Zarządzanie odpisami handlowymi

Narzędzie Zarządzanie odpisami handlowymi pozwala firmom zarządzać programami promocji oferującymi nagrody pieniężne w postaci „wynagrodzenia za wyniki” odbiorcom, którzy osiągną wyznaczone cele ilościowe i behawioralne. Możliwości tej funkcji są przeznaczone dla firm, które realizują kompleksowe procesy promowania w celu osiągania zysku, obejmujące m.in. etapy budżetowania i przydzielania funduszy promocji, skonfigurowania umowy rabatowej, generowania i przetwarzania roszczeń, przetwarzania płatności oraz analizy efektywności promocji.

Ten artykuł zawiera ogólne omówienie funkcji Zarządzanie odpisami handlowymi oraz przybliża typowe zadania wykonywane w ramach zarządzania programem promocji sprzedaży. Oczekuje się, że z tej funkcjonalności będzie korzystać kilka rodzajów użytkowników, którzy mają różne obowiązki w zakresie operacji i podejmowania decyzji:

• Przydzielanie uznaniowych funduszy do wybranych kont oraz konfigurowanie umów rabatu handlowego (inaczej „dotyczących odpisów handlowych”) dla promocji rozliczanych poprzez fakturowanie zwrotne lub jednorazową ryczałtową wypłatę całej sumy (za uzgodnione usługi)
• Realizowanie wynegocjowanych umów na promocje w trakcie prowadzonej sprzedaży i generowanie roszczeń o rozliczenie z tytułu fakturowania zwrotnego
• Obliczanie, zatwierdzanie i przetwarzanie wygenerowanych roszczeń, a następnie przekazywanie ich do modułu Rozrachunki z odbiorcami jako potrącenia w celu rozliczenia płatności
• Uzgadnianie częściowych wpłat odbiorcy z należnymi potrąceniami
• Śledzenie wykorzystania funduszu promocyjnego oraz ocena rentowności i efektywności programu

Odbiorcy i cel

Informacje w tym dokumencie są przeznaczone dla osób podejmujących decyzje biznesowe w przedsiębiorstwach na stanowiskach takich jak menedżer ds. zaopatrzenia, dyrektor finansowy (CFO) i menedżer księgowości, których obowiązki są następujące:

• Budżety ogólne i przydzielanie środków
• Planowanie i analizowanie promocji sprzedaży
• Zarządzanie personelem, które przetwarza roszczenia o rozliczenie z tytułu fakturowania zwrotnego, dokonuje płatności za przeprowadzone wydarzenia merchandisingowe oraz rozlicza wpłaty częściowe i potrącenia

Osoby pełniące te role szukają sposobów na osiągnięcie następujących celów:

• Lepsze wykorzystanie funduszy na działania promocyjne i marketingowe.
• Elastyczne dostosowanie do różnych typów programów promocyjnych i rabatowych.
• Zmniejszenie obciążeń administracyjnych i liczby błędów związanych z monitorowaniem realizacji promocji i przetwarzaniem roszczeń.
• Poprawa prognoz przepływów pieniężnych dzięki naliczeniu przyszłych zobowiązań.
• Określenie podstawy ilościowej dla trwających i przyszłych negocjacji z odbiorcami na temat promocji.

Fundusz promocyjny i umowa rabatu handlowego

Umowa rabatu handlowego to program motywacyjny, w którym oferuje się nagrody pieniężne w formie wynagrodzenia za wyniki odbiorcom, którzy osiągną wyznaczone cele ilościowe i/lub behawioralne. Fundusze promocyjne są wydatkami budżetowymi. W ten sposób można rejestrować informacje o kampaniach promocyjnych.

Fundusz promocyjny

Środki finansowe przydzielane do umów rabatów handlowych są rejestrowane na stronie Fundusze. Aby otworzyć stronę Fundusze, wybierz kolejno opcje Sprzedaż i marketing>Odpisy handlowe>Fundusze>Fundusze.

Na stronie Fundusze można wyświetlić szczegóły dotyczące funduszy promocyjnych.

Skrócona karta Ogólne pokazuje okres, na który są przeznaczone fundusze, i jego zabudżetowaną kwotę. Aby fundusz został przydzielony do umowy na promocję, pole Stan musi mieć wartość Zatwierdzone.

Skrócona karta Odbiorcy pokazuje hierarchię odbiorców. Aby wybrać odbiorców, do których ma być kierowany fundusz, przeciągnij ich do obszaru Odbiorcy funduszu. Na tej skróconej karcie widać także sposób rozdziału łącznej kwoty funduszu.

Skrócona karta Towary zawiera towary objęte promocją.

