Propostas de orçamento

As organizações gastam uma grande quantidade de tempo e recursos na preparação de seus orçamentos. Grande parte desse trabalho é um esforço repetitivo de baixo valor agregado, como a coleta de dados usados no processo de orçamento. É necessário trabalho adicional para preparar um orçamento linha por linha por departamento.

As propostas de orçamento oferecem os seguintes benefícios:

• Facilitam a coleta de dados históricos de valores reais ou de orçamentos para serem usados para orçamento no Dynamics 365 Finance.
• Permitem fazer revisões no orçamento usando diferentes prazos ou combinações de orçamento e valores reais históricos.
• Geram um novo orçamento que pode ser ainda mais refinado e iterado com atenção de alto valor para aplicar conhecimentos e insights que podem não estar presentes nos dados históricos.
• Fornecem o resultado da proposta de orçamento como um documento de registro de orçamento, que é fácil de modificar, importar, exportar e usar para relatórios padrão em todo o Dynamics 365 Finance.

Importando dados suficientes para uma boa previsão

A qualidade das previsões depende da existência de dados suficientemente limpos e consistentes durante vários anos. Em alguns casos, três anos de dados consistentes são suficientes, mas muitas vezes cinco a 10 anos é melhor. Se não existirem 10 anos de dados históricos no sistema hoje, considere limpar os dados históricos anteriores que podem não existir no sistema e carregá-los como um orçamento histórico.

O termo limpeza de dados refere-se a garantir que os dados sejam consistentes em termos de contas e dimensões financeiras quando ocorre uma reorganização ou importar dados herdados gerados antes de uma alteração no plano de contas ou nas dimensões financeiras.

Configuração de propostas de orçamento

Conclua as seguintes etapas para configurar o recurso Propostas de orçamento:

1. Depois de habilitar um recurso, um novo item de menu chamado Proposta de orçamento em Orçamento > Configuração > Orçamento básico estará acessível para os usuários com a função de administrador do Finance Insights. A configuração do campo Habilitar recurso deve ser alterada de Não para Sim. Nenhuma previsão será gerada até que o recurso seja habilitado.

Exemplo – Gerando uma proposta de orçamento

As propostas de orçamento devem passar pelas seguintes etapas para preparar o orçamento proposto como um documento de rascunho de registo de orçamento:

• Crie uma proposta de orçamento em Orçamento > Periódico > Gerar proposta de orçamento como um usuário com a função de gerente de orçamento.
• Um intervalo de datas será fornecido para o início e o fim dos dados a serem usados para a previsão.
• Será feita uma seleção de dados reais, de orçamento ou ambos.
• Atributos individuais poderão ser adicionados para refinar quais dados serão gerados para limitar a tipos de contas específicos para os valores reais.
• Filtros individuais serão adicionados para refinar quais modelos e códigos de orçamento específicos devem ser usados para determinar os dados do orçamento a serem usados.
  Observe que os filtros gerais de data selecionados incluem o seguinte:
  • Critérios de saída para qual modelo de orçamento e código de orçamento devem ser usados para a saída.
  • Os critérios de entrada geram os dados de entrada brutos e são agregados em conjuntos de dados mensais por combinação de dimensões para o conjunto atual de dimensões do orçamento, conforme definido em Orçamento > Configuração > Orçamento básico > Dimensões para orçamento.
  • Os dados de entrada são enviados para o AI Builder aplicar machine learning para gerar previsões.
  • O AI Builder retorna os dados de previsão para o Dynamics 365 Finance.
  • Você poderá então concluir o processo e gerar as previsões como uma entrada de registro de orçamento de rascunho.
  • O rascunho do orçamento pode ser exibido e modificado nas entradas do registo de orçamento ou em uma das opções de relatórios disponíveis.

As datas selecionadas para saída são geradas pelo sistema com base em 12 meses de previsões após a data de término da entrada. Considere o exemplo a seguir.

Os modelos de orçamento inseridos são verificados em relação às datas para determinar quais entradas do registo de orçamento devem ser usadas e ter linhas de orçamento individuais incluídas. Considere os exemplos a seguir.

Provando, refinando e confiando nas produções de machine learning

O recurso Propostas de orçamento usa dados históricos, bem como suas entradas, para criar um modelo de machine learning. Os pontos a seguir oferecem orientações que podem ajudar a otimizar os resultados de um modelo e orientar o uso dos dados.

• Os modelos de machine learning funcionam melhor quando analisam um conjunto de dados consistente ao longo do tempo. Conforme observado acima, é ideal ter 10 anos de dados que usem o mesmo plano de contas e dimensões. Os modelos que usam mais dados provavelmente serão mais eficazes do que os modelos que usam menos.
• Os modelos usam dados históricos e matemática sofisticada para sugerir um resultado razoavelmente provável. As propostas geradas podem ajudar você a criar orçamentos mais eficazes com menos trabalho. No entanto, a geração do melhor orçamento possível ocorre quando seus gerentes estão envolvidos e participam do refinamento das propostas de orçamento geradas.
• Algumas atividades são mais fáceis de prever com precisão do que outras. Por exemplo, a atividade de algumas contas e despesas de folha de pagamento pode ser mais regular e, portanto, mais fácil de prever do que de contas que monitoram atividades mais voláteis.
• Os resultados devem ser comparados com os valores reais usando o valor real padrão versus o relatório do orçamento, bem como o valor real versus o relatório financeiro do orçamento, com colunas mensais adicionadas para exibir valores de variação detalhados e análise de variação de porcentagem.
• Você pode gerar previsões para atividades históricas e começar a avaliar as previsões comparando quais teriam sido as previsões para o ano atual em relação às atividades do ano atual.

Comprovando com valores reais versus consulta de orçamento

Os valores reais versus a consulta de orçamento pode ser usada para ter uma visão linha por linha dos valores reais versus a proposta de orçamento. Em Parâmetros de consulta, defina a data de início e a data de término e seu modelo de orçamento de saída. Defina também o Status da entrada de registro do orçamento como Rascunho.

Uma exibição anual que inclui o valor real, o valor do orçamento, o valor da variação e a porcentagem usada está disponível nos resultados. Essa página pode então abrir a página Saldo do período, em que você poderá revisar qualquer conta período por período para ter uma avaliação mais profunda mostrando o valor da variação.

Comprovando com relatórios financeiros

Você pode usar o relatório Real vs Orçamento – Financeiro padrão para ver exibições resumidas e detalhadas dos valores reais versus a proposta de orçamento. O design do relatório padrão inclui uma única exibição anual para o orçamento original, o orçamento revisado, os valores reais, o valor da variação, a porcentagem da variação e a porcentagem do orçamento. O relatório pode ser facilmente atualizado para incluir 12 colunas mensais com valores correspondentes, em vez de um único valor com as variações. Você pode definir o modelo de orçamento da proposta de orçamento selecionando Opções de Relatório e, em seguida, selecionando o modelo de orçamento no menu suspenso Cenários. Isso atualizará o relatório para o modelo de orçamento correto.

Quando um relatório financeiro de 12 meses é exportado para o Excel, é possível inserir facilmente um gráfico de linhas ou minigráfico para fornecer uma exibição gráfica dos dados de entrada ou de saída que ajudam a revelar tendências nos dados.