Recomendações para identificar e classificar fluxos

Aplica-se a esta recomendação da lista de verificação de confiabilidade bem arquitetada: Power Platform

Este guia descreve as recomendações para identificar e priorizar fluxos da carga de trabalho. A identificação e a priorização dos fluxos de carga de trabalho envolve o mapeamento dos fluxos de usuário e sistema a fim de determinar a gravidade para a organização. Essa prática garante a você identificar e priorizar a funcionalidade da carga de trabalho mais crítica para reduzir o risco de falhas prejudiciais. Deixar de identificar e priorizar fluxos de carga de trabalho pode acarretar falhas no sistema e comprometer a confiabilidade da carga de trabalho.

Definições

Estratégias-chave de design

Ao projetar a carga de trabalho, é essencial definir os fluxos de usuário e sistema.

• Os fluxos de usuário mapeiam o movimento de um usuário por meio do aplicativo. Eles se concentram na interface do usuário, nas interações, nas decisões e nas etapas necessárias para concluir uma tarefa. Os fluxos de usuário oferecem uma perspectiva centrada no usuário sobre a experiência do usuário e o design da interface.

• Os fluxos de sistema mapeiam o funcionamento interno da carga de trabalho. Eles se concentram na movimentação de dados, no processamento de entrada, no processamento de saída e nas interações entre os componentes da carga de trabalho, os serviços de back-end e as APIs externas. Os fluxos de sistema indicam os detalhes complexos de como a carga de trabalho opera internamente.

Você deve identificar e definir fluxos no início da fase de design da carga de trabalho. Isso oferece uma compreensão mais clara do que afeta a confiabilidade da carga de trabalho. Isso alinha mais as decisões arquitetônicas com as metas de confiabilidade da carga de trabalho.

Identificar todos os fluxos de usuário e sistema

A saída da identificação de todos os fluxos de usuário e sistema é um catálogo de todos os fluxos na carga de trabalho. Esse processo de identificação requer que você mapeie cada interação e processo do usuário dentro de um sistema do início ao fim. Esse mapeamento é um pré-requisito para identificar fluxos críticos. Aqui estão recomendações para identificar todos os fluxos de usuário e sistema em uma carga de trabalho:

• Identifique os principais colaboradores. Pense em todos que contribuem para o processo. Isso inclui pessoas do departamento e outros departamentos que trabalham juntos no problema. Entenda o que eles fazem no contexto do problema empresarial que está sendo resolvido.

• Entrevistar as partes interessadas. Os stakeholders podem oferecer informações valiosas para identificar os fluxos e podem até mesmo ajudar você a mapear e priorizar os fluxos. Você também pode entrevistar usuários, analistas de negócios e equipes técnicas para obter insights sobre interações e dependências de usuário dentro da carga de trabalho.

• Descubra processos para melhorar o uso de mineração de processos. Se tarefa for realizada totalmente no desktop, você poderá usar a mineração de processos para descobrir todas as etapas que as pessoas na organização seguem para concluir a tarefa. A mineração de processos visualiza o processo em um mapa de processo e revela afunilamentos e métricas para o processo em um relatório analítico.

• Revise a documentação. Na fase de design, talvez você não tenha documentação para revisar. No entanto, se houver documentação, você deverá usá-la. Solicite diagramas de arquitetura do sistema, manuais de usuário e descrições de processo. Esses documentos podem ajudar você a compreender a funcionalidade desejada da carga de trabalho e os fluxos individuais.

• Observe quais atividades estão sendo realizadas. Se a tarefa for realizada hoje de uma maneira diferente, monitore a tarefa em operação. Anote as atividades que o usuário executa para concluir as tarefas nessa etapa do processo empresarial. Entre nos detalhes das atividades. Ao tomar decisões sobre as atividades, convém considerar causa e efeito de cada uma, qual é relação entre elas e como aproximam você do objetivo desejado. Identifique o ponto de partida do processo e preencha as atividades que levam ao objetivo. As atividades podem ser sequenciais, o que significa que uma atividade não poderá ocorrer até a anterior ser concluída, ou paralelas, o que significa que duas ou mais atividades podem ocorrer simultaneamente.

• Identifique quais dados são necessários e de onde eles vêm. Faça uma lista de todas as fontes de dados e observe de onde os dados estão vindo. É de um sistema interno ou de uma fonte de dados externos? Como os usuários se autenticam para obter os dados? Existem níveis de permissão diferentes? Os dados mudam com base em quem está usando o sistema?