Umowa rabatu handlowego

Po utworzeniu definicji funduszy następnym krokiem w procesie planowania promocji jest zarejestrowanie umów na promocje (nazywanych umowami rabatów handlowych), przydzielenie funduszy oraz zdefiniowanie celów wydajnościowych dla każdego wydarzenia merchandisingowego.

Umowy rabatów handlowych rejestruje się na stronie Umowy dotyczące odpisu handlowego. Aby otworzyć stronę Umowy dotyczące odpisu handlowego, wybierz kolejno opcje Sprzedaż i marketing>Odpisy handlowe>Umowy dotyczące odpisu handlowego.

Nagłówek

Wybierz opcję Nagłówek, aby przełączyć na widok nagłówka.

Na skróconej karcie Ogólne pola Zamówienie do i Zamówienie od określają okres ważności umowy. Stan zatwierdzenia umowy Zatwierdzono wewnętrznie wskazuje, że umowa jeszcze nie weszła w życie i nie może być stosowana w trakcie przetwarzania zamówienia sprzedaży.

Sekcja Analizy na skróconej karcie Ogólne zawiera ważne pola określające ilości i koszty używane do oceny promocji:

• Pole Jednostki podstawowe określa ilość produktów, jaką należy sprzedać wybranemu odbiorcy, aby można było zastosować promocję.
• Wartość Obliczona ilość do wysyłki jest obliczana na podstawie wartości Procent przyrostu, która jest planowanym docelowym zwiększeniem sprzedaży w tej promocji.
• Pole Koszt odpisu handlowego jest obliczane na podstawie ilości w różnych wydarzeniach w umowie rabatu handlowego.

Na skróconej karcie Odbiorcy na liście z lewej strony można wybrać i wyświetlić grupy odbiorców, które są skonfigurowane jako wstępnie zdefiniowane hierarchie. Następnie można wybrać całą hierarchię lub określone konta jako cele dla umowy rabatu.

Na skróconej karcie Towary, podobnie jak na skróconej karcie Towary na stronie Fundusze, produkty są dodawane do umowy w celu skojarzenia ich sprzedaży z uzgodnionym rabatem handlowym.

Na skróconej karcie Fundusze można wyświetlić fundusze promocyjne skojarzone z tą umową. Można także wyświetlić alokację kosztów do wydarzeń organizowanych w ramach umowy. Alokacja kosztu do wydarzenia w wysokości 100 procent oznacza, że ta promocja będzie finansowana wyłącznie z jednego funduszu. Alternatywnie umowa na promocję może być finansowana z kilku funduszy i korzystać z równej lub zróżnicowanej alokacji procentowej.

Wiersze

Następnie wybierz opcję Wiersze, aby przełączyć na widok wierszy.

Karta Wydarzenia merchandisingowe pokazuje typy wydarzeń objętych umową. Istnieją trzy typy: fakturowanie zwrotne, ryczałt i rabat od faktury.

Po wybraniu wydarzenia merchandisingowego i kliknięciu karty Kwoty zostaną wyświetlone szczegóły wydarzenia.

W obszarze Wiersze odpisu handlowego można określić zakres ilości lub kwoty, jaki odbiorca musi osiągnąć, aby zgodnie z definicjami otrzymać nagrody.

W przypadku wydarzenia merchandisingowego o typie Fakturowanie zwrotne górna sekcja karty Kwoty określa reguły, na mocy których faktura zwrotna zostanie zastosowana, wygenerowana i zapłacona. Na przykład reguły mogą określać następujące warunki roszczenia o rozliczenie faktury zwrotnej:

• Bazuje na dacie utworzenia zamówienia sprzedaży (ustawienie Typ daty przy obliczeniach ma wartość Utworzone).
• Jest obliczane na podstawie kwoty wiersza zamówienia sprzedaży przed rabatami, a nie na podstawie kwoty netto, która uwzględnia rabaty (ustawienie Na podstawie ma wartość Brutto).
• Jest oparte na ilości sprzedanych produktów, a nie na kwocie (ustawienie Typ podziału wiersza rabatu ma wartość Ilość).
• Jest obliczane za okres miesiąca (ustawienie Kumuluj sprzedaż na ma wartość Miesiąc).
• Jest rozliczane jako potrącenie, a nie za pomocą modułu rozrachunków z dostawcami (ustawienie Typ płatności ma wartość Potrącenia od odbiorcy).

W przypadku wydarzenia merchandisingowego o typie Ryczałt na karcie Kwoty jest podawana kwota, która zostanie zapłacona odbiorcy w formie potrącenia, gdy osiągnie on określony wynik zakupowy. Stan zatwierdzenia Otwarte wskazuje, że kwota ryczałtu nie została jeszcze uiszczona.

