Descrição geral dos limites do histórico de versões para bibliotecas de documentos e OneDrive
Os limites do histórico de versões controlam a forma como as versões são armazenadas numa biblioteca de documentos do SharePoint ou numa conta do OneDrive. Os limites podem ser definidos ao nível da organização, site, biblioteca ou conta de utilizador do OneDrive, permitindo aos administradores e proprietários de sites gerir melhor os requisitos de recuperação e auditoria de conteúdos. Os administradores globais e do SharePoint no Microsoft 365 podem definir limites do histórico de versões ao nível da organização. Estas definições aplicam-se universalmente a todas as novas bibliotecas, seja em sites do SharePoint existentes ou novos, e em bibliotecas predefinidas em novos sites do OneDrive. Os proprietários de sites podem substituir as definições de versão ao nível da organização ao configurar as definições de versão dos sites que possuem. Os proprietários de sites podem substituir as definições da organização ou do site ao configurar as definições de versão das bibliotecas e listas que possuem.
A tabela seguinte resume as várias formas de gerir os limites do histórico de versões nas suas bibliotecas de documentos:
| Área | Como funciona? |
|---|---|
| Predefinir limites do histórico de versões da organização | Os limites predefinidos do histórico de versões da organização são definidos em todas as novas bibliotecas de documentos criadas em sites SPO novos e existentes. |
| Definir limites do histórico de versões ao nível do site ou da biblioteca | Se necessário, os administradores do site podem interromper a herança dos limites de organização predefinidos para um site ou biblioteca individual. |
| Relatório sobre o armazenamento de versões num site | Execute um relatório para analisar a utilização do armazenamento de versões das versões existentes, compreender como funciona um limite de versões antes de configurar os limites ou analisar o impacto de cortar versões existentes antes de agendar a tarefa de corte. |
| Cortar versões existentes | Os administradores do site podem optar por cortar versões existentes ao colocar em fila uma tarefa de temporizador para executar a limitação. |
Como são aplicados os limites do Histórico de versões
Os limites do histórico de versões são aplicados das seguintes formas:
- Limites de organização predefinidos: As predefinições da organização são aplicadas a todas as novas bibliotecas criadas em sites que não tenham as definições ao nível do site configuradas.
- Limites do site: É possível interromper a herança de um site ao configurar os limites do histórico de versões para o site. Quando os limites de versão são configurados num site, as definições são aplicadas a todas as novas bibliotecas criadas no site.
- Limites da biblioteca: É possível interromper a herança ao nível da biblioteca para definir os limites de versão dos ficheiros armazenados na biblioteca.
No exemplo seguinte, os limites de organização predefinidos são aplicados a novas bibliotecas criadas em sites de marketing e vendas, uma vez que estes sites não têm limites ao nível do site aplicados. O site legal tem limites ao nível do site aplicados e herança quebrada das predefinições da organização. As bibliotecas criadas no site legal seguem os limites aplicados ao nível legal do site.
A figura seguinte mostra o fluxo de trabalho da aplicação de um limite de versões em novas bibliotecas de documentos. Quando é criada uma nova biblioteca, a definição ao nível do site marcar é executada. Se não estiver definida nenhuma definição de site, a predefinição da organização é aplicada a novas bibliotecas.
Tipos de limites de versões
Existem duas definições do histórico de versões que os administradores podem utilizar para configurar limites de versões para todas as novas bibliotecas criadas na respetiva organização:
Definição automática
A definição automática é recomendada para o armazenamento de versões otimizado. Combina os benefícios de recuperação de dados que o histórico de versões oferece ao otimizar para o respetivo armazenamento. Para os administradores, esta definição oferece a opção de armazenamento mais ideal sem ter de estimar a contagem de versões ou os limites de idade necessários para satisfazer a necessidade diversificada dos seus utilizadores finais.
Para obter mais informações, veja armazenamento de versões em limites automáticos.
Definição manual
A definição manual permite aos administradores definir limites de contagem no número de versões principais ou definir limites de expiração e contagem. Quando esta opção está selecionada, os administradores podem configurá-la das seguintes formas.
Limite de versões principais com período de expiração: as versões são eliminadas depois de excederem o número definido de versões principais ou após o período de tempo definido. Por exemplo, se configurar uma biblioteca para armazenar 500 versões principais com uma expiração de 365 dias, o sistema não armazena mais de 500 versões e elimina automaticamente qualquer versão com mais de 365 dias.
Limites de versões principais sem período de expiração: as versões são eliminadas depois de excederem o número definido de versões principais. Por exemplo, se uma biblioteca estiver configurada para armazenar 500 versões principais, não serão armazenadas mais de 500 versões para cada ficheiro ou item.
