Planejar uma implantação do Modo Cache do Exchange no Outlook 2013

Aplica-se a: Exchange Server 2013, Office 2013, Office 365 ProPlus, Outlook 2013

Tópico modificado em: 2016-12-16

Resumo: Planejar uma implantação do Modo Cache do Exchange para o Outlook 2013.

Público: Profissionais de TI

O Outlook 2013 oferece dois modos de conectividade básicos quando está conectado a um computador do Exchange Server: Modo Cache do Exchange ou Modo Online. O Modo Cache do Exchange é a principal configuração no Outlook 2013. Recomendamos em todas as circunstâncias, exceto aquelas especificamente indicadas no When to use Online Mode, no artigoSelecione entre o Modo Cache do Exchange e o Modo Online do Outlook 2013.

Este artigo descreve recursos importantes do Modo Cache do Exchange e as considerações de planejamento para implantações no Outlook 2013. Você também encontrará informações sobre o controle deslizante de sincronização e o novo formato de arquivo de dados compactado do Outlook (.ost) aqui.

Neste artigo:

• Sincronização, espaço em disco e considerações de desempenho para o Modo Cache do Exchange

• Gerenciando o comportamento do Outlook para conexões perceptivelmente lentas

• Opções para preparação de uma implantação do Modo Cache do Exchange

• Atualizando usuários do Modo Cache do Exchange atual para o Outlook 2013

• Configurações do Modo Cache do Exchange para Outlook 2013

Sincronização, espaço de disco e considerações de desempenho para o Modo Cache do Exchange

Em alguns casos, você pode melhorar o desempenho do Modo Cache do Exchange para toda a organização ou para um grupo de usuários como, por exemplo, para usuários que trabalham remotamente.

Mudanças de sincronização no Outlook 2013

No Outlook 2013, há dois novos recursos disponíveis no Modo Cache do Exchange: o Acesso Rápido do Exchange e o Controle Deslizante de Sincronização.

O Aceso Rápido do Exchange combina o acesso instantâneo do Modo Online com as capacidades offline e sincronização robusta do Modo Cache do Exchange, especificamente em cenários onde a sincronização de dados localmente iria levar tempo suficiente para ser observado pelo usuário (por exemplo, sincronização inicial, retomada, retornando de férias). Ao iniciar pela primeira vez o Outlook 2013, você imediatamente verá suas mensagens de email mais recentes e um calendário totalmente atualizado. O Outlook 2013 armazena itens no plano de fundo para preparar os usuários para uso offline sem afetar sua experiência.

O Controle Deslizante de Sincronização permite que um usuário do Outlook 2013 limite as mensagens de email a serem sincronizadas localmente em um arquivo de dados (.ost) do Outlook. Por padrão, se o Modo Cache do Exchange estiver habilitado, o Outlook 2013 armazenará apenas as mensagens de email em cache dos últimos 12 meses e removerá do cache local tudo o que for anterior a 12 meses. Os usuários podem exibir as mensagens removidas do cache local rolando até o final de uma lista de emails, em uma pasta, e selecionando na mensagem Clique aqui para visualizar mais no Microsoft Exchange. Os usuários também podem alterar a quantidade de mensagens de email que são mantidas offline. Você, como Administrador de TI, pode alterar a idade padrão ou impor a idade de mensagens de email removidas do cache local usando a Política de Grupo ou a Ferramenta de Personalização do Office para definir as Configurações de Sincronização do Modo Cache do Exchange. Para saber mais, confira Configurações do Modo Cache do Exchange para Outlook 2013posteriormente neste artigo.

Recomendações do arquivo de dados do Outlook (.ost)

Se você está movendo do uso do Modo Online para o Modo Cache do Exchange como parte da implantação do Outlook 2013, certifique-se de que os arquivos .ost locais do usuário podem aumentar de 50 a 80 por cento o tamanho da caixa de correio relatada no Exchange Server. O formato que o Outlook usa para armazenar os dados localmente para o Modo Cache do Exchange é menos eficiente em espaço do que o formato de arquivos de dados do servidor. Isto significa que mais espaço em disco é usado quando caixas de correio são baixadas para oferecer uma cópia local para o Modo Cache do Exchange.

