Publicar pagamentos detalhados de fornecedores e clientes
A funcionalidade Capacidade de publicar pagamentos detalhados de fornecedores e clientes, mas resumir montantes em contas bancárias, publica os pagamentos de fornecedores e clientes como vouchers separados, mas resume os pagamentos quando o saldo da conta bancária é atualizado.
Por exemplo, o seu banco paga a três fornecedores 100 euros (EUR) cada um em nome da sua organização. Quando o banco concluir as transações, o extrato bancário poderá mostrar os três pagamentos em detalhe ou um levantamento resumido de 300 EUR. Se o seu banco resumir os pagamentos num único levantamento, esta funcionalidade pode ser utilizada para imitar essa funcionalidade. Por conseguinte, pode ajudar a simplificar o processo de reconciliação bancária.
Importante
Esse recurso elimina a necessidade de registrar vários pagamentos de fornecedores ou clientes em um único número de voucher. Para determinar se os parâmetros podem ser definidos de modo a que sejam proibidas várias transações de sub-razão num único voucher, consulte Um voucher.
Configurar
Na área de trabalho Gerenciamento de recursos, habilite o recurso chamado Capacidade de lançar pagamentos detalhados de fornecedores e clientes, mas resumir os valores na conta bancária.
Nomes de diário
A capacidade de resumir pagamentos ao sub-razão bancário é suportada para os seguintes tipos de diário:
- Diário (Jornal Geral)
- Desembolso do fornecedor (diário de pagamentos do fornecedor)
- Pagamento de cliente (Diário de pagamentos do cliente)
Na página Nomes de diários, dois novos campos estão disponíveis na secção Banco : Resumir valores em conta bancária e Critérios de sumarização.
Quando a opção Resumir valores na conta bancária estiver definida como Não (o valor padrão), os pagamentos em um grupo de lotes de diário atualizarão a conta bancária em detalhes ou resumo, dependendo se os pagamentos são inseridos em um único número de comprovante. A publicação na conta bancária funciona tal como quando a nova funcionalidade está desativada. Quando a funcionalidade estiver ativada, recomendamos que deixe de introduzir vários pagamentos num único número de voucher.
A opção Resumir valores na conta bancária só pode ser definida como Sim se o campo Novo voucher para o nome do diário estiver definido como Em conexão com o saldo. Neste caso, a opção promove (mas não garante) a utilização de um único voucher por pagamento a fornecedor ou cliente. Quando a nova funcionalidade estiver ativada, o resumo não ocorrerá se o voucher contiver mais do que um fornecedor ou cliente.
Nota
Se o campo Novo voucher estiver definido para um valor diferente de Em conexão com o saldo e você tentar definir a opção Resumir valores na conta bancária como Sim, você receberá a seguinte mensagem de erro: "A configuração Resumir valores na conta bancária deve ser Não quando Novo voucher estiver definido como Manual ou Apenas um número de voucher."
Se a opção Resumir valores na conta bancária estiver definida como Sim e você tentar alterar o valor do campo Novo voucher para algo diferente de Em conexão com o saldo, você receberá a seguinte mensagem de erro: "A configuração Novo voucher deve estar em conexão com o saldo quando Resumir valores na conta bancária estiver definido como Sim."
Se você definir a opção Resumir valores na conta bancária como Sim, o campo Critérios de resumo ficará disponível. Isto campo permite à sua organização especificar os critérios utilizados para resumir os pagamentos à conta bancária. Estão disponíveis os seguintes valores:
- Não resumir – Os pagamentos não serão resumidos, mesmo que a opção Resumir valores na conta bancária esteja definida como Sim.
- Critérios padrão– Os pagamentos que têm a mesma conta bancária, método de pagamento, código de moeda, tipo de conta (cliente ou fornecedor) e data da transação serão agrupados para resumo.
