Utilize o assistente do conector Shifts para ligar o Shifts ao UKG Pro Workforce Management

Descrição geral

O conector Microsoft Teams Shifts para o UKG Pro Workforce Management permite-lhe integrar a aplicação Shifts no Microsoft Teams com o seu sistema UKG Pro Workforce Management (UKG Pro WFM). Os seus trabalhadores de primeira linha podem ver e gerir facilmente os seus horários no UKG Pro WFM a partir dos Turnos.

Neste artigo, vamos guiá-lo ao longo de como utilizar o assistente do conector Shifts no centro de administração do Microsoft 365 para ligar o Shifts ao UKG Pro WFM.

O assistente cria uma ligação ao sistema de WFM UKG Pro e a uma instância de ligação. Uma instância de ligação aplica as definições de sincronização e os mapeamentos de equipa que escolher.

• As definições de sincronização determinam as informações de agendamento e as entidades sincronizadas entre WFM e Turnos do UKG Pro.
• Os mapeamentos de equipa definem a relação de sincronização entre as instâncias do UKG Pro WFM (também denominadas instâncias WFM) e as equipas no Teams.

Pode criar uma ou mais instâncias de ligação, cada uma com definições de sincronização diferentes. Por exemplo, se a sua organização tiver várias localizações com requisitos de agendamento diferentes, crie uma instância de ligação com definições de sincronização exclusivas para cada localização. Uma instância WFM só deve ser mapeada uma vez para uma equipa no Teams a qualquer momento. No entanto, é possível no assistente ter instâncias de ligação diferentes com os mesmos mapeamentos. Isto significa que pode criar instâncias de ligação com mapeamentos duplicados.

Com o UKG Pro WFM como o sistema de registos, os seus trabalhadores de primeira linha podem gerir eficientemente os seus horários e disponibilidade em Turnos nos respetivos dispositivos. Os gestores de primeira linha podem continuar a utilizar o UKG Pro WFM para configurar agendas.

Termos utilizados neste artigo

Pré-requisitos

Antes de executar o assistente, dedreveja as informações e conclua todas as tarefas de pré-requisitos e configuração em Pré-requisitos e requisitos do conector Do Teams Shifts para o UKG Pro Workforce Management.

Certifique-se de que conclui todas as tarefas antes de seguir os passos neste artigo.

Executar o assistente do conector Shifts

Depois de confirmar que cumpre todos os pré-requisitos, está pronto para executar o assistente e ligar o seu sistema de WFM DO UKG Pro a Turnos no Teams.

Criar uma ligação

1. No menu de navegação esquerdo do centro de administração do Microsoft 365, selecione Configuração e, em seguida, em Coleções em destaque, selecione Trabalhadores da linha da frente.

2. Selecione Consola de Gestão de Conectores.

3. Para criar uma nova ligação, selecione Adicionar ligação.

4. No painel Escolher o conector, selecione Dimensões UKG e, em seguida, selecione Seguinte para criar uma ligação ukg pro WFM.

5. No painel Definições de ligação, atribua um nome exclusivo à ligação. Não pode ter mais de 100 carateres ou ter carateres especiais.

   

6. Introduza as suas informações de WFM UKG Pro e, em seguida, selecione Guardar ligação.

   • Nome de utilizador da conta
   • Palavra-passe da conta
   • API URL
   • Chave da aplicação
   • ID de Cliente
   • Segredo do cliente
   • SSO URL

   Iniciar sessão com o seu nome de utilizador permite o acesso a todas as instâncias criadas no UKG Pro WFM. Se não souber um ou mais dos seus detalhes de ligação, contacte o suporte do UKG Pro WFM.

   Nota

   • Verifique se o URL do SSO está estruturado como este URL de exemplo,
     https://contoso-sso.mykronos.com.
   • Em seguida, adicione este texto adicional no final do URL (após .com), estruturado como este (para um ID de cliente de exemplo XDV45GTaaaaab43342XA),
     https://contoso-sso.mykronos.com/oauth2/authorize?client_id=XDV45GTaaaaab43342XA.

Para criar outra ligação, aceda à página Consola de Gestão do Conector e, em seguida, selecione Adicionar ligação.

Criar uma instância de ligação

Depois de criar uma ligação, pode configurar uma ou mais instâncias de ligação nessa ligação.