Por padrão, ao instalar o Outlook 2013 e habilitar o Modo Cache do Exchange, uma nova versão compactada do arquivo de dados (.ost) do Outlook é criado. Esta nova versão compactada do .ost é até 40% menor do que o tamanho dos arquivos .ost criados em versões anteriores do Outlook.

Evite que o Outlook 2013 crie um novo arquivo de dados (.ost) do Outlook compactado, use o modelo de Política de Grupo do Outlook (Outlk15.admx) para habilitar a política Não criar novo arquivo OST na atualização. É possível encontrar esta configuração em User Configuration\Administrative Templates\Microsoft Outlook 2013\Account Settings\Exchange.

O tamanho máximo para o novo formato compactado dos arquivos .ost é configurável. O padrão é 50 GB de armazenamento de dados, Certifique-se de que arquivos .ost dos usuários estejam localizados em uma pasta com espaço em disco suficiente para acomodar as caixas de correio dos usuários. Por exemplo, se unidades de disco rígido dos usuários estiverem particionadas para usar uma unidade menor para programas do sistema (a unidade do sistema é o local padrão para a pasta que contém o arquivo .ost), especifique outra unidade ou pasta (que não seja o local padrão) com mais espaço em disco como o local dos arquivos .ost dos usuários.

• Para saber mais informações sobre como implantar arquivos .ost em um local diferente do local padrão, consulte Para configurar um local de .ost padrão usando Política de Grupo em Configurar o Modo Cache do Exchange no Outlook 2013.

• Para saber mais sobre como configurar o tamanho do arquivo .ost Unicode, confira Como configurar o limite de tamanho para arquivos (.pst) e (.ost) no Outlook. E, caso precise reduzir o tamanho do arquivo .pst do seu Outlook 2010 ou Outlook 2013, você pode exportar dados deste arquivo .pst para outro arquivo .pst.

Gerenciando problemas de desempenho no Outlook

A maioria dos usuários acham que o Modo Cache do Exchange tem execução mais rápida do que o modo online. No entanto, muitos fatores influenciam a percepção do usuário sobre o desempenho do Modo Cache do Exchange, como o tamanho do disco rígido e sua velocidade, a velocidade da CPU, o tamanho do arquivo .ost e o nível esperado de desempenho.

Para obter dicas de solução de problemas relacionados ao diagnóstico e ao tratamento de problemas de desempenho no Outlook, confira Como solucionar problemas de desempenho no Outlook e Dicas de desempenho para a implantação do Outlook 2007.

Gerenciando o compartilhamento de pastas do Outlook

Por padrão, quando o Modo Cache do Exchange está habilitado no Outlook 2013 e no Outlook 2010, as pastas de email e não email compartilhadas que os usuários acessam em outras caixas de correio são baixadas e armazenadas em cache no arquivo .ost local do usuário. Este comportamento é diferente no Outlook 2007, onde apenas pastas de não email compartilhadas são armazenadas em cache por padrão. Por exemplo, se um colega compartilha um calendário com outro usuário e o outro usuário o abre, o Outlook 2013 começa a armazenar em cache a pasta localmente para que o colega tenha acesso offline para a pasta e fique isolado de problemas de rede. Da mesma forma, se um gerente delegar acesso à sua Caixa de entrada para um membro da equipe, quando o membro da equipe acessar a pasta, o Outlook 2013 também começa a armazenar em cache a pasta de Caixa de Entrada localmente.

Pastas armazenadas em cache permitem o acesso offline e podem fornecer uma experiência muito mais confiável em redes lentas ou não confiáveis. É importante saber que, inicialmente, elas demoram um pouco mais para ser preenchidas. Mais dados são sincronizados e, portanto, o tamanho do arquivo .ost local aumenta. Além disso, em cenários com conexões lentas ou nos quais o usuário está offline, a pasta só será a pasta atual quando as alterações mais recentes forem sincronizadas e baixadas.

