Usar uma estrutura para criar OKRs

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A fórmula para uma estrutura OKR sólida é: Eu vou OBJECTIVO conforme medido pelos RESULTADOS-CHAVE por meio de INICIATIVAS E PROJETOS-CHAVE.

Para estabelecer uma estrutura forte e impulsionar seus negócios em direções novas e interessantes, você precisa dominar cada elemento; o Objetivo, o Resultado-Chave e as Principais Iniciativas/Projetos. Cada elemento tem características exclusivas projetadas para desbloquear o foco, o alinhamento, o acompanhamento, a transparência e o alongamento.

Nós gostamos de pensar que escrever ótimos OKRs é um pouco como escrever um ótimo livro. É um processo de duas partes.

• A etapa 1 é escrever
• A etapa 2 é editar

Para facilitar as coisas, enquanto estiver escrevendo, você pode começar com uma fórmula simples e, enquanto estiver editando, trata-se de fazer as perguntas certas.

Escrever

Esse é um processo que requer paciência e escrever ótimos OKRs fica mais fácil ao longo do tempo. Na verdade, pode levar vários trimestres para acertar, e não há problema.

Objetivos da escrita

Vamos começar com um Objetivo. Lembre-se de que os Objetivos perguntam: "Para onde quero ir?" e as respostas devem ser acionáveis, aspiracionais e significativas. Para facilitar as coisas, enquanto estiver escrevendo um Objetivo, você pode começar com uma fórmula simples, como a abaixo criada por Paul Niven.

• Verbo + o que você vai fazer + para que/a fim de = Objetivo

O verbo é sua ação, o que você vai fazer é sua aspiração e a frase "para que" ou "a fim de" é o seu significado.

• Ação: esta é uma instrução de verbo. Os exemplos incluem: Expandir, Compilar, Desenvolver, Aumentar, Diminuir, Comprar etc.
• Aspiração: no que você está se concentrando? Os exemplos incluem: um novo mercado, aquisição de clientes, cultura diversificada, produto necessário etc.
• Significado: por que você está fazendo isso? Os exemplos incluem: aumentar a participação no mercado, aumentar uma base de usuários, criar um cliente ferozmente leal, etc.

Uma fórmula preenchida para um Objetivo pode ter esta aparência:

Escrever os resultados-chave

Agora vamos escrever alguns Resultados-Chave. Lembre-se de que os Resultados Principais perguntam: "Como saberemos que estamos a chegar lá?" Os principais resultados são resultados e devem ser focados, mensuráveis e ambiciosos. Para facilitar as coisas, enquanto você estiver escrevendo um Resultado-Chave, você pode começar com uma fórmula, como a abaixo também criada por Paul Niven.

• Verbo + o que você deseja acompanhar ou contar + de X para Y = Resultado-Chave

O verbo é sua ação, o que você vai acompanhar ou contar é sua área de foco, o X ao Y é sua medida e a diferença entre X e Y é o nível de ambição que você está tentando alcançar.

• Foco: a métrica que você deseja medir. Os exemplos incluem: pontuação de CSAT, novas contratações, artigos da base de dados de conhecimento, exibições de vídeo etc.
• Medida: o ponto inicial e o ponto final que você espera alcançar. Os exemplos incluem: aumento de 80% para 95%, redução de 10 para 5, etc.
• Ambição: a quantidade de alongamento que está sendo aplicada a essa métrica. O nível de ambição baseia-se na diferença entre a medida inicial e a medida final.
  • Observação sobre ambição: o nível de ambição é contextual. Algo que pode ser um exagero para um departamento pode não ser um exagero para outro. Uma boa regra geral aqui é que você deve se sentir assustado/inseguro de que pode chegar a 100% desse esforço.

Uma fórmula preenchida para o Resultado-Chave pode ser semelhante a:

Escrevendo Iniciativas/Projetos Importantes

Para concluir as coisas, vamos escrever algumas Iniciativas/Projetos importantes. Lembre-se de que as Principais Iniciativas/Projetos perguntam: "O que temos de fazer para lá chegar?" As Principais Iniciativas/Projetos são saídas e resultam numa lista de tarefas que têm de ser concluídas.

• Verbo + Saída + conforme medido pela conclusão de X, Y, Z = Iniciativa/Project

O verbo + saída é o nome de sua iniciativa de chave/Project e X, Y, Z é sua lista de tarefas A, B e C.

• Iniciativa/Projeto-Chave: título para o grupo de tarefas que precisam ser concluídas. Os exemplos incluem: iniciar uma versão móvel do nosso produto, criar novo conteúdo de vídeo etc.
• A, B, C, etc.: a lista de atividades que precisam acontecer. Os exemplos incluem: Escrever, Gravar, Editar, Revisar, Enviar, etc.

Uma lista de verificação preenchida para uma Iniciativa/Projeto-Chave pode ter esta aparência:

Editar

Agora que você tem seus truques criativos fluindo, e depois de esboçar um primeiro rascunho de seus OKRs, aqui estão nossas dicas de edição sugeridas:

• Volte e faça perguntas para ajudar a solidificar seus OKRs.
• Remova qualquer coisa que não esteja clara ou que impeça o foco.
• Adicione qualquer coisa necessária para maior clareza ou sucesso.

Mais uma vez, temos duas etapas a seguir: examinar os superpoderes de OKR e executar o teste "Necessário e Suficiente".

Benefícios do ORC

Olhe para os seus OKRs e certifique-se de que eles aderem aos cinco benefícios da OKR.

