Usar as APIs de gerenciamento de registros do Microsoft Graph

As APIs de gerenciamento de registros do Microsoft Purview ajudam as organizações a gerenciar a retenção e a exclusão de dados para atender às suas obrigações legais e regulamentos de conformidade. As APIs de gerenciamento de registros aumentam a eficiência, permitindo a disposição regular de itens que não precisam mais ser retidos.

A solução de gerenciamento de registros faz parte do centro de conformidade do Microsoft Purview.

Gerenciar rótulos de retenção

Muitas organizações precisam gerenciar seus dados para cumprir as regulamentações e políticas internas do setor, reduzir os riscos de litígio ou violação de segurança e permitir que seus funcionários compartilhem efetivamente conhecimentos atuais e relevantes para eles. O gerenciamento de dados geralmente envolve a retenção ou exclusão de diferentes tipos de conteúdo.

Você pode usar rótulos de retenção para configurar as configurações de retenção e exclusão para o conteúdo do Microsoft 365. Por exemplo, você pode definir períodos de retenção de quando o conteúdo foi rotulado e você pode definir a revisão de disposição como a ação no final do período de retenção.

Além disso, você pode usar descritores de plano de arquivo para complementar um rótulo de retenção e melhorar a capacidade de gerenciamento e a organização do conteúdo do Microsoft 365. Exemplos de descritores de plano de arquivo incluem autoridade, citação e departamento.

Disparar eventos para um rótulo existente

Alguns cenários exigem iniciar um período de retenção para determinados documentos após um evento específico, como um funcionário saindo de uma organização, um contrato expirando ou o final do ano fiscal.

Você pode usar o recurso retentionLabel para dar suporte à retenção baseada em evento, definindo a propriedade retentionTrigger como dateOfEvent e associando o rótulo a um recurso retentionEventType . Um retentionEvent também está associado a uma retençãoEventType . Quando um evento de gatilho acontece, somente o conteúdo com esse rótulo de retenção aplicado é mantido para o período de retenção especificado.

Por exemplo, em uma organização, quando um funcionário sai, os registros de emprego devem ser mantidos por cinco anos. Use as APIs retentionLabel e retentionEvent para fazer o seguinte para cada registro de funcionário quando o funcionário iniciar:

1. Aplicar uma retençãoLabel configurada da seguinte maneira:
   • Um nome de exibição de "Informações pessoais"
   • RetençãoDuração de 1827 dias (5 anos)
   • Escutando a retençãoEventType chamada "Saída de funcionário"
2. Definir um retentionEvent com a mesma retençãoEventType chamada "Saída do funcionário" e como parte de sua coleção eventQuery , um com um Asset ID valor de ID do funcionário como as informações de ID associadas ao evento.

Quando um funcionário com uma ID de 1234 sai da Contoso, as informações são atualizadas no sistema de gerenciamento de RH. A saída do funcionário pode disparar uma nova instância de retentionEvent com o tipo de evento "Saída do funcionário" e, como parte de sua propriedade eventQueries , um eventQuery com uma cadeia de caracteres de consulta de 'AssetID:1234'. Dessa forma, os itens de registro de funcionários usando o rótulo de retenção "Informações pessoais" e associados à ID do funcionário de 1234 recebem o período de retenção de 5 anos iniciado a partir da data do evento de saída do funcionário.

Entidades

A API de gerenciamento de registros inclui as entidades principais a seguir.