É possível desabilitar o armazenamento em cache de todas as pastas compartilhadas para perfis que têm o Modo Cache do Exchange habilitado. Para fazer isso, configure a opção Baixar pastas de não email compartilhadas na Ferramenta de Personalização do Office (OCT) ao personalizar sua implantação do Modo Cache do Exchange. Observe que esta configuração se aplica à pastas de email e não email no Outlook 2013.

Se quiser desabilitar o cache de pastas de correio compartilhadas (por exemplo, uma Caixa de Entrada delegada), mas não quiser desabilitar outras pastas compartilhadas que não são pastas de correio (como o Calendário), confira Por padrão, as pastas de correio compartilhadas são baixadas no modo cache do Outlook 2010.

Para obter mais informações sobre como alterar estas configurações, consulte Configurações do Modo Cache do Exchange para Outlook 2013 posteriormente neste artigo e Configurar o Modo Cache do Exchange no Outlook 2013 para obter instruções passo a passo.

Considerações sobre a Pasta Pública Favoritos

É possível configurar o Modo Cache do Exchange para baixar e sincronizar as pastas públicas incluídas nas pastas Favoritos dos usuários para as pastas públicas do Outlook. Por padrão, as Pastas Públicas Favoritos do Outlook não são sincronizadas. No entanto, pode ser necessário habilitar essa opção se a organização usar pastas públicas amplamente. Você pode configurar uma opção para baixar a Pasta Pública Favoritos na OCT quando personalizar a implantação do Modo Cache do Exchange.

Se as Pastas Públicas Favoritos dos usuários incluírem pastas públicas grandes, seus arquivos .ost poderão também se tornar grandes. Isso pode afetar de maneira adversa o desempenho do Outlook no Modo Cache do Exchange. Antes de configurar o Modo Cache do Exchange para habilitar essa opção, verifique se os usuários são criteriosos quanto às pastas públicas que são incluídas na Pasta Pública Favoritos que lhes pertence. Verifique também se os arquivos .ost dos usuários são grandes o suficiente e se estão em pastas com espaço suficiente em disco para acomodar requisitos adicionais de armazenamento para os downloads de pastas públicas

Como uma alternativa para as Pastas Publicas, considere Caixas de Correio Locais. As caixas de correio locais melhoram a produtividade do usuário e colaboração permitindo acesso aos documentos do SharePoint 2013 e email do Exchange na mesma interface do cliente. Um caixa de correio local consiste de associação local do SharePoint 2013 (proprietários e membros), armazenamento compartilhado através da caixa de correio do Exchange Server 2013 para mensagens de email e um local do SharePoint 2013 para documentos e uma interface de gerenciamento que aborda o provisionamento e as necessidades do ciclo de vida. Os documentos do SharePoint 2013 exibidos no caixa de correio local são armazenados apenas no SharePoint 2013.

Caixas de correio de sites exigem a integração e a configuração do Exchange Server 2013 e do SharePoint Server 2013. Para saber mais, confira Caixas de correio de sites da equipe no novo Office e Configurar caixas de correio de site no SharePoint Server 2013.

Gerenciando o comportamento do Outlook para conexões perceptivelmente lentas

O Outlook é configurado para determinar a velocidade de conexão do usuário verificando a velocidade do adaptador de rede no computador do usuário, conforme fornecido pelo sistema operacional. Se a velocidade do adaptador de rede relatada for de 128 KB ou inferior, a conexão é definida como uma conexão lenta.

Quando uma conexão lenta para um computador do Exchange Server é detectada, o Outlook ajuda os usuários a ter uma melhor experiência se reduzirem informações menos importantes sincronizadas com o computador do Exchange Server. O Outlook faz as seguintes mudanças no comportamento de sincronização para conexões lentas:

• Alterna para o download de cabeçalhos apenas.

• Não baixa atualizações do Catálogo de Endereços Offline ou do OAB.

• Baixa o corpo de um item e anexos associados somente quando solicitado pelo usuário.

O Outlook continua a sincronizar os dados do Outlook com dispositivos móveis e algumas regras do lado do cliente podem ser executadas.

