Configurar salas e áreas de trabalho para o Localizador de Salas no Outlook
Nota
Este artigo é apenas para administradores Exchange e administradores Microsoft 365. Para obter informações sobre como utilizar o Localizador de Salas para reservar salas de reunião e áreas de trabalho, consulte Utilizar o Assistente de Agendamento e o Localizador de Salas para reuniões no Outlook.
O Localizador de Salas é uma funcionalidade baseada na web que ajuda os seus utilizadores a encontrarem salas de reunião e áreas de trabalho disponíveis que sejam adequadas para utilização. Todas as salas de reuniões e áreas de trabalho têm de ser configuradas no Exchange Online de modo a aparecerem no Localizador de Salas. Cada um destes espaços está configurado para ter uma caixa de correio de sala ou uma caixa de correio de área de trabalho como um tipo específico de caixa de correio de recurso. Para reservar estes espaços, os utilizadores têm de incluir a caixa de correio associada no seu pedido de reunião.
Uma vez que as salas e áreas de trabalho são localizações físicas e podem haver múltiplos espaços nesses edifícios, é melhor organizar estes espaços em grupos lógicos denominados listas de salas para geri-los facilmente no Localizador de Salas.
Cada lista de salas é um grupo de distribuição especialmente designado. Os membros são as caixas de correio de recursos para cada sala e área de trabalho que faz parte da lista. Não existe um limite restrito no número de salas e áreas de trabalho que podem ser adicionadas a uma lista de salas, o número máximo de salas e áreas de trabalho que podem ser devolvidas numa pesquisa no Localizador de Salas é 100. Para garantir um desempenho ideal, restrinja cada lista de salas até um máximo de 50 caixas de correio de sala e caixas de correio de área de trabalho.
As listas de salas podem ser organizadas pelos seguintes elementos:
- Edifícios
- Intervalos dos pisos de um edifício
- Alas dentro de um edifício
- Salas semelhantes num edifício
Configurar propriedades para salas e áreas de trabalho
Uma das vantagens significativas da utilização do Localizar de Salas é que pode procurar salas e áreas de trabalho por cidade e lista de salas. Em seguida, pode filtrar esses resultados ao filtrar pelas instalações que estes espaços fornecem, como dispositivos de conferência e funcionalidades de acessibilidade.
Importante
Para que o Localizador de Salas funcione eficazmente, é importante configurar os atributos para salas e áreas de trabalho. Certifique-se de que configura as propriedades Cidade, Piso e Capacidade . Os outros atributos podem ser configurados conforme adequado para cada sala e área de trabalho.
Depois de definir as propriedades Cidade, Piso e Capacidade para todas as salas e áreas de trabalho, poderá procurar listas de salas por uma cidade específica no Localizador de Salas e filtrar salas e áreas de trabalho por capacidade e nível de piso onde estão localizadas. Opcionalmente, também pode definir a propriedade FloorLabel para fornecer um nome amigável para as informações do piso, como Solo, Cave, Lobby, etc. No entanto, é importante que cada lista de salas inclua salas e áreas de trabalho apenas da mesma cidade.
Se as salas e áreas de trabalho numa lista de salas forem de cidades diferentes, a lista de salas só será apresentada nos resultados quando filtrar pela cidade na qual a maioria das salas e áreas de trabalho se encontra. Por exemplo, se uma lista de salas incluir Sala 1 na Cidade A, Sala 2 na Cidade A e Sala 3 na Cidade B, a lista de salas só será apresentada quando filtrar por salas na Cidade A.
O Localizador de Salas apresenta listas de salas como os valores do filtro Edifício. Não utiliza a propriedade Edifício que possa ser especificada para salas e áreas de trabalho. As listas de salas ajudam a suportar a retrocompatibilidade das listas de salas existentes. Para garantir a compatibilidade avançada, recomendamos que preencha a propriedade Edifício quando configurar salas e áreas de trabalho.
Para adicionar informações sobre as funcionalidades nas salas e áreas de trabalho específicas da sua organização, tais como máquina cafés e mesas de conferência, utilize a propriedade Etiquetas. As etiquetas definidas serão apresentadas no menu de lista pendente para o filtro Funcionalidades no Localizador de Salas.
Nota
Estas definições demorarão 24 a 48 horas a entrar em vigor depois de as configurar ou modificar. Durante este período, o Localizador de Salas poderá não mostrar os resultados esperados.
Lista de tarefas para configurar salas e áreas de trabalho
Para configurar salas e áreas de trabalho corretamente, tem de concluir as seguintes tarefas:
Defina salas e crie caixas de correio de sala e caixas de correio de área de trabalho, conforme apropriado.
Se tiver de configurar caixas de correio de sala num ambiente híbrido, consulte a secção Mais informações.
Configure propriedades como CountryOrRegion, State, City, Building, Floor, FloorLabel e Capacity para as salas e áreas de trabalho.
Crie listas de salas e adicione salas e áreas de trabalho às mesmas.
Por exemplo, considere que, para uma organização que utiliza contoso.com como domínio, tem de configurar salas de reuniões e áreas de trabalho no Edifício A. Este edifício está localizado na cidade de Seattle, que fica no estado de Washington, no Estados Unidos da América. Se o Edifício A tiver um total de 50 salas e áreas de trabalho em três pisos, tem de concluir as seguintes tarefas para que os seus utilizadores possam encontrar estes espaços no Localizador de Salas:
Crie uma caixa de correio de sala para cada sala de reuniões e defina "Seattle" como a Cidade, "Washington" como Estado, "Estados Unidos da América" como CountryorRegion, um valor de capacidade de sala para a propriedade Capacidade e valores para as propriedades Floor e FloorLabel. Se a sala1 estiver no piso 1 e tiver uma capacidade de 5, execute os seguintes cmdlets:
New-Mailbox -Organization contoso.com -Name room1 -DisplayName "Conference Room 1" -Room Set-Place room1@contoso.com -CountryOrRegion "US" -State "Washington" -City "Seattle" -Floor 1 -FloorLabel “Ground” -Capacity 5
Nota: no cmdlet Set-Place, utilize a propriedade Floor para especificar o piso onde está localizada uma sala ou área de trabalho. No Places tipo de recurso da sala de API, utilize o parâmetro FloorNumber.
