Como comunicar sobre OKRs e Objetivos Viva com a sua equipa

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A comunicação efetiva é um componente fundamental para ser um OKR Champion e influencia significativamente o sucesso do programa OKR. Como os OKR Champions são responsáveis pelos treinamentos, por impulsionar a adoção e ajudar suas equipes a passarem por mudanças, a capacidade de se comunicar de forma clara e eficaz é crucial.

1. Avaliar a preparação

É importante determinar o quão recetivos os seus utilizadores provavelmente irão mudar a forma como trabalham e adotar novas tecnologias. Seu plano de distribuição deve refletir a preparação da sua organização.

Determinar a preparação e o apetite por mudanças requer:

• Criar uma necessidade e uma visão compartilhadas: compartilhe seu motivo para a mudança e a necessidade de ação agora
• Explicar a mudança necessária: qual é o estado atual e como será o estado futuro?
• Impulsionar o comprometimento: Identificar os principais stakeholders e solidificar o patrocínio executivo; analisar a resistência

Determine a preparação fazendo estas perguntas:

• Quais foram os fatores de sucesso ao implantar uma nova tecnologia anteriormente? Quais foram os imprevistos?
• Há outras grandes implantações ou eventos acontecendo em sua organização?
• Quais recursos internos podem ser aproveitados para ajudar a difundir a conscientização? Por exemplo, canais de comunicação existentes, cadência de treinamento e eventos de liderança.
• Quais são os benefícios e os riscos associados a essa distribuição?
• Como você pode destacar os benefícios?
• Como você pode reduzir o risco?

2. Planejar

Definir critérios de sucesso

• O que está a tentar alcançar com os Objetivos Viva?
• Qual é o aspeto do sucesso com os Objetivos Viva? Seja específico. O que você espera aumentar e diminuir, e qual a quantidade? Descreva seu estado futuro. Pode até utilizar a arquitetura OKR para definir o sucesso dos Objetivos Viva e atribuir este OKR a si próprio ou à sua equipa.

Identificar os principais resultados e marcos

• Os seus principais resultados devem melhorar com base na adoção e irão mostrar à liderança o impacto dos Objetivos Viva na sua empresa
• Estabeleça marcos. Onde você está hoje e onde você espera estar depois de um trimestre? Depois de dois trimestres? Depois de um ano?

Determine maneiras de coletar e medir a satisfação e o progresso do usuário em relação aos parâmetros de comparação.

Os exemplos incluem NPS de funcionários, dados de inquérito internos e dados de utilizador dos Objetivos Viva.

Monte sua equipe principal

A adoção de novas tecnologias e metodologias requer a compra e o suporte de todos os negócios. Abaixo estão os principais grupos e membros da equipe que podem ajudar a fazer a ponte entre os resultados de tecnologia e os negócios importantes para sua organização. Cada grupo ou membro tem uma função específica na implementação e na adoção e deve ser envolvido antecipadamente e com frequência.

Função	Responsibilities
Apoio executivo	Comunicar valores e visão de alto nível dos Objetivos Viva em toda a empresa
Supercampeão	Garantir que os objetivos empresariais são realizados a partir da adoção dos Objetivos Viva
Campeões	Ajudar a evangelizar os Objetivos Viva e a gerir o processamento de objecções
Líder do projeto	Supervisionar a logística e o processo de implementação dos Objetivos Viva
Administrador de locatários (especialista em TI)	Supervisionar todos os aspetos técnicos da implementação e implementação dos Objetivos Viva
Principais departamentos (stakeholders)	Identificar como os departamentos irão utilizar os Objetivos Viva e incentivar o envolvimento
Pioneiros	Use Viva Goals early on and provide feedback to help smooth out any issues ahead of broad launch to entire organization (Utilizar os Objetivos Viva desde cedo e fornecer feedback para ajudar a resolver quaisquer problemas antes do lançamento alargado para toda a organização)
Líder de treinamento de funcionários	Gerir e comunicar conteúdos de formação sobre Os Objetivos Viva
Comunidade OKR/ líder L&D	Possui a criação e o gerenciamento de uma comunidade interna voltada para OKRs, habilitando ampla discussão e coordenando oportunidades de aprendizado em toda a empresa.

3. Implantar

O seu objetivo final é que os Objetivos Viva funcionem em toda a organização para que possa ligar o trabalho diário de cada membro da equipa aos resultados empresariais.

