Melhorar a reputação do remetente no email dos Serviços de Comunicação do Azure
Este artigo descreve as práticas recomendadas para a entrega de email na comunicação entre empresas e consumidores (B2C) e como usar os logs de email dos Serviços de Comunicação do Azure para ajudar com sua reputação de email. Este guia abrangente oferece informações sobre como otimizar o gerenciamento de reclamações por e-mail, promover práticas de e-mail mais saudáveis e maximizar o sucesso de sua entrega de e-mails.
Gerenciando a reputação do remetente e reclamações por e-mail para melhorar a entrega de e-mails
Os Serviços de Comunicação do Azure oferecem recursos de email que podem enriquecer as comunicações com seus clientes. No entanto, não há garantia de que os e-mails enviados pela plataforma cheguem à caixa de entrada do cliente. Para identificar e evitar problemas de entrega de forma proativa, você deve realizar verificações de reputação, como:
- Garantir uma percentagem consistente e saudável de e-mails entregues com sucesso ao longo do tempo.
- Analisar detalhes específicos sobre falhas e devoluções de entrega de e-mails.
- Monitoramento de spam e relatórios de abuso.
- Manter uma lista de contactos saudável.
- Compreender o envolvimento do utilizador e os posicionamentos na caixa de entrada.
- Compreender as reclamações dos clientes e fornecer um processo fácil para cancelar ou cancelar a subscrição.
Para habilitar logs de email e monitorar sua entrega de email, siga as etapas nos logs de email dos Serviços de Comunicação do Azure.
Devoluções de e-mail: status e tipos de entrega
As devoluções de e-mail indicam problemas com a entrega bem-sucedida de um e-mail. Durante o processo de entrega de e-mail, as respostas SMTP fornecem os seguintes resultados:
Sucesso (2xx): O provedor de serviços de e-mail aceitou o e-mail. No entanto, esse resultado não garante que o e-mail chegue à caixa de entrada do cliente. Um status de Entregue indica a entrega do e-mail.
Falha temporária (4xx): O provedor de serviços de e-mail não pode aceitar o e-mail no momento. Mas o endereço do destinatário ainda é válido, permitindo futuras tentativas de entrega. Este resultado é muitas vezes chamado de salto suave. A causa pode ser vários fatores, como limitação de taxas ou problemas de infraestrutura.
Falha permanente (5xx): O provedor de serviços de e-mail rejeitou o e-mail. Este resultado é comumente chamado de salto duro. Este tipo de devolução ocorre quando o endereço de e-mail não existe. Um status de entrega de e-mail de Bounced indica esse resultado.
De acordo com as definições do RFC:
- Um hard bounce (falha permanente) refere-se especificamente a casos em que o endereço de e-mail é inexistente.
- Um salto suave engloba vários tipos de falhas.
- Uma devolução de spam normalmente ocorre devido a decisões de política específicas.
Essas práticas nem sempre são uniformes e padronizadas entre os provedores de serviços de e-mail.
Saltos duros
Os seguintes códigos SMTP podem descrever devoluções difíceis:
| Código de erro | Description | Explicação |
|---|---|---|
| 521 | O servidor não aceita email | O servidor SMTP encontrou um problema que o impede de aceitar o email de entrada. |
| 525 | Conta de usuário desativada | A conta de e-mail do usuário foi desativada e não pode receber e-mails. |
| 550 | Caixa de correio indisponível | A caixa de correio do destinatário não está disponível para receber e-mails. A caixa de correio pode estar cheia ou pode ter um problema temporário. |
| 553 | Nome da caixa de correio não permitido | O endereço de e-mail ou o nome da caixa de correio do destinatário não é válido ou as políticas do sistema de email não o permitem. |
| 5.1.1 | Endereço da caixa de correio de destino incorreto | O endereço da caixa de correio de destino é inválido ou não existe. Verifique o endereço para erros de digitação ou formatação. |