Crie uma caixa de correio de área de trabalho para cada área de trabalho no edifício e defina "Seattle" como a Cidade, "Washington" como Estado, "Estados Unidos da América" como CountryOrRegion, um valor de capacidade da área de trabalho para a propriedade Capacidade e valores para as propriedades Floor e FloorLabel. Se a área de trabalho1 estiver no piso 1 e tiver uma capacidade de 5, execute os seguintes cmdlets:
New-Mailbox -Organization contoso.com -Name workspace1 -DisplayName "Workspace 1" -Room | Set-Mailbox -Type Workspace Set-Place workspace1@contoso.com -CountryOrRegion "US" -State "Washington" -City "Seattle" -Floor 1 -FloorLabel "Ground" -Capacity 5
Além disso, pode configurar a avaliação automática da capacidade de área de trabalho ao executar o seguinte cmdlet:
Set-CalendarProcessing workspace1@contoso.com -EnforceCapacity $true
Selecione uma das seguintes opções:
Crie uma lista de salas que utilize um nome como Edifício A e, em seguida, adicione-lhe todas as 50 salas e áreas de trabalho. Para criar a lista de salas e adicionar a sala1 à mesma, execute os seguintes cmdlets:
New-DistributionGroup -Organization contoso.com -Name "Building A" -RoomList -ManagedBy admin@contoso.com Add-DistributionGroupMember -Identity BuildingA@contoso.com -Member room1@contoso.com
Crie uma lista de salas diferente para cada piso do edifício, como o Edifício A-Piso 1 e adicione todas as salas e áreas de trabalho em cada piso à lista de salas correspondentes. Execute o seguinte cmdlets:
New-DistributionGroup -Organization contoso.com -Name "Building A-Floor 1" -RoomList -ManagedBy admin@contoso.com Add-DistributionGroupMember -Identity BuildingA-Floor1@contoso.com -Member room1@contoso.com
Para a sala com o nome sala1:
O endereço SMTP principal é room1@contoso.com.
O nome apresentado no Localizador de Salas é Sala de Conferências 1.
Para a lista de salas denominada Edifício A:
O endereço SMTP principal é BuildingA@contoso.com.
O nome apresentado no Localizador de Salas é o Edifício A.
Para a lista de salas denominada Edifício A-Piso 1:
O endereço SMTP principal é BuildingAFloor1@contoso.com.
O nome apresentado no Localizador de Salas será Edifício A-Piso 1.
Verifique as propriedades das salas e áreas de trabalho
Se uma sala ou área de trabalho que está configurada não for apresentada nos resultados no Localizador de Salas, verifique se está configurada corretamente.
Execute os seguintes comandos na lista de salas à qual a caixa de correio da sala ou a caixa de correio da área de trabalho pertence:
$FormatEnumerationLimit=-1
Get-DistributionGroup -Identity BuildingA@contoso.com
Get-DistributionGroupMember -Identity BuildingA@contoso.com
$members = Get-DistributionGroupMember -Identity BuildingA@contoso.com | select Name | foreach {Get-Place -Identity $_.Name | Format-List}
$members
Se vir os seguintes resultados nos resultados destes cmdlets, a sala ou área de trabalho está configurada corretamente:
Para todas as salas e áreas de trabalho, o segmento do seu endereço SMTP a seguir ao caráter "@" é idêntico ao endereço SMTP indicado para a lista de salas na propriedade Localidades.
Todas as salas e áreas de trabalho têm o mesmo valor para a propriedade Cidade.
Se não vir estes resultados em todas as salas e áreas de trabalho, reconfigure as propriedades apenas para as salas e áreas de trabalho que não têm os mesmos resultados que as outras.
Encontrar salas e áreas de trabalho
Após as propriedades das salas e áreas de trabalho ficarem configuradas corretamente e agrupadas em listas de salas, os utilizadores podem ver estes valores nos seguintes clientes Outlook:
- Outlook para Windows
- Outlook na web
- Outlook para Mac
- Outlook para iOS
- Outlook para Android
Para obter informações sobre como utilizar o Localizador de Salas nestes clientes, consulte Utilizar o Assistente de Agendamento e o Localizador de Salas para reuniões no Outlook.
Mais informações
Se tiver um ambiente híbrido que inclua Exchange Server e Exchange Online no local, utilize as seguintes instruções para configurar caixas de correio de sala e listas de salas:
- Crie uma lista de salas num servidor no local e sincronize-a com a nuvem.
- Crie uma caixa de correio de sala no local e sincronize-a com a nuvem.
- Crie uma caixa de correio de sala sincronizada remota no Exchange Online ao executar
New-RemoteMailbox
o cmdlet em conjunto com a-Room
mudança na Shell de Gestão do Exchange. - Adicione a caixa de correio de sala no local e a caixa de correio da sala de sincronização remota à lista de salas no local ao executar o
Add-DistributionGroupMember
cmdlet no Shell de Gestão do Exchange. - Configure as propriedades em ambas as caixas de correio de sala ao utilizar o
Set-User
cmdlet na Shell de Gestão do Exchange