Preparar processos e gravações
Antes de poder utilizar a capacidade de extração de tarefas para visualizar e analisar os seus processos, tem de:
- Crie o seu processo na capacidade de extração de processos no Power Automate.
- Grave as atividades que compõem o processo usando o gravador do Power Automate.
- Preparar a gravação para análise.
- (Opcional) Crie nomes de atividades recomendados para facilitar a preparação da gravação para análise.
Saiba mais sobre os processos no vídeo seguinte.
Criar um processo
Em geral, os processos que acha que podem ser ineficientes ou repetitivos são bons candidatos para análise.
Inicie sessão no Power Automate.
No painel de navegação do lado esquerdo, selecione Extração de processos.
Na secção Criar um novo processo, selecione o mosaico Começar aqui.
Introduza um nome para o processo e a descrição e, em seguida, selecione Gravações.
Selecione Criar.
Gravar o seu processo
Tem duas formas de criar uma gravação:
Crie uma gravação diretamente após a criação do processo
Depois de criar um processo, vê um ecrã com aduas opções como próximos passos.
- Selecione Adicionar uma gravação.
Criar uma gravação a partir do ecrã de detalhes do processo
Para criar uma gravação a partir do ecrã de detalhes, encontre e selecione o seu processo.
Selecione Extração de processos>Todos os processos abaixo dos mosaicos à direita.
Selecione o nome do processo para ir ao ecrã de detalhes do processo.
No menu na parte superior, selecione Nova gravação.
Selecione Abrir gravador.
Iniciar o gravador no Power Automate
Ao utilizar qualquer um dos métodos descritos anteriormente, deve receber uma mensagem que diz Iniciar o gravador no Power Automate.
Deve ter transferido o Power Automate antes de começar. No entanto, também pode selecionar Obter a aplicação para instalá-la.
Se tiver instalado o Power Automate, deverá ver uma janela de pop-up do browser Abrir o Power Automate. Selecione-o para abrir a aplicação.
Se o Power Automate estiver instalado mas não abrir corretamente, selecione Abrir novamente.
Utilizar o gravador do Power Automate
Inicie a gravação do seu processo num só passo.
No ecrã do gravador de Ambiente de Trabalho, selecione Gravar.
Execute as ações que pretende gravar e, em seguida, selecione Concluir na parte inferior do ecrã do gravador.
Depois de a gravação ter sido guardada com êxito, selecione Ver gravação para ver os passos gravados e preparar a gravação para análise.
Nota
Dependendo da duração da gravação, poderá demorar algum tempo até que as ações estejam disponíveis.
Funcionalidades do gravador
À medida que grava as suas ações, as descrições de ação são listadas no ecrã do gravador.
Para eliminar qualquer ação da gravação, selecione o ícone de caixote do lixo.
Para parar a gravação temporariamente, selecione Colocar em pausa a gravação a qualquer altura.
Para continuar a gravar a partir de onde parou, selecione Iniciar gravação novamente.
Para apagar todas as ações gravadas e começar novamente, selecione Repor gravação.
Sugestões de gravação
Utilize estas sugestões para melhorar a sua experiência de gravação.
Seja metódico nas suas ações. Inclui aguardar que a caixa vermelha se foque no item com o qual está a tentar interagir antes de o selecionar, porque poderá existir um pequeno atraso.
Se foram efetuadas quaisquer seleções por engano, elimine a ação no ecrã do gravador.
Se gravar um passo que não se destina a fazer parte do processo, elimine o passo com o ícone de lixo.
Preparar uma gravação para análise
Uma vez concluída a gravação, pode ver as ações gravadas no ecrã de detalhes da gravação. É importante preparar a gravação para análise antes de prosseguir.
As ações que foram registadas durante o processo podem ser muito detalhadas e específicas. Para lhes dar sentido e criar um mapa do processo claro, estas ações têm de ser agrupadas em atividades maiores. A capacidade de extração de processos agora é capaz de agrupar automaticamente ações semelhantes em atividades.
Certifique-se de que todas as informações confidenciais são removidas da gravação antes da análise. Isto pode ser feito para proteger a privacidade e a segurança dos dados. Para mais informações sobre como proteger os seus dados, aceda a Proteger os seus dados.
Eis um pequeno vídeo sobre como preparar uma gravação para análise.