No entanto, à medida que navegamos no modelo de Maturidade do OKR e no gerenciamento de alterações associado à implantação, recomendamos um piloto de usuário para facilitar o uso de OKRs por sua organização.

Os benefícios de um piloto de utilizador são duplos: primeiro, irá aprender rapidamente como funciona a metodologia na sua cultura organizacional e obter informações sobre os desafios e oportunidades. Em segundo lugar, seu grupo piloto pode atuar como exemplo para o restante da organização. O sucesso em atingir seus objetivos servirá como motivador para que mais grupos queiram fazer parte.

Aqui estão três maneiras de conduzir um piloto de usuário.

Grupo piloto Somente liderança

Uma das maneiras mais populares de implantar um programa OKR é de cima para baixo. O benefício de seguir essa rota é que a liderança está totalmente por trás do programa, e os OKRs estão muito bem alinhados.

Eis como funciona:

• No primeiro trimestre, os OKRs são definidos pela equipe executiva. Como os OKRs são transparentes por natureza, toda a organização terá visibilidade dessas metas.
• Ao longo desse primeiro trimestre, uma cadência semanal para check-ins é definida como exemplo. As agendas de reunião são estruturadas em torno da medição de OKRs.
• Após um primeiro trimestre bem-sucedido, os gerentes de equipe são treinados. Eles desenvolvem seus OKRs, que são alinhados com a equipe de liderança sênior.
• Após outro trimestre ou dois, os gerentes de equipe expandem seus Principais Resultados. Neste ponto, membros individuais da equipe se envolvem.
• Peça aos participantes para seguirem o roteiro de aprendizagem do Programa de Liderança OKR sob demanda. Para que cada participante piloto se sinta capacitado a instruir, envolver e aprimorar seus funcionários em metodologia e software OKR.

Grupo piloto de departamento

Outro método de distribuição popular é para um departamento ou grupo individual (por exemplo, o departamento de marketing ou de TI ou uma equipe de engenharia de produto), onde é executado uma distribuição de cima para baixo envolvendo gerentes de equipe e funcionários individuais.

Eis como funciona:

• Com o apoio formal ou informal da gestão superior, o grupo adota uma cadência semanal de check-ins de 1 a 2 trimestres, experimentando o que funciona e fazendo alterações ágeis. Ao longo do caminho, os gerentes de equipe relatam à gerência sobre sucessos, desafios e recomendações.
• Depois que o departamento e o gerenciamento individuais estão em um ritmo confortável, um plano de treinamento é formulado para distribuir OKRs para o restante da organização. Esse plano usa as lições do departamento individual para tornar o processo o mais suave possível para a organização como um todo.
• Peça aos participantes para seguirem o roteiro de aprendizagem do Programa de Liderança OKR sob demanda. Para que cada participante piloto se sinta capacitado a instruir, envolver e aprimorar seus funcionários em metodologia e software OKR.

Outra opção: A Teoria do Big Bang

Enquanto assinamos uma abordagem de "crawl-walk-run" para testar seu programa OKR, empresas maduras que podem conduzir a organização com eficácia e eficiência por meio de alterações podem optar por iniciar OKRs em toda a organização de uma só vez.

A vantagem dessa abordagem de "Big Bang" é que as empresas são capazes de aproveitar o impulso do início inicial e perceber os benefícios dos OKRs mais rapidamente em toda a organização. No entanto, muitas vezes, esta abordagem requer mais recursos e, portanto, é mais bem-sucedida quando a liderança da empresa é totalmente comprada, a comunicação é clara e a implementação é suportada pelo percurso de aprendizagem Introdução aos Objetivos Viva.

Independentemente do caminho que escolher, é importante descobrir o que funciona melhor para a sua organização. Seja paciente, pois geralmente leva alguns trimestres para se familiarizar com as mudanças. Em breve, você terá um ritmo sólido e seu programa OKR crescerá, amadurecerá e transformará sua organização no processo.

Medir o sucesso

Os seus objetivos definem o resultado pretendido e permitem-lhe medir o sucesso da implementação dos Objetivos Viva.

É essencial que você obtenha a participação total dos stakeholders na definição de seus OKRs para ajudar a garantir que eles tenham um senso de propriedade e alinhem essas medidas de sucesso às tarefas de projeto definidas. Os OKRs devem incluir uma combinação de sucesso técnico e voltado ao usuário.

