Filtro de lista no Outlook 2010 com lista do SharePoint 2010

Olá, Comunidade!

O objetivo desse artigo é mostrar e instruir como é possível criar filtros no Outlook 2010 com base nos itens sincronizados de uma lista do SharePoint 2010.

O cenário que montei para criar esse post é de uma lista de tarefas de um site de equipe e nela têm vários itens atribuídos de mais de um membro do site. Então, como não é possível fazer uma "sincronização personalizada" da lista do SharePoint para o Outlook (ex.: por usuário, status, data...), há uma alternativa no gerenciador de e-mail para atender a situação de modo que, cada pessoa veja somente as tarefas atribuídas a ela mesma. A seguir, as imagens de demonstração...:

1)      Para sincronizar a lista, clique no ribbon Lista e Conectar com o Outlook.

2)      Com a lista sincronizada, na ribbon Página Inicial do Outlook, clique em Modo de Exibição Atual e Gerenciar Modos de Exibição...
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3)      Como o intuito é mostrar o procedimento na exibição já existente clique em Modificar.

4)      Depois em Filtrar...
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5)      Dentro da configuração de filtro, clique em Avançado e selecione os critérios conforme abaixo. Recomendo usar a condição “é (exatamente)”, para que o valor inserido seja exatamente o nome da pessoa que está/virá do SharePoint e evitar erro na configuração.

6)      Pronto! Lista de tarefas com filtro aplicado, para que somente as atividades que pertencem a uma determinada pessoa sejam exibidas, ou seja, isso atende a casos em que, uma lista do SharePoint que contém milhares de itens ou dezenas de pessoas, torna inviável a procura das tarefas que pertence a elas mesmas e essa simples configuração facilita o trabalho do usuário.

Até o próximo post. :-)

Denis Felix
Microsoft Office Specialist for SharePoint 2010
Microsoft Student Partners 
@denisfelixnet