- Critérios padrão com número do documento – Os pagamentos que têm a mesma conta bancária, método de pagamento, código de moeda, tipo de conta (cliente ou fornecedor), data da transação e número do documento serão agrupados para resumo. Se o número do documento para mais de um pagamento estiver em branco, o valor em branco será tratado como um número de documento válido e esses pagamentos serão resumidos em conjunto.
- Critérios padrão com referência de pagamento – Os pagamentos que têm a mesma conta bancária, método de pagamento, código de moeda, tipo de conta (cliente ou fornecedor), data da transação e referência de pagamento serão agrupados para resumo. Se a referência de pagamento para mais de um pagamento estiver em branco, o valor em branco será tratado como uma referência de pagamento válida e esses pagamentos serão resumidos em conjunto.
Parâmetros
Quando os pagamentos de fornecedores ou clientes são resumidos, um novo número é atribuído à transação de conta bancária única.
Na página Parâmetros de gestão de caixa e bancos, na guia Sequências de números, defina uma sequência numérica para a referência de ID de resumo de transações bancárias .
Introduzir pagamentos num diário
Quando esta funcionalidade é utilizada, os pagamentos podem ser resumidos na conta bancária quando são reintroduzidos a partir de qualquer um dos seguintes diários:
- Contas a pagar - Pagamentos - Diário de pagamentos do fornecedor
- Contas a receber - Pagamentos - Diário de pagamentos de clientes
- Razão geral - Entradas de diário - Revistas gerais
Depois que um diário for criado, verifique as configurações de resumo na guia Configuração do cabeçalho do lote do diário. As configurações padrão são obtidas a partir do nome do diário, mas você pode substituí-las para números de lote de diário individuais.
Depois que todos os pagamentos são inseridos no diário, os seguintes critérios são utilizados durante o lançamento para determinar quais pagamentos podem ser considerados para resumo. Estes critérios afetam a forma como os pagamentos devem ser introduzidos no diário.
- Apenas os pagamentos que tenham as seguintes combinações de uma conta e uma conta de contrapartida são considerados para resumo: Fornecedor/Banco, Banco/Fornecedor, Cliente/Banco e Banco/Cliente. Os pagamentos que são lançados em um conta de razão (pagamentos em ponte) não são considerados para resumo.
- Cada voucher de pagamento deve conter apenas um único fornecedor ou cliente. Se um número de voucher contiver vários fornecedores ou clientes, não será considerado para resumo.
- Deve existir mais do que um pagamento, em vouchers separados, no número de lote do diário.
- Os pagamentos em números de lote de diários diferentes não são considerados para resumo.
Publicar pagamentos num diário
Durante a publicação, o grupo de linhas de pagamento é considerado para resumo, conforme descrito na secção anterior. Depois que o grupo de linhas de pagamento é determinado, ocorre o resumo, com base nas configurações no cabeçalho do lote do diário.
O resumo da transação bancária não ocorrerá se a opção Resumir valores na conta bancária estiver definida como Não ou se o campo Critérios de resumo no cabeçalho do lote do diário estiver definido como Não resumir.
Se um nome de diário tiver sido definido para que os pagamentos sejam lançados na conta bancária em resumo, mas o campo Critérios de resumo no cabeçalho do lote do diário estiver definido como Não resumir, as transações não serão resumidas.
O resumo da transação bancária ocorrerá quando a opção Resumir valores na conta bancária estiver definida como Sim e o campo Critérios de resumo estiver definido como Critérios padrão, Critérios padrão com número dedocumento ou Critérios padrão com referência de pagamento. Para obter mais informações, consulte a descrição do campo Critérios de resumo na secção Nomes de diários .
Mais de um grupo de pagamentos resumidos pode ser lançado em uma conta bancária. Por exemplo, se o diário contiver um grupo de pagamentos de fornecedores e um grupo de pagamentos de clientes, poderá ter dois ou mais pagamentos resumidos. Uma ou mais transações de conta bancária resumida podem ser criadas para os pagamentos do fornecedor e uma ou mais transações de conta bancária resumida podem ser criadas para os pagamentos do cliente.
