Atualizar ações de melhoramento e trazer dados de conformidade para o Gestor de Conformidade
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Visão Geral
O Gestor de Conformidade permite que as organizações tragam os dados e provas da atividade de conformidade existentes para a solução Gestor de Conformidade. Carregar um ficheiro do Excel especialmente formatado permite que as organizações que são novas no Gestor de Conformidade migrem as atividades de conformidade concluídas noutros sistemas para o Gestor de Conformidade e comecem rapidamente a aumentar a classificação de conformidade geral.
Este processo de carregamento também proporciona aos utilizadores novos e existentes do Gestor de Conformidade maior flexibilidade e capacidade para atualizar ações de melhoria numa escala maior. Por exemplo, você pode:
- Adicione resultados de teste e provas a múltiplas ações de melhoria que foram testadas num sistema diferente do Gestor de Conformidade.
- Atribua ações de melhoria a vários utilizadores com base no potencial de classificação das ações.
- Atualize a implementação status ou teste status de múltiplas ações de melhoramento de uma só vez.
- Altere o tipo de teste das ações de melhoramento de automático para manual.
Introdução
Para migrar dados existentes para o Gestor de Conformidade ou para efetuar uma atualização em massa das ações de melhoramento, pode começar a partir de um de dois locais no Gestor de Conformidade:
- Na página Avaliações : ajuda-o a atualizar avaliações específicas com informações de outros locais, tais como resultados de teste ou provas de ações que foram testadas por um sistema separado.
- Na página Ações de melhoria: facilita a atualização de várias ações ao mesmo tempo, como atribuí-las aos utilizadores, alterar a implementação ou testar status e adicionar notas e provas.
Para iniciar o processo de migração de dados ou atualização de ações, siga os passos descritos abaixo.
Importante
- Apenas as ações de melhoramento geridas pela sua organização, e não as ações geridas pela Microsoft, podem ser atualizadas por este processo. (Saiba mais sobre os tipos de ações de melhoria.)
- As ações de melhoria já têm de estar associadas a uma avaliação antes de poder atualizá-las através deste processo. (Saiba mais sobre como criar e gerir avaliações.)
Migrar o seu trabalho existente para o Gestor de Conformidade
Se não estiver familiarizado com o Gestor de Conformidade, os passos abaixo ilustram o fluxo de trabalho básico para colocar as suas atividades de conformidade existentes no Gestor de Conformidade:
Criar uma avaliação: o Gestor de Conformidade pode recomendar avaliações que possam ser mais relevantes para a sua organização ou pode criar uma através de um processo orientado. Visite Criar avaliações para obter instruções.
Exportar ações de melhoramento: irá exportar um ficheiro do Excel que contém os dados de ação que pretende atualizar. Pode fazer mais sentido iniciar a exportação a partir da página Avaliações , mas também pode exportar a partir da página Ações de melhoria . Veja os passos descritos abaixo.
Atualizar o ficheiro de ação de melhoramento do Excel: utilize as instruções no separador Como atualizar ações do ficheiro do Excel para adicionar as suas informações.
Carregar o ficheiro do Excel: carregue o ficheiro do Excel editado ao selecionar o comando Carregar ações na página Avaliações ou Ações de melhoria .
Atualizar várias ações de melhoramento ao mesmo tempo
Para atualizar os status, provas, notas ou outros dados em múltiplas ações de melhoramento de uma só vez, seguirá o fluxo básico descrito abaixo:
Exportar ações de melhoramento. Exporte as ações de melhoramento que pretende atualizar, olhando para a página Ações de melhoramento ou a página Avaliações . A exportação é um ficheiro do Excel transferido que contém dados de ação de melhoramento. Veja os passos descritos abaixo.
Atualize o ficheiro do Excel da ação de melhoramento. Utilize as instruções no separador Como atualizar ações do ficheiro do Excel para adicionar ou atualizar as informações no ficheiro do Excel especialmente formatado.
Carregue o ficheiro do Excel. Carregue o ficheiro do Excel editado ao selecionar o comando Carregar ações na página Avaliações ou Ações de melhoria .
Observação
Se exportar as ações de melhoria de uma avaliação, o ficheiro do Excel exportado incluirá dados de mapeamento de controlo para essa avaliação. No entanto, não poderá alterar os dados de mapeamento de controlo ao editar o seu ficheiro do Excel.
Passos para atualizar ações
Os passos seguintes descrevem o processo para colocar os dados de atividade de conformidade nas suas avaliações e atualizar as ações de melhoria.
No Gestor de Conformidade, comece a partir da página Avaliações ou da página Ações de melhoria .
Exporte as ações de melhoramento que pretende atualizar:
a. Na página Ações de melhoria : localize as ações de melhoramento que pretende atualizar e selecione a caixa de verificação à esquerda dos respetivos nomes. Em seguida, selecione o comando Exportar ações acima da lista de ações.
b. Na página Avaliações : localize a avaliação ou as avaliações que pretende atualizar e selecione a caixa de verificação à esquerda dos respetivos nomes. Em seguida, selecione o comando Exportar ações acima da lista de avaliações.
Será transferido um ficheiro do Excel, que contém todos os dados relacionados com as ações. Abra o ficheiro e consulte as instruções de formatação no separador com o nome Como atualizar ações.
Edite as informações no separador Atualização de Ação da folha de cálculo de acordo com as instruções de formatação. Em seguida, guarde a versão atualizada do ficheiro do Excel no seu computador.
Na página Avaliações ou na página Ações de melhoria , selecione o comando Atualizar ações , que irá abrir o assistente de atualização de ações de melhoramento.
A primeira página do assistente lista os pré-requisitos do main: que todas as ações de melhoria têm de estar associadas a, pelo menos, uma avaliação e que os seus dados têm de ser formatados num ficheiro do Excel para carregamento. Selecione Seguinte nas caixas junto aos lembretes e, em seguida, continue o processo.
Na página Importar ações de melhoramento atualizadas , selecione Procurar para localizar o ficheiro do Excel atualizado a partir da localização guardada e, em seguida, selecione Seguinte. Se existirem problemas com o formato do ficheiro, será apresentada uma mensagem de erro para dar instruções para corrigir o problema. Carregue novamente o ficheiro corrigido e, em seguida, selecione Seguinte.
Na página Rever e terminar , reveja o resumo que mostra o número de ações que serão atualizadas, as respetivas avaliações associadas e como afetam a classificação de compatibilidade. A partir daqui, pode carregar um ficheiro diferente ou continuar com o carregamento ao selecionar Atualizar ações.
Quando o ficheiro tiver sido carregado com êxito, verá um ecrã de confirmação. Selecione Concluir para sair do assistente e voltar à página onde iniciou o processo de ações de atualização.
A maioria das atualizações entrará em vigor imediatamente, mas poderá demorar até um dia para que todas as informações atualizadas sejam totalmente refletidas no Gestor de Conformidade.
Observação
O mapeamento de controlo não será incluído no ficheiro do Excel que é transferido quando gera um relatório ao selecionar Exportar ações.