Gerir as deduções utilizando o workbench de dedução

Isto artigo descreve como usar o workbench de dedução para processar pagamentos de clientes que incluem deduções.

Um cliente que tem direito a um reembolso pode optar por não aguardar o pagamento do reembolso. Em vez disso, o cliente pode enviar um pagamento que inclui a dedução do valor do reembolso. Para lidar com esse tipo de transação, é possível utilizar o workbench de dedução para corresponder as deduções e abrir as transações de crédito, dividir deduções, recusar deduções e remitir deduções.

Pré-requisitos

Configurar o sistema antigo de gestão de deduções

É possível utilizar o workbench de dedução juntamente com as antigas capacidades de gestão de deduções da Supply Chain Management, mesmo que não esteja a utilizar o módulo Rebate management . No entanto, deve primeiro preparar o sistema conforme descrito nesta secção.

Antes de poder usar o workbench de dedução, é necessário concluir as tarefas de configuração descritas em Configurar administração de deduções. O utilizador também deve ter algum tipo de acordo de bônus definido para o cliente: um bônus de cliente, conforme descrito em Configuração e atualização de bônus de cliente, ou um bônus de abatimento comercial.

Se estiver a aplicar uma dedução a um reembolso de cliente, deverá executar estas tarefas:

• Configure os seus descontos para clientes.
• Aprove e processe o reembolso, de forma que possa utilizar o workbench de dedução.

Se estiver a aplicar uma dedução a um reembolso comercial, deverá executar estas tarefas:

• Configure os reembolsos de despesas.
• Aplique reembolsos de despesas.

Configurar contas a receber e deduções

O sistema regista todos os eventos de dedução num diário de reclamação. Portanto, o sistema deve incluir um diário que possa ser utilizado para esta finalidade. Se ainda não tiver um diário de reclamação, configure-o agora. Este diário é necessário para criar deduções diretamente no workbench de dedução, na liquidação do cliente ou na página do cliente.

Para configurar um novo diário de reclamação para deduções, siga estes passos.

1. Aceder a Razão > Configuração do diário > Nomes dos diários.

2. Seleccione New e defina os seguintes campos para o nome do novo diário:

   • Nome - Introduza um nome único para o diário de reclamações.
   • Descrição - Introduza uma descrição do novo diário.
   • Tipo de diário - Selecionar Diário.
   • Série de comprovantes - Atribuir uma sequência de números existente. Outra opção é criar uma nova sequência de números que tenha o âmbito da empresa e atribuí-la ao nome do novo diário.

3. Aceda a Contas a receber > Configuração > Parâmetros de contas a receber.

4. No separador Deductions , no separador General FastTab, defina o campo Claim journal name para o nome do diário que acabou de criar.

5. Na ficha FastTab Return order , defina os seguintes campos:

   • Criar ordem de devolução - Defina esta opção para especificar o que o sistema deve fazer quando uma reclamação baseada na quantidade é aprovada:

     • Sim - Criar uma ordem de devolução.
     • No - Criar uma ordem de venda negativa.

   • Criação sem fatura anexa - Seleccione um valor para especificar o que o sistema deve fazer quando uma reclamação baseada na quantidade é aprovada mas não é anexada qualquer fatura:

     • Aceitar - Criar uma ordem de devolução.
     • Aviso - Cria uma ordem de devolução, mas apresenta a seguinte mensagem de aviso: "A reclamação não está anexada a uma fatura".
     • Erro - Não cria uma ordem de devolução e apresenta a seguinte mensagem de erro: "O pedido não está anexado a uma fatura. A atualização foi cancelada."

   • Criar ordem de devolução antes da aprovação da dedução - Defina esta opção para Sim se as ordens de devolução puderem ser criadas antes de o pedido ser aprovado. Esta definição aplica-se apenas a pedidos baseados na quantidade em que a opção Criar ordem de devolução está definida para Sim.

Configurar parâmetros de Razão geral

Quando o sistema cria um diário de reclamação para uma nova dedução, também cria duas novas transações de cliente: uma para compensar o valor da reclamação na fatura original e outra para registar a dívida de um cliente no valor da reclamação (porque a reclamação ainda não foi aprovada). Portanto, deve configurar o sistema para que um único voucher possa ter várias linhas de cliente.

Para permitir que um único voucher tenha várias linhas de cliente, siga estes passos.

1. Aceder a Razão > Configuração do Razão > Parâmetros do Razão.
2. No separador Ledger , no separador General FastTab, defina a opção Allow multiple transactions within one voucher para Yes.
3. Se receber uma mensagem de aviso, seleccione Fechar para aceitar a alteração.

Criar motivos de dedução

O sistema requer que os utilizadores especifiquem um motivo para cada dedução que introduzem diretamente no workbench de dedução, liquidação do cliente ou página do cliente. O motivo determina como a dedução é tratada quando é aprovada.

1. Aceder a Vendas e marketing > Subsídios comerciais > Deduções > Motivos da dedução.

2. Seleccione New para adicionar uma linha à grelha e, em seguida, defina os seguintes campos para a mesma:

   • Motivo do sinistro - Introduza um nome único para o motivo.

   • Descrição - Introduza uma descrição do motivo para fornecer mais informações sobre a forma como deve ser utilizado.

   • Base da reclamação - Seleccione uma base de reclamação para o motivo da reclamação:

     • Baseado no preço - Crie um crédito de texto gratuito após a aprovação.
     • Baseado na quantidade - Crie uma ordem de venda ou ordem de devolução negativa após a aprovação.

   • Código de motivo de devolução - Seleccione um código de motivo de devolução a aplicar como valor Código de motivo de devolução para a ordem de devolução.

   • Tipo - Seleccione um tipo de dedução. O valor Desvio de dedução para o tipo selecionado será utilizado para definir o campo Desvio de dedução quando for criada uma dedução ou um pedido. Os tipos de deduções são definidos na página Tipos de deduções (Vendas e marketing > Subsídios comerciais > Deduções > Tipos de deduções).

