Outlook의 Microsoft 365 Copilot을 사용하여 전자 메일 요약 및 초안 작성
Outlook의 Microsoft 365 Copilot 전자 메일을 더 쉽게 관리할 수 있으므로 효과적인 통신에 더 집중할 수 있습니다. 긴 전자 메일 스레드를 이해하고, 다양한 관점을 이해하고, 답변이 이루어지지 않은 질문을 찾는 데 도움이 됩니다. Copilot에서 프롬프트를 사용하여 신속하게 회신하거나 Microsoft 365의 리소스를 사용하여 짧은 메모를 완전한 전자 메일 내용으로 바꿀 수 있습니다. 또한 메시지의 어조와 길이를 쉽게 조정할 수 있습니다.
전자 메일 스레드 요약
Outlook의 Copilot은 전자 메일 관리의 간소화를 위해 설계된 "스레드 요약" 기능을 도입합니다. 이 기능을 통해 Outlook은 간결한 글머리 기호를 제공하거나 선택한 전자 메일 스레드에 대한 전체 요약을 생성하여 읽기 창의 스레드 위에 표시합니다. 이를 통해 긴 전자 메일 대화의 핵심 사항을 더 쉽게 파악할 수 있습니다. 또한 요약에는 특정 응답에 대한 링크가 포함되어 스레드의 다른 부분에 빠르게 액세스할 수 있습니다.
전자 메일 초안 작성
Outlook의 Copilot은 전자 메일의 초안을 더 빠르게 작성할 수 있도록 돕는 전자 메일 초안 작성 기능 또한 도입합니다. 이 기능은 자연어 처리를 사용하여 메시지 맥락을 기반으로 내용을 제안하여 전자 메일을 작성하는 데 도움을 줍니다. Outlook의 Copilot은 사용자가 제공한 정보를 사용하여 전자 메일을 처음부터 작성하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 예를 들어 주제와 몇 가지 글머리 기호를 제공하여 새 전자 메일을 시작할 수 있습니다. Outlook의 Copilot은 이 정보를 바탕으로 전체 전자 메일을 작성합니다.
응답의 어조나 길이를 조정하여 초안을 개선할 수 있습니다. 예를 들어 Outlook의 Copilot에 전자 메일을 더 공식적인 어조 또는 친근한 어조로 작성하라든지 더 길거나 짧게 만들라고 요청할 수 있습니다.
Copilot에 요청하여 동일한 이메일에 대해 각기 다른 어조와 길이를 가진 여러 개의 초안을 생성할 수 있습니다. 생성 후에는 Copilot 창에서 앞으로 및 뒤로 화살표를 선택하여 다양한 초안을 살펴볼 수 있습니다. Copilot은 현재 보고 있는 초안이 몇 번째 초안인지 알려줍니다(예: 2/5). 이를 확인하며 앞으로 또는 뒤로 화살표를 선택해 한 초안에서 다른 초안으로 빠르게 이동할 수 있습니다.
Copilot 초안을 검토할 때 다음 사항을 염두에 두어야 합니다.
- 시작할 때의 인사말(안녕하세요/안녕하십니까 등)과 마무리 인사(마음을 담아/이만 줄입니다/감사합니다 등)에 특히 주의하세요. 상대방 및 보내려는 메시지의 유형에 맞는 적절한 어조를 사용했나요? 예를 들어 심각하거나 전문적인 전자 메일인 경우 너무 가벼운 인사말은 피하는 것이 좋을 것입니다.
- 메시지의 전체적인 어조를 확인하세요. 원하는 전자 메일 유형에 비해 너무 가볍거나, 너무 격식체이거나, 너무 직설적이지는 않은가요?
- 메시지의 길이를 확인하세요. 너무 짧아서 전자 메일로 전해야 하는 핵심 사항을 적절하게 전달하지 못하나요? 아니면 너무 길어서 받는 사람이 불필요한 내용에 시간을 허비하게 되나요? 길이를 볼 때 상대방 또한 고려하세요. 경영진은 일반적으로 긴 문단보다는 메시지의 요점을 빠르게 파악할 수 있는 글머리 기호로 정리된 짧은 이메일을 선호합니다.
- 상대방을 고려할 때 메시지에 너무 단순하거나 너무 복잡한 표현으로 항목이 설명되어 있나요? 예컨데 단순한 표현으로 설명된 항목은 상대가 전문가인 경우 무시당하는 느낌을 줄 수 있습니다. 예를 들어 Copilot가 IT 전문가에게 보낸 이메일에서 VPN을 처음으로 언급할 때 "가상 사설망을 의미하는 것은 무엇인가요"라고 말하여 이를 따르나요? 반대로 전자 메일이 다음과 같은 경우 받는 사람이 메시지의 핵심 사항을 보지 않거나 이해하지 못할 수도 있습니다.
- 지나치게 복잡함.
- 기술 전문가가 아닌 상대를 대상으로 기술 용어를 너무 많이 사용함.
