Limites para políticas de retenção e políticas de rótulo de retenção

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Haverá números máximos a serem considerados ao usar políticas de retenção e políticas de rótulos de retenção para reter ou excluir dados automaticamente da organização.

Número máximo de rótulos de retenção por locatário

Um máximo de 1.000 rótulos de retenção são suportados por locatário.

Número máximo de políticas por locatário

Um único locatário pode ter no máximo 10.000 políticas (qualquer configuração). Este número máximo inclui as diferentes políticas de retenção e outras políticas de conformidade, tais como políticas para DLP, barreiras de informação, retenções de Deteção de Dados Eletrónicos, retenções de In-Place e etiquetas de confidencialidade. No entanto, esse máximo exclui:

• Políticas de rotulagem automática para o SharePoint e o OneDrive, a menos que sejam para anexos de nuvem.
• Políticas de rótulo para o Microsoft Office SharePoint Online e o OneDrive que somente excluem, em vez de somente reter ou reter e, em seguida, excluir.
• Políticas de retenção do Exchange gerenciamento de registros de mensagens (MRM).
• O litígio mantém-se.

Dentro desse limite de 10.000 políticas, também existem alguns limites no número máximo de políticas para retenção por carga de trabalho:

• Exchange (qualquer configuração): 1.800
  • Por caixa de correio: 25 é o máximo recomendado antes que o desempenho possa ser afetado; 50 é o limite com suporte.
• SharePoint ou OneDrive: (todos os sites incluídos automaticamente): 13
• SharePoint ou OneDrive (locais específicos incluídos ou excluídos): 2.600

Embora as políticas de retenção para o Microsoft Teams e Viva Engage utilizem caixas de correio para armazenar dados para fins de retenção, o número máximo de políticas para Exchange Online excluir políticas de retenção para o Teams e Viva Engage.

Número máximo de itens por política

Para obter os limites máximos para âmbitos de política adaptáveis, veja Âmbitos de política adaptáveis.

Se você usar escopos estáticos e a configuração opcional para incluir ou excluir usuários específicos, grupos Microsoft 365 específicos ou sites específicos, haverá alguns limites por política a serem considerados.

Número máximo de itens por política para retenção para escopos estáticos:

• Caixas de correio do Exchange: 1.000
• Grupos do Microsoft 365: 1.000
• Mensagens do canal do Teams: 1.000
• Mensagens de chats do Teams e interações do Copilot: 1000
• Viva Engage mensagens da comunidade: 1000
• Viva Engage mensagens de utilizador: 1000
• Sites do SharePoint: 100
• Contas do OneDrive: 100

O Skype for Business deve ter escopo para usuários específicos, e o número máximo com suporte por política é de 1.000.

Como essas limitações são por política, se você precisar usar inclusões ou exclusões específicas que resultem em passar por esses números, você poderá criar políticas de retenção adicionais que tenham as mesmas configurações de retenção. Confira a próxima seção com alguns cenários de exemplo e soluções que usam várias políticas de retenção por esse motivo.

No entanto, várias políticas resultam em sobrecargas administrativas mais altas. Considere usar escopos adaptáveis em vez de criar e manter várias políticas com inclusões e exclusões.

Exemplos de como usar várias políticas para evitar exceder o número máximo

Os exemplos a seguir são para escopos estáticos e fornecem algumas soluções de design para quando você não pode especificar apenas o local de uma política de retenção e deve levar em conta o número máximo de itens documentados na seção anterior.

Exemplo do Exchange:

• Requisito: em uma organização com mais de 40.000 caixas de correio de usuários, a maioria dos usuários deve ter seus emails retidos por sete anos, mas um subconjunto de usuários identificados (425) deve ter seus emails retidos por apenas cinco anos.

• Solução: crie uma política de retenção para o email do Exchange com um período de retenção de 7 anos e exclua o subconjunto de usuários. Em seguida, crie uma segunda política de retenção para o email do Exchange com um período de retenção de cinco anos e inclua o subconjunto de usuários.

  O número incluído e excluído (425 em ambos os casos) é inferior ao número máximo (1000) de caixas de correio especificadas para uma única política. O subconjunto de utilizadores tem de ser explicitamente excluído da primeira política porque tem um período de retenção mais longo do que a segunda política. Se o subconjunto de usuários exigir uma política de retenção maior, não será necessário excluí-los da primeira política.

  Com essa solução, se alguém novo ingressar na organização, a caixa de correio será incluída automaticamente na primeira política por sete anos e não haverá impacto nos números máximos suportados. No entanto, novos usuários que exigem o período de retenção de 5 anos seja adicionado aos números de inclusão e exclusão, esse limite seria atingido em 1.000.

Exemplo do SharePoint:

• Requisito: uma organização tem vários milhares de sites do SharePoint, mas apenas 2.000 sites exigem um período de retenção de 10 anos e 8.000 sites exigem um período de retenção de quatro anos.

• Solução: criar 20 políticas de retenção para o SharePoint com um período de retenção de 10 anos que inclui 100 sites específicos e criar 80 políticas de retenção para o SharePoint com um período de retenção de 4 anos que inclui 100 sites específicos.

  Como não é necessário manter todos os sites do SharePoint, você deve criar políticas de retenção que especificam os sites específicos. Como uma política de retenção não dá suporte a mais de 100 sites especificados, você deve criar várias políticas para os dois períodos de retenção. Estas políticas de retenção têm o número máximo de sites incluídos, pelo que o novo site que precisa de ser retido requer uma nova política de retenção, independentemente do período de retenção.

Números máximos para revisão de eliminação

Para a disposição do conteúdo, existem alguns limites a serem cientes:

• Número máximo por locatário:

  • 16.000.000 itens em um dos seguintes estados de revisão de disposição: disposição pendente ou disposição aprovada
  • 16.000.000 itens marcados como registros descartados automaticamente (sem revisão de disposição)

• Número máximo de revisores de eliminação:

  • 10 revisores por fase de disposição em qualquer combinação de utilizadores individuais e grupos de segurança com capacidade de correio
  • 200 revisores por inquilino em qualquer combinação de utilizadores individuais e grupos de segurança com capacidade de correio. Devido a este limite, recomendamos a utilização de grupos de segurança com capacidade de correio sempre que possível para organizações maiores.

• Prova de eliminação até 7 anos após a eliminação do item.