   • Conta de lançamento do pedido - Isto campo só está disponível quando o campo Claim basis está definido para Price based. Quando uma reclamação baseada no preço é aprovada, o sistema atribui a conta do ledger que se selecciona aqui como a conta principal valor para o esboço de nota de crédito de texto livre.

Configurar a tarefa periódica de liquidação de deduções aprovadas

Para deduções criadas usando o comando Nova dedução no workbench de dedução, na liquidação do cliente ou na página do cliente, é possível configurar a tarefa periódica Liquidar deduções aprovadas para combinar automaticamente deduções e créditos que tenham valores e montantes correspondentes ID de dedução .

Para agendar esta tarefa, aceda a Marketing de vendas > Tarefas periódicas > Liquidar deduções aprovadas, e configure opções, filtros e um calendário, tal como para outros tipos de tarefas periódicas.

Criar uma dedução

Criar uma entrada de diário de deduções utilizando o diário de pagamentos do cliente

Para criar uma entrada de diário de deduções, siga estes passos.

1. Aceder a Contas a receber > Pagamentos > Diário de pagamentos de clientes.
2. Seleccione New para adicionar uma linha à grelha.
3. No campo Name da nova linha, seleccione o nome do diário.
4. No Painel de Ação, seleccione Lines.
5. Introduza a data, a conta da empresa e o número da conta de cliente.
6. No campo Invoice , seleccione a fatura à qual a dedução está associada.
7. No campo Credit , insira o valor que o cliente pagou.
8. Seleccione OK para confirmar que o montante é inferior ao montante total da transação marcada.
9. Selecione um tipo de conta de contrapartida e a conta de contrapartida.
10. Na barra de ferramentas acima da grelha, seleccione Deductions.
11. Na página Dedução , no Painel de ações, selecione Novo para adicionar uma linha à grade. O campo Deduction ID para a nova linha é definido automaticamente.
12. No campo Type , seleccione o tipo de dedução.
13. No campo Montante , introduza o montante que é apresentado no campo Saldo abaixo da lista de deduções. Este montante representa o montante deduzido pelo cliente do pagamento.
14. Fechar a página Dedução . Regressa à página Customer payments , que apresenta agora uma nova linha para a dedução.
15. No Painel de Ação, seleccione Validate > Validate. Deve receber a seguinte mensagem: "O diário está OK".
16. No Painel de Ações, selecione Lançar.

Criar uma dedução utilizando o workbench de dedução

Para criar uma nova dedução no workbench de dedução, siga estes passos.

1. Aceder a Vendas e marketing > Subsídios comerciais > Deduções > Bancada de deduções.

2. No Painel de Ação, seleccione Manter > Nova dedução.

   Na caixa de diálogo Nova dedução , o campo ID da dedução é definido com base na sequência numérica ID da dedução que é definida na página Parâmetros de gestão de abonos comerciais (Vendas e marketing > Configuração > Abonos comerciais > Parâmetros de gestão de abonos comerciais).

3. Defina os seguintes campos:

   • Conta de cliente - Seleccione a conta de cliente à qual a dedução se aplica.

   • Número de reclamação externa - Introduza a referência da reclamação do cliente.

   • Montante do pedido - Introduza o montante do pedido com impostos incluídos. O valor deve ser positivo.

   • Moeda - Seleccione a moeda para a dedução. O valor predefinido é a moeda definida para a conta de cliente selecionada.

   • Base do pedido - Seleccione a base do pedido. A base da reclamação determina o tipo de transação de crédito que é criado após a dedução ou a reclamação ser aprovada.

     • Baseado no preço - Será criado um rascunho de fatura de texto livre.
     • Baseado na quantidade - Será criada uma ordem de venda ou ordem de devolução negativa.

   • Data do sinistro - Seleccione a data do sinistro. O valor predefinido é a data atual.

   • Motivo do pedido - Seleccione o código de motivo que se aplica à dedução atual. A base da reclamação selecionada afeta as opções que se apliquem. Para obter mais informações sobre como criar e configurar os motivos de reclamação que estão disponíveis para seleção aqui, consulte a secção Criar motivos de dedução anteriormente neste artigo.

   • Notas - Adicione quaisquer notas que se apliquem. Quando a reclamação for aprovada, o aprovador poderá editar ou adicionar as notas da reclamação.

   • Criar diário de reclamação - Defina esta opção para especificar se o diário de reclamação deve ser criado quando a reclamação ou dedução é criada:

     • Sim - O sistema irá criar e lançar um diário geral utilizando o diário de reclamações que está configurado na página Parâmetros de contas a receber . (Para obter mais informações, consulte a secção Configurar contas a receber e deduções anteriormente neste artigo). Quando uma fatura é anexada à reclamação, o diário de reclamações é utilizado para reduzir o saldo da fatura aplicável. Se a reclamação for rejeitada posteriormente, o diário de reclamação e as liquidações (se uma fatura anexada) serão revertidos.
     • Não - Neste momento, não é criado qualquer diário de reclamações. Será criado quando a reclamação for aprovada. Uma fatura ainda pode ser anexada à nova reclamação, mesmo que um diário de reclamação não seja criado. No entanto, a liquidação não poderá ser feita sem o diário de reclamação.

4. Selecione OK.

   Uma nova dedução é criada. Se definir a opção Criar diário de reclamações para Sim, são lançadas as seguintes transacções:

   • Duas transacções de novos clientes - Uma transação compensa o montante da reclamação com a fatura original. A outra transação regista a dívida de um cliente para o valor da reclamação, pois a reclamação ainda não foi aprovada. A transação da fatura original e a transação da reclamação de compensação serão automaticamente marcadas para liquidação quando anexar a fatura seleccionando Atualizar > Anexar fatura no Painel de Ação.
   • Duas transacções de compensação - Estas transacções são lançadas na conta de ledger Dedução compensada .
   • Diário de reclamações - Para visualizar o diário de reclamações de cada dedução apresentada no workbench de deduções, seleccione o separador Referências . O diário de reclamação é mostrado no campo Número de lote do diário . Também pode visualizar o diário do pedido no separador Eventos de dedução . Aí, terá um Tipo de atualização valor de Corresponder.

