Determinar os objetivos para os sites

Atualizado em: 2006-12-01

Neste artigo:

• Identificar objetivos primários de sites

• Identificar os principais ambientes dos sites

• Planilha

Antes que possa desenhar sites com base no Windows SharePoint Services 3.0, você precisa identificar o que deseja realizar. Este artigo ajuda a identificar alguns objetivos primários para os sites do SharePoint e a considerar os ambientes nos quais os sites serão usados.

Identificar objetivos primários de sites

Os sites do SharePoint são flexíveis e podem ajudá-lo a realizar muitas coisas diferentes. Entretanto, para ter um site ou grupo de sites úteis e bem-sucedidos, você precisa enquadrar os sites em alguns objetivos primários. Ou seja, você precisa saber o que está tentando conseguir com um site, para poder desenhá-lo. Por exemplo:

• Você quer se comunicar com outras pessoas da sua organização publicando boletins ou anúncios e obtendo feedback?

• Você quer estimular a colaboração em equipe dando aos integrantes da equipe um local para que compartilhem ideias e trabalhem juntos em projetos?

Os sites do SharePoint podem ajudar nesses dois objetivos. Se você tiver vários objetivos, ficará mais satisfeito ao criar vários sites, possivelmente inter-relacionados. Contudo, você pode ter vários objetivos para um único site. Se estiver limitado a um site, organize esse site de forma que os usuários possam localizar o ponto de comunicação imediatamente apenas olhando para ele e que os usuários que queiram compartilhar informações e ideias ou armazenar documentos saibam onde começar.

Analise os seguintes objetivos. Considere quais deles se alinham mais com suas necessidades para cada site que está desenhando.

Armazenamento de documentos

O armazenamento de documentos e o fluxo de trabalho são funções-chave de muitos sites, mesmo daqueles basicamente usados para comunicação ou colaboração. Às vezes, porém, você pode precisar de um site dedicado para armazenamento de documentos da sua organização. O fato de você precisar de um site especial para armazenamento de documentos depende de vários fatores, como quantos documentos você precisa armazenar, quantas pessoas estão contribuindo com documentos, quem precisa atuar nos documentos e assim por diante. Posteriormente, no processo de planejamento, você terá tempo para explorar como estruturar o armazenamento de documentos. Para obter mais informações, consulte Planejar bibliotecas de documentos (Windows SharePoint Services).

Os sites de armazeamento de documentos ou seções de armazeamento de documentos de outros sites geralmente incluem os seguintes recursos:

• Recurso para efetuar check-in e check-out, controlar alterações e manter diversas versões dos documentos.

• Recurso para encaminhar documentos para aprovação ou através de processos específicos publicá-los a um público maior.

  Dica

  Windows SharePoint Services 3.0 inclui um recurso de fluxo de trabalho, que pode ser usado para criar um processo personalizado de fluxo de trabalho para encaminhar documentos para aprovação.

• A capacidade de marcar documentos com metadados, de forma que eles sejam classificados e gerenciados de maneira mais eficiente.

Comunicação

Um site de comunicação ajuda a difundir informações para um grupo de pessoas e a coletar informações ou feedback desse grupo. Os sites de comunicação são basicamente relacionados com a distribuição de informações, dados e documentos para outras pessoas. Por exemplo, uma grande organização pode ter um site central para difundir informações de toda a empresa sobre diretivas ou eventos (como o site de recursos humanos ou o site de eventos de uma empresa).

Muitos sites de comunicação também são utilizados para coletar e compartilhar informações. Por exemplo, o BBS de comunidade é basicamente um site de comunicação. As pessoas da comunidade veem para o site para ler e para publicar itens para que outros leiam.

Os sites de comunicação geralmente incluem seções de:

• Descrição, publicação ou anúncio de um evento ou outras informações.

• Exibição de calendário ou informações de eventos.

• Leitura de documentos ou artigos de editorial.

• Divulgação ou carregamento de informações ou documentos.

Colaboração

Um site de colaboração auxilia os membros de uma equipe ou organização no trabalho em equipe. Os sites de colaboração são basicamente relacionados com o compartilhamento de informações e documentos, criação de ideias, resposta às ideias de outras pessoas e controle do progresso em direção a uma meta.

Os sites de colaboração podem variar de acordo com o tipo, tamanho, complexidade ou objetivo da equipe. Uma pequena equipe, por exemplo, que está trabalhando em um projeto de curto prazo (como a organização de um evento futuro ou o planejamento do lançamento de um novo produto), tem necessidades diferentes de uma equipe maior (como um departamento de pesquisa de uma fábrica ou a equipe do editorial de uma editora), que esteja trabalhando em uma série de projetos de longo prazo. Os membros de uma organização trabalhando juntos para organizar um evento (como um evento beneficente) ou para estimular a participação na organização (como uma comunidade ou escola) têm suas próprias necessidades únicas.

Os sites de colaboração geralmente incluem seções de:

• Compartilhamento de informações e dados.

• Compartilhamento de documentos.

• Compartilhamento de calendário ou informações de eventos.

• Criação de ideias e discussão das ideias sobre um projeto.

• Adição, atribuição e controle de tarefas.

Identificar os principais ambientes para os sites

Para efetivamente planejar os sites, você precisa identificar para quais ambientes os sites se destinam. Os sites da Internet geralmente têm objetivos e necessidades muito diferentes dos sites da intranet. Por exemplo, um site da Internet que você use para comercializar um produto, em geral você não restringe quem pode ver o conteúdo, mas controla muito bem quem pode adicionar conteúdo ao site. De modo oposto, um site da intranet destinado à colaboração da equipe recebe contribuições da maioria dos usuários e poucos desses usuários exibem o site apenas casualmente. Em alguns ambientes, o tamanho da organização pode influenciar as suas escolhas. Em outros ambientes, a mistura de usuários interagindo no ambiente pode influenciar suas escolhas.

Considere qual dos ambientes descritos na tabela abaixo é aplicável aos seus sites.

Planilha

Use a seguinte planilha para determinar os objetivos dos sites:

• Planilha de ambientes e objetivos do site (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73269\&clcid=0x416)