Planejar perfis de usuário no SharePoint Server

* APLICA-SE A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint no Microsoft 365

Um perfil de usuário é um conjunto de propriedades que descrevem um único usuário e também as políticas e outras configurações associadas com cada propriedade. Os perfis de usuário ajudam a identificar conexões entre usuários em uma empresa, como seus gerentes comuns, grupos de trabalho, associações de grupo e sites comuns. Eles também podem conter informações importantes sobre um usuário, como os produtos que o usuário trabalha, os interesses ou áreas de experiência do usuário e o local do usuário na estrutura da organização. Ao expor estas informações em funcionalidades como Os Meus Sites, os perfis de utilizador fornecem a base para redes sociais empresariais no SharePoint Server. Alguns recursos da rede social empresarial que o perfil de usuário são os seguintes:

• My Sites

• Páginas de perfil

• Pesquisa de pessoas

• Gráficos organizacionais

• Pesquisa de experiência

• Marcação social

• Audiências

Os perfis de utilizador também são utilizados na autenticação servidor a servidor , o que permite que os servidores acedam e peçam recursos uns aos outros em nome dos utilizadores.

Visão geral dos perfis de usuário

Como mostrado na ilustração a seguir, os perfis de usuário podem ser compostos de propriedades importadas de um serviço de diretório, de sistemas comerciais e fornecidos por usuários. No SharePoint Server 2013, pode realizar esta importação com a versão incluída do Forefront Identity Manager. No SharePoint Server 2016, pode utilizar um gestor de identidade externo, como o Microsoft Identity Manager 2016 (MIM).

Por exemplo, um serviço de diretório pode oferecer informações importantes necessárias entre a organização, como nomes de conta dos usuários, números do telefone de trabalho, cargos e endereços de email do trabalho. Os sistemas comerciais podem oferecer informações relacionadas aos negócios, como contas do cliente ou linhas de produtos gerenciadas por cada membro da equipe. Os usuários podem oferecer informações suplementais sobre si próprios, como suas áreas de experiência ou hobbies.

Os perfis de utilizador são distintos das contas de utilizador do SharePoint Server e existem no seu próprio arquivo de dados. As contas de utilizador ajudam a fornecer segurança e permissões para objetos no SharePoint Server. Os perfis de usuário são usados para organizar informações sobre usuários e sobre as relações entre usuários. Atualizar um perfil de usuário não afeta a conta do usuário.

Novos perfis do usuário são criados das seguintes formas:

• Se um utilizador autenticado não tiver um perfil de utilizador, é criado um novo utilizando as propriedades retiradas do serviço de diretório adequado na primeira vez que o utilizador aceder ao respetivo O Meu Site.

• Pode criar um ou mais perfis de utilizador com a sincronização de perfis.

• Uma solução personalizada pode ser desenvolvida para criar perfis de usuário.

Sobre as propriedades de perfil de usuário

Um perfil de usuário é composto de um conjunto de propriedades do usuário. Cada propriedade do usuário oferece um item na informação relacionada a um usuário. Os valores da propriedade de usuário são fornecidos dos serviços de diretório, sistemas comerciais ou entrada do usuário. É possível configurar algumas propriedades para que elas possam ser exportadas para um serviço de diretório. Várias decisões realizadas no planejamento de perfis de usuário são sobre quais propriedades de usuário incluir e como seus valores são definidos.

Perfis de usuário incluem um conjunto de propriedades de perfil do usuário padrão. Muitas destas propriedades estão incluídas porque são utilizadas pelas funcionalidades de personalização ou redes sociais do SharePoint Server e um subconjunto das propriedades é mapeado automaticamente para os atributos do serviço de diretório correspondentes após executar a sincronização de perfis.

O SharePoint Server inclui uma funcionalidade de metadados geridos. Os metadados geridos são uma coleção hierárquica de termos geridos centralmente que pode definir e, em seguida, utilizar como atributos para itens no SharePoint Server. Um conjunto de termos gerenciados é um conjunto de termos. É possível associar um conjunto de termos com uma propriedade de perfil de usuário editável. Ao fazer isso, é possível administrar os valores associados com essa propriedade e torne fácil os usuários inserirem os valores adequados para ele. Por exemplo, associando um conjunto de termos que define os títulos de trabalho em uma empresa, é possível ajudar a promover o uso consistente destes títulos nos perfis de usuário.

Sobre as políticas de propriedade

Conforme descrito acima, os perfis de utilizador são utilizados em muitas funcionalidades de redes sociais do SharePoint Server. É possível definir políticas em cada propriedade de usuário em um perfil de usuário para ajudar a administrar como a informação em cada propriedade possa ser usada. É possível especificar:

• Se uma propriedade é ou não incluída em perfis de usuário

• Se uma propriedad é ou não necessária

• Se os usuários podem ou não alterar a configuração de privacidade padrão de uma propriedade

• Se uma propriedade está ou não visível para outros utilizadores

A tabela a seguir descreve cada opção de configuração da política.