| 5.1.2 | Endereço do sistema de destino incorreto | O endereço do sistema de destino é inválido ou não existe. Verifique se há erros de digitação ou erro no domínio de e-mail ou no sistema do destinatário. Verifique se o domínio ou sistema está configurado corretamente. |
| 5.1.3 | Sintaxe do endereço da caixa de correio de destino incorreto | A sintaxe do endereço da caixa de correio de destino está incorreta. Verifique se há erros de formatação ou caracteres inválidos no endereço de e-mail do destinatário. Verifique se o endereço segue a sintaxe correta. |
| 5.1.4 | Endereço da caixa de correio de destino ambíguo | O endereço de e-mail do destinatário não é exclusivo e corresponde a vários destinatários. Verifique a exatidão do endereço de e-mail e forneça um endereço exclusivo. |
| 5.1.6 | Caixa de correio de destino movida | A caixa de correio do destinatário foi movida para um local ou servidor diferente. Verifique o novo endereço de caixa de correio do destinatário para entrega de mensagens. |
| 5.1.9 | Sistema de destino não compatível | O sistema de e-mail do destinatário não está configurado de acordo com protocolos padrão. Entre em contato com o administrador do sistema para resolver o problema. |
| 5.1.10 | Endereço de destino MX nulo | O domínio de email do destinatário não tem um registro MX (Mail Exchange) válido. Entre em contato com o administrador do domínio para corrigir a configuração do DNS (Sistema de Nomes de Domínio). |
| 5.2.1 | Caixa de correio de destino desativada | A caixa de correio do destinatário está desativada, o que está impedindo a entrega de mensagens. Entre em contato com o destinatário para habilitar a caixa de correio. |
| 5.2.1 | Problema de expansão da lista de endereçamento | A caixa de correio de destino é uma lista de endereçamento e a expansão falhou. Entre em contato com o administrador da lista de endereçamento para resolver o problema. |
| 5.3.2 | Sistema de destino não aceita mensagens | O servidor de e-mail do destinatário não está aceitando mensagens no momento. Tente reenviar o e-mail mais tarde. |
| 5.4.1 | Endereço do destinatário rejeitado | O servidor de e-mail do destinatário rejeitou a mensagem. Verifique o endereço de e-mail do destinatário quanto à precisão e formatação adequada. |
| 5.4.4 | Não é possível encaminhar | A mensagem não pode ser roteada para o servidor do destinatário. Verifique o domínio de e-mail e as configurações do servidor do destinatário. |
| 5.4.6 | Loop de roteamento detetado | O servidor de email encontrou um loop de roteamento ao tentar entregar a mensagem. Entre em contato com o administrador do sistema para resolver o loop. |
| 5.7.13 | Conta de usuário desativada | A conta de e-mail do destinatário foi desativada e o servidor de e-mail não está aceitando mensagens para essa conta. O provedor de serviços de email pode ter desativado ou suspendido o endereço de e-mail do destinatário, tornando o endereço inacessível para receber e-mails. Ou, o usuário ou a organização optou por desativar a conta de email. |
| 5.4.310 | Domínio DNS não existe | O domínio de e-mail do destinatário não existe ou tem uma configuração de DNS incorreta. Verifique as configurações de DNS do domínio. |
Enviar e-mails repetidamente para endereços que não existem pode afetar significativamente a reputação do remetente. É crucial tomar medidas, removendo prontamente esses endereços da sua lista de contatos e gerenciando diligentemente uma lista de contatos saudável.
Códigos de erro para devoluções suaves
Monitore de perto as devoluções suaves (falhas temporárias) ao enviar e-mails. Um alto volume de rejeições suaves pode indicar um potencial problema de reputação. Os fornecedores de serviços de e-mail podem estar a atrasar a sua entrega de correio.