- 상대가 해당 내용에 익숙하지 않을 수도 있을 때 약어의 의미를 설명하지 않음.
Outlook의 Copilot은 Copilot 창에서 다음과 같은 초안 개발 관리 옵션을 제공합니다.
- 유지. Copilot 창에서 유지 단추를 선택하면 Copilot이 현재 초안(예: 2/5)을 Outlook 전자 메일 양식의 메시지 본문에 복사합니다. 이렇게 하면 Outlook에서 Copilot 창이 닫히며, 모든 Copilot 초안이 삭제됩니다. Copilot이 닫히면 전자 메일 메시지를 보내거나 추가로 편집할 수 있습니다. Copilot에서 작업할 때는 Copilot이 만든 초안을 수동으로 편집할 수 없으며 Copilot 초안을 보낼 수도 없습니다. Copilot만 초안을 편집할 수 있습니다. Copilot은 프롬프트에 작성한 변경 요청에 대한 응답으로 또는 어조나 길이 설정을 변경하거나 완전히 새로운 초안을 다시 생성하도록 요청할 때 편집을 수행합니다. 편집하거나 전자 메일을 보내려면 먼저 초안을 유지하도록 선택하여 전자 메일의 실제 본문으로 변환해야 합니다. 초안을 유지하면 Copilot이 닫히고 다른 모든 초안이 삭제됩니다.
- 삭제. Copilot 창에서 이 삭제 단추를 선택하면 Outlook의 전자 메일 양식은 받는 사람, 참조, 제목 줄이 그대로 남겨진 채 계속 열려 있지만 Copilot을 사용하여 다시 작성 창은 닫히며 모든 Copilot 초안이 삭제됩니다. 전자 메일에 파일을 첨부한 경우 첨부된 상태로 유지됩니다.
- 다시 생성. 선택한 초안의 어조 및 길이가 마음에 들고 Copilot에 요청할 다른 변경 사항이 없을 때 다시 생성 단추를 선택하면 새 초안이 생성됩니다. 예를 들어 초안 5개 중 2번 초안의 어조와 길이가 마음에 든다고 가정해 보겠습니다. 이때 Copilot이 메시지 내용을 더 발전시킬 수 있는지 확인하고 싶다면 다시 생성 단추를 선택할 수 있습니다. 그러면 Copilot은 2번 초안의 어조와 길이를 기반으로 6번 초안을 만듭니다. 원하는 경우 다시 생성 단추를 연속으로 여러 번 선택하여 Copilot이 생성하는 각 새 초안에서 메시지 본문이 어떻게 바뀌는지 확인할 수도 있습니다.
Copilot은 전자 메일 워크플로 관리를 지원하기 위해 다음 옵션 또한 제공합니다.
- 생성. Copilot에서 첫 이메일 초안을 만들고자 할 때 또는 초안의 어조 또는 길이 설정을 변경한 후에 생성 단추를 선택합니다.
- 제출(화살표) 아이콘. Copilot에게 초안을 업데이트하도록 요청하는 프롬프트를 입력할 때 프롬프트 필드의 끝에 표시되는 화살표 아이콘을 선택하여 요청을 제출해야 합니다. 예를 들어 Copilot에 시작 인사말이나 마무리 인사 또는 초안 본문에 있는 내용을 변경하도록 요청하는 경우가 있을 수 있습니다. 프롬프트를 제출하면 Copilot은 완전히 새로운 초안을 만들 뿐 초안의 텍스트를 다시 생성하지는 않습니다. 대신 요청된 변경 사항을 현재 초안에 적용하고 초안의 나머지 부분은 그대로 둡니다. 예를 들어 초안 3개 중 2번 초안을 보고 있다고 가정해 보겠습니다. 이 초안이 마음에 들지만 인사말은 마음에 들지 않습니다. 이에 따라 Copilot에게 인사말을 변경하도록 요청하는 프롬프트를 입력합니다. 그런 다음 프롬프트 필드의 끝에 있는 제출(화살표) 아이콘을 선택하여 이 요청을 제출합니다. 그 결과로 Copilot은 4번 초안을 만듭니다(따라서 Copilot 창에 4/4라고 표시됨). 4번 초안은 2번 초안과 정확히 동일하지만, 유일한 변경 요청 사항이었던 인사말만 새로 바뀌어져 있습니다.
- 삭제(휴지통) 아이콘. 이 기능은 전자 메일 맨 위에 표시되는 Outlook의 표준 삭제 아이콘입니다. 취소 아이콘 과 Copilot 창의 취소 단추를 혼동하지 마세요. 이 휴지통 아이콘을 선택하면 삭제 의사를 확인한 후 Outlook에서 전체 전자 메일 양식이 삭제되고 닫힙니다. 모든 Copilot 초안이 삭제되고, Copilot 창이 닫히며, Outlook의 전자 메일 양식이 닫힙니다.
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