Criar uma dedução numa liquidação do cliente

O processo de criação de uma dedução a partir de uma liquidação do cliente é semelhante ao processo de criar uma dedução via workbench de dedução. No entanto, o cliente e a moeda da fatura são definidos automaticamente e a fatura é anexada. Não é necessário selecionar Atualizar > Anexar fatura no Painel de Ação quando criar uma reclamação ou dedução através da página de liquidação do cliente.

1. Ir para Contas a receber > Clientes > Todos os clientes.

2. Selecione o cliente para o qual será criada uma dedução.

3. No Painel de Ação, no separador Collect , no grupo Settle , seleccione Settle transactions.

4. Na caixa de diálogo Definir transacções , no separador Síntese , seleccione a fatura para criar a dedução.

5. Na barra de ferramentas, seleccione Deduções > Nova dedução.

   Na caixa de diálogo Nova dedução , o campo ID da dedução é definido com base na sequência numérica ID da dedução que é definida na página Parâmetros de gestão de abonos comerciais (Vendas e marketing > Configuração > Abonos comerciais > Parâmetros de gestão de abonos comerciais). O campo Conta de cliente é definido como a conta de cliente à qual a dedução se aplica.

6. Defina os seguintes campos:

   • Número de reclamação externa - Introduza a referência da reclamação do cliente.

   • Montante do pedido - Introduza o montante do pedido com impostos incluídos. O valor deve ser positivo.

   • Moeda - Seleccione a moeda para a dedução. O valor predefinido é a moeda definida para a conta de cliente selecionada.

   • Base do pedido - Seleccione a base do pedido. A base da reclamação determina o tipo de transação de crédito que é criado após a dedução ou a reclamação ser aprovada.

     • Baseado no preço - Será criado um rascunho de fatura de texto livre.
     • Baseado na quantidade - Será criada uma ordem de venda ou ordem de devolução negativa.

   • Data do sinistro - Seleccione a data do sinistro. O valor predefinido é a data atual.

   • Motivo do pedido - Seleccione o código de motivo que se aplica à dedução atual. A base da reclamação selecionada afeta as opções que se apliquem. Para obter mais informações sobre como criar e configurar os motivos de reclamação que estão disponíveis para seleção aqui, consulte a secção Criar motivos de dedução anteriormente neste artigo.

   • Notas - Adicione quaisquer notas que se apliquem. Quando a reclamação for aprovada, o aprovador poderá editar ou adicionar as notas da reclamação.

   • Criar diário de reclamação - Defina esta opção para especificar se o diário de reclamação deve ser criado quando a reclamação ou dedução é criada:

     • Sim - O sistema irá criar e lançar um diário geral utilizando o diário de reclamações que está configurado na página Parâmetros de contas a receber . (Para obter mais informações, consulte a secção Configurar contas a receber e deduções anteriormente neste artigo). Quando uma fatura é anexada à reclamação, o diário de reclamações é utilizado para reduzir o saldo da fatura aplicável. Se a reclamação for rejeitada posteriormente, o diário de reclamação e as liquidações (se uma fatura anexada) serão revertidos.
     • Não - Neste momento, não é criado qualquer diário de reclamações. Será criado quando a reclamação for aprovada. Uma fatura ainda pode ser anexada à nova reclamação, mesmo que um diário de reclamação não seja criado. No entanto, a liquidação não poderá ser feita sem o diário de reclamação.

7. Selecione OK.

   Uma nova dedução é criada. Se definir a opção Criar diário de reclamações para Sim, são lançadas as seguintes transacções:

   • Duas transacções de novos clientes - Uma transação compensa o montante da reclamação com a fatura original. A outra transação regista a dívida de um cliente para o valor da reclamação, pois a reclamação ainda não foi aprovada. A transação da fatura original e a transação da reclamação de compensação serão automaticamente marcadas para liquidação quando anexar a fatura seleccionando Atualizar > Anexar fatura no Painel de Ação.
   • Duas transacções de compensação - Estas transacções são lançadas na conta de ledger Dedução compensada .
   • Diário de reclamações - Para visualizar o diário de reclamações de cada dedução apresentada no workbench de deduções, seleccione o separador Referências . O diário de reclamação é mostrado no campo Número de lote do diário . Também pode visualizar o diário do pedido no separador Eventos de dedução . Aí, terá um Tipo de atualização valor de Corresponder.

   Regressa à página Liquidar transacções , que agora mostra a fatura selecionada como marcada. O botão Lançar só está disponível se definir a opção Criar diário de reclamações para Sim. Se estiver disponível, seleccione Lançar para reduzir o saldo da fatura pelo valor Montante da reclamação .

Criar uma dedução numa página do cliente

O processo de criação de uma dedução a partir de uma página do cliente é semelhante ao processo de criar uma dedução via workbench de dedução. No entanto, o cliente é definido automaticamente.

1. Ir para Contas a receber > Clientes > Todos os clientes.

2. Selecione o cliente para o qual será criada uma dedução.

3. No Painel de Ação, no separador Collect , no grupo Deductions , seleccione Create deductions.

   Na caixa de diálogo Nova dedução , o campo ID da dedução é definido com base na sequência numérica ID da dedução que é definida na página Parâmetros de gestão de abonos comerciais (Vendas e marketing > Configuração > Abonos comerciais > Parâmetros de gestão de abonos comerciais). O campo Conta de cliente é definido como a conta de cliente à qual a dedução se aplica.

4. Defina os seguintes campos:

   • Número de reclamação externa - Introduza a referência da reclamação do cliente.

   • Montante do pedido - Introduza o montante do pedido com impostos incluídos. O valor deve ser positivo.

   • Moeda - Seleccione a moeda para a dedução. O valor predefinido é a moeda definida para a conta de cliente selecionada.

