Descrição geral da correspondência de faturas das contas a pagar
A correspondência de faturas de contas a pagar é o processo de correspondência da fatura de fornecedor, nota de encomenda e informação de receção do produto.
Durante a correspondência de documentos, as diferenças entre estes documentos são denominadas discrepâncias de correspondência. As discrepâncias correspondentes são comparadas com as tolerâncias especificadas. Se uma discrepância de correspondência exceder o montante ou a percentagem de tolerância, são apresentados ícones de variância de correspondência na página Fatura de fornecedor e na página Detalhes de correspondência e histórico de faturas.
Por exemplo, insira uma nota de encomenda com um item de linha para 1.000 baterias a um preço de 1,00 cada. A nota de encomenda é aprovada e submetida ao fornecedor. O fornecedor envia 1.000 baterias, e introduz um recibo de produto para 1.000 baterias a um preço de 1,00 cada. O custo de inventário das baterias é atualizado com este preço.
Uma fatura chega para 1.000 baterias a um preço de 1,10 cada. A sua política de entidade legal permite uma tolerância de preço unitário líquido de 5% para esta categoria de item. Um preço de 1,05 seria aceitável, mas 1,10 não. Quando introduz a informação da fatura, é identificada uma discrepância de correspondência de preços e pode guardar a fatura até que a discrepância seja resolvida.
Pode utilizar os seguintes tipos de correspondência de faturas de Contas a pagar:
- Correspondência dos totais da fatura– Faz corresponder os valores totais da fatura aos valores totais da nota de encomenda. Este tipo de correspondência de faturas inclui o mínimo de detalhes, pelo que pode utilizar esta opção para configurar controlos que minimizem o tempo de pessoal necessário para rever as informações de correspondência de faturas.
- Correspondência bidirecional – Faz corresponder as informações de preço na fatura às informações de preço na nota de encomenda.
- Correspondência tridirecional– Faz corresponder as informações de preço da fatura às informações de preço da nota de encomenda. Corresponda também as informações de quantidade da fatura com as informações dos recibos de produto selecionados na fatura.
- Correspondência de encargos – Faz corresponder as informações de encargos (montantes) na fatura com as informações de encargos (montantes) na nota de encomenda.
Nota
Outras formas de validação da fatura podem ser feitas utilizando as políticas de fatura de fornecedor.
A correspondência de duas e três vias fazem sempre a correspondência entre a informação de preço e o preço unitário. Também pode configurar estas políticas de correspondência para fazer a correspondência entre as informações de preço e o preço total.
- Correspondência de preço unitário líquido – Correspondência de informações de preço para correspondência bidirecional ou tridirecional comparando o preço unitário líquido de cada linha na fatura com o preço unitário líquido correspondente na nota de encomenda. O preço unitário líquido é determinado utilizando a seguinte fórmula: Montante líquido da linha / Quantidade da linha
- Correspondência de totais de preços– Combine as informações de preços para correspondência bidirecional ou tridirecional comparando o valor líquido (total de preços) de cada linha da fatura com o valor líquido correspondente na nota de encomenda. O valor líquido é determinado pela seguinte fórmula: (Preço unitário * Quantidade de linha) + Encargos de linha - Descontos de linha. Ao fazer a correspondência dos totais de preços por percentagem, os valores da moeda da transação são comparados. Ao fazer corresponder os totais de preços por montante, os valores da moeda contabilística são comparados. Quando fatura parcialmente uma linha de pedido de compra, a validação da correspondência total de preços ocorre na última fatura dessa linha.
Normalmente, os cálculos de correspondência de faturas são executados automaticamente quando você edita faturas de fornecedores na página Fatura de fornecedor. Em alternativa, a correspondência de faturas pode ser realizada a pedido, se necessário. A correspondência de faturas a pedido é controlada para a entidade legal pela página Atualizar automaticamente o estado do cabeçalho da fatura na página Parâmetros de Contas a pagar no separador Validação de faturas. A correspondência de faturas também pode ser efetuada como parte de um processo de revisão de faturas. Pode ver os resultados da correspondência de faturas na página Fatura de fornecedor e nas páginas de correspondência de faturas relacionadas.