• Identifique quais dados são criados ou editados. Existe um formulário impresso ou eletrônico usado para capturar os dados atualmente? Esse formulário pode servir como um ponto de partida, enquanto você pensa no layout das telas e em como os dados são capturados. Quais são os dados que estão sendo capturados? Como é chamado? Esse é o nome real da fonte de dados ou um nome comum usado nessa parte da empresa? Talvez seja necessário mapear o nome na fonte de dados para o nome "amigável" que os usuários conhecem.

• Determinar as decisões tomadas como parte do fluxo do usuário ou do sistema. Na conclusão desta atividade no processo, está sendo tomada uma decisão? Existe uma maneira de a solução tomar a decisão automaticamente com base nos dados? Existe uma hierarquia para os dados? Por exemplo, cada relatório de despesas pode ter várias despesas e alguns tipos de despesas exigem informações adicionais. Esta decisão é comunicada a alguém? Como é comunicada? As aprovações são necessárias antes do início da próxima etapa do processo? Como essas aprovações são capturadas? Existe um usuário ou função específica que possa aprovar a próxima etapa do processo?

• Listar fluxos identificados. As entrevistas, a documentação e a observação devem permitir a você identificar todos os fluxos da carga de trabalho. Compile uma lista de todos os fluxos identificados e os categorize em fluxos de usuário (concentrando-se nas interações do usuário) e fluxos de sistema (concentrando-se em processos back-end e de movimentação de dados).

• Defina os pontos inicial e final do fluxo. Para cada fluxo identificado, defina claramente onde o fluxo começa e onde termina. Para fluxos de usuário, documente todas as interações do usuário e o resultado esperado. Concentre-se na experiência do usuário e no design da interface. Para fluxos de sistema, você precisa identificar gatilhos subjacentes e resultados esperados.

• Divida cada fluxo. Divida cada fluxo em etapas individuais, descrevendo as ações, as decisões ou os processos ocorridos em cada ponto. Observe como cada etapa interage com outras partes do sistema, inclusive dependências de outros fluxos ou sistemas externos. Você deve ser capaz de identificar como fluxos se integram a e afetam a carga de trabalho e a experiência do usuário. Essa abordagem dupla oferece uma exibição holística de toda a carga de trabalho.

• Documentar saídas exclusivas. Identifique eventuais caminhos alternativos ou exceções dentro de cada fluxo, como tratamento de erros ou ramificação condicional. Se um fluxo tiver vários resultados possíveis, você deverá adicioná-los ao catálogo como entradas distintas. Para fluxos de usuário, você deve identificar o comportamento desejado da interação. Para fluxos de sistema, você deve identificar o comportamento desejado do processo.

• Visualize com diagramas. Crie fluxogramas ou diagramas para representar visualmente o fluxo e as etapas. Você pode usar ferramentas como Microsoft Visio, diagramas de sequência da Linguagem de Modelagem Unificada (UML), diagramas de casos de uso, ferramentas de desenho simples ou uma lista descritiva em formato de texto (consulte Catálogo de fluxo de exemplo).

• Atualizar fluxo mapeamento iterativamente. O mapeamento de fluxo é um processo iterativo. Os fluxos podem mudar, dividir ou combinar, especialmente na fase de design. À medida que os fluxos da carga de trabalho ficam definidos mais claramente, você deve atualizar o catálogo de fluxos de acordo. Valide e refine os fluxogramas com comentários de stakeholders para garantir a precisão e a integridade.

Identificar processos empresariais para cada fluxo

Os processos empresariais são uma série de tarefas para alcançar um resultado, como relatórios de despesa, gerenciamento de folgas anuais, processamento de ordens ou controle de estoque. A identificação de processos empresariais para cada fluxo envolve o mapeamento de fluxos para um ou mais processos empresariais. Esse mapeamento ajuda você a compreender a importância de cada fluxo para o negócio.

Você pode ter uma documentação existente ou planos de negócios que ofereçam um mapeamento de fluxos para processos empresariais. Às vezes, manuais do usuário, materiais de treinamento ou especificações do sistema podem oferecer insights sobre o uso desejado e a finalidade da carga de trabalho e dos fluxos. Do contrário, você precisa mapear fluxos para os processos empresariais aos quais eles dão suporte. Aqui estão recomendações a fim de identificar processos empresariais para cada fluxo:

• Use saídas de carga de trabalho. Você pode usar as saídas da carga de trabalho e o detalhamento do fluxo para correlacionar fluxos com os processos empresariais compatíveis. Primeiro, revise as saídas geradas pela carga de trabalho. A saída pode ser relatórios de vendas, arquivos de dados ou tarefas concluídas.

