Configurar uma hierarquia de equipes
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No Gerenciamento de Portfólio , exploramos como as equipas de gerenciamento e as equipas de funcionalidades podem usar suas listas de pendências para priorizar e se concentrar nos itens de trabalho mais críticos. Este artigo ajuda a configurar equipas para oferecer suporte ideal às diferentes visualizações personalizadas da lista de pendências, adaptadas tanto para equipas de gestão quanto para equipas de funcionalidades.
Por que a configuração eficaz da equipe é importante
A configuração eficaz da equipe é essencial para garantir que cada equipe tenha uma visão clara e focada de suas responsabilidades e prioridades. Ao configurar uma estrutura de equipe hierárquica, você pode:
- Melhorar a colaboração: Promover uma melhor comunicação e trabalho em equipa entre diferentes funções.
- Simplifique o gerenciamento do fluxo de trabalho: Simplifique processos e reduza gargalos.
- Alinhe-se com as metas organizacionais: Garantir que todas as equipes estão trabalhando para objetivos comuns.
- Promover a prestação de contas e a eficiência: Aumentar a visibilidade da carga de trabalho de cada equipe, promovendo responsabilidade e produtividade em todos os projetos.
Principais benefícios
- Visualizações personalizadas da lista de pendências: Cada equipe pode priorizar e gerenciar seu trabalho com base em seus objetivos e responsabilidades específicos.
- Visibilidade melhorada: As equipas de gestão e funcionalidades obtêm informações claras sobre as respetivas cargas de trabalho e progresso.
- Foco aprimorado: As equipes podem se concentrar nas tarefas mais críticas sem ficar sobrecarregadas por itens de trabalho não relacionados.
- Gestão eficiente do fluxo de trabalho: Processos simplificados levam a uma tomada de decisão e execução de projetos mais rápidas.
Ao implementar uma estrutura hierárquica de equipe, você garante que sua organização permaneça ágil, focada e alinhada com seus objetivos estratégicos.
Pré-requisitos
- Acesso ao projeto: membro do projeto
- Permissões: Membro do grupo de segurança Administradores de Projeto.
Adicione uma equipa para cada área de gestão
O primeiro passo é adicionar uma equipe para cada equipe de recursos e área de gerenciamento. Também pode mudar o nome das equipas que já adicionou. Quando terminar, você terá um conjunto de equipes semelhantes às mostradas.
- No portal da Web, escolha Configurações do projeto e abra o Teams.
Escolha Nova equipa. Dê à equipe um nome e, opcionalmente, uma descrição.
Repita esta etapa para todas as equipes de recursos e gerenciamento que você deseja criar.
Mover caminhos de área para uma estrutura hierárquica
Nesta etapa, você deseja mover os caminhos de áreas associados às equipes de recursos de uma estrutura plana para uma estrutura hierárquica.
| Estrutura de área plana | Estrutura hierárquica da área |
|---|---|
|
|
Para mover caminhos de área para uma estrutura hierárquica, execute as seguintes etapas:
Selecione (1) Configurações do projeto, expanda Trabalho, se necessário, e selecione (2) Configuração do projeto,> (3) Áreas.
Em seguida, escolha o
ícone de ações para um dos caminhos de área associados a uma equipe de recursos e selecione Editar. Em seguida, altere o Local para movê-lo sob o caminho correspondente da área da equipe de gerenciamento.Por exemplo, aqui movemos o Perfil do Cliente para em Gerenciamento de Conta.
Repita esta etapa para todos os caminhos da área da equipe de recursos.
Incluir caminhos de subárea para equipes de gerenciamento
Ao incluir caminhos de subárea para as equipes de gerenciamento, você inclui automaticamente os itens da lista de pendências de suas equipes de recursos na lista de pendências da equipe de gerenciamento. A configuração padrão para todas as equipes é excluir caminhos de subárea.
Nota
Os caminhos de subárea podem interromper a capacidade de uma equipe de reordenar ou reorientar itens na lista de pendências. Além disso, pode introduzir incertezas em relação às atribuições feitas nos campos Coluna, Concluído e Pista do quadro. Para obter mais informações, consulte Exercitando recursos selecionados com caminhos de área compartilhada mais adiante neste artigo.
Para definir áreas e iterações, execute as seguintes etapas:
Selecione Configurações do Project>Teamse, em seguida, escolha a equipa cujas configurações pretende modificar.
Aqui abrimos a equipa de Gestão de Contas.
Selecione Iterações e áreas>Áreas.
Para alternar o contexto da equipe, use o seletor de equipe dentro da trilha de navegação.
Escolha Selecionar área(s), selecione o caminho da área para Gerenciamento de conta e marque a caixa de seleção Incluir subáreas .