Correspondência de totais de fatura
Pode utilizar a correspondência de totais de faturas para ajudar a garantir que os montantes totais das faturas não divergem dos montantes previstos em mais do que uma variação aceitável. Seis totais são comparados na página Detalhes correspondentes aos totais de faturas, conforme mostrado na tabela a seguir. Se a tolerância admissível para os totais da fatura corresponder a 20%, a percentagem de variação de 100% para o valor total do desconto é considerada uma discrepância correspondente.
| Campo total | Total da fatura real | Total de fatura esperado | Percentagem de desvio | Estado da correspondência |
|---|---|---|---|---|
| Saldo | 495,00 | 495,00 | 0% | Com êxito |
| Desconto total | 0,00 | 9,90 | 100% | Com falhas |
| Encargos | 64,90 | 64,90 | 0% | Com êxito |
| Imposto sobre vendas | 139,98 | 137,50 | 2% | Com êxito |
| Arredondar | 0,00 | 0,00 | 0% | Com êxito |
| Montante da fatura | 699,88 | 687,50 | 2% | Com êxito |
A correspondência dos totais de faturas é controlada para a entidade legal pela alternância Corresponder totais de faturas na página Parâmetros de contas a pagar. A correspondência é realizada nos totais de fatura esperados e nos totais da fatura real. Os totais de fatura esperados são calculados com base nos preços, encargos e informações do imposto sobre as vendas da nota de encomenda e as quantidades da fatura.
Duas vias, correspondência de totais de preços
Utilize correspondências de duas vias para ajudar a garantir que a variação entre as informações de preço na nota de encomenda e a fatura está dentro das tolerâncias aceitáveis. Pode comparar as informações de preços para o valor líquido de cada linha da fatura, e todas as linhas de faturas pendentes e previamente publicadas, com o valor líquido da linha da nota de encomenda correspondente. Isto chama-se de correspondência de totais de preço.
Os totais de preços correspondentes podem basear-se numa percentagem, um montante ou numa percentagem e montante.
Se for especificada uma tolerância total de preço de compra, são comparados cinco campos, como indicado na tabela seguinte. Uma vez que a percentagem de tolerância total do preço de compra é de 10%, a percentagem de variação total do preço de 50% representa uma discrepância correspondente.
| Estado da correspondência | Valor líquido da fatura | Valor líquido esperado | Total de preço de compra sem correspondência (valor de variação) | Percentagem total de preço de compra sem correspondência (percentagem de variação) | Percentagem de tolerância total do preço de compra |
|---|---|---|---|---|---|
| Com êxito | 105,00 | 100,00 | 5,00 | 5% | 10% |
| Com falhas | 150,00 | 100,00 | 50,00 | 50% | 10% |
Se for especificada um valor de tolerância total de preço de compra, são comparados cinco campos, como indicado na tabela seguinte. Uma vez que o valor de tolerância total do preço de compra é de 100,00, o valor de variação total do preço de 105,00 representa uma discrepância correspondente.
| Estado da correspondência | Valor líquido da fatura | Valor líquido esperado | Total de preço de compra sem correspondência (valor de variação) | Total de preço de compra sem correspondência na moeda contabilística (valor de variação) | Tolerância total do preço de compra |
|---|---|---|---|---|---|
| Com êxito | 150,00 | 100,00 | 50,00 | 50,00 | 100,00 |
| Com falhas | 205,00 | 100,00 | 105,00 | 105,00 | 100,00 |
Se os totais de preços correspondentes forem configurados com uma tolerância percentual e um montante de tolerância, por vezes referido como um montante a não exceder, ambas as tolerâncias são consideradas ao avaliar se uma linha tem uma discrepância correspondente. Se a percentagem ou o montante excederem a tolerância, como indicado nas linhas de 150,00 e 205,00 na tabela seguinte, a linha tem uma discrepância correspondente.
| Estado da correspondência | Valor líquido da fatura | Valor líquido esperado | Percentagem total de preço de compra sem correspondência (percentagem de variação) | Percentagem de tolerância total do preço de compra | Total de preço de compra sem correspondência na moeda contabilística (valor de variação) | Tolerância total do preço de compra |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Com êxito | 105,00 | 100,00 | 5% | 10% | 5,00 | 100,00 |
| Com falhas | 150,00 | 100,00 | 50% | 10% | 50,00 | 100,00 |
| Com falhas | 205,00 | 100,00 | 105% | 10% | 105,00 | 100,00 |
A correspondência bidirecional é controlada para a entidade legal pelo campo Política de correspondência de linha na página Parâmetros de contas a pagar. Dependendo da seleção no campo Permitir substituição de política de correspondência, pode selecionar a correspondência bidirecional para um fornecedor, item ou combinação de item e fornecedor específica na página Política de correspondência e para uma nota de encomenda específica na página Nota de encomenda .
A correspondência de totais de preços é controlada para a entidade legal pelo campo Corresponder totais de preços na página Parâmetros de contas a pagar. A percentagem de tolerância total do preço de compra e o valor de tolerância (montante a não exceder) também são especificados nessa página.
