Introdução à automação de documentos do AI Builder
Nesta unidade, você vai:
Compreender quais são os cenários que a automação de documentos aborda.
Saber o que é possível realizar com a automação de documentos.
Antes de iniciar este curso, recomendamos que você se familiarize com esses produtos:
Módulo de aprendizado Introdução ao processamento de documentos no AI Builder.
Documentação de Visão geral do modelo de processamento de documentos do AI Builder.
O que é a automação de documentos
Graças às soluções de automação e IA, as organizações podem acelerar e otimizar o processamento de documentos para liberar pessoas de tarefas repetitivas, de pequeno valor e sujeitas a erros. Isso se aplica a qualquer tipo de formulário impresso ou digital que deve ser examinado, do qual se devem extrair dados e que deve ser processado.
Automatizar o processamento de documentos requer uma solução completa. O Microsoft Power Platform permite que você crie uma solução de automação de documentos avançada e robusta usando:
o Power Automate para orquestrar todo o processo,
o AI Builder para trazer a inteligência necessária para extrair eficientemente informações de documentos,
o Power Apps para permitir que os usuários revisem e aprovem documentos manualmente,
e o Dataverse para gerenciar a fila de documentos e armazenar todos os dados, arquivos e configuração necessários.
Partir de uma página em branco pode ser um desafio ao criar um sistema complexo. Esta solução de automação de documentos é uma implementação de referência que fornece uma solução completa funcional pronta para instalar e suporte a um padrão de processamento comum:
Recebimento de documentos de uma caixa de correio de serviço.
Extração automática de dados desses documentos.
Exportar os resultados para um sistema de destino como contabilidade, RH ou CRM.
Devido a itens como regras de conformidade ou necessidade de avaliar a precisão da IA, é necessário incluir neste processo uma revisão manual "humana no loop".
A automação de documentos oferece essa solução padrão de ponta a ponta. Ela permite a você:
Gerenciar documentos recebidos em emails.
Usar a solução de processamento de documentos do AI Builder para extrair dados desses documentos.
Processar os dados extraídos e permitir que os usuários examinem e aprovem os dados por meio de um aplicativo de validação manual centralizado.
A ferramenta de automação de documentos é uma solução que você instala em um dos seus ambientes (aprenda mais sobre ambientes na Visão geral dos ambientes). Esta solução inclui vários fluxos Power Automate, um aplicativo Power e várias tabelas de dados do Dataverse. Ela é chamado de Kit base de automação de documentos.
O que a automação de documentos inclui
Os documentos recebidos passam pelas seguintes etapas:
Fluxo de importador de email de automação de documentos
Isso importa os documentos para processar.
Esse fluxo está configurado para trabalhar com documentos enviados por email. Se você receber documentos de uma maneira diferente, você poderá personalizar o fluxo de importação para recuperar documentos, por exemplo, de uma pasta SharePoint ou de armazenamento em nuvem. Você pode encontrar mais informações sobre a personalização do mecanismo de importação nos próximos módulos de aprendizado.
O Importador do email de automação de documentos faz o seguinte:
Ele é disparado quando é recebido um email com um anexo em um endereço de email específico do Outlook. Você pode filtrar por remetentes ou por uma palavra específica no título. No módulo a seguir, você aprende a configurar esse gatilho para que ele se ajuste melhor à forma como você recebe documentos.
Ele adiciona o documento à fila de documentos gerenciada no Dataverse.
Ele armazena o arquivo de documento no Dataverse.
O estado do documento é definido como Extraindo dados. Isso é uma indicação de que o documento foi recebido e está pronto para ser processado com a IA para extrair as informações relevantes.
Fluxo do processador de documentos
Isso extrai dados do documento usando um modelo do AI Builder.
O Processador de Documentos faz o seguinte:
É disparado quando um documento é recebido e armazenado na fila de documentos e está no estado Extraindo dados.