Os seguintes códigos SMTP podem descrever devoluções suaves:
| Código de erro | Description | Explicação |
|---|---|---|
| 551 | Usuário não local, tente caminho alternativo | O domínio de e-mail do destinatário não é local para o sistema de e-mail. O sistema deve tentar um caminho alternativo para entregar o e-mail. |
| 552 | Alocação de armazenamento excedida | A conta de e-mail do destinatário atingiu seu limite de armazenamento. Peça ao destinatário para liberar espaço para receber novos e-mails. |
| 554 | Falha na transação | A transação de e-mail falhou por um motivo não especificado. Investigue para determinar a causa da falha. |
| 5.2.2 | Caixa de correio de destino cheia | A caixa de correio do destinatário atingiu seu limite de armazenamento. O destinatário deve liberar espaço para receber novos e-mails. |
| 5.2.3 | O comprimento da mensagem excede o limite administrativo | O comprimento da mensagem excede o limite no sistema de e-mail do destinatário. Reduza o comprimento da mensagem para abaixo do limite. |
| 5.2.121 | Destinatário por hora Limite de recebimento excedido | O sistema de e-mail do destinatário excede o limite do número de e-mails que ele pode receber por hora. Tente enviar o e-mail mais tarde. |
| 5.2.122 | Destinatário por hora Limite de recebimento excedido | O sistema de e-mail do destinatário atingiu seu limite de recebimento por hora. Tente enviar o e-mail mais tarde. |
| 5.3.1 | Sistema de correio de destino completo | O sistema de e-mail do destinatário está cheio e não pode aceitar novos e-mails. |
| 5.3.3 | Recurso não suportado no sistema de destino | O sistema de e-mail do destinatário não suporta um recurso específico necessário para uma entrega bem-sucedida. |
| 5.3.4 | Mensagem muito grande para o sistema de destino | O tamanho da mensagem excede o limite no sistema de e-mail do destinatário. Verifique o tamanho do e-mail e considere a compactação ou divisão. |
| 5.5.3 | Muitos destinatários | O e-mail tem muitos destinatários e o sistema de e-mail de um destinatário não pode processá-lo. O sistema de e-mail do destinatário pode ter um limite no número de destinatários por e-mail. Tente reduzir o número de destinatários. |
| 5.6.1 | Mídia não suportada | O sistema de e-mail do destinatário não suporta o formato de mídia do e-mail. Converta o formato de mídia para um compatível. |
| 5.6.2 | Conversão Necessária e Proibida | O formato ou conteúdo do e-mail requer conversão, mas o sistema de e-mail do destinatário não pode realizar a conversão. |
| 5.6.3 | Conversão necessária, mas não suportada | O formato ou conteúdo do e-mail requer conversão, mas o sistema de e-mail do destinatário não suporta a conversão. |
| 5.6.5 | Falha na conversão | O sistema de e-mail do destinatário não conseguiu converter o formato ou conteúdo do e-mail. Verifique o conteúdo do e-mail e tente reenviar. |
| 5.6.6 | Conteúdo da mensagem não disponível | O sistema de e-mail do destinatário não pode acessar o conteúdo do e-mail. Verifique se há corrupção ou compatibilidade no conteúdo e anexos do e-mail. |
| 5.6.11 | Caracteres inválidos | O e-mail contém caracteres inválidos que o sistema de e-mail do destinatário não pode processar. Remova quaisquer caracteres inválidos do conteúdo ou da linha de assunto e reenvie o e-mail. |
| 5.7.1 | Entrega não autorizada, mensagem recusada | O sistema de e-mail do destinatário se recusou a aceitar a mensagem porque não está autorizado a recebê-la. Entre em contato com o administrador do sistema para resolver o problema. |
| 5.7.2 | Expansão da Lista de Endereçamento Proibida | O sistema de e-mail do destinatário não permite a expansão de listas de discussão. Entre em contato com o administrador do sistema para obter assistência. |
| 5.7.12 | Remetente não autenticado pela organização | A organização do destinatário requer autenticação do remetente. Verifique as configurações de autenticação. |
| 5.7.15 | Nível de prioridade muito baixo | O nível de prioridade do e-mail é muito baixo para que o sistema de e-mail do destinatário o aceite. O sistema de e-mail do destinatário pode ter restrições para aceitar e-mails de baixa prioridade. Considere aumentar o nível de prioridade do e-mail. |
| 5.7.16 | Mensagem muito grande para prioridade especificada | O tamanho da mensagem excede o limite especificado pelo sistema de e-mail do destinatário para o nível de prioridade. Verifique o tamanho do e-mail e as configurações de prioridade. |
