Определение ценности решения проблемы для бизнеса

Ценность бизнеса подпадает под одну из четырех категорий:

• Доход: это решение приносит доход, который иначе не был бы реализован, через новое направление бизнеса или услугу, которая ранее не была предложена.

• Эффективность: это экономия затрат. Это решение позволяет участникам, выполняющим процесс, делать это быстрее.

• Объем: избегание затрат достигается за счет того, что нынешние пользователи могут обрабатывать больше транзакций, избегая затрат на дополнительные ресурсы.

• Прочее: решение помогает организации выполнить свои «обязательные» требования, что может привести к избеганию финансовых штрафов.

После того, как категория была определена, нам нужно определить ценность, которой мы достигнем:

• Доход

  • Определите, что будет взиматься за услугу

  • Определите, сколько клиентов купят услугу или продукт

  • Определите временной интервал для измерения (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно)

  • Доход = (цена × клиенты) за временной период

• Эффективность

  • Определите количество людей, которые делают работу сегодня

  • Определите количество времени, которое они затрачивают на выполнение работы сегодня («старое время»)

  • Определите количество людей, которые будут выполнять эту работу после создания решения Microsoft Power Platform

  • Определите количество времени, которое потребуется для использования нового решения («новое время»)

  • Экономия времени = старое время – новое время (чтобы перевести это в доллары, умножьте экономию времени на полностью загруженную стоимость людей для единицы времени, которую вы измеряете (например, часы).)

• Объем

  • Определите объем транзакций, которые один человек может обработать за определенную единицу времени («транзакции на человека»)

  • Определите объем транзакций, которые новое решение сможет обработать за это время («новые транзакции на человека»)

  • Определите объем транзакций, которые должны быть обработаны за это время («объем»)

  • Уклонение от затрат = (объем ÷ транзакций на человека) – (объем ÷ новые транзакции на человека)
    Здесь вычисляется количество людей, которым не нужно будет обрабатывать транзакции для достижения объема, обработанного решением.

• Другой

  • Определите штраф, которого можно избежать, собрав информацию и получив ее в решении.

Если бизнес-ценность, которую вы получите, автоматизировав процесс, не сравнится со стоимостью бездействия, вы должны спросить себя, является ли это правильной бизнес-проблемой, на которой нужно сосредоточиться.

Однако если ценность бизнеса, которую вы получаете, решая проблему бизнеса, больше, чем стоимость бездействия — плюс ваше время разработки и ежемесячная стоимость любой лицензии на программное обеспечение—, имеет смысл автоматизировать процесс.

Пример: бизнес-ценность автоматизации процесса расходов

В нашем примере приложения основной категорией стоимости бизнеса является эффективность. Новое приложение сократит время, необходимое для обработки одинакового количества отчетов о расходах каждую неделю, месяц и год. Мы рассмотрели новый процесс и то, что мы хотели бы, чтобы приложение делало с нашими будущими пользователями. Мы спросили их, сколько времени они ожидают сэкономить с помощью нового процесса и возможности встроить некоторые правила в приложение отчета о расходах.

• У нас все еще будет 140 отчетов о расходах, представляемых каждую неделю; это не изменилось. Однако, когда мы поговорили с людьми, представляющими отчеты, мы обнаружили, что сможем сократить время, которое они проводят, до 20 минут — благодаря возможности немедленно вводить информацию и фотографировать чеки, когда требуется чек. Полностью загруженная стоимость также остается прежней.

  (140 отчетов о расходах в неделю × 20 минут) × $90/час = $4158 в неделю = $216 216 в год

• Ник будет просматривать отчеты о расходах рабочей группы (примерно 100 продавцов) и оценивает, что для рассмотрения каждого отчета о расходах потребуется примерно 5 минут. Ник ограничивается проверкой типов представленных расходов, признавая, что потребность в чеках — и необходимость указывать имена гостей во время еды и распределять гостиничные расходы по соответствующим категориям — будет контролироваться приложением.

  (100 отчетов о расходах в неделю × 5 минут) × $90/час = $750 в неделю = $39 000 в год

• Другие менеджеры будут проверять и утверждать отчеты о расходах от своих подразделений в будущем, поэтому оставшиеся 40 отчетов о расходах будут стоить $15 600 в год.

• Теперь работа Абхая и его рабочей группы будет состоять в выборочной проверке отчетов. Им не нужно делать никаких переделок; на самом деле, группе Абхая могут быть поручены другие виды деятельности из-за сокращения усилий, необходимых для рассмотрения отчетов о расходах.

• Мы оптимизировали процесс, чтобы связать правильный код учета в ГК с каждой категорией расходов. Теперь Абхай и его группа могут извлекать данные для создания журнала платежей, сокращая 40,3 (16,5 для кодирования + 23,8 для разноски) часов в неделю до нескольких минут, экономя $188 604 ($77 220 для кодирования и $111 384 для разноски) в год. Абхай, возможно, сможет поручить некоторым сотрудникам своего отдела другую, более важную работу.

• Благодаря новому процессу Абхай и его группа могут рассмотреть возможность публикации отчетов о расходах каждый день, и тогда Шарлотта сможет получать обновленное представление о бюджете каждый день. Это также позволит Шарлотте быстрее реагировать на приближающиеся бюджетные ограничения.

• Новая стоимость для компании, использующей автоматизированное приложение, примерно равна:

  $216 216 + $39 000 + $15 600 = $270 816 в год

  Экономия компании примерно $777 738 каждый год