Observação
Recomendamos que você não sincronize dispositivos móveis quando a configuração Baixar apenas cabeçalhos em cache do Exchange está habilitada. Ao sincronizar um dispositivo móvel usando o ActiveSync, por exemplo, itens completos são baixados no Outlook e o processo de sincronização é menos eficaz do que durante a sincronização regular do Outlook para computadores do usuário.

A configuração Baixar apenas cabeçalhos para sincronização é projetada para usuários do Outlook com conexões discadas ou conexões sem fio de celular, para minimizar o tráfego de rede onde há uma conexão lenta ou cara.

Em algumas circunstâncias, a velocidade do adaptador de rede talvez não reflita precisamente a taxa de transferência de dados para os usuários. Por exemplo, se o computador de um usuário estiver em uma rede local (LAN) para acesso rápido aos servidores de arquivos locais, a velocidade do adaptador da rede será informada como rápida, pois o usuário está conectado a uma LAN. No entanto, o acesso do usuário a outros locais na rede de uma organização, incluindo o computador do Exchange Server que pode usar um link lento, como uma conexão ISDN. Para tal cenário, onde o resultado dos dados reais do usuário é lento, mesmo se seus adaptadores de rede relatam uma conexão rápida, é possível configurar uma opção para alterar ou bloquear o comportamento do Outlook. É possível fazer isso, por exemplo, desabilitando a troca automática para baixar apenas cabeçalhos usando a opção de Política de Grupo, Desativar em conexões lentas somente o download de cabeçalhos. Da mesma forma, pode haver conexões que o Outlook determinou como lenta, mas que oferecem altos resultados de dados para os usuários. Neste caso, é possível também desabilitar a troca automática para baixar apenas cabeçalhos.

É possível configurar a opção Em conexões lentas, baixar apenas cabeçalhos no OCT ou bloquear a opção usando a Política de Grupo para definir Desativar em conexões lentas apenas download de cabeçalhos. Para obter mais informações sobre como personalizar esta configuração, consulte Configurações do Modo Cache do Exchange para Outlook 2013 posteriormente neste artigo ou Configurar o Modo Cache do Exchange no Outlook 2013 para obter instruções passo a passo.

Opções para preparação de uma implantação do Modo Cache do Exchange

Se você planeja atualizar um grande grupo de usuários de uma implantação do Modo Online do Outlook para o Outlook 2013 com o Modo Cache do Exchange habilitado, demore algum tempo para planejar a mudança. Uma distribuição em estágios preparada com tempo ajuda os computadores do Exchange Server da sua organização a gerenciar os requisitos de criação ou de atualização de arquivos .ost dos usuários.

Os cenários a seguir incluem exemplos de como você pode implantar o Modo Cache do Exchange para evitar um grande efeito inicial no desempenho em computadores do Exchange Server e, em alguns casos, minimizar o tempo que os usuários gastam aguardando a sincronização inicial:

• Forneça os arquivos .ost de base para os usuários remotos e, em seguida, implante o Modo Cache do Exchange depois que os usuários tiverem instalado os arquivos .ost fornecidos. Se a maioria dos usuários da organização não tiver, atualmente, arquivos .ost ou não estiver usando o Modo Cache do Exchange, você poderá implantar o Outlook 2013 com o Modo do Exchange em Cache desabilitado. Em seguida, antes da data em que você planeja implantar o Modo Cache do Exchange, forneça a cada usuário um arquivo .ost inicial ou de "base" para cada usuário com um instantâneo da caixa de correio do usuário. Por exemplo, é possível fornecer ou enviar por correio, para o usuário, um CD que contenha o arquivo com instruções de instalação. Também pode ser necessário fornecer uma versão recente do OAB com detalhes completos. Você configura e implanta o Modo Cache do Exchange quando os usuários confirmarem a instalação dos arquivos. .

