Planear tipos de conteúdo e fluxos de trabalho no SharePoint Server

APLICA-SE A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint no Microsoft 365

Este artigo descreve tipos de conteúdo e fluxos de trabalho e fornece orientações sobre como planear integrá-los na sua solução de gestão de documentos do SharePoint Server. Um tipo de conteúdo é uma coleção reutilizável de metadados (colunas), fluxo de trabalho, comportamento e outras definições para uma categoria de itens ou documentos numa lista ou biblioteca de documentos do SharePoint Server. Os tipos de conteúdo permitem que você gerencie as configurações para uma categoria de informações de forma centralizada e reutilizável. Um fluxo de trabalho permite-lhe anexar um processo de negócio a itens no SharePoint Server.

Antes de utilizar a folha de cálculo Tipo de conteúdo e planeamento de fluxos de trabalho (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) incluída neste artigo para planear os seus tipos de conteúdo e fluxos de trabalho, certifique-se de que leu Identificar utilizadores e analisar a utilização de documentos no SharePoint Server e concluiu as folhas de cálculo "Analisar a utilização de documentos" e "Participantes do documento" associadas a esse artigo.

Visão geral do tipo de conteúdo

Um tipo de conteúdo define os atributos de um item de lista, um documento ou uma pasta. Cada tipo de conteúdo especifica o seguinte:

• Propriedades para associar com itens do seu tipo.

• Metadados para associar com itens do seu tipo.

• Fluxos de trabalho que podem ser iniciados a partir de itens do seu tipo.

• Políticas de gerenciamento de informações a serem associadas a itens de seu tipo.

• Modelos de documento (para tipos de conteúdo de documento).

• Recursos personalizados.

Você pode associar um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca. Ao fazer isso, você estará especificando que a lista ou biblioteca pode conter itens desse tipo de conteúdo e que o comando Novo dessa lista ou biblioteca permitirá que os usuários criem novos itens desse tipo.

Bibliotecas e listas de documentos podem conter vários tipos de conteúdo. Por exemplo, uma biblioteca pode conter tanto documentos como elementos gráficos relacionados a um projeto. Quando uma lista ou biblioteca contém vários tipos de conteúdo, o seguinte torna-se aplicável:

• Por padrão, o comando Novo naquela lista ou biblioteca permite aos usuários selecionar a partir de todos os tipos de conteúdo disponíveis quando eles criam um novo item. Os proprietários do tipo de conteúdo podem configurar o comando Novo para exibir somente determinados tipos de conteúdo.

• As colunas associadas a todos os tipos de conteúdo disponíveis são exibidas.

Você pode definir tipos de conteúdo personalizados na galeria de tipos de conteúdo de um site. Um tipo de conteúdo personalizado deve ser derivado, direta ou indiretamente, de um tipo de conteúdo principal, como Documento ou Item. Após ter sido definido em um site, um tipo de conteúdo personalizado está disponível naquele site e em todos os sites abaixo do mesmo. Para tornar um tipo de conteúdo mais amplamente disponível através de uma coleção de sites, defina-o na galeria do tipo de conteúdo do site de nível superior. No SharePoint Server, também pode criar um tipo de conteúdo personalizado dentro de um hub de tipo de conteúdo definido numa instância de serviço de metadados geridos. Quando é criado em um de tipo de conteúdo, o tipo de conteúdo estará disponível para outras coleções que sejam parte dos aplicativos web associados com a instância de serviço de metadados gerenciados.

Por exemplo, se a sua organização usa um modelo de contrato específico, na galeria de tipo de conteúdo do site de nível superior em uma coleção de sites, você pode criar um tipo de conteúdo que defina os metadados para aquele contrato, o modelo do contrato e os fluxos de trabalho exigidos para analisar e preencher o contrato. Então, qualquer biblioteca de documento na sua coleção de sites para a qual você associar o tipo de conteúdo Contrato incluirá todos estes recursos e permitirá aos autores criar novos contratos baseados no modelo.

Em sites baseados no SharePoint Server, cada item de lista predefinido ou item de biblioteca, como Contacto, Tarefa ou Documento, tem um tipo de conteúdo principal correspondente na galeria de tipos de conteúdo do site. Ao planejar tipos de conteúdo, você pode usar estas definições do tipo de conteúdo principal como pontos iniciais e basear novos tipos de conteúdo nos já existentes conforme necessário.

Os tipos de conteúdo são organizados em uma hierarquia que permite a um tipo de conteúdo herdar as suas características de outro tipo de conteúdo. Essa herança permite às classes de documentos compartilhar características através da organização e permite às equipes personalizar essas características para sites ou listas específicos.