   • Base do pedido - Seleccione a base do pedido. A base da reclamação determina o tipo de transação de crédito que é criado após a dedução ou a reclamação ser aprovada.

     • Baseado no preço - Será criado um rascunho de fatura de texto livre.
     • Baseado na quantidade - Será criada uma ordem de venda ou ordem de devolução negativa.

   • Data do sinistro - Seleccione a data do sinistro. O valor predefinido é a data atual.

   • Motivo do pedido - Seleccione o código de motivo que se aplica à dedução atual. A base da reclamação selecionada afeta as opções que se apliquem. Para obter mais informações sobre como criar e configurar os motivos de reclamação que estão disponíveis para seleção aqui, consulte a secção Criar motivos de dedução anteriormente neste artigo.

   • Notas - Adicione quaisquer notas que se apliquem. Quando a reclamação for aprovada, o aprovador poderá editar ou adicionar as notas da reclamação.

   • Criar diário de reclamação - Defina esta opção para especificar se o diário de reclamação deve ser criado quando a reclamação ou dedução é criada:

     • Sim - O sistema irá criar e lançar um diário geral utilizando o diário de reclamações que está configurado na página Parâmetros de contas a receber . (Para obter mais informações, consulte a secção Configurar contas a receber e deduções anteriormente neste artigo). Quando uma fatura é anexada à reclamação, o diário de reclamações é utilizado para reduzir o saldo da fatura aplicável. Se a reclamação for rejeitada posteriormente, o diário de reclamação e as liquidações (se uma fatura anexada) serão revertidos.
     • Não - Neste momento, não é criado qualquer diário de reclamações. Será criado quando a reclamação for aprovada. Uma fatura ainda pode ser anexada à nova reclamação, mesmo que um diário de reclamação não seja criado. No entanto, a liquidação não poderá ser feita sem o diário de reclamação.

5. Selecione OK.

   Uma nova dedução é criada. Se definir a opção Criar diário de reclamações para Sim, são lançadas as seguintes transacções:

   • Duas transacções de novos clientes - Uma transação compensa o montante da reclamação com a fatura original. A outra transação regista a dívida de um cliente para o valor da reclamação, pois a reclamação ainda não foi aprovada. A transação da fatura original e a transação da reclamação de compensação serão automaticamente marcadas para liquidação quando anexar a fatura seleccionando Atualizar > Anexar fatura no Painel de Ação.
   • Duas transacções de compensação - Estas transacções são lançadas na conta de ledger Dedução compensada .
   • Diário de reclamações - Para visualizar o diário de reclamações de cada dedução apresentada no workbench de deduções, seleccione o separador Referências . O diário de reclamação é mostrado no campo Número de lote do diário . Também pode visualizar o diário do pedido no separador Eventos de dedução . Aí, terá um Tipo de atualização valor de Corresponder.

Criar uma nota de crédito para um cliente

Se existir um reembolso aprovado para o cliente, pode criar uma nota de crédito na conta de cliente para representar o reembolso, conforme necessário. O crédito aparece no workbench de dedução, onde pode ser correspondido a uma dedução.

Para criar uma nota de crédito, siga estes passos.

1. Aceda a Vendas e marketing > Clientes > Todos os clientes.
2. Selecione o cliente.
3. No Painel de Ação, no separador Collect , no grupo Settle , seleccione Settle transactions.
4. Na caixa de diálogo Settle transactions , seleccione a transação à qual o desconto foi aplicado.
5. Na barra de ferramentas, no menu Functions , seleccione o tipo de programa de desconto que se aplica.
6. Na página Rebate , no separador Overview , seleccione a caixa de verificação Mark junto ao ID do desconto relevante.
7. No Painel de Ação, seleccione Funções > Criar nota de crédito.

Processar uma dedução no workbench de dedução

No workbench de dedução, pode corresponder as deduções para abrir as transações de crédito, dividir deduções, recusar deduções e remitir deduções.

Dependendo de como pretende processar uma dedução, execute um ou mais dos seguintes procedimentos nestas subsecções: Pode combinar os procedimentos conforme necessário. Por exemplo, pode dividir a dedução em duas partes e depois corresponder uma parte a um crédito, mas deixar a parte pendente no workbench a ser correspondido com outro crédito posteriormente. Também pode corresponder uma dedução a um crédito que seja menor que o valor de dedução, e então recusar ou remitir o saldo restante da dedução.

Corresponder uma dedução a um crédito

Para corresponder a dedução a um crédito, siga estes passos.

1. Aceder a Vendas e marketing > Subsídios comerciais > Deduções > Bancada de deduções.

2. Seleccione a caixa de verificação Mark para a dedução a processar.

3. Na secção Open transactions , seleccione a caixa de verificação Mark para que o crédito corresponda à dedução. Se vários créditos estiverem listados, é possível selecionar mais de um crédito para corresponder à dedução. Se pretender que o sistema seleccione automaticamente créditos que correspondam ao montante da dedução, na barra de ferramentas, seleccione uma opção adequada no menu Select deduction amount .

4. No Painel de Ação, seleccione Manter > Corresponder. O sistema corresponde a dedução ao crédito. Se ainda existir um saldo na dedução, isto é apresentado no campo Montante restante no separador Deduções .

   Nota

   Para deduções criadas através do comando Nova dedução no workbench de dedução, na liquidação do cliente ou na página do cliente, o comando Atualizar > Correspondência só está disponível se o campo Estado do pedido estiver definido como Aceito. Isto comando pode ser utilizado para fazer corresponder manualmente a transação baseada no preço ou na quantidade ao crédito associado na secção Open transactions . Isto crédito é criado quando a dedução é aprovada (utilizando o comando Atualizar > Aprovar dedução ) ou quando é anexado a um crédito existente, tal como descrito na secção Créditos criados fora do processo de aprovação de dedução mais à frente neste artigo. A tarefa periódica Liquidar deduções aprovadas (Marketing de vendas > Tarefas periódicas > Liquidar deduções aprovadas) também pode ser utilizada para fazer corresponder automaticamente deduções e créditos que tenham valores e montantes correspondentes ID de dedução .

