고 해당 컨테이너 외부로 항목을 이동하는 경우 항목의 복사본이 워크로드의 보안 위치에 유지됩니다. 그러나 보존 설정은 새 위치의 콘텐츠와 함께 이동하지 않습니다.

보존 레이블

  • 보존 레이블은 항목 수준(예: 폴더, 문서 또는 메일)에서 보존 설정을 할당하는 데 사용됩니다.
  • 메일 또는 문서에는 한 번에 하나의 보존 레이블만 할당될 수 있습니다.
  • 보존 레이블의 보존 설정은 콘텐츠가 Microsoft 365 테넌트 내의 다른 위치로 이동하는 경우 콘텐츠와 함께 이동하지만, 콘텐츠가 Microsoft 365 테넌트 외부로 이동하는 경우 보존되지 않습니다.
  • 관리자는 조직의 사용자가 보존 레이블을 수동으로 적용하도록 설정할 수 있습니다.
  • 정의된 조건과 일치하는 경우 보존 레이블을 자동으로 적용할 수 있습니다.
  • SharePoint 문서에 기본 레이블을 적용할 수 있습니다.
  • 보존 레이블은 콘텐츠를 영구적으로 삭제하기 전에 콘텐츠를 검토하는 처리 검토를 지원합니다.

다음과 같은 시나리오를 고려해 보세요. SharePoint 사이트의 모든 문서를 5년 동안 유지해야 하는 경우 해당 사이트의 모든 문서에 동일한 보존 레이블을 적용하는 것보다 보존 정책을 적용하는 것이 더 효율적입니다.

그러나 해당 사이트의 일부 문서는 5년 동안 유지하고 다른 문서는 10년 동안 유지해야 하는 경우에는 SharePoint 사이트에 보존 기간이 5년인 정책을 적용해야 합니다. 그런 다음 개별 항목에 보존 설정이 10년인 보존 레이블을 적용합니다.

보존 레이블 및 이를 적용하는 정책

보존 레이블을 게시할 때 보존 레이블은 관리자와 사용자가 콘텐츠에 적용할 수 있도록 하는 보존 레이블 정책에 포함됩니다.