Что такое рабочие процессы?
В этой статье:
О бизнес-процессах
Рабочие процессы в Office SharePoint Server 2007
О бизнес-процессах
Многие работы на любом предприятии выполняются с помощью бизнес-процессов, которые зависят от потока информации или документов. Для этих бизнес-процессов необходимо активное участие сотрудников информационной службы для поддержки членов рабочей группы при принятии решений и оформлении конечных результатов. В системе Microsoft Office SharePoint Server 2007 внедрение таких типов бизнес-процессов и управление ими осуществляется с помощью рабочих процессов.
Например, к числу бизнес-процессов, которые можно упростить с помощью рабочих процессов относятся:
Одобрение контракта Ведение предлагаемого контракта через цепочку работников организации, которые должны одобрить его или отклонить.
Отчет о затратах Управление процессом предоставления отчета о затратах и сопутствующих квитанций, проверка отчета, его утверждение и возврат представляющему лицу.
Техническая поддержка Обработка обращения в службу поддержки, включая получение запроса от клиента, исследование проблемы инженером службы поддержки, рассмотрение техническими специалистами, разрешение проблемы и внесение ее в базу знаний.
Проведение собеседований Управление процессом проведения собеседований с соискателями, включая планирование и отслеживание графика собеседований, обобщение полученной информации по мере ее накопления, предоставление информации лицам, проводящим собеседование и поддержка принятия решения о приеме на работу или отклонении кандидатуры.
Публикация контента Управление процессом утверждения контента для публикации на веб-сайте организации.
Одна из проблем, с которой сталкиваются многие ИТ-отделы при внедрении бизнес-процессов, требующих участия ИТ-специалистов, заключается в том, что эти процессы не связаны с реальной работой людей. Чтобы бизнес-процесс стал по-настоящему эффективным, он должен быть интегрирован с привычными, повседневными инструментами и приложениями, используемыми на рабочем месте и, таким образом, стать частью ежедневной, рутинной работы ИТ-специалистов. Если речь идет об электронных рабочих местах, то бизнес-процессы должны быть интегрированы с электронной почтой, календарями, списками задач, веб-сайтами совместной работы и клиентскими приложениями, такими как Microsoft Office Outlook 2007 и Word 2007. Именно такой подход реализуется в рабочих процессах, основанных на Office SharePoint Server 2007.
Рабочие процессы в Office SharePoint Server 2007
Система Office SharePoint Server 2007 включает следующие стандартные рабочие процессы, ориентированные на первоочередные потребности бизнеса.
Сбор отзывов Рассылка документа для рассмотрения. Автор выбирает рецензентов, рассылает инструкции и проверяет выполнение рабочего процесса. Рецензенты получают уведомление по электронной почте с заданием и ссылкой на документ для рассмотрения. По желанию участники могут передать это задание другому лицу или полностью отказаться от его выполнения.
Утверждение Рассылка документа для утверждения. Утверждение часто является предварительным условием следующей задачи управления документами, такой как публикация документа на веб-сайте или представление бизнес-предложения клиенту. Как и в случае рабочего процесса "Сбор отзывов", авторы выбирают утверждающих, рассылают инструкции и отслеживают состояние рабочего процесса. По умолчанию, "Утверждение" является последовательным рабочим процессом — порядок, в котором утверждающие рассматривают документ, определяется автором. (Напротив, "Сбор отзывов" — это параллельный рабочий процесс — рецензенты могут представлять свои отзывы в любом порядке).
Утверждение ликвидации Позволяет участникам утверждать ликвидацию утративших силу документов.
Сбор подписей Направляет документ на подпись нескольким участникам.
Перевод Управляет переводом документа на один или несколько языков. Этот рабочий процесс создает документы-заполнители и отслеживает задачи перевода по каждой языковой версии исходного документа. Если исходный документ изменяется, рабочий процесс генерирует задачи по обновлению переведенных версий.
Отслеживание вопросов Направляет вопросы членам группы для разрешения.
Утверждение восточноазиатского документа Направляет документ на утверждение, используя штампы цифровой подписи и процесс достижения консенсуса, ориентированный на группы. Этот рабочий процесс доступен только в восточноазиатских версиях продуктов и языковых пакетов.
В системе Office SharePoint Server 2007 разработчики веб-сайтов могут связать рабочие процессы с библиотеками, списками или типами контента и таким образом сделать их доступными через документы или элементы списков. Ход выполнения рабочего процесса записывается в список журналов для рабочего процесса, а задачи рабочего процесса назначаются участникам с помощью списка задач.
Поскольку рабочие процессы становятся частью повседневных обязанностей ИТ-персонала, они тесно интегрированы в систему Office SharePoint Server 2007 и приложение Система Microsoft Office 2007, позволяя ИТ-специалистам легко участвовать в них. Из веб-интерфейса Office SharePoint Server 2007 или из клиентских программ Система Office 2007 могут быть выполнены следующие задачи.
Просмотр рабочих процессов, доступных для запуска на документе или элементе списка.
Инициирование рабочего процесса
Просмотр и запуск задачи рабочего процесса
Завершение рабочего процесса и заполнение формы завершения задачи.
Рабочие процессы в Office SharePoint Server 2007 создаются с помощью компонента Windows Workflow Foundation операционной системы Microsoft Windows, а разработчики программного обеспечения могут создавать настраиваемые рабочие процессы с помощью Windows Workflow Foundation Designer в Microsoft Visual Studio 2005. Когда администратор устанавливает и включает рабочий процесс, созданный с помощью компонента Windows Workflow Foundation операционной системы Microsoft Windows, пользователи могут связать его с одной или несколькими библиотеками, списками или типами контента.
Пользователи могут также создавать настраиваемые рабочие процессы, используя Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Каждый рабочий процесс, созданный с помощью Office SharePoint Designer 2007, можно связать с одной библиотекой или списком. С помощью Microsoft Visual Studio 2005 можно создавать настраиваемые действия рабочих процессов, доступ к которым предоставляется в Office SharePoint Designer 2007. Приложение Office SharePoint Designer 2007 включает визуальную среду разработки рабочих процессов и набор действий рабочих процессов, которые пользователи могут добавлять к рабочим процессам без необходимости записи исходного кода, а именно:
Настройка списка метаданных
Создание, копирование, удаление или изменение элементов списка (включая документы)
Добавление или удаление элементов
Задержка, запуск или остановка рабочего процесса
Отправка сообщений по электронной почте
Настройка состояния утверждения элемента
Настройка метаданных элемента
Назначение задач
Загрузка этой книги
Для упрощения чтения и печати эта тема включена в следующую загружаемую книгу:
См. полный список доступных книг на веб-сайте Загружаемые книги для Office SharePoint Server 2007.