| 5.7.17 | O proprietário da caixa de correio foi alterado | O proprietário da caixa de correio do destinatário foi alterado, causando problemas de entrega de mensagens. Verifique a propriedade da caixa de correio e entre em contato com o proprietário da caixa de correio. |
| 5.7.18 | O proprietário do domínio foi alterado | O proprietário do domínio de e-mail do destinatário foi alterado, causando problemas de entrega de mensagens. Verifique a propriedade do domínio e entre em contato com o proprietário do domínio. |
| 5.7.19 | O teste Rrvs não pode ser concluído | O teste RRVS (Recipient Rate Validity System) não pode ser concluído no sistema de e-mail do destinatário. Entre em contato com o administrador do sistema para obter assistência. |
| 5.7.20 | Nenhuma assinatura Dkim de passagem encontrada | O sistema de e-mail do destinatário não encontrou nenhuma assinatura DKIM (Domain Keys Identified Mail) para o e-mail. Verifique a configuração e a assinatura do DKIM ao seu lado. |
| 5.7.21 | Nenhuma assinatura Dkim aceitável encontrada | O sistema de e-mail do destinatário não encontrou nenhuma assinatura DKIM aceitável para o e-mail. Verifique a configuração e a assinatura do DKIM ao seu lado. |
| 5.7.22 | Nenhuma assinatura Dkim correspondente a um autor válido foi encontrada | O sistema de e-mail do destinatário não encontrou nenhuma assinatura DKIM válida correspondente ao autor para o e-mail. Verifique a configuração e a assinatura do DKIM ao seu lado. |
| 5.7.23 | Falha na validação do SPF | O e-mail falhou na validação do SPF (Sender Policy Framework) no sistema de email do destinatário. Verifique os registos SPF e a configuração do seu servidor de e-mail. |
| 5.7.24 | Erro de validação do SPF | O sistema de e-mail do destinatário encontrou um erro de validação SPF. Verifique os registros SPF e a configuração do servidor de e-mail. |
| 5.7.25 | Falha na validação reversa de DNS | O e-mail falhou na validação reversa do DNS no sistema de e-mail do destinatário. Verifique as configurações de DNS reverso. |
| 5.7.26 | Falha em várias verificações de autenticação | O e-mail falhou em várias verificações de autenticação no sistema de e-mail do destinatário. Revise suas configurações e métodos de autenticação. |
| 5.7.27 | O endereço do remetente tem MX nulo | Seu domínio de e-mail não tem um registro MX válido. Entre em contato com o administrador do domínio para corrigir a configuração de DNS. |
| 5.7.28 | Inundação de e-mail detetada | O sistema de e-mail do destinatário detetou uma inundação de e-mails. Verifique o tráfego de e-mail e identifique a causa da inundação. |
| 5.7.29 | Falha na validação do arco | O e-mail falhou na validação da Cadeia Recebida Autenticada (ARC) no sistema de e-mail do destinatário. Verifique a assinatura ARC do seu lado. |
| 5.7.30 | Requer suporte TLS necessário | O sistema de e-mail do destinatário requer suporte a Transport Layer Security (TLS) para transmissão segura de e-mails. Certifique-se de que o seu sistema suporta TLS. |
| 5.7.51 | Atribuição de entrada de locatário | O sistema de email do destinatário atribui o e-mail de entrada a um locatário específico. Verifique as informações do remetente do e-mail e a atribuição do locatário. |
Lista de supressão gerenciada
Os Serviços de Comunicação do Azure oferecem um recurso chamado lista de supressão gerenciada, que pode desempenhar um papel vital na proteção e preservação da reputação do remetente.
O cache da lista de supressão controla os endereços de email que sofreram uma devolução difícil para todos os emails enviados por meio dos Serviços de Comunicação do Azure. Sempre que uma entrega de email falha com um dos códigos de erro especificados, o endereço de email é adicionado à lista de supressão gerenciada internamente, que abrange a plataforma Azure e é mantida globalmente.
Aqui está o ciclo de vida dos endereços de e-mail que são suprimidos:
Supressão inicial: quando os Serviços de Comunicação do Azure encontram um hard bounce com um endereço de email pela primeira vez, ele adiciona o endereço à lista de supressão gerenciada por 24 horas.
Supressão progressiva: Se o mesmo endereço de e-mail de destinatário inválido reaparecer em quaisquer e-mails subsequentes enviados para a plataforma dentro do período inicial de 24 horas, ele será automaticamente suprimido da entrega e o tempo de cache será estendido para 48 horas. Para ocorrências subsequentes, o tempo de cache aumenta progressivamente para 96 horas, depois 7 dias e, finalmente, atinge uma duração máxima de 14 dias.