Dividir uma dedução

Para dividir uma dedução, siga estes passos.

1. Aceder a Vendas e marketing > Subsídios comerciais > Deduções > Bancada de deduções.
2. Seleccione a caixa de verificação Mark para a dedução a processar.
3. No Painel de Ação, seleccione Manter > Dividir.
4. Na caixa de diálogo Split , no campo Split amount , entrar o montante a ser dividido da dedução principal. Em seguida, selecione OK.
5. No separador Deductions , repare que aparece um novo registo para o montante dividido. O registo original da dedução contém o restante do saldo da dedução. Agora pode gerir as duas partes do reembolso original separadamente.
6. Seleccione o registo de dedução original e, em seguida, seleccione o separador Referências . O campo Montante dividido mostra o montante que foi dividido do montante original.

Anexar uma fatura a uma dedução

É possível anexar uma fatura a uma dedução se esta tiver sido criada através do comando Nova dedução no workbench de dedução, na liquidação do cliente ou na página do cliente e se nenhuma fatura estiver atualmente anexada à dedução (ou seja, a coluna Fatura está em branco).

Para anexar uma fatura a uma dedução, siga estes passos.

1. Aceder a Vendas e marketing > Subsídios comerciais > Deduções > Bancada de deduções.

2. Seleccione a caixa de verificação Mark para a dedução a processar.

3. No Painel de Ação, seleccione Atualizar > Anexar fatura.

4. Na caixa de diálogo Anexar fatura , seleccione uma fatura e, em seguida, seleccione OK.

5. Na caixa de diálogo Settle transactions , siga uma das seguintes etapas, dependendo se um diário de reclamações foi lançado quando a dedução foi criada:

   • Se um diário de reclamações tiver sido lançado, a fatura selecionada e a transação de crédito do cliente do diário de reclamações apresentam uma marca de verificação na coluna Mark . Selecione Publicar. O saldo restante na fatura associada é reduzido pelo montante da reclamação.
   • Se um diário de reclamações não tiver sido lançado, nenhuma transação apresenta uma marca de verificação na coluna Mark . Como não pode compensar um diário de reclamações até que a dedução seja aprovada, seleccione Cancelar.

Desanexar uma fatura de uma dedução

É possível separar uma fatura de uma dedução se esta tiver sido criada através do comando Nova dedução no workbench de dedução, na liquidação do cliente ou na página do cliente, se estiver atualmente anexada uma fatura (ou seja, se a coluna Fatura apresentar um número de fatura) e se o campo Estado do pedido estiver definido como Aberto. Pode concluir esta tarefa caso uma fatura incorreta tenha sido anexada. A fatura será removida da dedução e o saldo restante será atualizado se tiver sido reduzido quando a fatura foi associada.

Para desanexar uma fatura, siga estes passos.

1. Aceder a Vendas e marketing > Subsídios comerciais > Deduções > Bancada de deduções.
2. Seleccione a caixa de verificação Mark para a dedução a processar.
3. No Painel de Ação, seleccione Manter > Separar fatura.

Aprovar uma dedução

É possível aprovar deduções que foram criadas usando o comando Nova dedução no workbench de dedução, liquidação de cliente ou página de cliente. No entanto, só pode aprovar deduções em que o campo Estado do pedido esteja definido como Aberto.

Para aprovar uma dedução, siga estes passos.

1. Aceder a Vendas e marketing > Subsídios comerciais > Deduções > Bancada de deduções.

2. Seleccione a caixa de verificação Mark para a dedução a processar.

3. No Painel de Ação, seleccione Manter > Aprovar dedução.

4. Na caixa de diálogo Approve deduction , edite ou adicione informações ao valor Note conforme necessário.

5. Se a dedução for baseada em preço e uma fatura não tiver sido anexada, selecione um grupo de impostos sobre vendas do item. Normalmente, o grupo de itens de imposto é definido na fatura. Portanto, o código de item do imposto deve ser especificado quando não está associado a uma fatura.

6. Selecione OK.

   Neste ponto, não será possível efetuar alterações adicionais na dedução. Se a opção Criar diário de reclamações tiver sido definida como Não quando a dedução foi criada, o diário de reclamações é criado e lançado quando a dedução é aprovada. Depois de a dedução ser aprovada, o crédito será automaticamente criado e aberto. O tipo depende do valor da dedução Claim basis :

   • Baseado no preço - Se a dedução for baseada no preço, é criada uma fatura de texto livre para a conta do cliente. Pode adicionar uma descrição e lançar o crédito. Os campos a seguir são preenchidos pela dedução quando o rascunho é criado:

     • ID da dedução - Isto campo é adicionado ao cabeçalho para permitir a rastreabilidade da dedução.
     • Conta principal - O valor é determinado pela conta de lançamento de pedidos que está definida para o motivo de dedução que é atribuído à dedução.
     • Grupo de imposto sobre vendas de itens - O valor é determinado pela fatura anexa ou pelo valor que seleccionou quando aprovou a dedução.
     • Preço unitário - O valor é o crédito do montante do pedido de dedução.
     • Texto da fatura - Por predefinição, isto campo é definido para o valor Notes da dedução.

   • Baseado na quantidade - Se a dedução for baseada na quantidade, é criada uma ordem de venda ou devolução em aberto. A definição Criar ordem de devolução na página Parâmetros de contas a receber determina se é criada uma ordem de venda ou uma ordem de devolução quando a dedução é aprovada. A página Copiar encomendas aparece e é filtrada para mostrar as linhas em que o campo Conta de faturação está definido para a conta de cliente da dedução. Siga estes passos:

     1. No FastTab Facturas , a secção Cabeçalhos mostra as facturas de vendas em que o valor Conta da fatura corresponde à conta de cliente da dedução. Selecione uma fatura de venda aplicável.