Por exemplo, todos os documentos entregáveis pelo usuário em uma empresa podem exigir conjunto de metadados, tais como número da conta, número do projeto, e gerente do projeto. Ao criar um tipo de conteúdo Entregável pelo Cliente de nível superior que será herdado para todos os outros tipos de documento entregáveis pelo cliente, você certifica-se de que as informações exigidas, tais como números de conta e números de projeto serão associadas com todas as variantes dos documentos entregáveis pelo cliente na sua organização. Observe que se o proprietário do tipo de conteúdo adicionar outra coluna obrigatória ao tipo de conteúdo Entregável pelo Cliente de nível superior, o proprietário do tipo de conteúdo pode propagar as alterações para todos os tipos de conteúdo herdados, o que adicionará a nova coluna a todos os documentos entregáveis pelo cliente.

Integração de propriedades com o Office

No sistema do Microsoft Office, quando um utilizador edita um documento a partir de um servidor de gestão de documentos do SharePoint Server, é apresentado um Painel de Informações do Documento na parte superior do documento. O Painel de Informações do Documento exibe um formulário editável das propriedades do documento no servidor.

O SharePoint Server facilita a personalização do formulário de propriedade para um tipo de conteúdo. Quando configura um tipo de conteúdo, pode iniciar o InfoPath, que gera um formulário de propriedade predefinido baseado nas propriedades do tipo de conteúdo. O formulário predefinido inclui os mesmos controlos, esquema e esquema que o InfoPath utilizaria se não fosse definido nenhum formulário personalizado. Em seguida, pode personalizar e implementar o formulário tal como faria com qualquer outro formulário do InfoPath. Por exemplo, você pode adicionar o logotipo da sua empresa, fontes e esquema de cores a um formulário; conectá-lo a uma fonte de dados personalizada; adicionar lógica condicional; e projetar recursos de formulário disponíveis para usuários com base nas suas funções.

Juntamente com a edição de propriedades no Painel de Informações do Documento, os autores que utilizam o Word podem inserir propriedades definidas no servidor nos respetivos documentos. Por exemplo, se as propriedades do documento incluem um nome de gerente de projeto, este nome pode ser inserido na página de título, no rodapé ou em qualquer lugar onde o nome é usado no documento. Se um novo gerente de projeto for atribuído a um projeto, o Gerente de Projeto pode ser atualizado servidor de gerenciamento de documento. Este nome de gerente de projeto atualizado será refletido em toda instância desta propriedade que foi inserida em um documento.

Usando os metadados com tipos de conteúdo

Metadados são informações sobre um documento usadas para categorizar e classificar o seu conteúdo. Metadados são associados com um tipo de conteúdo como uma coluna. Metadados podem fornecer informações contextuais sobre o seu documento associando-o com outro autor, assunto, público, idioma e assim por diante. Ao contrário das propriedades, os metadados são armazenados como colunas e podem ser indexados e pesquisados pelo mecanismo de Pesquisa do SharePoint.

Os metadados adicionados no nível de coleção de sites pode ser associado com tipos de conteúdo. Usando metadados com tipos de conteúdo, todos os tipos de conteúdo posteriores podem herdar uma parte ou todos os metadados do tipo de conteúdo pai no nível de coleção de site. Mais metadados podem ser adicionados em um nível inferior, tais como um único documento.

Modelos de coluna

Cada item de metadados associado a um tipo de conteúdo é uma coluna, que é um local de uma lista para armazenar informações. Listas ou bibliotecas são frequentemente exibidas graficamente como colunas de informações. No entanto, dependendo da exibição associada à lista, as colunas podem aparecer em outros formatos, como dias de uma exibição de calendário. Em formulários associados a uma lista ou biblioteca, as colunas são exibidas como campos.

Você pode definir colunas para uso em vários tipos de conteúdo. Para isso, crie-as em uma galeria de Modelos de Coluna. Há uma galeria de Modelos de Coluna em cada site do conjunto de sites. Como nos tipos de conteúdo, colunas definidas na galeria de Modelos de Coluna de um site estão disponíveis nesse site e em todos os sites abaixo dele.

Tipos de conteúdo de pasta

Os tipos de conteúdo de pasta definem os metadados associados a uma pasta em uma lista ou biblioteca. Quando você aplica um tipo de conteúdo de pasta a uma lista ou biblioteca, o comando Novo dessa lista ou biblioteca inclui o tipo de conteúdo de pasta, permitindo que os usuários criem pastas desse tipo.

Você pode definir exibições em uma lista ou biblioteca que estão disponíveis em pastas ou em um tipo específico de conteúdo. Isto é útil quando você deseja obter uma pasta que contenha um tipo específico de documento e você deseja que as visualizações naquela pasta exibam apenas as colunas relevantes ao tipo de documento contido naquela pasta.

Ao utilizar o modelo de objeto do SharePoint Server, pode personalizar o comando Novo para um tipo de conteúdo de pasta para que, quando um utilizador cria uma nova pasta desse tipo, a pasta seja pré-preenchida com vários ficheiros e documentos com base em modelos armazenados no servidor. Isso é útil, por exemplo, para implementar um tipo composto de documento que exija vários arquivos para colaborar em um único documento final.

