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Otimizando seu processo empresarial

Agora que você inspecionou todo o processo empresarial, desafie-se a otimizá-lo. A otimização do processo evita tantas etapas que os funcionários ficam sobrecarregados ou confusos.

Algumas maneiras úteis de abordar a otimização do processo:

  • Iniciar com a meta. Identifique as metas que você gostaria de alcançar com seu processo empresarial. Essas metas devem fornecer uma visão geral de suas esperanças para o processo futuro.

  • Considere se algo pode ser concluído com mais eficiência, custo menor ou com maior qualidade.

  • Procure os principais indicadores de desempenho para identificar o que está funcionando bem e o que precisa ser aprimorado.

  • Volte e obtenha informações compartilhando o documento do processo com sua equipe.

  • Compartilhe o documento do processo com o gerenciamento para obter uma perspectiva de nível superior e fornecer responsabilidade transparente para cada etapa do processo.

  • Observe seu processo do ponto de vista do usuário ou cliente que pode se beneficiar do processo e considere maneiras de melhorar sua experiência e satisfação geral.

Algumas perguntas importantes a serem feitas:

  • Quaisquer atividades restantes podem ser cortadas do processo para aumentar a eficiência ou a qualidade ou reduzir os custos?

  • Se a atividade de corte for importante para os negócios em geral, ela poderá ser tratada em um processo empresarial separado?

  • Pode-se melhorar uma etapa para alcançar seu objetivo de uma maneira melhor?

  • A ordem das etapas pode ser reorganizada?

  • As etapas podem ser combinadas?

  • As etapas deste processo podem ser executadas simultaneamente?

  • Você pode reduzir o número de pessoas necessárias para executar o processo?

  • Você pode mudar a maneira como notifica a próxima pessoa no processo para que ela responda mais rapidamente?

  • Existem aspectos do processo que você pode automatizar ainda mais? Tal como:

    • Captura de dados automaticamente versus entrada manual

    • Automatizando decisões com base em dados

    • Automatizando a ação executada

    • Usando AI para substituir a atenção humana

Observação

Se a tarefa for realizada totalmente na área de trabalho, você pode usar o process advisor para otimizar automaticamente o processo. O process advisor tem recursos para analisar o processo e visualizá-lo em um mapa de processo. O mapa de processo revela problemas e métricas do processo por meio de um relatório analítico.

Exemplo: Otimizando o processo de relatório de despesas

Analisamos o processo de despesas atual e encontramos algumas melhorias óbvias a serem feitas:

  • Fique sem papel durante todo o processo. (Também observamos a economia e o impacto ambiental como um benefício do projeto.)

  • Faça todas as verificações de conformidade possíveis antes de permitir que o relatório seja enviado para aprovação. (Reduz bastante o retrabalho e o tempo do processo de ponta a ponta.)

  • Procure e adicione automaticamente códigos contábeis quando o relatório de despesas for enviado.

  • Habilite a Contabilidade para mover as despesas aprovadas para o sistema financeiro sem inserir novamente os dados.

  • Crie relatórios de despesas semanais automaticamente a partir dos dados digitais.

Charlotte está considerando outras maneiras de otimizar o processo de revisão do orçamento. E Rebecca está pesquisando como a auditoria semestral pode ser otimizada usando a IA.

Nosso processo otimizado proposto é semelhante à ilustração a seguir.

Fluxograma de processo empresarial otimizado que remove etapas extras no processo de contabilidade, conforme descrito no artigo.

Observação

Você pode nos falar mais sobre suas preferências de idioma para documentação? Faça uma pesquisa rápida. (Observe que esta pesquisa está em inglês)

A pesquisa levará cerca de sete minutos. Nenhum dado pessoal é coletado (política de privacidade).