• Realizar entrevistas. Converse com membros da equipe e stakeholders que interajam com a carga de trabalho. Você deve fazer perguntas específicas sobre as tarefas diárias, como elas usam a carga de trabalho e quais objetivos eles atingem com ela. As equipes técnicas normalmente têm uma compreensão mais profunda da estrutura da carga de trabalho e podem oferecer insights sobre os processos empresariais para os quais ela dá suporte.

• Monitore o uso da carga de trabalho. Para cargas de trabalho existentes, monitore a carga de trabalho e procure padrões de uso que indiquem processos empresariais subjacentes, como entrada de dados, processamento de ordens ou interação com o cliente.

• Conecte a saída a um processo de negócios. Conecte os pontos das saídas de fluxo ao processo empresarial geral para o qual eles dão suporte. Por exemplo, se envolve o processamento de ordens de clientes, uma etapa de fluxo dá suporte direto para o processo empresarial do processamento da ordem. O processamento da ordem favorece os objetivos comerciais de manutenção da satisfação do cliente e geração da receita. Por fim, use o detalhamento do fluxo para ajudar a determinar qual fluxo gerou o relatório de vendas.

Identificar proprietários de processos e stakeholders para cada fluxo

O proprietário do processo de um fluxo é o indivíduo responsável pela execução bem-sucedida de um determinado processo. Eles são responsáveis por esse processo e pelos fluxos compatíveis. Você deve identificar o proprietário do processo para cada fluxo da carga de trabalho. Você também deve identificar os stakeholders de cada fluxo. Os participantes podem estar envolvidos na carga de trabalho, ter dependências em um fluxo ou gerenciar uma dependência que o fluxo tenha.

Você pode ter uma matriz de atribuição de responsabilidade (RAM) ou uma matriz responsável, consultada e informada (RACI) que já identifica proprietários de processo e stakeholders. Normalmente, os proprietários de processo são responsáveis por um processo, e você consulta ou informa stakeholders.

Identificar caminhos de escalonamento para cada fluxo

A identificação dos caminhos de escalonamento diz respeito à determinação dos canais para escalar problemas relacionados a um fluxo. Os problemas que precisam de escalonamento podem ser atualizações urgentes, preocupações com segurança, degradações ou incidentes técnicos. A meta da identificação de um caminho de escalonamento é garantir a resolução em tempo hábil e eficaz de problemas.

O caminho de escalonamento mapeado por você deve começar com a pessoa ou o grupo com mais chances de resolver um problema em especial. Se essa pessoa ou grupo não conseguir resolver o problema, o caminho de escalonamento deverá identificar o próximo ponto de contato. O próximo ponto de contato tem responsabilidades mais amplas e pode coordenar estratégias de mitigação com mais partes da organização. O número de pessoas em um caminho de escalonamento varia de acordo com o fluxo e a organização. Muitas pessoas em um caminho de escalonamento podem retardar os esforços de resolução.

Identificar o impacto comercial de cada fluxo

A identificação do impacto comercial de cada fluxo é essencial para o reconhecimento de como cada fluxo favorece os objetivos-chave de negócios. Entre o impacto dos negócios podem estar a melhoria de desempenho, a economia de custos diretos ou indiretos, a redução de riscos ou a transformação de negócios. Compreendendo os impactos positivo e negativo de cada fluxo, você pode priorizar esforços para garantir a confiabilidade dos fluxos mais importantes para os negócios. É importante levar em consideração o impacto direto da falha no fluxo e o efeito indireto sobre outros processos interconectados. Aqui estão etapas para identificar o impacto empresarial de cada fluxo:

• Identifique o impacto positivo. Determine os benefícios esperados quando um fluxo é executado conforme desejado. Entre os benefícios esperados podem estar mais eficiência e eficácia operacionais, aumento da satisfação do cliente ou do funcionário, mais segurança dos dados, garantia de conformidade com requisitos regulatórios ou qualquer outro efeito positivo sobre os negócios.

• Identifique o impacto negativo. Avalie os impactos negativos em potencial se um processo falhar ou não funcionar conforme esperado. Leve em consideração quantificar perdas específicas, como quedas de receita. Inclua efeitos subjetivos como danos à reputação, erosão da confiança do cliente ou efeitos adversos sobre outros processos empresariais relacionados.

• Defina suposições de capacidade e disponibilidade. Estabeleça pressuposições sobre a capacidade e a disponibilidade esperadas de cada processo. Leve em consideração fatores como o horário comercial esperado e a porcentagem do tempo de atividade desejada. Se houver expectativas quanto ao objetivo do tempo de recuperação (RTO) ou ao objetivo do ponto de recuperação (RPO), você deverá incluir essas expectativas. Essas pressuposições ajudam no reconhecimento dos requisitos de confiabilidade de cada fluxo.

