Recolher anexos na nuvem no Descoberta Eletrônica do Microsoft Purview (Premium)

Os anexos na nuvem são ligações para documentos normalmente armazenados no site do SharePoint e no OneDrive. Assim, em vez de anexar uma cópia real de um documento numa mensagem de e-mail ou numa conversação de chat do Teams, tem a opção de partilhar uma ligação para o ficheiro. Os anexos na cloud são uma forma eficaz de partilhar documentos e colaborar com outras pessoas na sua organização. No entanto, os anexos na cloud apresentam desafios durante o fluxo de trabalho de Deteção de Dados Eletrónicos porque apenas a ligação de anexo na nuvem e não o conteúdo real no documento partilhado são devolvidos numa pesquisa de Deteção de Dados Eletrónicos. Para resolver este desafio, a Deteção de Dados Eletrónicos (Premium) fornece duas soluções para a recolha de anexos na cloud:

• Recolher a versão dinâmica de um documento que está ligado a um anexo na nuvem.
• Recolher a versão do documento no momento em que foi partilhado num anexo na nuvem.

Recolher anexos na cloud

Quando cria uma estimativa de coleção e os resultados da pesquisa contêm itens que incluem anexos na cloud, tem de escolher recolher o destino do anexo na nuvem quando consolidar a estimativa da coleção num conjunto de revisão. Quando seleciona esta opção, a Deteção de Dados Eletrónicos (Premium) adiciona os documentos que estão ligados no anexo da nuvem ao conjunto de revisão. Esta opção permite-lhe rever os documentos de destino e determinar se o documento é relevante para o seu caso ou investigação.

A captura de ecrã seguinte mostra a opção para incluir os destinos dos anexos na cloud quando consolida uma coleção num conjunto de revisão.

Ao trabalhar com coleções e anexos na nuvem, aplica-se o seguinte:

• Os anexos na cloud não são representados ou incluídos nas estimativas da coleção. Apenas os acessos diretos são incluídos numa coleção.
• Se os anexos na nuvem forem movidos ou já não estiverem disponíveis na localização onde foram partilhados, não serão incluídos numa coleção.
• Se o anexo na nuvem estiver sob a retenção da política de retenção legal, o anexo na nuvem é incluído nas coleções, mesmo que seja eliminado por um utilizador.
• Para anexos na nuvem cujo nome foi mudado ou movido para um contentor diferente, pode ou não ser incluído numa coleção, dependendo da forma como foi partilhado. Se o anexo na nuvem tiver sido partilhado através de uma ligação e a ligação ainda estiver ativa, será obtido e incluído na coleção. Se a ligação de partilha para a localização do anexo na nuvem não estiver disponível, o anexo na nuvem não será obtido ou incluído na coleção.
• Para anexos na nuvem com itens principais colocados em suspensão, a suspensão aplica-se ao anexo na nuvem em determinadas situações. Isto depende da localização de origem do anexo da cloud e da política de suspensão aplicada a essa localização. As políticas aplicáveis ao destinatário do anexo na cloud não serão necessariamente aplicadas à localização do anexo de nuvem partilhada.

Para obter instruções sobre como consolidar uma coleção num conjunto de revisões, veja Consolidar uma estimativa de coleção num conjunto de revisões.

Recolher a versão partilhada num anexo na nuvem (pré-visualização)

O fluxo de trabalho de Deteção de Dados Eletrónicos (Premium) para recolher anexos na cloud inclui apenas a adição da versão mais atual de um anexo na cloud a um conjunto de revisões. Isto significa que a versão recolhida e adicionada a um conjunto de revisão pode ser diferente da versão que foi originalmente partilhada no anexo na nuvem. Por isso, é possível que o conteúdo que estava presente no anexo na nuvem no momento em que foi partilhado possa ter sido removido e não existir na versão atual adicionada ao conjunto de revisão.

As organizações podem utilizar etiquetas de retenção do Microsoft Purview para preservar a versão de um documento no momento em que foi partilhado como um anexo na cloud. Para tal, a sua organização pode criar uma etiqueta de retenção, escolher a opção aplicar a etiqueta aos anexos na nuvem e, em seguida, aplicar automaticamente a etiqueta a documentos armazenados no SharePoint e no OneDrive. Depois de configurar esta configuração, é criada uma cópia de um documento no momento em que o ficheiro é partilhado. Além disso, se o documento for modificado e partilhado novamente como um anexo na nuvem, a versão modificada também será preservada. Se o ficheiro for modificado e partilhado novamente, será preservada uma nova cópia do ficheiro como uma nova versão.

Preservar as versões partilhadas dos anexos na cloud pode ajudar a sua organização a definir o âmbito da preservação e recolha de conteúdos potencialmente relevantes para a versão específica do documento que foi partilhada em vez da versão em direto atual. Depois de implementar esta solução de retenção, a versão em direto atual de um anexo na nuvem e a versão que foi partilhada no anexo na nuvem são recolhidas e adicionadas a um conjunto de revisão.

Para obter instruções sobre como configurar uma etiqueta de retenção e aplicá-la automaticamente a anexos na nuvem, veja Aplicar automaticamente etiquetas a anexos na nuvem.

A captura de ecrã seguinte mostra um documento de anexo na nuvem, com o nome XYZ Research.docx, que foi adicionado a um conjunto de revisões. O documento foi partilhado como um anexo na nuvem numa conversa do Teams. O conjunto de revisão também contém a versão que foi originalmente partilhada no anexo da cloud. Repare que o nome desta versão do anexo na nuvem é gerado pelo sistema e o autor é identificado como SharePoint.

Além disso, a versão em direto atual e a versão que foi partilhada têm o mesmo valor de propriedade FamilyId , que é o mesmo que o FamilyId para o objeto principal (como uma mensagem de e-mail ou uma conversação de chat do Teams). Isto permite-lhe agrupar anexos na nuvem com o item no qual foram partilhados.

Depois de implementar a etiqueta de retenção e aplicar automaticamente a etiqueta a documentos do SharePoint, continua a selecionar a opção para recolher anexos na nuvem ao consolidar uma estimativa de coleção num conjunto de revisão. Quando os anexos na nuvem são recolhidos, a versão em direto atual e a versão que foi originalmente partilhada são adicionadas ao conjunto de revisão.