Alignment

Alinhou os seus objetivos de cima para baixo, de baixo para cima e entre equipas para garantir que todos estão a conduzir para o mesmo objetivo, em toda a organização? Temos os proprietários certos identificados que sentirão responsabilidade por conduzir o progresso?

Foco

Limitou os Objetivos e os Principais Resultados abaixo dos mesmos para 3-5 no máximo? Pode ser difícil no início reduzir os seus objetivos quando tudo parece ser uma prioridade, mas lembre-se: "Se tudo é importante, então nada é."

Transparência

Os seus OKRs são públicos para que todos os membros da equipa vejam para criar responsabilidade e dependências de superfície e bloqueios de estradas? A nossa equipa pode afetar diretamente os Principais Resultados ou dependemos dos intervenientes? Se este último, podemos fazer disto um OKR partilhado?

Adaptabilidade

Configurou integrações para uma única origem de verdade, sempre que possível, para permitir uma tomada de decisões mais rápida e melhor com base em dados e informações dinâmicos em tempo real? Conseguiremos ver o progresso em cada Resultado da Chave no período de tempo atual?

Growth

Os seus OKRs vão além do "negócio como de costume" para se esforçarem por resultados ambiciosos e alcançarem o que é possível?

Agora vamos fazer o teste necessário e suficiente.

• Ao examinar um OKR, pergunte-se: "Todos esses Resultados-chave sãonecessários para atingir meu Objetivo?"
  • Se a resposta for sim, ela passará no teste necessário.
  • Se a resposta for não, remova o que não é necessário.
• Em seguida, pergunte a si mesmo: "Realizar meus Resultados-Chave será suficiente para atingir meu Objetivo?"
  • Se sim, então ele passa no teste suficiente e você está pronto para ir.
  • Se não, modifique os Resultados-Chave existentes para torná-los mais fortes e adicione qualquer Resultados-Chave para atingir seu Objetivo.

Aplicar a estrutura

Agora, vamos aplicar a estrutura a um exemplo de negócios do mundo real.

• Objetivo Ruim: ganhar mais dinheiro.

Embora a maioria das empresas precise ganhar dinheiro, tenho certeza que você reconhece que esse é um Objetivo mal escrito que precisa ser editado. Veja por quê:

• Não é muito acionável, "Como vamos fazer isso?"
• Não é muito aspiracional, "O que é tão especial ou importante sobre dinheiro? Isso nos inspira?"
• Não é muito significativo, "Por que estamos tentando fazer isso?"

Para ajudar a responder a essas perguntas, vamos aplicar nossa fórmula: verbo + o que você vai fazer + para que/para.

• Objetivo Melhor: expandir para a América Latina a fim de aumentar a participação no mercado de produtos.

Com esse Objetivo, agora temos uma melhor compreensão de como, do quê e o motivo da busca desse objetivo. Embora ainda se concentre na intenção de ganhar mais dinheiro, ele se concentra em uma via de ganhar dinheiro, o que nos impulsionará em uma direção específica.

Agora, vamos examinar três Resultados-Chave que abrangem vários departamentos:

• Aumentar as vendas de novos produtos de US$ 100 mil para US$ 1,5 milhão.
• Aumentar as exibições de mídia social de 5.000 para 15.000.
• Aumentar os clientes potenciais qualificados por meio do formulário da Web de 50 para 3.000.

Pergunte- São focados, mensuráveis e ambiciosos? Sim!

• Cada um tem um foco: novas vendas de produtos, exibições de mídia social e clientes potenciais qualificados.
• Cada um tem uma medida: US$ 100 mil a US$ 1,5 milhão, 5.000 a 15.000 e 50 a 3.000.
• Cada um deles é ambicioso: crescimento de 3x de 5 mil para 15 mil e ainda mais por US$ 100 mil para US$ 1,5 milhão e 50 a 3.000.

Em seguida, pode ver se alinham com os benefícios da OKR.

• Alinhamento: Quem são os nossos intervenientes?
• Foco: O que pode ser eliminado?
• Transparência: onde há implicações ou gargalos não vistos?
• Adaptabilidade: podemos controlar se fomos bem sucedidos?
• Crescimento: Está a impulsionar o negócio para a frente?

Estamos com uma aparência sólida aqui, mas ao pensar em alinhamento, você começa a considerar outros stakeholders. Um dos stakeholders que deixei de fora é a equipe do produto. Portanto, devemos adicionar um Resultado-Chave ao iniciar uma versão em espanhol do nosso produto.

Em seguida, passaremos para o Teste Necessário e Suficiente.

• Todos esses Resultados-Chave são necessários para atingir nossa meta?

Quando pensamos muito, percebemos que aumentar nossos modos de exibição de mídia social não é necessário para atender ao nosso Objetivo, então vamos remover esse.

• Realizar meus Resultados-Chave será suficiente para atingir meu objetivo?"

O que você percebe é que não conseguirá atingir sua meta suficientemente sem adicionar mais representantes de vendas de língua espanhola. Portanto, vamos adicionar o Resultado-Chave final.

Nossa lista de OKR final tem esta aparência:

• Objetivo: Expandir para a América Latina para aumentar a participação no mercado de produtos.
  • KR1: Aumentar as vendas de novos produtos de US$ 100 mil para US$ 1,5 milhão.
  • KR2: Aumentar os clientes potenciais qualificados por meio do formulário da Web de 50 para 3.000.
  • KR3: Iniciar a versão em espanhol do produto e aumentar os usuários de 0 para 10.000.
  • KR4: Aumentar a equipe de vendas bilíngues de 2 para 5.