Aby umowa była stosowana do zamówień sprzedaży spełniających jej warunki, stan umowy musi być ustawiony na Potwierdzone.

Realizowanie sprzedaży w ramach zaplanowanego wydarzenia merchandisingowego i generowanie roszczeń o rozliczenie z tytułu fakturowania zwrotnego

Po utworzeniu zamówienia sprzedaży zawierającego wiersze, które spełniają wymagania umowy, można wyświetlić powiązane informacje na stronie Zamówienie sprzedaży, wybierając kolejno opcje Wiersz zamówienia sprzedaży>Widok>Szczegóły ceny.

Na stronie Szczegóły ceny na skróconej karcie Rabaty pracownik ds. sprzedaży może obejrzeć fakturowanie zwrotne z odnośnej umowy rabatu handlowego (jest wyświetlany identyfikator programu rabatowego) oraz całkowitą kwotę zastosowaną do wiersza. Ta kwota jest także widoczna w polu Kwota rabatu w sekcji Szacowanie marży strony Szczegóły ceny.

Po zaksięgowaniu faktury sprzedaży dla każdego wiersza faktury jest generowane odpowiednie roszczenie o rozliczenie z tytułu fakturowania zwrotnego.

Przetwarzanie roszczeń i przekazywania ich jako potrąceń do modułu rozrachunków z odbiorcami

Następnymi krokami w procesie obsługi fakturowania zwrotnego jest przejrzenie, obliczenie i zatwierdzenie roszczeń, a następnie przekształcenie ich na potrącenia.

Pulpit Fakturowanie zwrotne to miejsce, w którym właściciel umowy na promocję okresowo przegląda i przetwarza wygenerowane oświadczenia. Również tutaj administrator rozrachunków z odbiorcami konwertuje zatwierdzone roszczenia o rozliczenie na potrącenia lub regularne płatności, w zależności od metody płatności ustawionej dla roszczenia.

Na stronie Pulpit fakturowania zwrotnego można zapoznać się z wierszami roszczeń. Jeśli roszczenia mają stan Do ponownego obliczenia, należy je przeliczyć, jeśli mają być ujęte w jakichkolwiek skutkach skumulowanych.

Ponowne obliczanie roszczeń

Aby ponownie obliczyć roszczenia, w okienku akcji wybierz opcję Kumuluj. Następnie w oknie dialogowym Kumuluj rabaty wybierz odbiorcę.

W wyniku ponownego obliczenia program generuje nowe roszczenia na kwoty zapewniające dostosowanie pierwotnych roszczeń do kwoty kwalifikowanej za każdą jednostkę. Jedno roszczenie korygujące jest generowane dla każdej unikatowej kombinacji odbiorcy, towaru, waluty, jednostka miary, wymiarów magazynowych, wymiarów finansowych i grupy podatku. Te roszczenia korygujące zawierają to samo odwołanie do numeru zamówienia sprzedaży i faktury, jak roszczenia korygowane (to znaczy roszczenia utworzone pierwotnie na podstawie dokumentu sprzedaży). W odróżnieniu od pierwotnego roszczenia roszczenie korygujące nie ma wartości w polach, które opisują kwoty i ilości wiersza oryginalnego zamówienia sprzedaży.

Po zakończeniu ponownego obliczania stan roszczeń o rozliczenia zmienia się na Obliczone. Aby zatwierdzić roszczenia, w okienku akcji wybierz opcję Zatwierdź.

Przetwarzanie roszczeń i przekazywania ich do modułu rozrachunków z odbiorcami

Roszczenia o rozliczenie są teraz gotowe do przetwarzania w module rozrachunków z odbiorcami. Aby wykonać ich przetwarzanie, w okienku akcji wybierz opcję Przetwarzaj.

Podczas przetwarzania roszczeń stan został zmieniony na Zaznacz i wskazuje, że księgowanie arkusza (jest księgowany arkusz naliczania rabatów określony w parametrach rozrachunków z odbiorcami) spowodowało zaistnienie następujących zdarzeń:

• Roszczenia zostały przeniesione do tymczasowego salda odbiorcy jako potrącenia.
• Konto naliczania rabatów zostało uznane kwotą reprezentującą przyszłe zobowiązanie odbiorcy.
• Konto wydatków rabatowych zostało obciążone kwotą reprezentującą koszt poniesiony w związku ze sprzedażą.

Aby sfinalizować proces, pracownik ds. rozrachunków z odbiorcami teraz musi rozliczyć potrącenia naliczeń, przenosząc je do salda odbiorcy za pomocą faktury korygującej (dodającej zobowiązanie).