As ligações que criou estão listadas na página Consola de Gestão do Conector. Na ligação onde pretende criar uma nova instância, selecione Criar instância.

Escolher definições

Na página Definições da instância, selecione as informações a sincronizar do UKG Pro WFM para Shifts, a frequência de sincronização e se os utilizadores de Turnos podem efetuar alterações aos dados.

1. Introduza um nome para a sua instância de ligação. Não pode ter mais de 100 carateres ou ter carateres especiais.

2. Introduza a sua conta de sistema do Microsoft 365. Esta é a conta que criou como pré-requisito que é o proprietário de uma equipa de todas as equipas que pretende mapear.

3. Em Email destinatários de notificação, escolha quem recebe notificações por e-mail sobre esta instância de ligação. Pode adicionar utilizadores e grupos individuais. As notificações por e-mail contêm informações sobre o estado da configuração e quaisquer problemas ou erros que possam ocorrer após a configuração da instância de ligação.

4. Selecione as definições de sincronização.
   Para cada uma destas definições, tem as seguintes opções à escolha:

   • Os utilizadores de turnos não verão os dados do fornecedor: os dados não serão sincronizados entre WFM e Turnos do UKG Pro.
   • Os utilizadores de turnos podem ver os dados do fornecedor: a sincronização de dados é unidirecional do UKG Pro WFM para Shifts.
   • Os utilizadores de turnos podem ver e alterar os dados do fornecedor: a sincronização de dados é bidirecional entre WFM e Turnos do UKG Pro.

   Importante

   Antes de desativar uma funcionalidade ao selecionar a opção Os utilizadores do Turnos não verão a opção de dados do fornecedor, tenha em atenção que:

   • Se a definição Agendas, grupos, turnos e atividades estiver desativada , todas as outras definições, como Folga e Disponibilidade dos funcionários, entre outras, também estão desativadas.
   • Se a definição Abrir turno estiver desativada, o Pedido de turno aberto também está desativado.
   • Se a definição Folga estiver desativada, o pedido de Folga também será desativado.

5. Escolha a sua frequência de sincronização.

6. Quando terminar de escolher as suas definições, selecione Seguinte.

   Importante

   Se escolher qualquer uma das seguintes opções para desativar turnos abertos, pedidos de turno abertos, pedidos de troca, pedidos de turno de oferta ou pedidos de folga, tem de efetuar outro passo para ocultar a capacidade em Turnos.

   • Turnos abertos: os utilizadores de turnos não verão os dados do fornecedor
   • Pedidos de troca: os utilizadores de turnos não verão os dados do fornecedor
   • Pedidos de folga: os utilizadores com turnos não verão os dados do fornecedor
   • Pedidos de turno de oferta: os utilizadores de turnos não verão os dados do fornecedor

   Depois de executar o assistente, certifique-se de que segue os passos na secção Desativar turnos abertos, pedidos de turnos abertos, pedidos de troca e pedidos de folga mais à frente neste artigo.

Mapear instâncias de WFM para equipas

Selecione as instâncias WFM que pretende ligar aos Turnos e, em seguida, mapeie cada instância para uma equipa no Teams. Pode mapear até 400 instâncias.

Para concluir este passo, pode:

• Mapear manualmente WFM instâncias
• Utilizar um ficheiro CSV para mapear WFM instâncias

Mapear manualmente WFM instâncias para equipas

1. Na página Mapeamento, comece por escolher as instâncias WFM que pretende mapear para as equipas no Teams.

2. Selecione a caixa de verificação para cada WFM instância que pretende mapear. Uma instância só é mapeada se a caixa de verificação estiver selecionada.

3. Em seguida, procure e escolha a equipa correta no Teams.

   Tenha em atenção que as equipas que já estão mapeadas para uma instância de WFM nesta instância de ligação não estão disponíveis para mapear novamente.

