레코드 관리 설명
모든 유형의 조직은 회사 데이터에서 규제, 법률 및 업무상 중요한 레코드를 관리하기 위한 관리 솔루션이 필요합니다. Microsoft Purview 레코드 관리는 조직이 법적 의무를 다하는데 도움이 됩니다. 또한 더 이상 유지하지 않아도 되는 항목, 더 이상 가치가 없거나 비즈니스 목적에 더 이상 필요 하지 않은 항목을 정기적으로 처리하여 효율성을 높일 수 있고 규정을 준수한다는 점을 보여줄 수 있습니다. Microsoft Purview 레코드 관리에는 다음을 비롯한 많은 기능이 포함됩니다.
- 콘텐츠에 레코드로 레이블 지정
- 레코드 레이블 내에서 보존, 삭제 정책 설정
- 이벤트 기반 보존 트리거
- 처리 검토 및 유효성 검사
- 레코드 삭제 증명
- 처리한 항목에 대한 정보 내보내기
콘텐츠가 레코드로 레이블이 지정되면 보존 레이블을 사용하여 다음이 수행됩니다.
- 제한 사항이 특정 활동을 차단하는 위치에 배치됩니다.
- 활동이 로그됩니다.
- 처리 증명은 보존 기간이 끝날 때까지 유지됩니다.
항목이 레코드로 표시되도록 하기 위해 관리자가 보존 레이블을 설정합니다.
그러면 문서와 메일 등의 항목을 해당 보존 레이블을 기반으로 하는 레코드로 표시할 수 있습니다. 항목은 레코드로 표시될 수 있지만 규정 레코드로 표시될 수도 있습니다. 규정 레코드를 표시할 때 적용되는 기타 컨트롤 및 제한 사항은 다음과 같습니다.
- 항목이 규정 레코드로 표시되면 규정 레이블을 제거할 수 없습니다.
- 레이블이 적용 된 후에는 보존 기간을 줄일 수 없습니다.
레코드와 규정 레코드 간의 제한을 비교하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 모듈의 요약 및 리소스 단위에 연결된 "레코드 관리에 대해 알아보기" 문서의 "허용되거나 차단된 작업에 대한 제한 사항 비교" 섹션을 참조하세요.
가장 중요한 차이점은 콘텐츠가 규정 레코드로 표시된 경우 전역 관리자가 아니더라도 레이블을 제거할 수 있다는 것입니다. 항목을 규정 레코드로 표시하면 되돌릴 수 없는 결과가 발생할 수 있으므로 필요한 경우에만 사용해야 합니다. 따라서 이 옵션은 기본적으로 사용할 수 없으며 관리자가 PowerShell을 사용하여 사용하도록 설정해야 합니다.
Microsoft Purview 레코드 관리의 일반적인 사용 사례
Microsoft Purview 레코드 관리는 다음을 포함하여 조직 전체에서 다양한 방법으로 사용할 수 있습니다.
- 관리자와 사용자가 문서와 메일에 대한 보존 작업과 삭제 작업을 수동으로 적용할 수 있도록 합니다.
- 문서와 메일에 보존, 삭제 작업을 자동으로 적용합니다.
- 사이트 관리자가 SharePoint 라이브러리, 폴더 또는 문서 세트의 모든 콘텐츠에 대해 기본 보존 작업과 삭제 작업을 설정하도록 합니다.
- 사용자가 Outlook 규칙을 사용하여 메일에 보존 및 삭제 작업을 자동으로 적용할 수 있도록 합니다.
Microsoft Purview 레코드 관리가 조직 전체에서 올바르게 사용되도록 하기 위해 관리자는 콘텐츠 작성자와 협력하여 학습 자료를 제작할 수 있습니다. 설명서에서는 사용을 위한 레이블을 적용하고 일관적인 이해를 보장하기 위한 방법을 설명해야 합니다.