Recupera cada documento e executa um modelo de processamento de documentos do AI Builder para recuperar os dados relevantes. Você pode criar seu próprio modelo do AI Builder para o seu layout de documento exclusivo. Mais informações sobre essa configuração estão disponíveis nos módulos de aprendizado a seguir.
Ele armazena os dados extraídos em uma tabela do Dataverse para que verificações e processamento de dados adicionais possam ser executados antes de serem exportados ou usados em outro sistema.
Ele define o estado do documento para Validando dados para indicar que os dados foram extraídos e estão prontos para serem processados com a lógica comercial e as regras que você precisa aplicar.
Fluxo do validador de automação de documentos
Isso ajuda a aplicar regras de negócios e a determinar se o documento precisa de validação manual.
Esse fluxo é um espaço reservado no qual você pode adicionar a lógica de negócios que deseja aplicar aos dados. Por exemplo, você pode solicitar a validação manual se um dos campos de dados não foi extraído ou se o nível de confiança for inferior a 80%; ou você pode aprovar automaticamente os dados quando o valor $ estiver abaixo de um determinado valor, enquanto envia os outros para aprovação manual.
Esse fluxo não é configurado com nenhuma regra padrão e envia todos os documentos para revisão manual.
O Validador de Automação de Documentos faz o seguinte:
Ele é disparado depois que um documento é processado e os dados extraídos são armazenados no Dataverse, enquanto estão no estado Validando dados.
Ele define o estado do documento para Revisão manual para indicar que os dados extraídos estão prontos para serem revisados e aprovados pelo usuário.
Aplicativo de automação de documentação
Isso ajuda na revisão e aprovação manual dos documentos.
Este aplicativo é o local central em que os usuários podem visualizar todos os documentos que estão no pipeline, exibir seus estados e examinar e aprovar os dados extraídos quando necessário. Esse aplicativo também inclui uma seção para que o proprietário da solução configure o processo. Esse aplicativo é incorporado no Power Apps, que permite uma personalização fácil.
O aplicativo de automação de documentos permite que os usuários façam o seguinte:
Para o revisor manual:
Listar todos os documentos que estão prontos para revisão.
Abrir um documento para exibir o documento e os dados extraídos lado a lado.
Editar ou completar os dados extraídos com erros ou campos de dados ausentes.
Aprovar o documento e definir o estado como Validado.
Para proprietários de processos
Configurar o modelo do AI Builder usado para processar os documentos.
Listar todos os documentos que foram processados.
Filtrar com base nos estados do documento:
Documento inválido quando não é um PDF, PNG ou JPEG.
Baixando o documento durante a recuperação e o armazenamento dos anexos do email no Dataverse.
Extraindo dados quando o modelo de IA está extraindo dados do documento.
Validando quando a lógica de validação está sendo executada.
Revisão manual quando o documento está pronto para ser revisado por um revisor.
Validado quando o documento foi revisado com êxito.
É possível configurar quem é um revisor e/ou um proprietário na sua equipe.
Os documentos e os dados extraídos que estão estado Validado estão prontos para serem exportados para sistemas externos como contabilidade, RH ou CRM.
Como usar a automação de documentos
A automação de documentos é uma solução gerenciada de referência. Os usuários estão livres para usar e atualizar os componentes dessa solução para adaptá-la às suas especificações de sistema e de negócios.
Para usar esta solução, você precisa das seguintes licenças:
Uma licença Power Automate para executar todos os fluxos que orquestram o processo.
Uma licença do Power Apps para qualquer usuário que deva examinar e aprovar documentos manualmente.
Uma licença do Power Apps para o proprietário do processo configurar o processo.
Capacidade do AI Builder com base no volume de documentos processados por mês. A calculadora do AI Builder pode ajudar a estimar a capacidade ideal para você.
Agora você entende quais cenários o Kit base de automação de documentos pode ajudá-lo com a automação do processamento dos seus documentos.