Objetivo	Principais resultados	To Do
Implementar Objetivos Viva no FY22 para que possamos melhorar o foco e expandir o nosso negócio	KR1: 100% de SLT adicionam OKR no 1º trimestre KR2: integre e treine 500 usuários no 2º trimestre. KR3: 100% dos utilizadores adicionaram ORKs aos Objetivos Viva no T3.	- Identificar usuários piloto - Criar um plano de teste piloto - Habilitar usuários piloto no Teams - Implementar o piloto - Executar uma pesquisa de comentários piloto - Medir o sucesso do piloto
Crie um ritmo de negócio nos Objetivos Viva para que possamos incorporar OKRs na nossa vida profissional diária	FY22 Q2 SLT business review conducted and completed in Viva Goals KR1: aumente a utilização do dashboard Objetivos Viva em reuniões em todas as mãos de 1x para 3x no 2º trimestre. KR2: aumentar o uso do painel do Teams de 1x por mês para 2x por mês. KR3: 100% dos gerentes de equipe concluem um check-in por mês.	- OKRs da empresa adicionados nos Objetivos Viva. - Os gerentes concluem pelo menos um check-in. - Criar um painel de revisão atraente.

4. Treinar e adotar

Abordamos tudo o que precisa de saber sobre como escrever grandes OKRs no módulo Escrever OKRs eficazes com Objetivos Viva e incorporar OKRs nos seus ritmos de negócio no módulo Garantir o sucesso do programa OKR .

5. Personalize seu plano de comunicação

Uma das partes mais importantes de ser um Campeão da OKR é comunicar eficazmente sobre o seu programa OKR com Os Objetivos Viva.

Reunir o plano de comunicação e a linha do tempo

Use uma abordagem em fases para suas comunicações e verifique se as comunicações corretas estão acontecendo no momento certo para que todos os membros da equipe se sintam incluídos e com suporte.

Personalizar seu plano de comunicação por público-alvo

Para um OKR Champion, há três aspectos do seu público a considerar: sua função profissional, como eles aprendem e seu tipo de personalidade.

Função profissional

As informações que damos e como damos devem ser influenciadas por quem estamos falando. Isso nos permite lidar com necessidades ou preocupações específicas de sua função. Por exemplo, o conteúdo de uma apresentação e como ela é entregue seriam alteradas se ela fosse fornecida a um grupo de executivos ou a uma equipe de engenharia. Quando consideramos a função de alguém, podemos conectar as informações diretamente a ela.

Uma maneira útil de começar a personalizar informações para seu público-alvo é considerar o que é esperado deles diariamente.

• Como a introdução de OKRs os ajudará?
• Quais possíveis bloqueadores ou preocupações eles podem ter?
• Qual é a largura de banda deles?
• Você pode criar espaço em suas agendas para que eles possam sentir que há tempo para aprender e ajustar-se à alterações que estão passando?

Estar ciente das preocupações e necessidades individuais deles ajudará sua equipe a se sentir mais segura e que há um caminho razoável para eles. Isso também incentiva a curiosidade, a abertura e a mentalidade de crescimento.

Estilos de aprendizagem

Os OKR Champions devem trabalhar com seus colegas de equipe para desenvolver estratégias de comunicação eficazes e modelar a flexibilidade ao responder a diferentes necessidades. Não há uma única forma de comunicação. No entanto, isso não significa que não haja estratégias úteis que ajudem as pessoas a se comunicarem inclusivamente.

As estratégias principais para comunicação inclusiva incluem:

• Varie seu método. Use abordagens diferentes quando possível. Agende um tempo colaborativo interativo com uma opção alternativa para horários de trabalho independentes, forneça ativos visuais para acompanhar reuniões de grupo, gravar reuniões e ativar a transcrição ao vivo.
• Siga as diretrizes de acessibilidade. Execute ações como verificar documentos para ordem de leitura, ativar legendas ao vivo em reuniões e adicionar texto alternativo a imagens. O uso de ferramentas como o Verificador de Acessibilidade da Microsoft garantirá que seus documentos estejam de acordo com os padrões do setor.
• Impulsione seus colegas. Todos nós explicamos as coisas de maneiras que fazem sentido para nossos próprios cérebros; isso significa que muitas vezes há quebras de comunicação e dificuldades para aprender um novo material. Peça a seus colegas para colocar seu ensino em suas próprias palavras. Isso verifica a compreensão e amplia as pistas de comunicação.

