Criar um plano de comunicação (SharePoint Server 2010)
Aplica-se a: SharePoint Server 2010
Tópico modificado em: 2016-11-30
É importante comunicar-se com os usuários durante o processo de atualização do Microsoft Office SharePoint Server 2007 para o Microsoft SharePoint Server 2010. Os usuários de sites precisam saber o que esperar quando visitarem seus sites novamente após a atualização, e os proprietários de sites precisam saber como podem ajudar a preparar a atualização e o que deverão fazer depois dela. Os proprietários e usuários de sites precisam saber quando a atualização ocorrerá. Como parte do processo de planejamento, determine o seguinte:
Quem são os membros da equipe de atualização, quais são os outros participantes envolvidos e quem será afetado pela atualização.
Que informações a equipe de atualização deve ter e quando.
Que informações os usuários de sites e outros participantes devem ter e quando.
Este artigo descreve como criar seu plano de comunicação, para que a equipe de atualização, os participantes e os usuários saibam o que esperar antes, durante e depois da atualização.
Neste artigo:
Quem faz parte da equipe de atualização?
Quando e o que deve ser comunicado à equipe de atualização
Quando e o que deve ser comunicado aos usuários do site
Quem faz parte da equipe de atualização?
Para pequenas implantações em que os sites não foram altamente personalizados, a equipe de atualização pode ser formada por apenas uma pessoa. No entanto, para maiores implantações, várias pessoas com diferentes funções podem ser necessárias, conforme descrito na lista a seguir:
Administradores de servidor O administrador de servidor executa a maioria das tarefas de atualização. Deve haver ao menos um administrador de servidor na equipe de atualização, já que a execução do Assistente de instalação precisa de alguém que seja membro do grupo Administradores local em cada servidor Web front-end.
Observação
Os administradores de farm podem não ser os administradores locais do servidor.
Administradores de bancos de dados Se houver uma equipe de administração de banco de dados separada, em coordenação com ela, você deverá agendar e executar a atualização, principalmente se planejar usar o método de atualização com anexação de banco de dados.
Equipes de segurança de servidor Em coordenação com as equipes de segurança, como a equipe de serviços de diretório Active Directory, você deve verificar contas e permissões ou tirar proveito das novas configurações de diretiva que pode aplicar ao SharePoint Server 2010.
Equipe de implantação de cliente Comunique-se com as equipes de implantação de cliente para coordenar as implantações de novos aplicativos de cliente e servidor. A implantação de cliente talvez precise ocorrer antes da atualização, podendo também ser uma opção disponível para os usuários depois que seus sites forem atualizados.
Administradores de serviços Para o Office SharePoint Server 2007, você precisa se comunicar com os administradores de serviços compartilhados, como pesquisa, para garantir que eles estejam prontos para a atualização e possam configurar as definições apropriadas na nova versão.
Proprietários do conjunto de sites Você deve notificar aos proprietários dos conjuntos de sites de que o processo de atualização está prestes a ocorrer e alertá-los sobre qualquer problema encontrado durante a execução do verificador de pré-atualização ou durante a atualização dos sites. Se estiver usando a Atualização Visual, deverá se comunicar também com proprietários de conjuntos de sites sobre a alteração da nova interface do usuário e se os administradores de farm ou os administradores de conjunto de sites concluirão essa alteração.
Desenvolvedores e designers de site Se você tiver modelos, Web Parts, serviços Web ou outros elementos personalizados associados aos seus sites, deverá trabalhar com pessoas responsáveis pelo desenvolvimento ou personalização desses elementos para garantir que seja possível criar novas versões desses elementos personalizados ou verificar se esses elementos foram atualizados corretamente. Para obter mais informações sobre possíveis problemas com elementos personalizados, consulte Usar uma atualização de avaliação para encontrar possíveis problemas (SharePoint Server 2010).
Usuários do site Embora você não tenha de incluir usuários do site nas decisões do processo de atualização, é preciso avisá-los sobre quando a atualização acontecerá e o que eles devem esperar.
Patrocinadores e outros participantes Você pode ter outras pessoas da sua organização envolvidas no processo de planejamento da atualização. Certifique-se de que elas estejam apropriadamente incluídas no seu plano de comunicação.
Observação
Uma equipe de atualização pode incluir um ou mais membros em cada função, dependendo da organização.
