Fluxo de trabalho de pedidos de direitos do requerente para dados no Microsoft 365

Os Pedidos de Direitos do Requerente para dados no Microsoft 365 incorporam ferramentas de automatização e fluxo de trabalho robustas para o ajudar em cada fase do cumprimento do pedido. Depois de criar um pedido no sistema, aceitamos o trabalho de identificação e recolha de dados e fornecemos ferramentas para facilitar a análise colaborativa.

Quando cria um pedido, as informações que fornecer são utilizadas para procurar correspondências sobre o titular dos dados no ambiente do Microsoft 365 da sua organização. Os itens correspondentes são cumpridos para rever, fazer escolhas sobre o que incluir e redigir informações conforme necessário. Vários utilizadores podem colaborar nestes passos na interface Pedidos de Direitos do Requerente. A página de detalhes de cada pedido fornece o estado nas fases de progresso e orientações sobre os próximos passos a seguir.

Principais capacidades

Início imediato da avaliação de dados

Priva utiliza as capacidades fundamentais do Microsoft 365 para identificar tipos de dados pessoais nos dados da sua organização. Assim que criar um pedido, a solução começa imediatamente a trabalhar na identificação dos ficheiros, e-mails, sites e conversas que contêm os dados pessoais do titular dos dados. Os itens de conteúdo são obtidos dentro de algumas horas, consoante a quantidade de dados. Se esperarmos encontrar um volume elevado, fornecemos-lhe a oportunidade de refinar os parâmetros de pesquisa antes de recolhermos os dados.

Ajuda na atribuição de prioridades aos conteúdos a rever

Poderá ter de rever uma grande quantidade de dados recolhidos para o pedido do titular dos dados. Fornecemos informações sobre o ecrã de detalhes de cada pedido e sugerimos que itens priorizar para revisão. Os itens de prioridade incluem ficheiros que podem ser confidenciais ou itens que contêm mais do que os dados pessoais de uma pessoa. Estes itens realçam conteúdo que pode precisar de redação ou outras considerações de processamento especiais.

Ferramentas de colaboração e edição incorporadas do Teams para facilitar a revisão de dados

Assim que criar o pedido, é automaticamente configurado um canal dedicado do Teams para esse pedido. Adicionar intervenientes relevantes como colaboradores do pedido convida-os para o chat para ajudar a analisar e tomar decisões sobre os itens obtidos. Com as ferramentas de redação incorporadas no pedido, os colaboradores podem marcar ficheiros num ecrã de revisão junto à lista de itens. Se determinados conteúdos exigirem uma ação de seguimento adicional, pode aplicar etiquetas definidas pela sua organização para ajudar a identificar os itens e a tomar a ação mais tarde.

Relatórios gerados automaticamente

Depois de terminar de rever os dados e decidir o que deve incluir para o pedido, geramos relatórios automaticamente. Os relatórios incluem qualquer pacote de dados relevante que irá enviar ao titular dos dados, registos de auditoria e um resumo dos ficheiros etiquetados para que possa concluir todas as ações de seguimento necessárias.

Expandir e integrar com a sua estratégia de pedido de assunto

Expanda as capacidades de automatização ao utilizar um dos modelos incorporados do Power Automate para configurar fluxos para tarefas comuns, como definir lembretes de calendário ou criar registos dos seus pedidos no ServiceNow. Também pode utilizar a API de Pedido de Direitos do Requerente do Microsoft 365 para introduzir a automatização na sua estratégia de direitos de assunto existente.

Fases de progresso dos pedidos

Cada pedido passa por várias fases. Algumas fases progridem automaticamente e outras são avançadas manualmente após a conclusão de determinados passos, como rever ficheiros.

• Estimativa de dados: antes de obter os dados, Priva estima a quantidade de dados que espera encontrar. Consoante a quantidade de dados, o pedido pode ou não mover-se automaticamente para a fase seguinte de obtenção de dados. Pode definir um pedido para colocar em pausa na fase de estimativa antes de recolher dados; saiba mais na estimativa e obtenção de dados.

• Obter dados: todos os ficheiros, e-mails, conversas, imagens e outros itens de conteúdo são reunidos. Quando esta fase estiver concluída, o pedido move-se automaticamente para a fase seguinte da revisão dos dados. Saiba mais na estimativa e obtenção de dados.

• Rever dados: os colaboradores analisam todos os dados recolhidos, decidem quais dizem respeito ao pedido e executam tarefas como redigir conteúdo e adicionar notas de caso. Saiba mais sobre a revisão de dados de um pedido de direitos do requerente. Depois de concluir a revisão de dados, avance manualmente para a fase seguinte para gerar relatórios.

  Nota

  Os pedidos de eliminação envolvem uma subestalho de aprovação adicional no passo rever dados. Veja os detalhes em Criar e gerir um pedido de eliminação.

• Gerar relatórios: quando a revisão de dados é feita, um utilizador avança manualmente para este passo. Priva gera os relatórios finais, que incluem o pacote de dados a partilhar com o titular dos dados e relatórios internos dos registos da sua organização. Saiba mais sobre como gerar relatórios.

• Fechar o pedido: quando todo o trabalho estiver concluído, feche o pedido para indicar que foi considerado concluído. Saiba mais sobre como gerar relatórios para que possa satisfazer e fechar o pedido.