Processo de remoção automática: Os endereços de e-mail são automaticamente removidos da lista de supressão gerenciada quando nenhuma solicitação de envio de e-mail é feita para o mesmo destinatário dentro do período de tempo de concessão designado. Após o período de concessão expirar, o endereço de e-mail é removido da lista. Se novos emails forem enviados para o mesmo destinatário inválido, os Serviços de Comunicação do Azure iniciarão um novo ciclo fazendo outra tentativa de entrega.
Queda na entrega: Se um endereço de e-mail estiver sob um tempo de concessão, quaisquer outros e-mails enviados para esse endereço de destinatário serão descartados até que a concessão de endereço expire ou seja removida da lista de supressão gerenciada. O status de entrega desta solicitação de e-mail é Suprimido nos logs de e-mail.
Os endereços de e-mail podem permanecer na lista de supressão gerenciada por um período máximo de 14 dias. Esta medida proativa ajuda a proteger a reputação do remetente e protege-o dos efeitos adversos do envio repetido de e-mails para endereços inválidos. No entanto, você deve tomar medidas sobre os status devolvidos e limpar regularmente sua lista de contatos para manter o desempenho ideal de entrega de e-mails.
Falhas de entrega de e-mail assíncronas e relacionadas à reputação
Alguns provedores de serviços de e-mail geram devoluções de e-mail a partir de problemas de reputação. Estas devoluções são frequentemente classificadas como spam e relacionadas com abuso, devido a problemas específicos de reputação ou conteúdo. As mensagens de devolução podem incluir URLs para páginas da Web que fornecem explicações adicionais para as devoluções, para ajudá-lo a entender o motivo da falha de entrega e habilitar a ação apropriada.
Além das devoluções no nível SMTP, as devoluções podem ocorrer depois que o servidor recetor aceita uma mensagem. Inicialmente, a resposta do provedor de serviços de e-mail pode sugerir uma entrega de e-mail bem-sucedida. Mas mais tarde, o provedor envia uma resposta de rejeição.
Essas devoluções assíncronas geralmente são direcionadas para o endereço do caminho de retorno mencionado na carga útil do e-mail. Esteja ciente dessas devoluções assíncronas e trate-as de acordo para manter o desempenho ideal de entrega de e-mails.
Gestão de cancelamento ou cancelamento de subscrição
Compreender o interesse dos seus clientes na sua comunicação por e-mail e monitorizar os pedidos de exclusão ou cancelamento de subscrição são aspetos cruciais para manter uma reputação positiva do remetente. Se você tem um processo manual ou automatizado para lidar com solicitações de cancelamento de assinatura, é importante fornecer um link de cancelamento de inscrição na carga de e-mail enviada. Quando os destinatários decidem não receber mais e-mails, eles podem selecionar o link Cancelar inscrição e remover o endereço de e-mail deles da sua lista de e-mails.
A funcionalidade dos links e instruções no e-mail é vital. Eles devem estar funcionando corretamente e notificar prontamente a lista de discussão do aplicativo para remover o contato da lista apropriada.
Um mecanismo de cancelamento de subscrição deve ser explícito e transparente do ponto de vista do assinante. Ele deve garantir que os usuários saibam exatamente de quais mensagens estão cancelando a assinatura.
Quando os usuários estão inscritos em várias listas em sua organização, é ideal oferecer aos usuários um centro de preferências que lhes dê a opção de cancelar a assinatura de mais de uma lista. Este processo evita cancelamentos acidentais de subscrição e permite aos utilizadores gerir as suas preferências de aceitação e exclusão de forma eficaz através do processo de gestão de cancelamento de subscrição.
Próximos passos
- Práticas recomendadas para implementar o DMARC
- Solucionar problemas de implementação do DMARC
- Domínios de e-mail e autenticação do remetente para o Azure Communication Services
- Criar e gerenciar um recurso de comunicação por email nos Serviços de Comunicação do Azure
- Conectar um domínio de email verificado nos Serviços de Comunicação do Azure
Os seguintes tópicos podem ser interessantes para você:
- Familiarize-se com a biblioteca do cliente de e-mail.
- Saiba como enviar e-mails com domínios verificados personalizados.
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