Os conjuntos de documentos são uma funcionalidade no SharePoint Server que lhe permite utilizar o Office para gerir materiais a entregar que abrangem vários documentos. Conjuntos de documentos são tipos especiais de pastas usadas para gerenciar um único entregável, ou produto de trabalho, que pode incluir vários documentos em vários locais. Pode criar conjuntos de documentos com modelos extensíveis fornecidos com o SharePoint Server. Você também pode personalizar modelos de Conjuntos de Documentos para representar os produtos de trabalho que são relevantes para a sua organização. Os conjuntos de documentos incluem controle de versão, que permite que você obtenha o status do conjunto completo de documentos em vários pontos de seu ciclo de vida. Para mais informações sobre os conjuntos de documentos, consulte Planejar conjuntos de documentos no SharePoint Server 2013.

Planejamento de tipos de conteúdo de documentos

A primeira fase no planeamento de tipos de conteúdo de documento é rever cada tipo de documento listado na sua folha de cálculo Analisar utilização de documentos (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) para determinar se um tipo de conteúdo existente irá funcionar para esse tipo de documento. Cada tipo de conteúdo de documento deve herdar as respectivas configurações diretamente do tipo de conteúdo do documento principal ou de um tipo de conteúdo descendente do tipo de conteúdo Documento. Isto garante que as colunas básicas dos tipos de documento, como Título e Criado Por estejam presentes e que você possa associar um modelo ao tipo de conteúdo. Se um tipo de conteúdo principal (por exemplo, Documento) for suficiente, insira o nome do tipo de conteúdo na coluna Tipo de Conteúdo da planilha "Analisar uso do documento".

Para obter informações sobre como alterar os tipos de conteúdo principais, transfira o documento técnico "Documentação de orientação para editar tipos de conteúdo predefinidos e colunas de site" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Planejamento dos tipos de conteúdo de lista

Os elementos de um tipo de conteúdo de lista incluem as colunas dos metadados que são associados com o tipo de conteúdo e fluxos de trabalho que podem ser executados em itens daquele tipo de conteúdo. Use um tipo de conteúdo de lista para definir um tipo de item de lista exclusivo para a sua solução. Por exemplo, em uma solução de central de atendimento do cliente, na qual os profissionais de suporte investigam e resolvem os problemas técnicos dos clientes, um tipo de conteúdo de lista pode ser usado para padronizar os dados para cada ocorrência de suporte e para rastrear a ocorrência com o uso de um fluxograma.

Planejamento de fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho implementam processos de negócio em documentos, páginas Web, formulários e itens de lista no SharePoint Server. Eles podem ser associados com bibliotecas, listas ou tipos de conteúdo.

No gerenciamento de documentos, use os fluxos de trabalho para encaminhar os documentos de pessoa para pessoa para que elas possam finalizar as suas respectivas tarefas de gerenciamento do documento, tais como analisar documentos, aprovar a publicação dos mesmos ou gerenciar a sua disposição. Use também os fluxogramas para mover os documentos de um site ou biblioteca para outra. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho para copiar um documento de um site a outro quando o documento for agendado para ser arquivado.

O SharePoint Server inclui o fluxo de trabalho de três estados, que pode utilizar para gerir processos empresariais que controlam o estado de um item através de três estados ou fases. O SharePoint Server também inclui os seguintes fluxos de trabalho que abordam as necessidades de gestão de documentos:

• Obter Feedback Envia um documento para análise.

• Aprovação Envia um documento para aprovação, normalmente como pré-requisito para publicá-lo.

• Disposição Gerencia a disposição e a expiração do documento.

• Coletar Assinaturas Envia um documento para assinaturas.

Associa um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo quando você deseja tornar aquele fluxo de trabalho disponível quando aquele tipo de conteúdo está sendo usado. Por exemplo, um tipo de conteúdo de pedido de compra pode exigir aprovação por um gerente antes da transação ser finalizada. Para certificar-se de que o fluxo de trabalho de Aprovação está sempre disponível quando um pedido de compra é iniciado, crie um tipo de conteúdo de Pedido de Compra e associe o fluxo de trabalho de Aprovação ao mesmo. Depois adicione o tipo de conteúdo de Pedido de Compra a qualquer biblioteca de documento na qual os pedidos de compra serão armazenados.

Para planejar fluxos de trabalho para a sua solução de gerenciamento de documentos, analise cada tipo de conteúdo de documento que você planeja implementar e identifique os processos do negócio que devem estar disponíveis para execução no conteúdo daquele tipo. Depois identifique os fluxos de trabalho que você terá que disponibilizar para aquele conteúdo.

A seguir está uma tabela de amostra que analisa os fluxos de trabalho para um tipo de conteúdo de contrato.

Tabela: Fluxos de trabalho para um tipo de conteúdo de contrato