Estabelecer um modelo de colaboração

Um modelo de colaboração bem definido e estruturado é central para o funcionamento eficiente de uma equipa de fusão. Esta secção considera os fatores que podem contribuir para este sucesso, tais como funções e responsabilidades bem definidas, um ritmo de negócio estruturado, canais de comunicação fiáveis e um portal de documentação acessível.

Definir funções e responsabilidades

Para criar uma equipa de fusão eficiente, tem primeiro de estabelecer funções e responsabilidades claras. A abordagem-chave é iniciar com pouco e apresentar mais funções e colaboradores quando necessário. Utilize objetivos mais pequenos para se basear em sucesso e demonstrar o valor do modelo da equipa de fusão antes de tentar projetos mais ambiciosos.

No mínimo, a sua equipa deverá incluir os seguintes colaboradores e funções:

• O proprietário do produto – normalmente, é a pessoa com a tarefa de assegurar o êxito dos projetos. Essa pessoa também irá definir o propósito claro e apelativo ou poderá desenvolver em conjunto essa visão com o restante da equipa.
• O especialista de domínio – é o membro da equipa com orientação para a empresa que compreende e pode articular ambos, o desafio e a solução. Com a simplicidade da abordagem de baixo código do Power Apps, essa pessoa deverá conseguir a maior parte das coisas para criar essa solução.
• O programador profissional – o "Prog Pro" pega na solução do especialista em domínios e proporciona-lhe suporte de codificação suficiente para lhe permitir fornecer a respetiva funcionalidade pretendida (e nada mais), se necessário.
• O administrador – este membro da equipa facilita os cenários de integração e de suporte, ao mesmo tempo que executa serviços administrativos de back-end. É possível trazer, de forma flexível, suporte adicional em termos de tempo e conhecimentos de que a equipa principal possa precisar, em vez de como membro permanente do grupo. Esta abordagem assegura o funcionamento eficiente da equipa de fusão, fornecendo acesso aos demais recursos necessários de que o proprietário do produto precise para que a equipa alcance os seus objetivos.

Estabelecer um ritmo de modelo de negócio

A sincronização de ritmos operacionais relacionados com o desenvolvimento de aplicações na equipa de fusão pode melhorar a eficácia da equipa alinhando com a seguinte estrutura:

• Defina um evento de calendário que se repita para a sincronização da equipa. Para a maior parte das equipas, as reuniões de atualização de estado semanais ou quinzenais servem. No entanto, não agende reuniões só para as ter e tente evitar aumentar a frequência de reuniões perto de prazos finais, uma vez que essa abordagem pode ser contraprodutiva.
• Mantenha as horas de expediente acordadas. Idealmente, a sua equipa trabalhará no mesmo local, embora as equipas de fusão também possam trabalhar de forma eficaz em várias áreas geográficas e fusos horários. Seja qual for o esquema de trabalho, certifique-se de que todas as pessoas compreendem a finalidade e a duração das horas de expediente e que respeitam esses limites.
• Crie um ritmo semanal. O ritmo semanal da equipa deve incluir trabalho individual, colaborativo e, quando necessário, reuniões eficazes. Estas reuniões deverão ter uma finalidade específica, tais como:
  • Revisões de âmbito – para alinhar novas iniciativas com as equipas.
  • Revisões à experiência de utilizador – para rever o design de aplicações e de maquetas. As reuniões para planear outras reuniões, reuniões em vez de e-mails ou mensagens instantâneas, ou reuniões sem uma finalidade claramente definida, interrompem a produtividade.
• Trabalhe de forma eficiente. A equipa precisa de se alinhar internamente para criar a solução mais utilizável. Este alinhamento deve incluir a capacidade de reutilizar componentes que outros criaram.
• Manter progresso consistente para atingir o objetivo. Para garantir que a equipa cumpre os objetivos, é essencial que todos trabalhem em conjunto para alcançarem esse resultado. Para as equipas de fusão que trabalham com o Power Apps, a manutenção deste progresso implica a captura e compreensão do feedback dos utilizadores, dar prioridade a tarefas pendentes e estabelecer e manter um mapa de objetivos de todo o projeto.
• Gere uma matriz de suporte. Uma matriz de suporte fornece uma abordagem estruturada para obter o suporte necessário para o progresso dos objetivos globais da equipa. Um desafio inevitável com os tecnólogos empresariais a criar diretamente aplicações é quando alcançam os limites dos respetivos conhecimentos e capacidades. Neste momento, quem é que contactam e como é que o fazem? Como é que eles lidam com um relatório de erros de utilizador? Esta matriz deve definir de que forma podem criar um pedido de suporte para apelar à equipa certa na resolução do problema para o resolver, com base na gravidade do problema. Para cada cenário de suporte, esta matriz explica o caminho de escalamento e de resolução de problemas.

