Identificar funções de gerenciamento de registros (Office SharePoint Server)
Atualizado em: 2009-02-26
Um gerenciamento de registros eficiente requer um comprometimento de toda a organização com o planejamento, a implementação, supervisão e participação no programa de gerenciamento de registros. Para alcançar isso, os membros da organização com uma gama de funções e habilidades relacionadas ao gerenciamento de registros devem oferecer suporte ao esforço. Quando você começar a planejar a solução de gerenciamento de registros, identifique as pessoas na sua organização que se encaixem nas seguintes funções:
Gerentes de registros Geralmente membros do departamento jurídico de uma organização. Eles possuem habilidades específicas no processo de categorização de documentos eletrônicos e físicos e em decidir quais documentos devem se tornar registros. Os gerentes de registros ajudam a determinar as políticas de gerenciamento organizacional de registros e participam na criação da solução de gerenciamento de registros. Eles são responsáveis por pesquisar e escrever o plano de arquivo e o agendamento de retenção e participam na produção do documento de requisitos de conformidade. Os gerentes de registros também operam o sistema de gerenciamento de registros, realizando tarefas como colocar registros em espera durante litígio e descartar registros no fim de seus períodos de retenção. A participação dos gerentes de registros é essencial para o sucesso do sistema de gerenciamento de registros.
Diretores de conformidade Também membros do departamento jurídico de uma organização. Em algumas organizações, essa função é preenchida por gerentes de registros. Os diretores de conformidade monitoram cada aspecto do gerenciamento empresarial de registros para garantir que a organização esteja seguindo à risca as orientações e regulamentações relevantes. Eles são principalmente responsáveis por escrever o documento de requisitos de conformidade, que descreve os planos de treinamento, as diretrizes e a metodologia do gerenciamento empresarial de registros.
Profissionais de TI Responsáveis por implantar, operar e manter os computadores e aplicativos que implementam a solução de gerenciamento de registros. Eles garantem que a solução de gerenciamento de registros seja segura, do tamanho adequado, confiável e se comunique com os servidores de gerenciamento de documento e servidores de email que fornecem os registros.
Criadores de site Em uma solução de gerenciamento de registros baseada no Microsoft Office SharePoint Server 2007, eles são os especialistas em criar e configurar sites implementando um site da Central de Registros.
Gerentes de conteúdo Gerenciar equipes que produzem documentos ou que lidam com arquivos físicos ou eletrônicos que podem ser registros. Sua função é fornecer liderança na identificação de registros, no planejamento de processos para suas equipes que garantirão boas práticas de gerenciamento de registros e certificar-se de que os operadores de informações em suas equipes participam do esforço de gerenciamento empresarial de registros.
Operadores de informações Os participantes no sistema de gerenciamento de registros. Eles criam ou gerenciam os documentos impressos ou eletrônicos, memorandos, relatórios, mensagens e qualquer outro conteúdo que possa ser um registro. O sucesso da sua solução de gerenciamento de registros depende da qualidade da participação dos operadores de informações na organização.
Dica
A maneira como você cria o sistema de gerenciamento de registros pode ter um grande impacto no nível de conformidade dos operadores de informações com o mesmo. Por exemplo, ao criar processos simples para reter registros, você aumentará a participação porque os operadores não verão essas tarefas como impedimentos para que seu trabalho seja realizado. Além disso, a documentação e o treinamento do gerenciamento de registros eficientes aumentarão a participação ativa dos operadores de informações.
A sua organização já deve ter preenchido todas as funções descritas neste artigo. Caso não tenha, talvez você queira procurar especialistas em gerenciamento e conformidade de registros. Organizações profissionais como associações de administradores e gerentes de registros podem ser úteis na localização de profissionais de gerenciamento de registros na sua área.
As tarefas iniciais da equipe que projeta o sistema de gerenciamento de registros incluem a análise da utilização de conteúdo na organização, a análise da regulamentação e de outros requisitos que afetarão as decisões do gerenciamento de registros, a avaliação dos recursos de hardware e aplicativos a serem usados para reter registros e o planejamento da melhor estratégia para garantir a cooperação dos operadores de informações no gerenciamento de registros. Como esse planejamento conta com várias disciplinas na organização, forme uma equipe diversa para planejar a solução de gerenciamento de registros, incluindo todas as funções descritas acima.
Ação de planilha |
---|
Use a planilha dos participantes do gerenciamento de registros (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73296&clcid=0x416) para registrar o nome, endereço de email, a função e outras informações de contato para cada participante que você inscreva na equipe de planejamento do gerenciamento de registros. |
Planilha
Use a seguinte planilha para ajudá-lo a planejar a implantação:
- Planilha dos participantes do gerenciamento de registros (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73296\&clcid=0x416)
Baixar este manual
Este tópico está incluído no seguinte manual que pode ser baixado para facilitar a leitura e a impressão:
Consulte a lista completa de manuais disponíveis na página de download de conteúdo do Office SharePoint Server 2007.