Quando e o que deve ser comunicado à equipe de atualização
No geral, os administradores de servidores e de serviços compartilhados definem o cronograma da atualização, enquanto os proprietários de sites são notificados somente quando o processo está prestes a começar. Entretanto, como os membros da equipe têm suas próprias tarefas para executar em determinados pontos do processo de atualização geral, é crucial que você tenha um plano concreto para comunicar o andamento da atualização a todos os membros da equipe para que eles saibam quando é hora de executar suas tarefas específicas.
Toda a equipe de atualização precisa trabalhar em conjunto para determinar o seguinte:
A abordagem de atualização a ser usada O artigo Determinar abordagem de atualização (SharePoint Server 2010) contém informações que o ajudarão a decidir que tipo de atualização deve ser executada. Também é importante considerar o relatório gerado pelo verificador de pré-atualização quando você tomar essa decisão.
Datas e horários para executar a atualização Recomendamos (especialmente para uma atualização in-loco) que você faça a atualização quando o site for pouco usado. Para implantações pequenas de servidor único, a atualização pode ser concluída em menos de um dia. Para implantações maiores, como, por exemplo, farms de servidores com grandes quantidades de dados, o método de atualização com anexação de bancos de dados ou a atualização in-loco com o método com anexação de bancos de dados pode ser usado para distribuir o processo de atualização em vários períodos de inatividade. Não há como determinar a quantidade exata de tempo necessária para atualizar qualquer conjunto de sites em especial. Por isso, é muito importante a comunicação com outros membros da equipe envolvidos no processo, assim como com os usuários finais. O(s) dia(s) que você escolher para a atualização deve(m) ser distante(s) o suficiente para que a equipe de atualização possa concluir todas as etapas preliminares. Ao planejar a linha do tempo, não deixe de agendar um horário para a validação dos sites atualizados e um horário para a implementação de possíveis alterações ou trabalhos de renovação da marca.
É importante se comunicar com os proprietários, designers e desenvolvedores do site nos seguintes pontos do processo de atualização:
Antes de o processo começar, para que eles saibam o cronograma geral e quais serão suas funções no processo.
Depois que o verificador de pré-atualização tiver sido executado, para que eles possam solucionar qualquer problema identificado pelo verificador. Para obter mais informações sobre o verificador de pré-atualização, consulte Executar o verificador de pré-atualização (SharePoint Server 2010). Por exemplo, problemas como modelos de site personalizados ou Web Parts personalizadas devem ser relatados ao proprietário, designer ou ao desenvolvedor do site apropriado antes do agendamento da atualização, para que eles possam ter tempo de investigar os problemas e executar as etapas preliminares. Ou um desenvolvedor pode decidir que é prudente reconstruir uma Web Part antes da atualização, e os proprietários do site podem desejar registrar todas as personalizações que foram feitas no site, incluindo modelos de sites e alterações nos principais arquivos ASPX (Extensão Active Server Page).
Depois que os sites tiverem sido atualizados, para que eles possam examiná-los e fazer alterações, conforme necessário.
Quando e o que deve ser comunicado aos usuários do site
A comunicação com os usuários dos sites é igualmente importante para informá-los sobre os seguintes problemas:
Quando os sites serão atualizados No caso de uma atualização in-loco, eles também devem ser informados que os sites ficarão indisponíveis durante a atualização.
Quando esperar que os sites atualizados estejam prontos Isso significa que a equipe de atualização não apenas atualizou, como também verificou a funcionalidade dos sites atualizados.
Como a atualização pode afetá-los e o que eles devem saber sobre o novo ambiente Por exemplo, o site terá uma aparência diferente ou uma função um pouco diferente na nova interface do usuário. Se você estiver usando a Atualização Visual, informe aos seus usuários se eles verão a nova ou a antiga experiência do usuário e o que eles devem esperar. Você também pode direcioná-los para o conteúdo disponível; por exemplo, artigos Novidades ou materiais de treinamento para que eles saibam mais sobre a nova versão. Para obter mais informações sobre alterações de recursos e atualização visual, consulte Planejar a atualização visual (SharePoint Server 2010) e o documento sobre alterações dos principais recursos entre versões, no artigo referente às novidades em atualização. .
Como obter ajuda Se houver um problema com o site após a atualização, onde deve-se buscar ajuda para resolvê-lo?