     2. A secção Lines mostra as linhas da fatura de vendas selecionada. Seleccione a caixa de verificação Select para cada linha que pretende copiar. Em alternativa, na secção Headers , seleccione a caixa de verificação Select all para que a encomenda de venda seleccione todas as suas linhas.

     3. Ajustar o valor Quantity para uma ou mais linhas, conforme necessário.

        Todas as linhas que seleccionou até agora são listadas em Linhas seleccionadas ou cabeçalho a ser copiado FastTab.

     4. Repita os dois passos anteriores até que todas as linhas necessárias estejam listadas no Linhas seleccionadas ou cabeçalho a ser copiado FastTab.

     5. Selecione OK.

        A nova ordem de devolução é aberta e os seguintes campos são definidos automaticamente:

        • ID da dedução - Isto campo é adicionado ao cabeçalho para permitir a rastreabilidade da dedução.
        • Código do motivo de devolução - Por predefinição, isto campo é definido para o valor Código do motivo de devolução que é definido para o motivo de dedução atribuído à dedução.

Depois de o crédito ser facturado, aparece na secção Transacções em aberto do workbench de dedução com o valor aplicável ID de dedução e o seu campo Tipo de crédito é definido como Outros créditos. O crédito ficará disponível até ser liquidado com a dedução de uma das seguintes maneiras:

• Pode liquidá-lo manualmente seleccionando Atualizar > Corresponder no Painel de Ação.
• É automaticamente liquidada pela Liquidar reclamações aprovadas tarefa periódica (Vendas e marketing > Tarefas periódicas > Liquidar reclamações aprovadas).
• É liquidado automaticamente porque a opção Liquidação automática no separador Liquidação da página Parâmetros de contas a receber está definida para Sim.

Para visualizar o crédito que é criado quando a dedução é aprovada, pode também utilizar o botão Abrir crédito na secção Abrir transacções do workbench de dedução.

Criar uma ordem de devolução

É possível criar uma ordem de devolução para deduções que foram criadas usando o comando New deduction no workbench de dedução, liquidação de cliente ou página de cliente. No entanto, todas as condições a seguir devem ser atendidas:

• O campo Claim basis está definido como Quantity based.
• O campo Claim status é definido como Open.
• A opção Criar ordem de devolução no separador Deduções da página Parâmetros de contas a receber está definida para Sim.
• A opção Criar ordem de devolução antes da aprovação da dedução no separador Deduções da página Parâmetros de contas a receber está definida para Sim.

Siga estes passos para criar uma ordem de devolução.

1. Aceder a Vendas e marketing > Subsídios comerciais > Deduções > Bancada de deduções.

2. Seleccione a caixa de verificação Mark para a dedução a processar.

3. No Painel de Ação, seleccione Atualizar > Criar ordem de devolução.

4. Na caixa de diálogo Approve deduction , edite ou adicione informações ao valor existente Notes conforme necessário e, em seguida, seleccione OK.

5. Na caixa de diálogo Copiar encomendas , no separador Facturas FastTab, a secção Cabeçalhos mostra as facturas de vendas em que o valor Conta da fatura corresponde à conta de cliente da dedução. Selecione uma fatura de venda aplicável.

6. A secção Lines mostra as linhas da fatura de vendas selecionada. Seleccione a caixa de verificação Select para cada linha que pretende copiar. Em alternativa, na secção Headers , seleccione a caixa de verificação Select all para que a encomenda de venda seleccione todas as suas linhas.

7. Ajustar o valor Quantity para uma ou mais linhas, conforme necessário.

   Todas as linhas que seleccionou até agora são listadas em Linhas seleccionadas ou cabeçalho a ser copiado FastTab.

8. Repita os dois passos anteriores até que todas as linhas necessárias estejam listadas no Linhas seleccionadas ou cabeçalho a ser copiado FastTab.

9. Selecione OK.

   A nova ordem de devolução é aberta e os seguintes campos são definidos automaticamente:

   • ID da dedução - Isto campo é adicionado ao cabeçalho para permitir a rastreabilidade da dedução.
   • Código do motivo de devolução - Por predefinição, isto campo é definido para o valor Código do motivo de devolução que é definido para o motivo de dedução atribuído à dedução.

Recusar uma dedução

Para recusar uma dedução, siga estes passos.

1. Aceder a Vendas e marketing > Subsídios comerciais > Deduções > Bancada de deduções.

2. Seleccione a caixa de verificação Mark para a dedução a processar.

3. No Painel de Ação, seleccione Maintain > Deny.

4. Na caixa de diálogo Deny , seleccione o código do motivo da recusa e, em seguida, seleccione OK.

5. No campo Show abaixo do Painel de Ação, seleccione Closed.

   O separador Deduções mostra a dedução recusada e o campo Montante restante para a dedução está definido para 0,00.

   Para deduções que foram criadas usando o comando Nova dedução no workbench de dedução, liquidação do cliente ou página do cliente, ocorrem os seguintes eventos:

   • No separador References , os campos da secção Denial são actualizados.
   • Se selecionou para criar o diário de reclamação quando a dedução foi criada, e se uma fatura tiver sido anexada à dedução que reduziu o saldo da fatura, a fatura será desanexada e o saldo restante da fatura previamente anexada será aumentado pelo montante da reclamação rejeitada.
   • O campo Status da dedução é definido como Closed.
   • O campo Claim status da dedução é definido como Rejeitado.

Para reverter uma negação, siga estes passos.

1. No separador Deductions , seleccione uma dedução recusada.

2. No Painel de Ação, seleccione Reverse denial.

   Para deduções que foram criadas usando o comando Nova dedução no workbench de dedução, liquidação do cliente ou página do cliente, ocorrem os seguintes eventos:

   • No separador References , os campos da secção Denial são actualizados.
   • O campo Status da dedução está definido como Open.
   • O campo Claim status da dedução está definido como Open.

Remitir uma dedução

Para remitir uma dedução, siga estes passos.