Para obter mais informações, veja Determinar a contagem correta ou os limites da versão de expiração.
Observação
A IU não permite definir um valor inferior a 100 versões principais ou limites de tempo de expiração inferiores a 30 dias, mas é possível definir o sistema para armazenar menos versões através de APIs públicas. Para fiabilidade, não é recomendado qualquer valor inferior a 100 versões ou menos de 30 dias de limite de tempo de expiração e pode resultar na atividade do utilizador que causa uma perda de dados inadvertida.
Se os limites do histórico de versões de tempo estiverem configurados numa biblioteca, a data de expiração da versão do ficheiro será carimbada numa versão no momento da criação. A data de expiração definida numa versão de ficheiro é determinada a partir do SnapshotDate da versão, que é a data em que uma versão se tornou uma versão histórica. O SnapshotDate poderá ser estimado se a versão tiver sido colocada num instantâneo antes de 1 de janeiro de 2023.
Comportamento do armazenamento de versões
O armazenamento de versões no SharePoint é determinado por vários fatores, incluindo limites configurados numa biblioteca, atividade de eliminação de utilizadores ou políticas de retenção. A tabela seguinte enumera os vários cenários e o comportamento de armazenamento de versões esperado:
A tabela seguinte enumera os cenários e o comportamento de armazenamento de versões esperado:
| Cenário | Comportamento de Limitação de Versões |
|---|---|
| O utilizador elimina versões do histórico de versões de um ficheiro. | Quando um utilizador elimina uma versão do histórico de versões de um ficheiro, a versão eliminada é movida para a reciclagem do site e pode ser recuperada durante um período. Para obter mais informações, veja Restaurar os itens da lixeira que foram excluídos do SharePoint ou do Teams. |
| As versões excedem as definições aplicadas na biblioteca de documentos. | Quando as versões excedem os limites definidos na biblioteca, as versões que correspondem aos critérios são marcadas para eliminação permanente. Este fluxo de trabalho de eliminação de versões ignora a reciclagem normal e as versões eliminadas não podem ser recuperadas da reciclagem. |
| Tarefa de temporizador agendada para cortar versões existentes numa biblioteca ou site. | As versões eliminadas através de tarefas agendadas são eliminadas permanentemente. Este fluxo de trabalho de eliminação de versões ignora a reciclagem normal e as versões eliminadas não podem ser recuperadas da reciclagem. |
| Armazenamento de versões em itens sujeitos à política de retenção ou numa suspensão de Deteção de Dados Eletrónicos. | Para itens sujeitos a uma política de retenção (ou uma suspensão de Deteção de Dados Eletrónicos), os limites de controlo de versões da biblioteca de documentos são ignorados. Esta isenção continua até que o período de retenção do documento seja atingido (ou a suspensão da Deteção de Dados Eletrónicos é lançada). Para obter mais informações, veja Como funciona a retenção com versões de documentos. |
| Cortar versões existentes em sites que são Só de Leitura (sites bloqueados). | A limitação de versões expiradas em sites que estão em retenção ou em suspensão é suspensa até que o site seja desbloqueado. |
| Eliminação de versões em itens com etiquetas de retenção aplicadas. | Os limites de controlo de versões são cumpridos em itens com etiquetas de retenção quando o conteúdo não está sujeito a uma política de retenção (ou a uma suspensão de Deteção de Dados Eletrónicos). As versões que correspondem aos critérios de limite são automaticamente eliminadas para acomodar novas versões, mas os utilizadores continuam a ser impedidos de eliminar versões. |
| Eliminação de versões em itens marcados como registos. | Eliminação de versões em documentos marcados como registos bloqueados. Para obter mais informações, consulte Utilizar o controlo de versões de registos no SharePoint ou no OneDrive. |
Auditar eventos de controlo de versões
Os eventos de auditoria estão disponíveis no portal de conformidade do Microsoft Purview para o ajudar a monitorizar as atividades do histórico de versões. Os eventos de auditoria são registados para as seguintes atividades:
- Alterações feitas aos limites do histórico de versões da organização.
- Alterações feitas aos limites do histórico de versões do site.
- Alterações efetuadas aos limites do histórico de versões da biblioteca.
- O utilizador coloca uma tarefa em fila para gerar um relatório de utilização do armazenamento de versões.
- O utilizador coloca em fila uma tarefa para atualizar os limites do histórico de versões em todas as bibliotecas de um site.
- O utilizador coloca uma tarefa em fila para eliminar em massa o histórico de versões dos ficheiros numa biblioteca ou site.
- O utilizador elimina versões do histórico de versões de um ficheiro.
- Versões eliminadas quando expiradas ou eliminadas em massa.