Para o exemplo seguinte, os seguintes pagamentos de fornecedores foram introduzidos num diário. O número do lote do diário foi configurado para que o campo Critérios de resumo seja definido como Critérios padrão com número do documento. Durante a publicação, os pagamentos são resumidos, ou não resumidos, como mostrado aqui.
| Número de comprovativo | Data de transação | Conta | Moeda | Débito | Crédito | Conta de contrapartida | Método de pagamento | Número do documento | O que está resumido? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 15 de agosto | Fornecedor A | EUR | 100 | USMF OPER | Eletrónico | Vouchers 1 e 2 resumidos | ||
| 2 | 15 de agosto | Fornecedor B | EUR | 200 | USMF OPER | Eletrónico | Vouchers 1 e 2 resumidos | ||
| 3 | Agosto de 17 | Fornecedor C | CAD | 300 | USMF OPER | Eletrónico | Publicado na conta bancária em detalhe | ||
| 4 | Agosto de 18 | Fornecedor B | EUR | 400 | USMF OPER | Eletrónico | Publicado na conta bancária em detalhe | ||
| 5 | Agosto de 28 | Fornecedor D | EUR | 500 | USMF OPER | Eletrónico | 1 | Vouchers 5 e 6 resumidos | |
| 6 | Agosto de 28 | Fornecedor Z | EUR | 600 | USMF OPER | Eletrónico | 1 | Vouchers 5 e 6 resumidos | |
| 7 | Agosto de 28 | Fornecedor Z | EUR | 700 | USMF OPER | Eletrónico | 2 | Vouchers 7, 8 e 9 resumidos | |
| 8 | Agosto de 28 | Fornecedor B | EUR | 800 | USMF OPER | Eletrónico | 2 | Vouchers 7, 8 e 9 resumidos | |
| 9 | Agosto de 28 | Fornecedor A | EUR | 900 | USMF OPER | Eletrónico | 2 | Vouchers 7, 8 e 9 resumidos |
Cinco transações serão lançadas na conta bancária. Para dois, os detalhes de pagamento originais serão mantidos. Para os outros três, os pagamentos serão resumidos com base nas regras de sumarização.
Após a publicação dos pagamentos num diário
Após a conclusão do lançamento, você pode encontrar os pagamentos resumidos (ou detalhados) nas transações da conta bancária. Vá para Gestão de caixa e bancos Contas>bancárias>Contas bancárias.
Para qualquer pagamento resumido, um asterisco (*) será mostrado no campo Número do voucher . Cada pagamento ainda é publicado em detalhes no razão geral.
Todas as transações resumidas da conta bancária terão um ID de resumo exclusivo. Se o campo Critérios de resumo tiver sido definido como Critérios padrão com número de documento, o número do documento das linhas de pagamento será utilizado como ID de resumo. Caso contrário, o ID de resumo será gerado a partir da sequência numérica configurada na página Parâmetros de gestão de caixa e banco. Se o ID de resumo que será atribuído a uma transação bancária resumida já for utilizado por outra transação bancária resumida, uma nova será selecionada na sequência de números. A referência de pagamento não é usada como um ID de resumo.
Os utilizadores podem visualizar os detalhes de pagamento de uma transação resumida de conta bancária selecionando Exibir detalhes de resumo na página Detalhes de resumo de pagamento.
Enquanto visualiza os detalhes de resumo, pode ver o voucher de razão geral de cada pagamento, devolver à transação resumida da conta bancária ou ver as informações de liquidação do pagamento selecionado.
As transações resumidas da conta bancária também serão mostradas no extrato bancário. Portanto, a reconciliação bancária é mais fácil, independentemente de ser usada a reconciliação manual de conta ou a reconciliação bancária avançada. Ambos os processos de reconciliação mostram o ID de resumo do banco. Se a reconciliação bancária avançada estiver ativada para a conta bancária, será gerado um documento bancário do tipo Transação resumida para a conta bancária. Os utilizadores podem fazer corresponder e reconciliar transações da mesma forma para outros tipos de documentos bancários.