Agrupar ações em atividades
Depois de concluir o processo de gravação, poderá reparar que algumas atividades já foram criadas automaticamente para si. Tem a opção de manter estas atividades como estão ou modificá-las para as adaptar melhor às suas necessidades.
Editar um dashboard existente
Eis algumas sugestões sobre a edição de uma atividade existente.
Para alterar a ação inicial de uma atividade, arraste o cabeçalho da atividade para cima ou para baixo na lista de ações para o ponto de partida pretendido.
Para alterar o nome de uma atividade, selecione-a e aparece uma caixa de combinação à direita.
Pode escolher a partir de nomes de atividade existentes no menu pendente ou criar o seu próprio nome, se necessário.
Adicionar uma nova atividade
Pode adicionar uma atividade a um processo depois de a gravar.
Selecione Adicionar atividade para adicionar um cabeçalho de atividade. Todas as ações abaixo do cabeçalho e antes do cabeçalho de atividade seguinte são consideradas parte do grupo.
Mova o cabeçalho de atividade para cima ou para baixo na lista de ações para onde pretende que a atividade comece.
Atribua um nome à atividade à direita utilizando o menu pendente para encontrar nomes de atividade existentes ou criar um novo nome.
Eliminar uma atividade
Para analisar, precisa de pelo menos duas atividades. Caso contrário, o mapa do processo não terá significado.
Se não quiser que uma atividade de criação automática ou se enganou e pretende eliminar uma atividade, selecione Eliminar atividade na barra de comandos.
Se não quiser nenhuma das atividades criadas automaticamente ou apenas quiser começar novamente, selecione Eliminar todas as atividades na barra de comandos.
A qualquer momento, selecione Guardar no topo direito para guardar o seu trabalho.
Guardar e analisar
Quando terminar o agrupamento, selecione Guardar e analisar no canto superior direito.
Depois de analisado, selecione Ver análise na barra de notificação para ir para a página de análise.
Para obter mais informações, aceda a Analisar processos.
Em alternativa, pode guardar sem analisar selecionando o acento circunflexo junto de Guardar e analisar e, em seguida, selecione Guardar.
Selecione Fechar para voltar ao ecrã de detalhes do processo.
Sugestões de agrupamento
Eis algumas sugestões para agrupar as ações em atividades, o que poderá ser útil para o seu caso de utilização.
Utilizar o nome da atividade existente: cria um mapa de processo mais consistente e preciso. Os nomes da atividade estão disponíveis no menu pendente sempre que uma gravação for guardada. Para remover um nome de atividade do menu depois de ter sido removido de todas as gravações que utilizam esse nome, é necessário analisar a gravação.
Procurar padrões: analise as ações gravadas para identificar padrões que ocorram com frequência, tais como passos dados semelhantes para concluir uma tarefa ou aplicações comuns utilizadas. Agrupar estas ações pode ajudar a identificar as atividades comuns.
Seja discreto: agrupar ações que façam sentido e que estejam relacionadas com o processo global. Por exemplo, se estiver a analisar um processo de vendas, poderá agrupar as ações relacionadas com a geração de oportunidades potenciais, alcance e fecho de negócios.
Considerar a frequência: poderá agrupar as ações que ocorrem frequentemente em conjunto. Isto pode ajudar a identificar os estrangulamentos no processo ou nas áreas onde a automatização possa ser benéfica.
Pense nas dependências: considere agrupar as ações com dependências entre si. Por exemplo, se precisar de transferir um ficheiro antes de o carregar, estas duas atividades poderão ser agrupadas.
Utilize comentários: colabore com outros intervenientes no processo, tais como empregados que executam as tarefas ou supervisores que supervisionam o processo, para obter comentários sobre o agrupamento de ações. As respetivas informações podem ajudar a melhorar a precisão e a utilidade do mapa do processo.
Criar nomes de atividades recomendados
Como proprietário ou coproprietário do processo, pode criar nomes de atividade recomendados para um processo. Isto garante uma maior consistência nos nomes nas gravações.
No ecrã de detalhes do processo, selecione Criar nomes de atividade.
Para adicionar uma nova entrada de nome de atividade à lista recomendada, selecione Novo nome.
Quando tiver terminado, selecione Guardar.
Os nomes de atividade que adicionou aparece agora em Nomes recomendados no menu pendente quando agrupar ações para uma gravação. Quaisquer atividades que não estejam definidas na lista recomendada aparecem sob Nomes personalizados.