Aby rozpocząć zadanie, w okienku akcji na stronie Odbiorca wybierz kolejno opcje Windykacja>Rozlicz transakcje. Następnie na stronie Rozlicz transakcje wybierz kolejno opcje Funkcje>Program fakturowania zwrotnego. Ta strona rabatu pokazuje wszystkie roszczenia o rozliczenie z tytułu fakturowania zwrotnego, które wcześniej przetworzono.

Jeśli chcesz utworzyć fakturę korygującą, zaznacz pole wyboru Zaznacz we wszystkich wierszach, a następnie wybierz kolejno opcje Funkcje>Tworzenie faktury korygującej.

Utworzenie faktury korygującej powoduje zaksięgowanie arkusza. (Jest księgowany arkusz zużycia dla rozrachunków z odbiorcami określony w parametrach rozrachunków z odbiorcami). W związku z tym rzeczywista kwota zobowiązania (uznania) została przeniesiona do salda odbiorcy. Pod względem finansowym ta sytuacja sugeruje, że wystąpiły następujące zdarzenia:

• Konto należności odbiorcy zostało uznane.
• Konto naliczania rabatów zostało obciążone.

Aby zatwierdzić wydarzenie merchandisingowe o typie Ryczałt, zaznacz je na stronie Umowy dotyczące odpisu handlowego, a następnie na karcie Kwota wybierz opcję Zatwierdź.

Rozliczanie należnego potrącenia i częściowej wpłaty odbiorcy za pomocą pulpitu Potrącenie

Często w przewidywaniu fakturowania zwrotnego odbiorcy postanawiają zapłacić tylko część wybranych faktur. Aby zapobiec przyszłym problemom z uzgadnianiem płatności, pracownik ds. rozrachunków z odbiorcami odnotowuje te częściowe wpłaty jako potrącenia podczas rejestrowania faktycznych płatności od odbiorców. Następnie w pulpicie Potrącenie te potrącenia od odbiorców można łatwo rozliczyć względem kwot roszczeń należnych od firmy.

Aby zarejestrować częściową wpłatę odbiorcy w arkuszu płatności, wybierz kolejno opcje Rozrachunki z odbiorcami>Płatności>Arkusz płatności i utwórz nowy arkusz płatności. Następnie w okienku akcji wybierz opcję Potrącenia. Na stronie Potrącenie można utworzyć i śledzić kwotę, która została zapłacona częściowo.

Teraz menedżer ds. windykacji odpowiada za rozliczenie otwartej transakcji faktury korygującej względem transakcji częściowej płatności w pulpicie Potrącenie.

Aby zarządzać potrąceniami, wybierz kolejno opcje Sprzedaż i marketing>Odpisy handlowe>Potrącenia>Pulpit potrącenia. Górna część strony zawiera wiersze reprezentujące częściowe wpłaty od odbiorcy. Dolna części strony zawiera otwarte transakcje uznania odbiorcy.

Aby rozliczyć potrącenie względem otwartej transakcji, zaznacz wiersz potrącenia, a następnie na karcie Otwarte transakcje zaznacz wiersz. W okienku akcji kliknij kolejno opcje Obsługa > Uzgodnij.

Stan źródłowych roszczeń o rozliczenie zmieni się na Zakończone.

Analizowanie skuteczności promocji i wykorzystania funduszy

Aby uzyskać podgląd najważniejszych statystyk i wykorzystania funduszy w programie, można użyć kilku raportów i widoków analitycznych dostępnych w module Zarządzanie odpisami handlowymi.

Na stronie Działanie związane z odpisem handlowym na karcie Przegląd są wyświetlane główne szczegóły umowy rabatu handlowego. Pozostałe karty zawierają więcej szczegółów o powiązanych dokumentach, płatnościach i innych zdarzeniach związanych z programem.

Karta Podsumowanie pokazuje łączną ilość produktów, jaką sprzedano w ramach promocji, zafakturowaną kwotę sprzedaży oraz kwoty zapłacone w ramach fakturowania zwrotnego i ryczałtem.

Karta Uznania dla fakturowania zwrotnego zawiera szczegółowe informacje o poszczególnych fakturowaniach zwrotnych, którymi uznano odbiorcę.

Aby uzyskać bardziej analityczny podgląd różnych mierników wydajności promocji, można użyć widoku Analiza. Aby przejść do widoku Analiza, kliknij kolejno opcje Sprzedaż i marketing>Odpisy handlowe>Umowy dotyczące odpisu handlowego. W okienku akcji kliknij pozycję Analiza.

Aby uzyskać bardziej analityczny podgląd różnych mierników wydajności promocji, można użyć widoku Analiza. Aby przejść do widoku Analiza, kliknij kolejno opcje Sprzedaż i marketing>Odpisy handlowe>Umowy dotyczące odpisu handlowego. W okienku akcji kliknij pozycję Analiza.