Melhores práticas para configurar regras de fluxo de correio no Exchange Online
Em organizações do Exchange Online ou organizações autónomas de Proteção do Exchange Online (EOP) sem caixas de correio do Exchange Online, siga estas recomendações de melhores práticas para regras de fluxo de correio (também conhecidas como regras de transporte) para evitar erros de configuração comuns. Cada recomendação liga a um artigo com um exemplo e instruções passo a passo.
Testar as regras
Para garantir que coisas inesperadas não acontecem às mensagens de e-mail e para se certificar de que está realmente a cumprir as intenções empresariais, legais ou de conformidade da sua regra, certifique-se de que a testa cuidadosamente. Existem muitas opções e as regras podem interagir entre si, pelo que é importante testar mensagens que espera que correspondam à regra e não correspondam à regra caso tenha inadvertidamente tornado uma regra demasiado geral. Para saber todas as opções para testar regras, consulte Testar regras de fluxo de correio no Exchange Online.
Definir o âmbito da regra
Certifique-se de que a regra se aplica apenas às mensagens que pretende. Por exemplo:
- Restringir uma regra a mensagens que entram ou saem da organização: por predefinição, uma nova regra aplica-se às mensagens enviadas e recebidas por pessoas na sua organização. Por isso, se quiser que a regra seja aplicada apenas de uma forma, certifique-se de que especifica isso nas condições da regra. Para obter exemplos, consulte Utilizar regras de fluxo de correio para cenários de bloqueio de anexos no Exchange Online
- Restringir uma regra com base no domínio do remetente ou recetor: por predefinição, uma nova regra aplica-se a mensagens enviadas ou recebidas por qualquer domínio. Por vezes, quer que uma regra se aplique a todos os domínios, exceto a um ou apenas a um domínio. Veja Criar listas de remetentes bloqueados na EOP.
Para obter uma lista completa de todas as condições e exceções disponíveis para as regras de fluxo de correio, consulte Condições e exceções da regra de fluxo de correio (predicados) no Exchange Online.
Saber quando precisa de duas regras
Por vezes, são necessárias duas regras para fazer o que quiser. As regras de fluxo de correio são processadas por ordem, pelo que várias regras podem ser aplicadas à mesma mensagem. Por exemplo, se uma das ações for bloquear a mensagem e também tiver outra ação que gostaria de aplicar, como copiar a mensagem para o gestor do remetente ou alterar o assunto da mensagem de notificação, precisaria de duas regras. A primeira regra pode copiar a mensagem para o gestor do remetente e alterar o assunto e a segunda regra pode bloquear a mensagem.
Se utilizar duas regras como esta, certifique-se de que as condições são idênticas. Por exemplo:
Não repita uma ação em cada e-mail numa conversação
A cadeia de e-mails numa conversação pode incluir muitas mensagens individuais e repetir a ação em cada mensagem no tópico pode ser irritante. Por exemplo, se tiver uma ação como adicionar uma exclusão de responsabilidade, poderá querer que se aplique apenas à primeira mensagem no thread. Se for o caso, adicione uma exceção para mensagens que já incluam o texto de exclusão de responsabilidade. Por exemplo, veja Exclusões de responsabilidade, assinaturas, rodapés ou cabeçalhos em toda a organização no Exchange Online.
Saber quando parar o processamento de regras
Por vezes, faz sentido parar o processamento de regras quando uma regra é correspondida. Por exemplo, se tiver uma regra para bloquear mensagens com anexos e outra para inserir uma exclusão de responsabilidade em mensagens que correspondam a um padrão, provavelmente deve parar o processamento de regras assim que a mensagem for bloqueada. Não há necessidade de mais ações.
Para parar o processamento de regras depois de uma regra ser acionada, na regra, selecione a caixa de verificação Parar o processamento de mais regras .
Se tiver muitas palavras-chave ou padrões para corresponder, carregue-os a partir de um ficheiro
Por exemplo, poderá querer impedir que os e-mails sejam enviados se contiverem uma lista de palavras inaceitáveis ou incorretas. Pode criar um ficheiro de texto com estas palavras e expressões e, em seguida, utilizar o PowerShell para configurar uma regra de fluxo de correio que bloqueia as mensagens que as utilizam.
O arquivo de texto pode conter expressões regulares para padrões. Essas expressões não diferenciam maiúsculas de minúsculas. As expressões regulares comuns incluem:
| Expression | Correspondências |
|---|---|
| . | Qualquer caractere único |
| * | Todos os caracteres adicionais |
| \d | Qualquer dígito decimal |
| [character_group] | Qualquer caractere único em um grupo_de_caracteres. |
Para obter um exemplo que mostra um ficheiro de texto com expressões regulares e os comandos do Windows PowerShell do módulo exchange a utilizar, consulte Utilizar regras de fluxo de correio para encaminhar e-mails com base numa lista de palavras, expressões ou padrões no Exchange Online.
Para saber como especificar padrões com expressões regulares, veja Referência de Expressão Regular.
Não encadear ações de regras DLP e condições de regras de fluxo de correio
No pipeline de transporte, as regras de fluxo de correio avaliam e atuam na mensagem antes das regras DLP. Depois de uma mensagem ser avaliada pelas regras de fluxo de correio, a mensagem não é avaliada ou executada pelas regras de fluxo de correio novamente durante a entrega.
Se uma regra DLP alterar as propriedades da mensagem que afetam a entrega (por exemplo, ao adicionar destinatários), a mensagem é reenviada para o pipeline de transporte para entrega. As regras de fluxo de correio não avaliam a mensagem novamente porque a mensagem já foi evaculada.
Assim, se uma regra DLP adicionar destinatários a uma mensagem, a mensagem que contém esses novos destinatários não será avaliada pelas regras de fluxo de correio.