1. Aceder a Vendas e marketing > Subsídios comerciais > Deduções > Bancada de deduções.

2. Seleccione a caixa de verificação Mark para a dedução a processar.

3. No Painel de Ação, seleccione Manter > Anular.

4. Na caixa de diálogo Write-off , seleccione o código do motivo da anulação e, em seguida, seleccione OK.

5. No campo Show , seleccione Closed.

   O separador Deduções mostra a dedução amortizada e o campo Montante restante para a dedução está definido para 0,00.

   Para deduções que foram criadas usando o comando Nova dedução no workbench de dedução, liquidação do cliente ou página do cliente, ocorrem os seguintes eventos:

   • No separador References , os campos da secção Write-off são actualizados.
   • Se tiver criado o diário de reclamação quando a dedução foi criada, um diário de reclamação é lançado no código de motivo de remissão da dedução. Pode visualizar esta entrada no separador Eventos de dedução , onde tem um Tipo de atualização valor de Anulação.
   • O campo Status da dedução está definido como Closed
   • O campo Claim status da dedução é definido como Write-off.

Para reverter uma remissão, siga estes passos.

1. No separador Deductions , seleccione uma dedução recusada.

2. No Painel de Ação, seleccione Reverter liquidação.

   Para deduções que foram criadas usando o comando Nova dedução no workbench de dedução, liquidação do cliente ou página do cliente, ocorrem os seguintes eventos:

   • No separador References , os campos da secção Write-off são actualizados.
   • Se tiver criado o diário de reclamação quando a dedução foi criada, um diário de reclamação é lançado no código de motivo de remissão da dedução. Pode ver esta entrada no separador Eventos de dedução , onde tem um Tipo de atualização valor de Reversão de amortização.
   • O campo Status da dedução está definido como Open.
   • O campo Claim status da dedução está definido como Open.

Créditos criados fora do processo Aprovar dedução

Esta secção aplica-se apenas a deduções que foram criadas utilizando o comando Nova dedução no workbench de dedução, liquidação de cliente ou página de cliente.

Diferentes utilizadores podem já ter criado uma fatura de texto livre, uma ordem de devolução ou uma ordem de venda negativa para uma reclamação de um cliente fora do processo Approve deduction . Quando a dedução existente é aprovada no workbench de dedução, o sistema cria automaticamente outra fatura de texto livre, ordem de devolução ou ordem de venda negativa. Esta secção descreve como anexar os créditos existentes a uma dedução antes de a dedução ser aprovada, para ajudar a evitar créditos duplicados.

Anexar um crédito à dedução

Esta secção descreve como pode anexar um crédito a uma dedução do crédito.

Depois de um crédito ser anexado à dedução, pode visualizá-lo utilizando o botão Abrir crédito na barra de ferramentas na secção Abrir transacções do workbench de dedução.

Depois de um crédito ser facturado e a dedução ser aprovada, o crédito aparece na secção Transacções em aberto do workbench de dedução com o valor aplicável ID de dedução e o seu campo Tipo de crédito é definido como Outros créditos.

Anexar uma fatura de texto livre a uma dedução

Para anexar uma fatura de texto livre a uma dedução, siga estes passos.

1. Aceda a Contas a receber > Faturas > Todas as faturas de texto livre.
2. Selecione a fatura aplicável.
3. No Painel de Ação, no separador Fatura , seleccione Anexar crédito à dedução. Isto botão só está disponível se o campo Deduction ID da fatura de texto livre estiver em branco. Um campo em branco indica que a fatura de texto livre ainda não está anexada a uma dedução.
4. Na página Anexar crédito à dedução , pode selecionar uma dedução . Apenas estão disponíveis para seleção as deduções baseadas no preço aberto.
5. Selecione OK. O campo Deduction ID é definido no cabeçalho da fatura de texto livre.

Anexar uma ordem de devolução a uma dedução

Para anexar uma ordem de devolução a uma dedução, siga estes passos.

1. Aceder a Contas a receber > Encomendas > Todas as encomendas de devolução.
2. Selecione o número de autorização de devolução de mercadoria (RMA) recebida ou aberta aplicável.
3. No Painel de Ação, no separador Return order , seleccione Attach credit to deduction. Isto botão só está disponível se o campo Deduction ID da ordem de devolução estiver em branco. Um campo em branco indica que a ordem de devolução ainda não está anexada a uma dedução.
4. Na página Anexar crédito à dedução , pode selecionar uma dedução . Apenas estão disponíveis para seleção as deduções abertas baseadas na quantidade .
5. Selecione OK. O campo Deduction ID é definido no cabeçalho da ordem de devolução.

Anexar uma ordem de venda a uma dedução

Para anexar uma ordem de venda a uma dedução, siga estes passos.

1. Aceda a Contas a receber > Encomendas > Todas as ordens de venda.
2. Selecione a ordem de venda aberta, entregue ou faturada aplicável.
3. No Painel de Ação, no separador Fatura , seleccione Anexar crédito à dedução. Isto botão está disponível apenas se o campo Deduction ID do pedido de venda estiver em branco. Um campo em branco indica que a ordem de venda ainda não está anexada a uma dedução.
4. Na página Anexar dedução , pode selecionar uma dedução . Apenas estão disponíveis para seleção as deduções abertas baseadas na quantidade .
5. Selecione OK. O campo Deduction ID é definido no cabeçalho do pedido de venda.

Separar uma dedução de um crédito

Se a dedução incorreta tiver sido anexada, poderá desanexá-la do crédito. No entanto, todas as condições a seguir devem ser atendidas:

• Um crédito está associado à dedução.
• O campo Claim status é definido como Open.

Para desanexar uma dedução de um crédito, siga um destes passos, dependendo do tipo de crédito:

• Facturas de texto livre: Na página Todas as facturas de texto livre , seleccione uma fatura. Em seguida, no Painel de Ação, no separador Fatura , seleccione Separar crédito da dedução.
• Encomendas de devolução: Na página Todas as encomendas de devolução , seleccione uma encomenda. Em seguida, no Painel de Ação, no separador Ordem de devolução , seleccione Separar crédito da dedução.
• Encomendas de vendas: Na página Todas as encomendas de vendas , seleccione uma encomenda. Em seguida, no Painel de Ação, no separador Fatura , seleccione Separar crédito da dedução.