  Após confirmar a instalação do arquivo .ost inicial pelos usuários, atualize sua implantação do Outlook para usar o Modo Cache do Exchange. O Exchange Server atualiza os arquivos .ost (de base) existentes dos usuários. Há muito menos dados a serem sincronizados do que haveria se novos .osts e OABs fossem criados para cada usuário. A criação de CDs individuais para o arquivo .ost de cada usuário pode demorar. Portanto, esse procedimento pode ser mais útil para grupos selecionados de usuários remotos que passariam, caso contrário, muito tempo esperando pela sincronização inicial da caixa de correio e do OAB, talvez com alto custo, dependendo do seu cenário de conexão remota

  Para saber mais sobre como criar arquivos iniciais .ost, confira Fornecendo um arquivo inicial OST para uma implantação de Modo de Cache do Exchange Outlook.

• Implantar o Outlook com o Modo Cache do Exchange em grupos de usuários com o tempo.   É possível balancear a carga de trabalho em computadores do Exchange Server e a rede de área local atualizando grupos de usuários para o Modo Cache do Exchange com o tempo. Ao implantar novos recursos em etapas, é possível reduzir o tráfego de rede e o trabalho intensivo do servidor de preencher arquivos .ost com itens de caixa de correio do usuário e baixar o OAB.

  A forma que você cria e implanta o Modo Cache do Exchange aos grupos de usuários dependem dos métodos de implantação comuns da sua organização. Por exemplo, é possível criar grupos de usuários no Microsoft System Center do Configuration Manager nos quais você implanta um pacote do System Center do Configuration Manager que atualiza o Outlook para usar o Modo Cache do Exchange. Você implanta este pacote para cada grupo com o tempo. Para balancear a carga o máximo possível, escolha os grupos de usuários cujas contas são disseminadas entre grupos de computadores do Exchange Server.

Atualizando usuários do Modo Cache do Exchange para o Outlook 2013

O processo de atualização de usuários para o Outlook 2013 quando o Modo Cache do Exchange já está habilitado no Office Outlook 2003, Outlook 2007 ou Outlook 2010 é simples. Se você não alterar as configurações do Modo Cache do Exchange, as mesmas configurações são mantidas para o Outlook 2013.

No entanto, por padrão, quando o Outlook 2013 é instalado e o Modo Cache do Exchange é habilitado, uma nova versão compactada do arquivo de dados (.ost) do Outlook é criado.. Esta nova versão compactada do .ost é até 40% menor do que o tamanho dos arquivos .ost que foram criados em versões anteriores do Outlook. Se você estiver atualizando de uma versão anterior do Outlook que tem o Modo Cache do Exchange habilitado, a versão anterior do arquivo .ost é mantida e, se necessário, pode ser aberta pelo Outlook 2013. Se você deve evitar que o Outlook 2013 crie um novo arquivo de dados (.ost) do Outlook compactado, use o modelo de Política de Grupo do Outlook (Outlk15.admx) para habilitar a política Não criar novo arquivo OST na atualização.. Para obter mais informações, consulte Configurações do Modo Cache do Exchange para Outlook 2013 posteriormente neste artigo.

Lembre-se também de que, no Outlook 2013, por padrão, as pastas compartilhadas de correio e que não são de correio, as quais são acessadas pelos usuários em outras caixas de correio, são baixadas e armazenadas no cache do arquivo .ost local do usuário quando o Modo Cache do Exchange está habilitado. Esse comportamento é diferente no Outlook 2007, no qual, por padrão, são armazenadas somente as pastas compartilhadas que não são de correio. Portanto, quando um perfil de usuário existente no Office Outlook 2003 ou no Outlook 2007 tem o Modo Cache do Exchange habilitado, e esse perfil não é atualizado para o Outlook 2013, as pastas compartilhadas (de correio ou não) são baixadas quando o usuário as acessa. Isso poderá ser um problema se a organização fizer uso intenso de pastas compartilhadas e se você tiver arquivos .ost próximos ao limite de tamanho (2 GB para arquivos .ost ANSI e 20 GB, por padrão, para arquivos .ost Unicode ou compactados). Quando esses dois fatores estão presentes, você pode encontrar problemas de desempenho e outros, ao baixar pastas compartilhadas. Para saber mais sobre os limites de tamanho de arquivo, confira Os limites de tamanho de arquivos .pst e .ost são maiores no Outlook 2010.