4. Selecione o fuso horário. A cidade mais próxima é preenchida automaticamente, mas pode alterá-la.

5. Quando terminar de mapear todas as suas equipas, selecione Seguinte.

Utilizar um ficheiro CSV para mapear instâncias WFM para equipas

1. Na página Mapeamento, selecione Ferramenta de carregamento CSV.

2. Selecione Transferir modelo para obter o ficheiro de mapeamento CSV. O modelo inclui uma lista de todas as instâncias WFM e os respetivos IDs. As linhas superiores do seu modelo terão o seguinte aspeto:

   ID da Instância das Dimensões UKG	Nome da Instância de Dimensões UKG	ID da Equipa	Nome da Equipa	Fuso Horário
   Pré-preenchido automaticamente	Pré-preenchido automaticamente	Em branco	Em branco	Predefinição*

   E as linhas inferiores do seu modelo terão o seguinte aspeto:

   ID da Instância das Dimensões UKG	Nome da Instância de Dimensões UKG	ID da Equipa	Nome da Equipa	Fuso Horário
   Em branco	Em branco	Pré-preenchido automaticamente	Pré-preenchido automaticamente	Predefinição*

3. Escolha uma equipa que pretenda mapear para uma instância WFM. Corte e cole o ID da Equipa e o Nome da Equipa a partir da metade inferior do modelo para estar em linha com a instância WFM que pretende. Uma linha completa do modelo deve ter o seguinte aspeto:

   ID da Instância das Dimensões UKG	Nome da Instância de Dimensões UKG	ID da Equipa	Nome da Equipa	Fuso Horário
   Pré-preenchido automaticamente	Pré-preenchido automaticamente	ID da Equipa que moveu	Nome da Equipa que moveu	Predefinição*

   Repita este passo para todos os mapeamentos.

4. Introduza a localização correta na coluna Fuso Horário , se necessário.

   Nota

   O assistente suporta aproximadamente 460 localizações. O fuso horário tem de estar no formato tz. Se a localização específica que escolheu não for suportada, verá um erro no assistente. Experimente utilizar a cidade ou a cidade principal mais próxima dentro do mesmo fuso horário.

5. Na página Mapeamento, selecione Procurar para localizar e carregar o ficheiro CSV concluído.

6. Selecione Concluído se o seu ficheiro tiver sido carregado corretamente. Caso contrário, reveja o relatório de erros e carregue um ficheiro corrigido.

7. Os novos mapeamentos estão listados na página Mapeamentos. Selecione Seguinte.

Rever e concluir

Antes de concluir, reveja o resumo do processo de criação da instância de ligação. Se precisar de fazer alterações durante o processo de criação da instância de ligação, selecione Anterior. Quando estiver pronto, selecione Concluir.

O assistente inicia o processo para configurar a instância de ligação, o que pode demorar algum tempo a concluir. Se tentar editar a instância de ligação antes de a configuração estar concluída, provavelmente não conseguirá ver os mapeamentos que criou anteriormente.

Os destinatários da notificação por e-mail que escolheu receberão notificações por e-mail sobre o estado da configuração caso existam erros.

Desativar turnos abertos, pedidos de turnos abertos, pedidos de troca e pedidos de folga

Para ocultar turnos abertos, pedidos de troca e pedidos de folga em Turnos, utilize o tipo de recurso agendar Graph API para definir os seguintes parâmetros false para cada equipa que mapeou para uma instância WFM:

• Turnos abertos: openShiftsEnabled
• Pedidos de troca: swapShiftsRequestsEnabled
• Pedidos de folga: timeOffRequestsEnabled
• Pedidos de turno de oferta: offerShiftRequestsEnabled

Para ocultar pedidos de turnos abertos em Turnos, aceda a Definições em Turnos e, em seguida, desative a definição Abrir turnos .

Gerir a sua instância de ligação e ligação

Depois de configurar uma ligação, pode gerir e efetuar alterações à mesma no centro de administração do Microsoft 365 ou através do PowerShell.

Utilizar o centro de administração do Microsoft 365

A página Consola de Gestão do Conector lista cada instância de ligação e ligação que configurou, juntamente com informações como o estado de funcionamento e os detalhes do intervalo de sincronização. Também pode aceder ao assistente para criar novas ligações e instâncias de ligação e fazer alterações a qualquer uma das suas existentes. Por exemplo, pode atualizar as definições de sincronização e os mapeamentos de equipa.

Para saber mais, consulte Utilizar o centro de administração do Microsoft 365 para gerir a sua ligação de Turnos ao UKG Pro Workforce Management.

Utilizar o PowerShell

Pode utilizar o PowerShell para ver um relatório de erros, alterar as definições de ligação, desativar a sincronização e muito mais. Para obter orientações passo a passo, veja Utilizar o PowerShell para gerir a sua ligação shifts ao UKG Pro Workforce Management.

Artigos relacionados

• Conectores de turnos
• Gerir a aplicação Turnos no Teams