Definir como a equipa comunica

A padronização das comunicações de equipa é outro componente essencial para manter uma operação eficiente. Todos os membros da equipa têm de saber como a equipa comunica, particularmente em modos assíncronos em vários fusos horários. A sua estratégia de comunicação deve considerar as seguintes áreas:

• Canais. Que canais irá utilizar a equipa para comunicações primárias e secundárias? Quais são as vantagens e as desvantagens de cada uma? Num mundo de escolha, a simples adoção de e-mail poderá não ser a melhor solução e opções, tais como o Microsoft Teams, podem fornecer maior claridade, monitorização melhorada e taxas de resposta superiores.
• Tipos de notificação. Como irá notificar a sua equipa de atualizações ou eventos que necessitam de ação?
• Volume e frequência das mensagens Com que frequência informa a sua equipa? Uma comunicação diária pode fornecer um resumo útil do que ocorreu nesse dia, mas algumas mensagens poderão precisar de uma ação anterior. A maior parte dos colaboradores de conhecimento estão sobrecarregados de e-mails. Certifique-se de que encontra um equilíbrio entre a frequência e o volume, para evitar que os membros da equipa não sejam inundados com mensagens relacionadas com o projeto.
• Automatização. Como pode automatizar o processo de comunicação? Os modelos de e-mail, os bots e os alertas de eventos padronizados podem ajudar, mas precisam de ser utilizados de forma responsável, para não sobrecarregarem a capacidade de resposta dos membros da equipa.
• Boas competências de comunicação. Nem todas as pessoas numa equipa têm o mesmo nível de competências de comunicação, mas qualquer pessoa pode melhorar. Abordagens simples, como escolher um bom assunto para um e-mail, fazem uma diferença dramática na forma como a equipa responde a essa mensagem. Encoraje escrita simples e eficaz em todas as comunicações; quando existem ações que os membros da equipa têm de tomar, seja específico e chame a atenção para essas ações na linha do assunto.

Um exemplo de como utilizar competências de comunicação de forma eficaz poderá ser o local onde necessita de alterar uma definição de tabela no Dataverse, tal como a adição de vários campos. Quando envia uma notificação desta alteração pretendida, a equipa tem de compreender que, se não responder dentro de um período de tempo razoável, esta falta de resposta indica a sua aceitação. Os processos de comunicação padronizados e lógicos ajudam a melhorar a eficácia e a fornecer os resultados esperados.

Publicar um portal de documentação

A documentação não é apenas uma parte opcional de qualquer projeto – é essencial para comunicação, colaboração, suporte e operações em curso. O código com comentários é um bom código e a criação de documentação de formação explicativa e completa é uma parte essencial das fases de implementação e de aprendizagem de qualquer projeto de fusão.

• Catálogo de aplicações. O catálogo de aplicações é uma matriz ou tabela que resume e coordena todas as aplicações que são da responsabilidade de uma determinada equipa. O catálogo inclui todos os respetivos proprietários da secção de funções e responsabilidades. Uma função-chave é assegurar que a equipa sabe exatamente quem é o proprietário do quê, simplificando o processo de contactar o membro da equipa certo para obter respostas específicas.
• Perguntas técnicas. A sua equipa deverá manter um repositório de perguntas técnicas mais frequentes (ou até mesmo não tão frequentes) sobre o funcionamento da aplicação. Estas perguntas têm de ser razoáveis, com as respostas bem escritas e acessíveis.
• Guias de utilização. Os guias de procedimentos são conjuntos resumidos instantaneamente de procedimentos que fornecem respostas simples a perguntas comuns sobre configuração e funcionamento. Normalmente, responderiam a uma pergunta específica, como "Como é que começo a criar uma nova aplicação?"
• Inclusão. As instruções de inclusão são documentos apenas internos concebidos para ajudar os novos membros da equipa. Esta documentação incluiria informações, como pedidos de acesso, adesão a listas de distribuição de e-mail, configuração e subscrição de alertas, entre outros.

Melhores práticas

As melhores práticas que se seguem deverão ajudar na definição de limites e abordagens para um trabalho eficiente em equipas de fusão.

Responsabilidade

Apesar de o desenvolvimento conduzido por criadores e as equipas de fusão o desenvolvimento e a implementação rápidos de aplicações, é essencial garantir que este esforço é aberto e conduzido em parceria com o departamento de TI. Os criadores têm de ser responsáveis por TI para ajudar a impedir problemas relacionados com o crescimento dos sistemas de TI sombra.

Consequentemente, TI tem de ser alertado sempre que um criador começar a criar uma aplicação. Por sua vez, esta notificação facilita o processo de desenvolvimento, uma vez que o TI pode fornecer um suporte adequado ao criador e à equipa de fusão, ajudando-os a criar aplicações com boa arquitetura que são adequadamente protegidas e geridas.

Automatização

Uma automatização bem implementada pode dar um grande impulso à produtividade. Um exemplo de como aumentar o êxito da implementação de soluções é automatizar quaisquer verificações necessárias em implementações com várias soluções. Estas verificações automatizadas podem incluir:

• Verificação de versão de soluções, em que cada implementação utiliza um número de versão atualizado, evitando assim problemas durante a resolução de problemas.
• Referências de ligação duplicadas.
• Referências de ligação em falta.
• Componentes duplicados.

A solução PR Checker inclui um exemplo de como incorporar esta automatização de forma eficaz.

Relatórios

As equipas de fusão e as aplicações desenvolvidas por criadores têm de estar alinhadas com uma abordagem de dados primeiro, o que significa a criação de aplicações onde é possível monitorizar diretamente o êxito. Para alcançar este resultado, necessita de boa instrumentação que forneça a capacidade de descobrir o que a equipa está a fazer bem, juntamente com a análise deste feedback para gerar avaliações precisas da eficácia de uma aplicação em particular. Para obter este resultado, deverá:

• Monitorize e avalie aplicações. Só porque uma pessoa está a pensar em algo que é útil ou uma boa ideia, não significa que todos irão encontrar automaticamente valor nisso. As equipas têm de monitorizar a capacidade de utilização de aplicações e avaliar a respetiva funcionalidade para garantir que quaisquer novos desenvolvimentos são úteis e funcionam adequadamente.
• Estimule o discernimento. Por outras palavras, não crie aplicações só porque pode – crie-as apenas para abordar uma necessidade de negócio específica.