Duas vias, correspondência de preço unitário líquido
Utilize correspondências de duas vias para ajudar a garantir que a variação entre as informações de preço na nota de encomenda e a fatura está dentro das tolerâncias aceitáveis. Pode comparar a informação de preço para o preço unitário líquido de cada item na fatura. Isto chama-se de correspondência de preço unitário líquido.
Os valores de nove linhas são comparados na página Detalhes de correspondência da fatura, conforme mostrado na tabela a seguir. Se a tolerância de preço admissível para o preço unitário líquido corresponder a 10%, a percentagem de variação de 22,61% para o preço unitário líquido é considerada uma discrepância correspondente.
| Campo de linha | Valor da fatura | Valor da nota de encomenda | Percentagem de desvio | Estado da correspondência |
|---|---|---|---|---|
| Preço unitário | 55,40 | 55,38 | 0% | Com êxito |
| Unidade de preço | 1,00 | 1,00 | 0% | Com êxito |
| Custos de compras | 50,00 | 0,00 | 100% | Com falhas |
| Desconto | 0,00 | 0,00 | 0% | Com êxito |
| Percentagem de desconto | 0,00 | 0,00 | 0% | Com êxito |
| Desconto com várias linhas | 0,00 | 0,00 | 0% | Com êxito |
| Percentagem de desconto com várias linhas | 0,00 | 0,00 | 0% | Com êxito |
| Valor líquido | 271,60 | 221,52 | 22,61% | Com falhas |
| Preço unitário líquido | 67,9000 | 55,3800 | 22,61% | Com falhas |
A correspondência bidirecional é controlada para a entidade legal pelo campo Política de correspondência de linha na página Parâmetros de contas a pagar. Dependendo da seleção no campo Permitir substituição de política de correspondência, pode selecionar a correspondência bidirecional para um fornecedor, item ou combinação de item e fornecedor específica na página Política de correspondência e para uma nota de encomenda específica na página Nota de encomenda .
A correspondência de preço unitário líquido é controlada para a entidade legal pelo campo Ativar validação de correspondência de faturas na página Parâmetros de contas a pagar. As percentagens de tolerância de preço unitário líquido podem ser configuradas para itens, grupos de itens, fornecedores, grupos de fornecedores, combinações de itens e fornecedores ou entidades legais utilizando a página Tolerâncias de preços.
Duas vias, correspondência de totais de preços e correspondência de preço unitário líquido
Pode utilizar a correspondência de totais de preços e a correspondência de preço unitário líquido. Este exemplo assume a seguinte configuração:
- A tolerância de preço unitário líquido para o item Pen USB é de 10%.
- A tolerância de correspondência de totais de preço para a entidade legal é de 15% ou 500,00.
A nota de encomenda contêm a linha a seguir.
| Número de item | Quantidade | Preço unitário | Valor líquido |
|---|---|---|---|
| Pen USB | 1000 | 10,00 | 10.000,00 |
São introduzidas três faturas, como mostra a tabela seguinte. Existe uma discrepância de correspondência de faturas para a fatura 3 porque a variação de 1.880,00 excede o valor de tolerância total do preço de compra de 500,00. Para a correspondência de totais de preço, o valor líquido da fatura inclui todas as faturas previamente publicadas, além da fatura com a que está a trabalhar.
| Número de item | Quantidade | Preço unitário | Valor líquido | Correspondência de preço | Correspondência total de preço |
|---|---|---|---|---|---|
| Fatura 1: Pen USB | 800 | 10,80 | 8.640,00 | Com êxito | Com êxito |
| Fatura 2: Pen USB | 100 | 10,80 | 1.080,00 | Com êxito | Com êxito |
| Fatura 3: Pen USB | 200 | 10,80 | 2.160,00 | Com êxito | Com falhas |
| Total | 11.880,00 |
Correspondência de três vias
Utilize a correspondências de três vias para ajudar a garantir que a variação entre as informações de preço da nota de encomenda e a fatura está dentro de tolerâncias aceitáveis, e para garantir que a quantidade na fatura corresponde à quantidade nos recibos do produto correspondentes.
