Utilizar regras de fluxo de correio para cenários de aprovação de mensagens no Exchange Online

No Exchange Online organizações, um destinatário moderado requer a aprovação de um ou mais moderadores antes de as mensagens serem entregues ao destinatário. Para obter mais informações, veja Destinatários moderados no Exchange Online.

No entanto, para além das exceções de remetentes específicos, quando configura as definições de moderação nas propriedades do destinatário, todas as mensagens enviadas para o destinatário necessitam de aprovação antes de serem entregues, independentemente do conteúdo ou das especificidades das mensagens.

Para um controlo granular sobre o tipo e as circunstâncias das mensagens que requerem moderação, pode utilizar regras de fluxo de correio (também conhecidas como regras de transporte). Este artigo aborda exemplos de utilização de regras de fluxo de correio para moderação para cumprir requisitos legais, de conformidade ou empresariais específicos.

Reencaminhar mensagens para o gestor de um remetente para aprovação

Seguem-se alguns tipos comuns de mensagens que podem exigir a aprovação do gestor:

• Mensagens enviadas de um utilizador para determinados grupos de distribuição ou destinatários
• Mensagens enviadas para utilizadores ou parceiros externos
• Mensagem enviada entre dois grupos
• Mensagens enviadas com conteúdo específico, como o nome de um cliente específico
• Mensagens enviadas por um estagiário

Para exigir que as mensagens tenham de ser enviadas para o gestor do remetente para aprovação, siga estes passos:

1. Crie uma regra de fluxo de correio com o modelo Enviar mensagens para um moderador .

   

2. Configure a ação para enviar mensagens para o gestor do remetente para aprovação: efetue o seguinte> procedimentoPara reencaminhar a mensagem para aprovação>para o gestor do remetente.

3. Configure as condições que definem as mensagens que requerem aprovação em Aplicar esta regra se.

   Eis um exemplo em que todas as mensagens externas enviadas pelo estagiário com o nome Garth Fort necessitam da aprovação do respetivo gestor:

   • Aplicar esta regra se>O remetente>é esta pessoa>avinash@beta.nikey.in

     e

   • Aplicar esta regra se>O destinatário>é externo/interno>Fora da organização

   • Efetue o seguinte procedimento>Reencaminhar a mensagem para aprovação>para o gestor do remetente

   

   Observação

   Algumas definições de regras, incluindo a capacidade de adicionar múltiplas condições ou exceções à regra como neste exemplo, estão ocultas por predefinição. Para vê-las, selecione Mais opções.

Configurar uma cadeia de aprovação de mensagens

Pode exigir vários níveis de aprovação para mensagens. Por exemplo, pode exigir que as mensagens para um cliente específico sejam aprovadas primeiro por um gestor de relações com o cliente e, em seguida, por um responsável de conformidade ou pode exigir que os relatórios de despesas sejam aprovados por dois níveis de gestores.

Para criar este tipo de aprovação de múltiplos níveis, crie uma regra de fluxo de correio para cada nível de aprovação. Cada regra deteta os mesmos padrões nas mensagens, da seguinte forma:

• A primeira regra reencaminha a mensagem para o primeiro moderador. Depois de o primeiro moderador aprovar a mensagem, uma segunda regra reencaminha a mensagem para o segundo moderador e assim sucessivamente.

• Se todos os moderadores na cadeia aprovarem a mensagem, a mensagem original é enviada para os destinatários pretendidos.

• Se algum dos moderadores na cadeia rejeitar o pedido de aprovação, o remetente receberá uma mensagem de rejeição.

• Se algum dos pedidos de aprovação não for aprovado dentro do prazo de expiração (dois dias para Exchange Online), o remetente recebe uma mensagem de expiração.

  Observação

  O processamento de mensagens moderadas expiradas é executado a cada sete dias. Este intervalo significa que uma mensagem moderada pode expirar em qualquer altura entre dois e nove dias.

O exemplo seguinte pressupõe que tem um cliente com o nome Blue Yonder Airlines e quer que o gestor de relações com o cliente e o responsável pela conformidade aprovem todas as mensagens que vão para este cliente.

Conforme mostrado na captura de ecrã seguinte, pode criar duas regras. A primeira regra vai para o aprovador de primeiro nível. A segunda regra vai para o aprovador de segundo nível.

A primeira regra identifica todas as mensagens com o nome da empresa Blue Yonder Airlines no assunto ou mensagem e envia estas mensagens para o gestor interno de relações com o cliente chamado Garret Vargas.

• Nome: Blue Yonder Airlines: Aprovação #1 Gestor de Relações

• Prioridade: antes da segunda regra.

• Aplicar esta regra se>O remetente>é externo/interno>Dentro da organização>.

  e

• Aplicar esta regra>O assunto ou corpo>assunto ou corpo inclui qualquer uma destas palavras> "B.Y.A" ou "BYA" ou "Blue Yonder Airlines" ou "Blue Yonder".

• Efetue o seguinte procedimento>Reencaminhar a mensagem para aprovação>Reencaminhar a mensagem para aprovação> Avinash P.

A segunda regra envia estas mensagens ao oficial de conformidade, Tony Krijnen, para aprovação:

• Nome: Blue Yonder Airlines: Approval #2 Compliance Manager

• Prioridade: após a primeira regra.

• Aplicar esta regra se>O remetente está localizado>Dentro da organização.

  e

• Aplicar esta regra se>O assunto ou correspondências> de menino "B.Y.A" ou "BYA" ou "Blue Yonder Airlines" ou "Blue Yonder".

• Efetue o seguinte procedimento>Reencaminhar a mensagem para aprovação para> Tony Krijnen.

Reencaminhar mensagens que correspondem a um de vários critérios

Dentro de uma regra de fluxo de correio, todas as condições na regra têm de ser verdadeiras para que a regra corresponda (Condição1 E Condição2). Se quiser aplicar a mesma ação para várias condições (Condição1 OU Condição2), tem de criar uma regra separada para cada condição.

Para tal, na página Regras no EAC, crie uma regra para a primeira condição. Em seguida, selecione a regra, selecione Copiar e altere as condições na nova regra para corresponder à segunda condição.

Para cenários de aprovação, tenha cuidado quando criar várias regras com a mesma ação para que a mesma mensagem não seja enviada várias vezes para o moderador. Adicione uma exceção à segunda regra para que ignore as mensagens que correspondem à primeira regra.

Por exemplo, quer enviar uma mensagem a um moderador se a mensagem tiver "cotação de vendas" na linha do assunto ou no corpo da mensagem ou no conteúdo de quaisquer anexos.

Precisa de duas regras. Se a primeira regra verificar a linha do assunto ou o corpo da mensagem, a segunda regra que verifica o conteúdo do anexo necessita de uma exceção que verifica a existência de "cotação de vendas" na linha do assunto ou no corpo da mensagem (a condição da primeira regra).

• Nome: Aprovação da cotação de vendas: Regra 2
• Prioridade: inferior à primeira regra.
• Aplicar esta regra se>Qualquer anexo>conteúdo inclui qualquer uma destas palavras> Cotação de vendas.
• Efetue o seguinte procedimento>Reencaminhar a mensagem para aprovação>para o gestor do remetente
• Exceto se>O assunto ou corpo>assunto ou corpo corresponde a estes padrões> de texto Cotação de vendas.