Verifique se apenas esse caminho de área está selecionado para a equipe e é o caminho de área padrão. Remova quaisquer outros caminhos de área selecionados anteriormente.
Repita este passo para todas as suas áreas de gestão. Se você quiser habilitar o rollup em todas as equipes de recursos e áreas de gerenciamento para a área de nível superior, repita esta etapa para a equipe padrão. No nosso exemplo que corresponde à Fabrikam Fiber.
Definir uma cadência de sprint única para todas as equipas
Se suas equipes de recursos usam Scrum ou usam sprints para atribuir seu trabalho, configure uma série de sprints que todas as equipes podem usar. Por padrão, você vê um conjunto de sprints predefinidos. Adicione mais sprints e defina suas datas de sprint nas Configurações do projeto, conforme descrito em Adicionar iterações e definir datas de iteração. Você pode renomear e editar os sprints padrão conforme necessário.
Nota
Embora a manutenção de uma única cadência de sprint simplifique a administração do projeto, você pode criar cadências diferentes conforme necessário. Por exemplo, algumas equipas podem seguir uma cadência mensal, enquanto outras seguem uma cadência de 3 semanas. Basta definir um nó sob o nó superior do projeto para cada cadência e, em seguida, definir os sprints sob esses nós. Por exemplo:
- Fabrikam Fibra/CY2019
- Fabrikam Fiber/Sprints de 3 semanas
Aqui definimos as datas de início e fim dos primeiros 6 sprints correspondentes a uma cadência de 3 semanas.
Definir outras configurações da equipe
Para que as equipes sejam bem definidas, adicione administradores de equipe e peça-lhes que verifiquem ou configurem outras configurações da equipe. Para obter mais informações, consulte Gerenciar e configurar ferramentas de equipe.
Rever caminhos de área atribuídos a equipas
A partir de Configurações do Projeto>Configuração do Projeto>Áreas, você pode revisar quais Caminhos de Área são atribuídos a quais equipes. Para modificar as atribuições, escolha a equipe e altere as atribuições de caminho de área da equipe.
Exercitando recursos selecionados com caminhos de área compartilhada
Quando você compartilha caminhos de área entre duas ou mais equipes, entenda como os Painéis do Azure gerenciam conflitos que podem surgir ao exercer esses recursos:
- Reordenar ou reparentar itens de trabalho em uma lista de pendências ou quadro
- Atualizações feitas na coluna do Quadro, coluna do Quadro concluída, e campos da Faixa do Quadro ao arrastar itens para uma coluna diferente.
Reordenar e reparentar itens de trabalho
Todas as listas de pendências e quadros suportam a funcionalidade de arrastar e soltar para reordenar e reparentar itens de trabalho. As alterações feitas nas listas de pendências e quadros de uma equipa são refletidas automaticamente em outras listas de pendências e quadros de equipas que partilham o mesmo caminho de área. Talvez seja necessário atualizar a página para ver essas atualizações.
Arrastar e soltar só pode ser usado para reordenar ou reorientar itens de trabalho atribuídos a caminhos de área selecionados para sua equipe. Quando a opção visualização Pais estiver ativada, os itens de trabalho que sua equipe não possui poderão aparecer na sua lista de pendências. Qualquer item de trabalho marcado com o ícone de informações 
não pode ser reordenado ou reparentado, pois outra equipe o possui.
Atualizações da coluna do painel
Como cada equipe pode personalizar suas colunas e raias, os valores atribuídos aos campos do quadro podem diferir quando outra equipe atualiza um item de trabalho de um quadro diferente. Mesmo que a equipe de gerenciamento e as equipes de recursos configurem suas colunas Quadro de recursos com mapeamentos de fluxo de trabalho idênticos, as atualizações feitas nos itens de trabalho no quadro de uma equipe não refletem automaticamente no quadro de outra equipe. A coluna de cartões é atualizada de forma consistente em todos os quadros apenas quando um item de trabalho é movido para uma coluna que corresponda a um estado do fluxo de trabalho.
Por design, a equipa com o caminho de maior extensão tem precedência na resolução de conflitos e determina os valores para os campos Coluna do Quadro, Coluna do Quadro Concluídoe Pista do Quadro. Se duas ou mais equipes compartilham caminhos de área de igual profundidade, os resultados são não determinísticos.
A principal solução alternativa é manter a propriedade única dos itens de trabalho, definindo caminhos de área e atribuindo-os a uma equipe específica. Como alternativa, você pode adicionar estados de fluxo de trabalho personalizados que todas as equipes podem usar uniformemente. Para obter mais informações, consulte Personalizar o fluxo de trabalho (processo de herança).