Anexar uma dedução a um crédito

Esta secção descreve como pode anexar uma dedução a um crédito da dedução.

Anexar uma dedução a um texto livre, uma ordem de devolução ou um crédito de ordem de venda

Para anexar uma dedução a um texto livre, uma ordem de devolução ou um crédito de ordem de venda, siga estes passos.

1. Aceder a Vendas e marketing > Subsídios comerciais > Deduções > Bancada de deduções.

2. Selecione a dedução aberta aplicável.

3. No Painel de Ação, seleccione Atualizar > Anexar dedução ao crédito. Isto botão só está disponível se o campo Estado do pedido estiver definido como Aberto.

4. Na página Anexar crédito , pode selecionar um crédito . O tipo de créditos que é apresentado depende da base de reivindicação da dedução valor:

   • Baseado no preço - A página mostra facturas de texto livre para a conta de cliente em que o campo Deduction ID está em branco. As requisições de clientes também são mostradas porque a fatura de texto livre pode não ser lançada. Portanto, talvez não haja um número que possa ser referenciado.

   • Baseado na quantidade - O tipo de créditos que é mostrado depende da definição da opção Criar ordem de devolução na página Parâmetros de contas a receber :

     • Sim - A página mostra as encomendas de devolução da conta de cliente em que o campo Deduction ID está em branco.
     • Não - A página mostra encomendas de vendas para a conta de cliente em que o campo Deduction ID está em branco.

5. Selecione OK. O campo Deduction ID é definido no cabeçalho do crédito.

Depois de um crédito ser anexado à dedução, pode visualizá-lo utilizando o botão Abrir crédito na barra de ferramentas na secção Abrir transacções do workbench de dedução.

Depois de um crédito ser facturado e a dedução ser aprovada, o crédito aparece na secção Transacções em aberto do workbench de dedução com o valor aplicável ID de dedução e o seu campo Tipo de crédito é definido como Outros créditos.

Desanexar um crédito de uma dedução

Se o crédito incorreto tiver sido anexado, poderá desanexá-lo da dedução. No Painel de Ação, no grupo Maintain , seleccione Detach deduction from credit. O valor Deduction ID é removido do crédito.

O botão Separar dedução do crédito só está disponível se as seguintes condições forem cumpridas:

• Um crédito está associado à dedução.
• O campo Claim status é definido como Open.

Criar uma promoção única

Às vezes, pode não ter um reembolso aprovado que possa corresponder a uma dedução. Neste caso, pode utilizar a funcionalidade one-time promotion para fazer corresponder a dedução a um subsídio comercial que esteja associado ao cliente. A funcionalidade de promoção única cria um novo acordo de subsídio comercial e um evento de merchandising de montante fixo. A funcionalidade corresponde o montante fixo à dedução e faz lançamentos que são necessários para fechar a dedução.

Esta funcionalidade é útil se utilizar as bonificações comerciais. Para mais informações sobre os subsídios comerciais, consultar Gestão de subsídios comerciais.

Primeiro, deve configurar um modelo que pode ser utilizado para criar o novo contrato da bonificação comercial. Para configurar um modelo, siga estes passos.

1. Aceder a Vendas e marketing > Subsídios comerciais > Modelos.
2. No Painel de Ações, selecione Novo.
3. Nos campos, introduza as informações que devem aparecer nos contratos criados a partir do modelo.
4. Na ficha Customers FastTab, no campo Hierarchy , seleccione um nível de hierarquia.
5. Na lista hierárquica, seleccione o cliente que tem uma dedução não correspondente e, em seguida, seleccione o botão de seta para a direita (>). O cliente é adicionado à lista Trade allowance agreement customers .
6. Defina os campos restantes conforme necessário e, em seguida, feche a página.
7. Aceder a Vendas e marketing > Configuração > Subsídio comercial > Parâmetros de gestão do subsídio comercial.
8. No separador Overview , no campo One-time promotion template , seleccione o nome do modelo a utilizar para criar promoções únicas.

Em seguida, pode criar uma promoção única no workbench de dedução. Para criar uma promoção única, siga estes passos.

1. Aceder a Vendas e marketing > Subsídios comerciais > Deduções > Bancada de deduções.

2. Seleccione a caixa de verificação Mark junto à dedução a processar.

3. No Painel de Ação, seleccione Atualizar > Liquidar dedução como promoção única.

4. Na caixa de diálogo One-time promotion , siga estes passos para associar a dedução a um ou mais fundos:

   1. Seleccione New e, em seguida, no campo Fund ID , seleccione um ID de fundo. Repita este passo para adicionar quantos fundos forem necessários.
   2. No campo Percent junto a cada ID de fundo, introduza a percentagem da dedução a atribuir ao fundo. Os montantes introduzidos nos campos Percent devem totalizar 100 por cento.

5. Selecione OK. O sistema cria um novo contrato da bonificação comercial com um evento de venda de montante fixo e corresponde o montante fixo à dedução.

Realizar uma atualização em massa de deduções

Se precisar de efetuar a mesma alteração para várias deduções, é possível selecionar as deduções e realizar uma atualização em massa dos campos.

Para realizar uma atualização em massa, siga estes passos.

1. Aceder a Vendas e marketing > Subsídios comerciais > Deduções > Bancada de deduções.
2. No campo Show abaixo do Painel de Ação, seleccione o tipo de deduções a visualizar.
3. Marque a caixa de verificação ao lado de cada dedução que pretende atualizar. Em seguida, no Painel de Ação, seleccione Manter > Atualização em massa.
4. A caixa de diálogo Mass update mostra as deduções seleccionadas. Actualize os campos conforme necessário e, em seguida, seleccione OK para aceitar as alterações.