Para novos perfis do Outlook 2013 ou para atualizar perfis existentes do Office Outlook 2003, Outlook 2007 ou Outlook 2010 você pode usar a OCT ou a Política de Grupo para desativar a opção de download da pasta compartilhada e, assim, ajudando a evitar problemas com o download de pastas compartilhadas. Lembre que a definição >Baixar pastas compartilhadas sem conteúdo de email se aplica a pastas com e sem conteúdo de email no Outlook 2013.

Se quiser desabilitar o cache de pastas de correio compartilhadas (como, por exemplo, uma Caixa de Entrada delegada), mas não quiser desabilitar as pastas compartilhadas que não são de correio (por exemplo, Calendário), confira Por padrão, as pastas de correio compartilhadas são baixadas no modo cache do Outlook 2010.

Além disso, o armazenamento em cache para pastas compartilhadas que não sejam de email funciona diferentemente do armazenamento em cache para o Modo Cache do Exchange. Para pastas compartilhadas, a replicação ao arquivo .ost local começa somente quando o usuário clica na pasta de compartilhamento. Depois que um usuário inicia o cache para a pasta clicando nele, o Outlook atualiza a pasta exatamente da mesma forma que faz com outras pastas do Outlook que estão sincronizadas no Modo Cache do Exchange. Porém, se o usuário não acessa a pasta ao menos uma vez a cada 45 dias (o valor padrão), os dados locais de cache para a pasta são removidos do arquivo .ost e não serão baixáveis até que o usuário clique na pasta novamente.

Para configurar o número de dias quando os dados compartilhados em cache são removidos do arquivo .ost, é possível configurar a opção Sincronizando dados em pastas compartilhadas na OCT ou Política de Grupo. Para obter mais informações, consulte Configurações do Modo Cache do Exchange para Outlook 2013 posteriormente neste artigo ou consulte Configurar o Modo Cache do Exchange no Outlook 2013 para obter instruções passo a passo.

Configurações do Modo Cache do Exchange para Outlook 2013

Você pode bloquear as configurações para personalizar o Modo Cache do Exchange usando o modelo administrativo para Política de Grupo do Outlook (Outlk15.admx). Em alternativa, pode definir as configurações padrão usando a OCT (Ferramenta de Personalização do Office), quando os usuários poderão alterar as configurações.

Usando a Política de Grupo, você pode ajudar a evitar que os usuários habilitem o Modo Cache do Exchange no Outlook 2013 e pode impor opções de download para o Modo Cache do Exchange ou configurar outras opções do Modo Cache do Exchange. Por exemplo, você pode especificar os tempos padrão entre sincronizações do Exchange Server quando os dados são alterados em um computador do Exchange Server ou no computador cliente.

Para conhecer as etapas de bloqueio de configurações usando a Diretiva de Grupo, consulte Configurar o Modo Cache do Exchange no Outlook 2013.

A tabela a seguir mostra algumas configurações que podem ser definidas para o Modo Cache do Exchange. Na Política de Grupo, as configurações são encontradas em Configuração do Usuário\Modelos Administrativos\Microsoft Outlook 2013\Configurações da Conta\Exchange\Modo Cache do Exchange. As configurações da OCT encontram-se em locais correspondentes na página Modificar configurações do usuário da OCT.

Configurações do Modo Cache do Exchange

A tabela a seguir mostra algumas configurações adicionais que podem ser feitas para a conectividade do Exchange. Na Política de Grupo, as configurações são encontradas em Configuração do Usuário\Modelos Administrativos\Microsoft Outlook 2013\Configurações da Conta\Exchange. As configurações da OCT estão em locais correspondentes na página Modificar configurações do usuário da OCT.

Configurações de conectividade do Exchange

Consulte também

Selecione entre o Modo Cache do Exchange e o Modo Online do Outlook 2013
Configurar o Modo Cache do Exchange no Outlook 2013

Planejar a configuração automática de contas de usuário no Outlook 2010