Otimizar o seu processo de negócio

Agora que inspecionou todo o processo de negócio, desafie-se a otimizá-lo. A agilização do processo evita ter tantos passos que sobrecarregam e confundem os colaboradores.

Algumas formas úteis de abordar a otimização do processo:

• Começar com o objetivo. Identifique os objetivos que gostaria de atingir com o seu processo de negócio. Estes objetivos devem proporcionar uma visão geral das suas esperanças para o processo futuro.

• Considere se algo pode ser concluído de forma mais eficiente, mais barata ou com maior qualidade.

• Procure indicadores chave de desempenho para identificar o que está a funcionar bem e o que precisa de ser melhorado.

• Afaste-se e obtenha informações partilhando o documento do processo com a sua equipa.

• Partilhe o documento do processo com a gestão para obter uma perspetiva de nível superior e proporcionar uma responsabilização transparente para cada passo dentro do processo.

• Veja o seu processo do ponto de vista do utilizador ou cliente que poderá beneficiar do processo e considere formas de melhorar a sua experiência e satisfação geral.

Algumas perguntas chave a fazer:

• As restantes atividades podem ser retiradas do processo para aumentar a eficiência ou a qualidade ou diminuir os custos?

• Se a atividade de corte é importante para o negócio em geral, pode ser tratada num processo de negócio separado?

• Um passo pode ser melhorado para atingir o seu objetivo de uma forma melhor?

• A ordem dos passos pode ser reorganizada?

• Os passos podem ser combinados?

• Os passos neste processo podem ser executados simultaneamente?

• Pode reduzir o número de pessoas necessárias para executar o processo?

• Pode alterar a forma como notifica a próxima pessoa no processo para que respondam mais rapidamente?

• Há aspetos do processo que pode automatizar mais? Tais como:

  • Capturar dados automaticamente versus entrada manual

  • Automatizar decisões com base em dados

  • Automatizar as ações tomadas

  • Usar a IA para substituir a atenção humana

Exemplo: otimização do processo de relatório de despesas

Revimos o atual processo de despesas e encontramos algumas melhorias óbvias a fazer:

• Não utilize papel em todo o processo. (Observamos também a poupança e o impacto ambiental como um benefício do projeto.)

• Faça todas as verificações de conformidade possíveis antes de permitir que o relatório seja submetido a aprovação. (Reduz consideravelmente o retrabalho e o tempo de processo de ponta a ponta.)

• Procure automaticamente e adicione códigos de gestão contabilística quando o relatório de despesas for apresentado.

• Permitir que a gestão contabilística mova as despesas aprovadas para o sistema financeiro sem voltar a introduzir dados.

• Crie relatórios de despesas semanais automaticamente a partir dos dados digitais.

A Charlotte está a considerar novas formas de otimizar o processo de revisão orçamental. E a Rebecca está a pesquisar de que forma é que a auditoria semestral pode ser otimizada usando IA.

O nosso processo otimizado proposto parece a seguinte ilustração.