Compreender a página de detalhes do pedido

Consoante o portal que estiver a utilizar, abra a página de detalhes de um pedido ao navegar para uma das seguintes localizações:

• Inicie sessão no portal Microsoft Priva (pré-visualização) e selecione Pedidos de Direitos do Requerente. Em Dados no Microsoft 365 no painel de navegação esquerdo, selecione Pedidos do Microsoft 365 e, em seguida, selecione um pedido da lista para abrir a respetiva página de detalhes.

• Inicie sessão no portal de conformidade do Microsoft Purview e selecione Pedidos de direitos do requerente no painel de navegação esquerdo. Selecione um nome de pedido na lista para abrir a respetiva página de detalhes.

A página de detalhes do pedido fornece detalhes sobre as propriedades do pedido, os resultados da pesquisa e o estado do pedido. A página de detalhes é o seu hub para trabalhar e colaborar na gestão dos ficheiros encontrados, na criação de relatórios e exportações e na conclusão do pedido. Encontre detalhes sobre o que está em cada separador da página:

• Separador Descrição geral
• Separador Dados recolhidos
• Separador Notas
• Separador Colaboradores
• Separador Relatórios
• Separador Histórico

Separador Descrição geral

O separador Descrição geral da página de detalhes do pedido fornece detalhes sobre o pedido, um indicador de progresso que mostra o passo atual e informações importantes sobre os dados encontrados. Esta página tem cartões de estado individuais explicados abaixo.

Detalhes

O cartão Detalhes apresenta informações básicas para orientá-lo para o pedido, como o prazo, a data de criação, a descrição e o regulamento de privacidade relacionado.

Progresso

O cartão Progresso lista cada passo no processo: Estimativa de dados, Obter dados, Rever dados, Gerar relatórios e Fechar o pedido. Um círculo azul preenchido junto ao passo indica o passo em que está atualmente. Uma marca de verificação dentro do círculo azul significa que o passo está concluído. Um círculo vazio em branco significa que o passo ainda não começou.

Resumo da estimativa de dados

O cartão Resumo da estimativa de dados é apresentado quando o pedido é colocado em pausa na fase de estimativa de dados. Mostra a localização e o número de itens que a sua pesquisa deverá obter.

Número total de itens encontrados

O cartão Número total de itens encontrados apresenta o número de itens de conteúdo encontrados e as respetivas localizações no Microsoft 365.

Itens de prioridade a rever

O mosaico Itens de prioridade a rever mostra os itens que poderá querer priorizar à medida que inicia a revisão de dados. O mosaico apresenta uma contagem de itens que pertencem às seguintes categorias:

• Confidencial: estes itens têm uma etiqueta de confidencialidade aplicada aos mesmos. Por exemplo, um documento do Word com uma etiqueta "Altamente Confidencial".
• Dados multipessoais: estes itens contêm os dados pessoais de mais do que uma pessoa. Se quiser incluir estes itens como parte do pacote de dados final, terá de redigir os dados irrelevantes nos ficheiros. Para que a Priva identifique itens com dados multipessoais, a sua organização tem de configurar a correspondência de dados para pedidos de direitos do requerente.
• Registo: estes itens têm uma etiqueta de retenção aplicada. Se incluir qualquer um destes itens como parte de um pedido de eliminação, estes não serão eliminados como parte do fluxo de trabalho de eliminação.

Como localizar os itens prioritários:

Primeiro, certifique-se de que ativou a vista dos mesmos na tabela Dados recolhidos dos itens ao seguir os passos abaixo:

• No separador Dados recolhidos , selecione Personalizar colunas na parte superior da lista de itens.
• No painel de lista de opções Editar colunas , coloque uma verificação junto a Tipos de prioridade.
• Selecione Aplicar. A sua lista de itens terá agora uma coluna Tipos de prioridade .

Agora, pode identificar os itens de prioridade e encontrá-los ao ordenar a coluna Tipo de prioridade para agrupar tipos semelhantes.

Separador Dados recolhidos

Quando todos os itens que correspondem às suas definições de pesquisa tiverem sido identificados, estes são recolhidos e apresentados no separador Dados recolhidos . Junto à lista de itens encontra-se um ecrã de pré-visualização para rever cada item, fazer redações e marcar itens como inclusão ou exclusão. Leia mais detalhes sobre o passo de revisão de dados e colaboração.

Separador Notas

O separador Notas permite que os colaboradores introduzam notas sobre o trabalho realizado no pedido. Estas notas são visíveis para todas as pessoas que trabalham no pedido, mas não serão incluídas no relatório final ou partilhadas com o titular dos dados.

Separador Colaboradores

O separador Colaboradores apresenta todos os utilizadores que foram convidados a colaborar nos dados recolhidos e qualquer canal do Teams associado para o pedido. O criador do pedido é listado automaticamente como colaborador. Convide novos colaboradores ao selecionar o comando Adicionar colaborador e introduzir o nome de um utilizador para os selecionar a partir de uma lista. Saiba mais detalhes sobre a colaboração para a revisão de dados.

Separador Relatórios

O separador Relatórios apresenta todos os relatórios que são gerados automaticamente quando avança para a fase Relatórios gerados . Os relatórios são separados em duas categorias: relatórios para partilhar com o titular dos dados e relatórios destinados à utilização interna da sua organização. Obtenha detalhes sobre como trabalhar com relatórios.

Separador Histórico

O separador Histórico resume os eventos de nível superior do pedido, incluindo alterações da fase de progresso e agregações para o número de itens incluídos, excluídos, redigidos e etiquetados.

Próximas etapas

Visite Criar um pedido de direitos de assunto para saber como ser indicado com o seu primeiro pedido.

Exclusão de responsabilidade legal

Exclusão de responsabilidade legal do Microsoft Priva