Notificações de utilizador na gestão de riscos de privacidade
Quando configura uma política no Gerenciamento de risco de privacidade Microsoft Priva, pode optar por notificar os utilizadores quando as ações cumprirem as condições que definiu na política. Enviar avisos aos utilizadores sobre potenciais problemas no momento com as opções de remediação pode ser ferramentas avançadas para criar práticas de processamento de dados sólidas em toda a sua organização.
Existem dois tipos de notificações:
E-mails, que estão disponíveis para os três tipos de política, e
Sugestões que aparecem no Teams, que estão disponíveis apenas para o tipo de política de transferência de dados.
Quando cria ou edita uma política, pode decidir se pretende ativar estas notificações, com que frequência as envia e pode personalizar os respetivos conteúdos.
O envio de notificações aos utilizadores pode ser um componente importante para ajudar a sua organização a cumprir os seus objetivos de privacidade. As notificações foram concebidas para:
- Consciencialize imediatamente os utilizadores quando as suas ações podem expor dados pessoais a riscos de privacidade.
- Forneça métodos de remediação diretamente nos e-mails, para que os utilizadores possam tomar medidas rápidas para proteger os dados em risco.
- Direcione os utilizadores para as diretrizes e melhores práticas de privacidade da sua organização.
Nota
As notificações de utilizador não estão disponíveis para clientes do Departamento de Defesa (DoD) Moderado, GCC High ou DaD (Us Government Community).
O que está nos e-mails
Quando os utilizadores recebem notificações por email sobre correspondências de políticas, podem seguir pedidos nos e-mails para tomar imediatamente medidas corretivas. Por exemplo, se uma política de sobreexposição de dados encontrar uma correspondência para dados pessoais que possam estar demasiado acessíveis, o e-mail de notificação inclui uma ligação para o item de conteúdo para que o utilizador possa revê-lo e botões para o utilizador marcar o item como privado ou manter o seu nível de acesso atual. As ações sugeridas serão relevantes para cada tipo de política diferente.
Os e-mails também têm uma ligação que leva o utilizador à formação de privacidade preferida da sua organização. É necessária uma ligação de preparação para notificações por email. Fornecer acesso às diretrizes de privacidade da sua organização permite-lhe manter os seus utilizadores informados sobre as suas próprias melhores práticas e políticas. Também pode dar contexto às ações de remediação sugeridas no e-mail e ajudar os seus utilizadores a prepararem-se para boas decisões de gestão de dados no futuro.
Sugestão
Antes de configurar a política, decida o URL de preparação que pretende incluir. Pode ser fornecida uma ligação por política, pelo que recomendamos que escolha uma preparação que referencie cenários pertinentes para o tipo de política.
Ativar ou desativar e-mails
As notificações do utilizador estão ativadas por predefinição e são geridas nas Definições de Privação. Quando os e-mails estão ativados, pode optar por enviar ou não enviar e-mails de notificação durante o processo de criação ou edição de uma política. Desativar os e-mails de notificação do utilizador nas Definições irá parar todos os e-mails mesmo que já tenham sido configuradas notificações para uma política.
Durante o processo de criação da política, a página Resultados é onde opta por enviar e-mails de notificação quando são detetadas correspondências. Pode determinar a frequência de envio de e-mails: diariamente, semanalmente ou mensalmente. Visite Definir resultados: notificações e sugestões do utilizador para obter as instruções completas.
Pré-visualizar e personalizar o e-mail
Pode pré-visualizar o conteúdo do e-mail de notificação antes de o enviar aos utilizadores. Também pode personalizar vários aspetos dos e-mails, como a linha do assunto, o conteúdo do corpo e o nome a apresentar da formação.
Por predefinição, o e-mail é enviado a partir de um endereço Microsoft para o utilizador em nome da organização e inclui o logótipo da Microsoft. Pode alterar estas predefinições para remover o logótipo da Microsoft e utilizar um dos endereços de e-mail da sua organização como remetente. Personalizar o e-mail desta forma pode ajudar a garantir aos utilizadores que os e-mails não são tentativas de spam ou phishing e pode aumentar as hipóteses de os e-mails serem tratados.
Alterar o remetente do e-mail
Quando personalizar o endereço de e-mail do remetente para que os e-mails pareçam ser provenientes da sua organização, todos os e-mails de notificação de todas as políticas serão enviados a partir do endereço de e-mail que designar. O logótipo da Microsoft também é removido dos e-mails quando personaliza o endereço do remetente.
Altere o endereço do remetente para e-mails de notificação ao aceder a Definições de Privação e ao seguir estes passos:
Na página Definições , selecione E-mails de notificação do utilizador no painel de navegação esquerdo.
Selecione a caixa de verificação junto a Personalizar alias do remetente.
Selecione Selecionar grupo de remetentes.
No painel selecionar lista de opções do grupo de remetentes , procure ou selecione na lista o endereço de e-mail que pretende que seja apresentado como o remetente do e-mail. Quando terminar, selecione Adicionar.
O nome e o endereço do remetente de e-mail estão listados na página E-mails de notificação do utilizador . Selecione Guardar para guardar as alterações.
Pré-visualizar e-mail e personalizar conteúdo
Pode pré-visualizar o conteúdo do e-mail e fazer alterações durante o processo de criação ou edição da política. Para pré-visualizar e editar o conteúdo do seu e-mail de notificação, siga os passos abaixo:
Crie ou edite a sua política ao iniciar os passos descritos no processo de criação de políticas orientadas.
Na página Resultados , selecione a caixa junto a Enviar um e-mail de notificação aos utilizadores quando ocorrer uma correspondência de política.
Selecione Pré-visualizar e editar e-mail de notificação.
No painel Personalizar a lista de opções de e-mail de notificação , reveja e edite os campos de texto da linha do assunto do e-mail, cabeçalho do corpo, conteúdo do corpo, nome a apresentar da formação de privacidade e URL de preparação.
Pré-visualize o e-mail na metade inferior do painel de lista de opções. A pré-visualização reflete as edições efetuadas nos campos de texto.
Quando estiver satisfeito com o conteúdo do e-mail, selecione Guardar. Para eliminar quaisquer alterações ao e-mail predefinido, selecione o X no canto superior direito do painel de lista de opções para fechá-lo e reverter novamente para o conteúdo predefinido.
Novamente na página Resultados , selecione Seguinte. Continue através do assistente e, quando chegar à página De conclusão final, reveja as suas definições e selecione Submeter.
As suas definições de notificação estarão agora em vigor para esta política. Se a política estiver a ser testada, as notificações não serão enviadas. Se a política estiver ativada, serão enviadas notificações. Veja mais detalhes sobre como criar e gerir políticas.
Enviar notificações no Teams
Para políticas de transferência de dados, pode optar por que os utilizadores recebam sugestões de políticas e recomendações em canais seguros do Teams quando é detetada uma correspondência de política. As sugestões também incluem ligações para a sua formação de privacidade preferida. Obtenha detalhes sobre o comportamento e os alertas das sugestões do Teams.