Juntamente com a definição de políticas em cada propriedade de perfil de utilizador, pode definir políticas semelhantes em algumas funcionalidades do SharePoint Server que fornecem informações relacionadas com perfis em listas, Peças Web ou sites. As configurações do recurso de personalização nas quais é possível definir políticas incluem:

• A exibição das associações de site do SharePoint

• A exibição de meus colegas no My Sites

• Auto-preenchimento de colegas com base na hierarquia organizacional

• A exibição das recomendações de colegas

• A exibição de links no My Sites

• Outros sites vinculados ao My Sites

As seguintes considerações podem ajudar você a determinar quais políticas são adequadas para sua organização:

• Quais propriedades devem ser exigidas? Algumas propriedades são exigidas por padrão e podem ser configuradas para que não sejam substituídas ou alteradas por usuários. Na maioria das organizações, estas propriedades são formas fundamentais de habilitar o relacionamento de colaboração e desenvolvimento na organização. O SharePoint Server utiliza muitas destas propriedades para ativar outras funcionalidades, como audiências.

• Quais propriedades devem estar visíveis para todos? Por padrão, a maioria destas propriedades estão visíveis para todos, mas você configurar informação sensitiva para ter visibilidade limitada. Por exemplo, uma empresa com vários funcionários no campo pode decidir que a informação de celulares é importante para todos verem. Outras organizações podem escolher manter todos os números domiciliares privados.

• Quais políticas de propriedade podem ser alteradas pelos usuários? Algumas políticas de propriedade possuem configurações que podem ser alteradas pelos usuários. Por exemplo, alguns usuários podem não desejar o preenchimento automático de listas de colegas. Outros usuários podem desejar mudar a configuração de visibilidade padrão de uma propriedade.

Ao planejar a configuração da política para uma propriedade ou um recurso de personalização, considere os fatores exibidos na tabela a seguir.

Ao planejar as configurações de visibilidade padrão para propriedades, considere os fatores exibidos na seguinte tabela.

Planejamento de perfis de usuário

Esta seção oferece diretrizes para ajudar no planejamento de perfis do usuário. É recomendado que suas tarefas de planejamento sejam realizadas na seguinte ordem:

1. Identificar participantes

2. Identificar como a informação de perfil será usada

3. Identificar os serviços de diretório e os sistemas comerciais

4. Determinar quais propriedades incluir

5. Determinar os detalhes da propriedade

6. Determinar as políticas de configuração de personalização

7. Planejamento de capacidade.

Identificar participantes

Os perfis de usuário fazem parte de uma arquitetura de informação da empresa e devem cumprir as necessidades de grupos de trabalho que dependem da informação de perfil. As decisões sobre as propriedades a incluir nos perfis devem basear-se nos contributos dos intervenientes que representam os grupos de trabalho que utilizam Os Meus Sites e outras funcionalidades de computação social.

Decisões sobre perfis de usuário devem ter um balanço entre a reunião das necessidades de computação social da organização e sua segurança, privacidade e responsabilidades regulatórias. Portanto, as decisões sobre quais informações expor nos perfis de usuário e quais propriedades incluir devem ser realizadas com a participação dos patrocinadores executivos, conselheiros legais e membros da equipe de recursos humanos. Isso ajuda a garantir que a informação de perfil é usada de acordo com as políticas da empresa e os requisitos legais. Se a sua solução abranger várias regiões, é uma prática recomendada incluir representantes das várias regiões na tomada destas decisões.

Identificar como a informação de perfil será usada

A forma como pretende utilizar estas informações na sua solução do SharePoint Server é a chave para planear as propriedades do perfil de utilizador. Suas especificações funcionais e documentos arquiteturais oferecem essa informação e devem ajudar a orientar você no planejamento de perfis de usuário eficazes para atender às necessidades dos usuários. Sua especificação funcional da equipe de desenvolvimento, diagramas de arquitetura e outros artefatos serão recursos fundamentais na determinação dos requisitos para as propriedades de perfil de usuário.

Identificar os serviços de diretório e sistemas comerciais

Os perfis de usuário contêm dados de serviços de diretório e sistemas comerciais. Os serviços de diretório podem oferecer aos membros da sua comunidade de usuário e oferecer dados sobre estes usuários. A informação de usuário adicional pode ser importada dos sistemas comerciais como bancos de dados externos ou serviços da Web. Os serviços de diretório e sistemas empresariais específicos que irá utilizar dependem do ambiente da sua empresa.

Determinar quais propriedades incluir

Por predefinição, existem propriedades mapeadas que suportam funcionalidades básicas de computação social e personalização do SharePoint Server. Deverá determinar quais as propriedades personalizadas adicionais a incluir com base nos objetivos da solução de computação social, nos requisitos funcionais da sua solução e nos dados disponíveis a partir de serviços de diretório e sistemas empresariais.

Determinar os detalhes de propriedade

A tabela seguinte descreve o tipo de informações a recolher em torno de cada propriedade que planeia utilizar com perfis de utilizador no SharePoint Server.

Determinar políticas de configuração de personalização

Juntamente com a definição de políticas em cada propriedade de perfil de utilizador na aplicação de serviço Perfil de Utilizador, pode definir políticas semelhantes nas funcionalidades de personalização do SharePoint Server que fornecem informações relacionadas com perfis em listas, peças Web ou sites. Faça isso na página Gerenciar políticas do aplicativo de serviço do Perfil de Usuário. É possível definir políticas para oferecer aos usuários as capacidades exibidas na seguinte tabela.

Use a guia Personalização do plano de trabalho de Planejamento de Propriedades do Perfil de Usuário para registrar o conjunto de políticas relacionado aos recursos de personalização.

É possível habilitar ou desabilitar recursos de personalização e definir configurações de privacidade nele. No plano de trabalho de Planejamento de Propriedades do Perfil de Usuário, registre suas preferências da política de privacidade para cada recurso de personalização, como mostrado na tabela a seguir.