Arquitetura de informações no SharePoint moderno

Os sites mais eficazes do SharePoint ajudam os visitantes a encontrar rapidamente o que precisam, de forma que eles possam usar as informações que encontram para tomar decisões, aprender sobre o que está acontecendo, acessar as ferramentas que precisam ou interagir com colegas para obter ajuda na resolução de um problema.

Mesmo quando a pesquisa está disponível, a maioria dos visitantes iniciam suas experiências navegando na web. Esse padrão persiste em sites internos também. Boas experiências de navegação concedem aos visitantes uma visão completa do que está disponível no site e, combinados com a página inicial, oferecem uma “história” completa.

Neste artigo:

• Compreender os princípios básicos da arquitetura de informação
• Saiba mais sobre como escrever etiquetas e links eficazes
• Veja como garantir que as ferramentas e o conteúdo usados com frequência sejam localizáveis

Objetivos da arquitetura de informações

A navegação sempre deve ser planejada da perspectiva do usuário. Planejar uma navegação eficaz envolve considerar não apenas as informações que você deseja apresentar, mas também pensar sobre as informações que seus visitantes desejam ou precisam consumir. É por isso que organizar e rotular seus links de navegação é fundamental para fins de usabilidade e encontrabilidade.

Experiências bem-sucedidas de navegação na intranet e no site permitem aos usuários:

• Encontrar informações – os usuários precisam encontrar documentos, arquivos e links mais relevantes para o trabalho que eles fazem sem gastar tempo pesquisando o conteúdo. Não deixe de apresentar as informações mais relevantes e de alta prioridade primeiro.
• Agir – os usuários geralmente têm uma tarefa específica em mente ao visitar um site. Verifique se as tarefas comuns estão incorporadas à estrutura de navegação como rótulos e links para que eles possam ser facilmente identificados e acessados.
• Compreender a estrutura da empresa: quando visualizadas rapidamente, os usuários devem conseguir ter uma noção de como a organização está estruturada. Certifique-se de que você incorpore hierarquia e estrutura na navegação no site e na intranet.

Organizar-se

Não há uma única forma correta de organizar seus links de navegação. Você fará escolhas diferentes com base no tipo de site que está criando e nos seus visitantes. A organização de conceitos envolve pensar em:

• Serviços
• Produtos
• Atividades
• Públicos-alvo (se os visitantes sabem identificar claramente o público-alvo ao qual pertencem, como aluno ou professor, por exemplo.)
• Áreas de competências ou funções

À medida que organiza as necessidades do usuário e as necessidades dos negócios, considere o seguinte:

• Como a arquitetura de informações pode reduzir a carga cognitiva para seus visualizadores? - Carga de cognitiva é a quantidade de informações que uma pessoa pode processar a qualquer momento. O gerenciamento da carga cognitiva do usuário ajuda a evitar sobrecarga de informações e o desperdício de tempo localizando recursos. Certifique-se de que você entendeu as necessidades dos seus usuários antes de implementar a arquitetura de informações.
• Qual o modelo mental atual dos seus usuários? Os modelos mentais são os modelos existentes que as pessoas usam para interagir com um site ou um aplicativo. As informações são mais fáceis de descobrir quando estão em um local que corresponde ao modelo mental que o usuário tem sobre onde deveria estar.
• Como a arquitetura de informações pode ajudar os usuários a tomar decisões melhores e mais eficientes? – A tomada de decisões pode ser incrivelmente custosa. Os arquitetos de informações podem nos ajudar a tomar decisões fornecendo algumas informações em momentos importantes.

A navegação padrão para todos os sites do SharePoint inclui principalmente o tipo de conteúdo. Para sites de comunicação, a navegação padrão inclui Documentos, Páginas e Conteúdos do Site. Essas categorias são úteis à medida que você cria o seu site, mas não costumam adicionar valor para os seus visitantes depois que o site estiver pronto para ser lançado. Isso ocorre porque os consumidores de um site de comunicação geralmente não ligam para o tipo de conteúdo, eles se preocupam com o objetivo ou o assunto do conteúdo. Para sites de comunicação, planeje excluir a navegação “pronta para uso” quando você estiver pronto para substituí-la por algo alinhado com a orientação fornecida na seção de navegação local deste guia.

A navegação padrão para sites de equipe inclui links para os serviços relacionados fornecidos pelo Microsoft 365 para equipes modernas, incluindo um link para o bloco de anotações compartilhado da equipe e as conversas da equipe no Outlook. Estes representam os recursos habituais que as equipes precisam para colaborar de forma eficaz e que podem ser difíceis de encontrar sem a experiência fornecida pela navegação. Você pode optar por complementar ou refinar esses links para seus sites de equipe, mas provavelmente descobrirá que a experiência de navegação padrão é um bom ponto de partida. Você pode preferir manter a maioria desses links, mais do que em um site de comunicação.

Priorizar a usabilidade e a encontrabilidade

O objetivo principal ao planejarmos a navegação é tornar nossos sites utilizáveis e nossos conteúdos localizáveis. A melhor forma de garantir que sua navegação atenda tais objetivos é através de testes. Existem várias abordagens econômicas que você pode usar para garantir que seu design de navegação seja eficaz, como:

• Ordenação de Cartões - útil principalmente para planejar a navegação.
• Testagem em Árvore - útil para testar caminhos de navegação sugeridos.
• Teste de Usabilidade - cenários baseados em tarefas que são úteis para testes abrangentes de navegação no site e na página de navegação.