A comunicação inclusiva é um trabalho contínuo que os OKR Champions devem verificar consistentemente.

Tipos de personalidade

O último elemento a considerar ao conhecer seu público-alvo é considerar o tipo de personalidade. A autora de best-sellers, Gretchen Rubin, forneceu uma estrutura chamada "The Four Tendencies" que se mostra útil para públicos profissionais, especialmente ao introduzir mudanças e novas informações. Como os OKR Champions fazem ambos, é particularmente importante conhecer essa poderosa estrutura.

Ao estudar como as pessoas respondem às expectativas, às mudanças e às novas informações, Rubin descobriu que havia quatro categorias amplas de pessoas:

• Questionadores
• Defensores
• Obrigados
• Rebeldes

Conhecer os conceitos básicos de cada tipo de personalidade e estratégias que podem ser usadas ao trabalhar com eles ajuda os OKR Champions a se comunicarem com eficiência e manter a equipe unida.

Os Questionadores querem justificativas e são caçadores de informações. Os interrogadores acordam e pensam: "O que é preciso fazer hoje?" São motivados pela execução de coisas que apoiam e compreendem. Uma vez que você tem sua adesão, os questionadores são poderosos aliados e defensores. Por outro lado, eles realmente não gostam de perder tempo e esforço em atividades com as quais não concordam. Não se deixe intimidar por suas perguntas; se eles estão pressionando você, é provável que seja porque estão tentando entrar em acordo, certificando-se de que concordam e entendem o que você está pedindo.

• Estratégias:
  • Agendar horário comercial regular; isso provavelmente minimizará o trabalho para você, pois eles perceberão que há um tempo/local definido para que eles façam perguntas.
  • Forneça informações de contato para quem eles podem entrar em contato com perguntas fora da sala de aula.

Os Defensores querem saber o que deve ser feito. Os defensores acordam e pensam: "O que está na agenda e a lista de tarefas para hoje?" Estão muito motivados por fazer as coisas. Eles realmente não gostam de cometer erros, de serem culpados ou de não seguirem à risca (se estiver na lista de tarefas pendentes, isso será feito!). Contanto que o treinamento esteja em sua agenda, os Apoiadores provavelmente estarão prontos para aprender e aplicar novas informações e práticas.

• Estratégias:
  • Forneça todos os recursos necessários (pdfs, links, decks etc.).
  • Seja claro sobre solicitações e itens de ação para eles.

Os Obrigados são motivados por expectativas e regras. Os obrigadores acordam e pensam: "O que devo fazer hoje?" São muito motivados pela responsabilidade. Eles não gostam de serem repreendidos ou de decepcionarem outras pessoas. Ter sucesso com os Obrigados significa definir expectativas claras e ter responsabilidade interna.

• Estratégias:
  • Defina proteções para garantir que eles se mexam (esteja preparado para precisar cobrar deles um pouco).
  • Agende check-ins regulares para garantir que eles estejam integrados e se sintam com suporte.

Os Rebeldes querem liberdade para fazer as coisas do seu jeito. Eles resistem a maioria das regras. Os rebeldes acordam e pensam: "O que quero fazer hoje?" São muito motivados por uma sensação de liberdade e autodeterminação. Você pode ter dificuldades para integrar os rebeldes, mas como eles são geralmente inovadores e líderes, uma vez que eles se integrem, eles geralmente levam outras pessoas a fazer o mesmo. A perseverança é a chave. Os rebeldes prosperam com independência. Honrar isso é uma ótima maneira de mantê-los a bordo.

• Estratégias:
  • Honre suas necessidades de independência pedindo por suas contribuições.
  • Dê a eles pequenas funções de liderança (por exemplo, colocando-os no comando de salas de grupo ou projetos). Isso incentiva a integração e dá a eles espaço para escolher o aprendizado por si mesmos (em vez de sentir que foram forçados)

Você nem sempre saberá qual combinação você tem em qualquer treinamento, mas ter um ponto de referência para como as pessoas podem responder de forma diferente pode ajudar a se preparar e atender às necessidades da sua equipe.

A comunicação efetiva requer pelo menos um entendimento periférico do público. Fazer um pouco de trabalho antecipadamente para considerar as funções profissionais, a variedade de estilos de aprendizagem e os diferentes tipos de personalidade presentes podem ajudar os OKR Champions a adaptar suas informações e se comunicar com mais eficiência.