Ao avaliar sistematicamente esses aspectos, você pode obter uma visão abrangente de como cada fluxo afeta os negócios e tomar decisões estratégicas sobre a otimização da confiabilidade.

Atribuir uma classificação de gravidade a cada fluxo

Uma avaliação detalhada da importância do fluxo em relação aos impactos empresariais gerais permite atribuir uma classificação de gravidade a cada fluxo. A finalidade é classificar os fluxos por prioridade e atribuir um rótulo que permita a você identificar os fluxos críticos. Esse processo é uma continuação lógica de identificação, mapeamento e alinhamento com processos empresariais e impacto. Use as seguintes descrições de gravidade para atribuir as classificações críticas:

• Crítico (alta criticidade): Fluxos críticos são essenciais para as principais funções do negócio. Eles afetam diretamente aspectos críticos de um negócio, como experiência do cliente, transações financeiras, protocolos de segurança, saúde humana e segurança. A falha ou a interrupção desses fluxos pode acarretar efeitos negativos significativos imediatos ou de longo prazo. Entre os exemplos de efeitos negativos estão perda de receita, quebra de confiança e problemas legais. A priorização desses fluxos garante que os aspectos mais cruciais da carga de trabalho sejam robustos e resilientes.

• Importante (criticidade média): Fluxos importantes cumprem parte de uma função empresarial, mas não interagem diretamente com nem afetam operações empresariais críticas. Por exemplo, se um problema interromper um fluxo de processamento de dados interno, você poderá repetir o processamento de dados sem efeitos externos imediatos. Esses fluxos são essenciais para operações tranquilas, embora ofereçam um buffer em termos de efeito financeiro imediato ou para o cliente, o que permite respostas gerenciadas a problemas.

• Produtividade (baixa criticidade): Os fluxos de produtividade não têm um efeito direto ou significativo nas principais funções do negócio ou na experiência do cliente. Entre os exemplos estão processos auxiliares e casos de uso de equipes pequenas, como transferir regularmente arquivos para armazenamento de backup ou processar pesquisas de feedback. Embora esses fluxos favoreçam o sistema como um todo, é improvável que a interrupção cause problemas operacionais ou comerciais imediatos significativos, e muitas vezes existe uma solução alternativa manual.

Seguindo essa abordagem estruturada para atribuir gravidade, você pode priorizar recursos de maneira eficiente e se concentrar em manter e aumentar a confiabilidade e a eficácia dos fluxos mais críticos.

Compensação: Maiores expectativas de confiabilidade às vezes coincidem com maiores custos operacionais e encargos de gestão para os operadores. Certifique-se de que os stakeholders compreendam os aumentos de custo em potencial da melhoria na confiabilidade de fluxos críticos.

Catálogo do fluxo de exemplo

O exemplo a seguir oferece um cenário completo e ilustra pontos importantes para ajudar você a identificar, mapear e priorizar os fluxos. A carga de trabalho de exemplo é um aplicativo de linha de negócios para relatórios de despesas, que permite aos funcionários preencher formulários de despesa, aos gerentes revisar e aprovar despesas e aos auditores revisar relatórios semanais.

Fluxo 1 de usuário: preencher o formulário de despesas

Descrição do fluxo: Os funcionários usam o aplicativo para preencher o formulário de despesas.

• Processos de negócios: Este fluxo oferece suporte ao preenchimento e envio do formulário de despesas, mas é assíncrono, o que o torna menos crítico.

• Proprietário do processo: Administrador de negócios

• Partes interessadas: Funcionários, gerente de linha, administrador de negócios

• Caminhos de escalonamento: Equipe de aplicação, equipe de plataforma

• Impacto nos negócios: Esse fluxo é importante para que os funcionários reivindiquem despesas, mas não influencia diretamente o principal fluxo de receita do negócio nem tem impacto direto no cliente. Quando os funcionários não conseguem criar declarações de despesa por causa da indisponibilidade desse fluxo, isso não tem um impacto negativo sobre a receita ou sobre a reputação da empresa. Os funcionários poderão registrar despesas depois. Um tempo de inatividade prolongado poderá acarretar sobretaxas de cartão de crédito se os pagamentos de despesas não forem feitos. No entanto, a alta disponibilidade não é essencial para esse processo. Os administradores de negócios especificaram um requisito de 90% de disponibilidade para esse processo e concordam com um tempo de inatividade fora do horário comercial para fins de manutenção.