Esses dois recursos fornecem uma visão geral das técnicas e ferramentas para testar a usabilidade e a encontrabilidade da sua estratégia de navegação:

• Análise de usabilidade
• Visão geral de testes abordagens

Escreva etiquetas claras e intuitivas

As palavras que você usa para navegação são importantes, não só porque o espaço real para navegação é limitado, mas também porque os rótulos são o que orientam seus visitantes para o conteúdo. Cada rótulo faz uma promessa: se você clicar neste link, receberá as informações que espera encontrar.

Para garantir que seus rótulos cumpram suas promessas, verifique se eles são:

• Específico - diga aos visitantes exatamente o que irão encontrar ao selecionar o link. Se o destino do seu link incluir Políticas e Procedimentos, certifique-se de que o rótulo inclua os dois termos.
• Abrangente - descreva o conteúdo com a sua coleção de rótulos. Você não deve planejar incluir links a absolutamente todas as páginas ou documentos em sua navegação, mas ela deve fornecer uma visão completa do conteúdo em seu site.
• Conciso - mantenha seus rótulos curtos e direto ao ponto.
• Familiar - Não invente termos em seus rótulos. Tenha seus visitantes em mente – se você usar um termo desconhecido, eles ficarão confusos e não conseguirão encontrar o que precisam.
• Front-loaded - Verifique se seus rótulos são "escaneáveis". Por exemplo, informações da empresa são melhores do que informações sobre nossa empresa.
• Claro - tanto quanto possível, você quer rótulos de navegação mutuamente exclusivos – pelo menos para as categorias principais. É perfeitamente adequado que um sublink apareça em várias categorias, especialmente se os visitantes esperarem encontrá-lo em mais de um lugar, porém, as categorias principais precisam ser facilmente diferenciadas umas das outras.
• Direcionado - não é uma boa ideia mostrar links para sites privados aos quais eles não têm acesso. Quando apropriado, use os recursos de direcionamento de público-alvo do SharePoint para direcionar links de navegação aos visitantes para os quais o link é relevante. Observe que existem exceções a essa diretriz. Por exemplo, talvez você queira usar sua navegação para ajudar as pessoas a descobrir sites aos quais elas podem não ter acesso hoje, mas aos quais elas podem obter uma aprovação para participar. Se você fornecer links na navegação para sites particulares, certifique-se de que o proprietário do site saiba que pode estar recebendo muitas solicitações de acesso.

Pense nas interações de destino do link

Muitas diretrizes de usabilidade recomendam limitar o número de novas janelas abertas automaticamente para visitantes do site. Na maioria das vezes, abrir um link na mesma janela permite que os visitantes do site usem o botão voltar quando quiserem retornar ao seu site. Quando um visitante deseja abrir um link em uma nova janela, as diretrizes recomendam que ele tenha permissão para escolher essa ação com o click do botão direito do mouse no link. Uma exceção a esta diretriz é a recomendação de sempre abrir os documentos em uma nova janela, para evitar que os usuários fechem acidentalmente a janela do navegador ao fecharem o documento.

Por padrão, os links de navegação nos sites modernos do SharePoint são abertos da seguinte maneira:

• Página ou site no mesmo locatário (no mesmo site ou em outro site) - os links abrem na mesma guia.
• Um documento (no mesmo site ou em um site diferente) - os links abrem uma nova guia.
• Um site ou documento externo (site da Internet) - os links abrem em uma nova guia.

Nos sites clássicos do SharePoint com recursos de publicação, você pode optar por abrir links de navegação em uma nova janela. Isso permite considerar o contexto dos visitantes do seu site e determinar se pode ser útil abrir um link em uma nova janela. Não há como escolher como os links de navegação são abertos nos sites modernos do SharePoint. Isso significa que seus links de navegação seguirão as diretrizes padrão, mas você ainda precisará ter um cuidado especial com os rótulos dos links de navegação para garantir que seus visitantes saibam que estão saindo do site selecionarem o link.

Certifique-se de que o rótulo de navegação descreva com precisão o destino – um local em um site ou aplicativo completamente diferente – e se você souber que o botão Voltar pode não funcionar, considere usar uma maneira alternativa de apresentar o link, como a Web Part do texto onde você pode escolher abrir um link em uma nova janela.

No momento, somente a web part de Texto permite que você crie um hiperlink e escolha como o link será aberto. Ao adicionar um hiperlink ao texto, você tem a opção de escolher abrir o link em uma nova guia.

Testar a usabilidade e a encontrabilidade com usuários reais

Depois de estabelecer uma estrutura básica de trabalho para experiências de navegação de nível global, de Hub ou local, você deve testar seu design com usuários reais. Crie tarefas e solicite que os usuários as concluam. Peça aos usuários que "pensem em voz alta" conforme procuram por informações e recursos. Observe onde podem ser feitas melhorias e, em seguida, implementar e testar as alterações novamente. Planeje revisar as experiências básicas de navegação global, de Hub e local, à medida que sua empresa muda e cresce.

Saiba mais sobre noções básicas de navegação, como escrever etiquetas eficientes, testar a encontrabilidade e como usar estilos de menu.

Em seguida: aprenda sobre modelos e princípios da arquitetura de informações do SharePoint