Os mesmos valores de linha são comparados na página Detalhes de correspondência de faturas, como na correspondência de duas vias. Além disso, a quantidade na fatura corresponde às quantidades de recibo do produto que foram recebidas. Se a quantidade de fatura diferir da quantidade de recibo do produto correspondente, existe um erro de correspondência de quantidade.
| Campo de linha | Valor da fatura | Valor da nota de encomenda | Percentagem de desvio | Estado da correspondência |
|---|---|---|---|---|
| Preço unitário | 55,40 | 55,38 | 0% | Com êxito |
| Unidade de preço | 1,00 | 1,00 | 0% | Com êxito |
| Custos de compras | 50,00 | 0,00 | 100% | Com falhas |
| Desconto | 0,00 | 0,00 | 0% | Com êxito |
| Percentagem de desconto | 0,00 | 0,00 | 0% | Com êxito |
| Desconto com várias linhas | 0,00 | 0,00 | 0% | Com êxito |
| Percentagem de desconto com várias linhas | 0,00 | 0,00 | 0% | Com êxito |
| Valor líquido | 271,60 | 221,52 | 22,61% | Com falhas |
| Preço unitário líquido | 67,9000 | 55,3800 | 22,61% | Com falhas |
| Campo de linha | Valor da fatura | Estado da correspondência |
|---|---|---|
| Quantidade da fatura | 4,00 | |
| Total de recibos de produto correspondidos | 0,00 | Com falhas |
A correspondência tripartida é controlada para a entidade legal pelo campo Política de correspondência de linha na página Parâmetros de contas a pagar. Dependendo da seleção no campo Permitir substituição da política de correspondência, você pode selecionar a correspondência tridirecional para um fornecedor, item ou combinação de item e fornecedor específica na página Política de correspondência e para uma nota de encomenda específica na página Nota de encomenda .
Encargos correspondentes
Pode utilizar a correspondência de encargos para ajudar a garantir que os montantes dos encargos não divergem dos montantes previstos em mais do que uma percentagem de variação aceitável. Os valores totais de cada código de encargos que se aplica à fatura e à nota de encomenda são comparados na página Comparar valores de encargos - Fatura: , conforme apresentado na tabela seguinte. Se a tolerância permitida para o código de encargos for de 25%, a percentagem de variação de 99,999,999,999.99% para o código de encargos de licença é considerada uma discrepância correspondente.
Nota
Uma percentagem de variação de 99.999.999.999,99% significa que o valor esperado baseado na nota de encomenda é zero e o valor real na fatura é um valor positivo.
| Estado de correspondência de encargos | Código de encargos de fatura | Valor calculado total real | Valor calculado total esperado | Montante de desvio | Percentagem de desvio | Tolerância percentual |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Com falhas | Licença | 25 | 0 | 25 | 99.999.999.999,99% | 25% |
| Com êxito | Frete | 200 | 200 | 0 | 0% | 25% |
| Com falhas | Urgência | 4 | 2 | 2 | 100% | 25% |
A correspondência de encargos é controlada para a entidade legal pela alternância Corresponder encargos na página Parâmetros de Contas a pagar. Pode configurar percentagens de tolerância de desvio para encargos na página Tolerâncias de encargos.
Nota
A correspondência de encargos é realizada apenas em códigos de encargos para os quais a opção Comparar valores de nota de encomenda e fatura está selecionada na página Código de encargos .
Funcionalidade relacionada
As faturas de fornecedor são muitas vezes baseadas em recibos de produto que representam envios reais, em vez de notas de encomenda. Por vezes, os valores faturados não correspondem aos valores da nota de encomenda e, por vezes, as quantidades enviadas não correspondem às quantidades faturadas. Pode ajudar a gerir esta informação das seguintes formas:
- Crie uma fatura de fornecedor com base nos recibos do produto. Os recibos do produto são automaticamente sugeridos para faturas, e pode selecionar os recibos de produto a usar. Também pode selecionar itens de linha de recibo de produto específicos a partir de várias notas de encomenda, se for preciso.
- Veja e aprove diferenças de quantidade entre a quantidade faturada na fatura e a quantidade recebida no recibo do produto. Se houver uma diferença, pode guardar a fatura e compará-la posteriormente com um recibo de produto diferente, ou alterar a quantidade faturada para corresponder à quantidade recebida.
- Introduza os valores da fatura que não foram incluídos na nota de encomenda original, de modo a que a informação da fatura corresponda à fatura que recebeu do fornecedor. Pode comparar os encargos com as notas de encomenda com os encargos com faturas. Se necessário, pode adicionar encargos às faturas e alocá-los às linhas de fatura.
- Veja e aprove discrepâncias de correspondência de preços entre o preço unitário líquido da fatura e o preço unitário líquido da nota de encomenda. Pode configurar percentagens de tolerância de preço para entidades legais, fornecedores e itens. Se o preço da linha da fatura do fornecedor não estiver na tolerância de preço aceitável, pode guardá-la até que seja aprovada para publicação ou até receber uma correção do fornecedor.
Para obter mais informações, consulte Políticas de correspondência tridirecional e Configurar validação de correspondência de faturas de Contas a pagar.