• Classificação de criticidade: Produtividade (Baixa)

Fluxo 2 do usuário: revisar e aprovar despesas

Descrição do fluxo: Os gerentes de linha do funcionário revisam e aprovam a declaração de despesas.

• Processos de negócios: Este fluxo oferece suporte à revisão e aprovação de solicitações de despesas, mas é um processo assíncrono.

• Proprietário do processo: Administrador de negócios

• Partes interessadas: Funcionários, gerente de linha, administrador de negócios

• Caminho de escalonamento: Equipe de aplicação, equipe de plataforma

• Impacto comercial: Este fluxo permite que os gerentes de linha revisem e aprovem as declarações de despesas e solicitem mais detalhes. A alta disponibilidade desse fluxo não é crítica, pois os gerentes de linha têm sete dias para aprovar declarações de despesa. Quando os funcionários não conseguem criar declarações de despesa por causa da indisponibilidade desse fluxo, isso não tem um impacto negativo sobre a receita ou sobre a reputação da empresa. Os funcionários poderão registrar despesas depois. Um tempo de inatividade prolongado poderá acarretar sobretaxas de cartão de crédito se os pagamentos de despesas não forem feitos. No entanto, a alta disponibilidade não é essencial para esse processo. Os administradores de negócios especificaram um requisito de 90% de disponibilidade para esse processo e concordam com um tempo de inatividade fora do horário comercial para fins de manutenção.

• Classificação de criticidade: Produtividade (Baixa)

Fluxo 3 do usuário: inserir e lançar transações

Descrição do fluxo: Os administradores de negócios precisam revisar despesas e lançar transações para que o crédito Cartões seja pago.

• Processos de negócios: Este fluxo oferece suporte ao pagamento de encargos de crédito cartão.

• Proprietário do processo: Administrador de negócios

• Partes interessadas: Administrador de negócios, equipe de plataforma, equipe de dados

• Caminho de escalonamento: Equipe de plataforma, equipe de dados, engenheiro de plantão da equipe de plataforma

• Impacto comercial: Esse fluxo é essencial para o pagamento de despesas, e a falta de pagamentos pode levar a cobranças de crédito cartão. No entanto, normalmente há tempo suficiente entre o depósito das despesas e o vencimento do pagamento. Os administradores de negócios especificaram um requisito de 90% de disponibilidade para esse processo e concordam com um tempo de inatividade fora do horário comercial para fins de manutenção.

• Classificação de criticidade: Média

Fluxo 4 do sistema: gerar relatório de despesa semanal

Descrição do fluxo: Um relatório semanal de despesas é criado para o CFO revisar. O relatório é gerado e publicado no Power BI, e uma notificação é enviada para o CFO.

• Processos de negócios: Este fluxo oferece suporte à revisão de despesas.

• Proprietário do processo: CFO

• Partes interessadas: Administração de empresas, todas as equipes técnicas

• Caminho de escalonamento: Engenheiro de plantão da equipe de aplicação, engenheiro de plantão da equipe de plataforma, engenheiro de plantão da equipe de dados

• Impacto comercial: A indisponibilidade desse fluxo não afeta a receita ou a reputação da empresa. Os administradores de negócios especificaram um requisito de 90% de disponibilidade para esse processo e concordam com um tempo de inatividade fora do horário comercial para fins de manutenção.

• Classificação de criticidade: Média

Fluxo 5 do usuário 5: despesas de auditoria

Descrição do fluxo: Auditores externos realizam auditorias just-in-time de despesas para verificar se os relatórios atendem aos requisitos de conformidade.

• Processos de negócios: Este fluxo oferece suporte direto aos processos de conformidade e auditoria. Sem essa funcionalidade, a empresa pode enfrentar multas de auditores externos.

• Proprietário do processo: Equipe da plataforma

• Partes interessadas: Equipe da plataforma, equipe de operações, administradores de negócios

• Caminho de escalonamento: Engenheiro de plantão da equipe da plataforma

• Impacto nos negócios: Esse fluxo exige alta disponibilidade porque auditores externos podem solicitar relatórios de despesas sem aviso ou notificação. Se esse fluxo não estiver disponível, isso poderá acarretar multas. Trata-se de um processo-chave para o qual a empresa espera 99,9% de tempo de atividade, inclusive durante horário comercial estendido.

• Classificação de criticidade: Alta

Facilitação do Power Platform

Leve em consideração o uso da mineração de processos e da mineração de tarefas no Power Automate, inclusive um mapa de processo, uma ferramenta poderosa capaz de ajudar você a visualizar e analisar os processos empresariais.

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Lista de verificação de confiabilidade

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