Поделиться через

Параметры политики управления данными (Office SharePoint Server)

  • Статья

Содержание:

  • Параметры политики управления данными по умолчанию

  • Определение и изменение параметров политики

Политика управления данными — это набор правил для определенного вида контента. С помощью политик администраторы могут определять, кто имеет доступ к данным, в течение какого срока следует хранить данные, а также насколько последовательно пользователи соблюдают политику. Созданием и применением политики занимаются сотрудники, ответственные за соблюдение политики или хранение записей, ИТ-персонал и прочие сотрудники с данной областью ответственности.

В Microsoft Office SharePoint Server 2007 можно применять политики, которые позволяют наладить управление контентом в соответствии с бизнес-процессами. Office SharePoint Server 2007 содержит несколько компонентов политик, которые можно настроить нужным образом. Также поддерживается расширяемая платформа, которая позволяет создавать, настраивать и развертывать собственные политики и ее компоненты.

Применение политик управления данными обеспечивает следующие преимущества.

  • Администраторы могут устанавливать правила (и управлять ими) для разных типов контента из единого места, включая компоненты на стороне сервера и на стороне клиента.

  • Политики применяются к контенту как внутри Office SharePoint Server 2007, так и в загружаемом содержимом Microsoft Office. Администраторы могут быть уверены в том, что политики будут неизбежно применены к контенту, если оно находится в сети их компании.

  • Применение корпоративных политик является автоматическим и прозрачным, практически не требующим участия пользователей.

В следующих разделах описывается настройка рабочего процесса обмена данными между тремя странами.

Параметры политики управления данными по умолчанию

Задание политики

Укажите политику управления данными для конкретного типа контента. Если нужно использовать одну из готовых политик сайта, выберите Использовать политику сайта. Также возможно создание и изменение параметров политики.

Поле Описание

Способы задания политики:

  • Нет

  • Определить политику

  • Использовать политику семейства сайтов

Указывает различные варианты создания и изменения параметров политики.

Примечание

Параметр Использовать политику семейства сайтов по умолчанию отключен.

Определение и изменение параметров политики

Параметры определения и изменения политики описаны в таблице:

Имя и административное описание

Имя и административное описание отображаются для управляющих списками при настройке политик для списков или типов контента.

Поле Описание

Имя

Укажите имя документа

Административное описание

Укажите административное описание документа

Правила политики

Правила политики отображаются, когда конечные пользователи открывают элементы, на которые распространяется данная политика. Правила политики поясняют, какие политики применяются к контенту, и могут содержать другие важные сведения, которые должны быть известны пользователям.

Поле Описание

Правила политики

Данное примечание отображается при открытии документов или элементов, на которые распространяется политика. В нем необходимо указать, какие параметры политики применяются к контенту и как следует обращаться с контентом. Длина этого примечания не может превышать 512 знаков.

Метки

Можно добавить к документу метку, чтобы убедиться, что важные данные о документе не будут пропущены при печати. Чтобы указать метку, введите нужный текст в поле Формат метки. Можно использовать любое сочетание фиксированного текста или свойств документа, за исключением вычисляемых или встроенных свойств, таких как глобальный уникальный идентификатор GUID или CreatedBy. Для перехода к новой строке используйте последовательность знаков \n.

Чтобы пользователи добавляли метки в документ, установите флажок Запрашивать вставку метки перед сохранением или печатью.

Чтобы метки использовались по желанию, не устанавливайте флажок.

Чтобы заблокировать содержимое метки и не допускать его изменения после вставки метки, установите флажок Запретить изменение меток после их добавления.

Примечание

Чтобы метки обновлялись при обновлении свойств документа или элемента, не устанавливайте флажок.

Поле Описание

Активировать метки

  • Запрашивать вставку метки перед сохранением или печатью

  • Запретить изменение меток после их добавления

Выберите этот параметр, чтобы указать метку для документа.

Формат метки

  • Вид

    • Шрифт

    • Размер

    • Стиль

    • Выравнивание

В разделе Вид выберите необходимый размер шрифта и стиль, а также укажите месторасположение метки в документе — слева, по центру или справа. Выберите шрифт и стиль из набора имеющихся на компьютере пользователя. Размер шрифта влияет на объем текста, отображаемого в метке.

Размер метки

  • Высота

  • Ширина

В разделе Размер метки введите высоту и ширину метки. Высота и ширина метки могут варьироваться от 0,25 до 20 дюймов. Текст метки всегда центрирован по вертикали в пределах ее изображения.

Предварительный просмотр

Нажмите кнопку Обновить, чтобы просмотреть указанный контент в поле Формат метки.

Аудит

Функция аудита политики позволяет компаниям создавать и анализировать аудиторские следы документов и элементов списков, например списки заданий, группы обсуждений и календари. Данная функция предоставляет журнал аудита, в котором записываются такие события, как даты просмотра, изменения или удаления контента. Если функция аудита включена в политику управления сведениями, администраторы могут просматривать данные аудита в отчетах использования политики в виде суммарных таблиц Microsoft Office Excel. Администраторы могут использовать данные отчеты для просмотра процесса использования информации внутри организации. Эти отчеты также помогают организациям проверять и документировать регулируемую совместимость и изучать потенциальные проблемы.

В журнале аудита записывается следующая информация: название события, его дата и время, системное имя пользователя, выполнившего действия.

Поле Описание

Включить аудит

  • Выберите событие для аудита:

    • открытие или загрузка документов, просмотр элементов в списках, просмотр свойств элементов;

    • изменение элементов;

    • извлечение и возврат элементов;

    • перемещение и копирование элементов в другое место;

    • удаление и восстановление элементов.

Выберите этот параметр, чтобы указать события, которым требуется аудит, для документов и элементов, относящихся к этой политике.

Истечение срока

Функция истечения срока позволяет установить срок сохранения контента и выбрать действие, которое необходимо выполнить по истечении указанного срока.

Чтобы указать дату истечения срока действия, определяемую параметрами, щелкните Период времени, определяемый свойствами элемента, а затем выберите действие, которое должно быть применено к документу или элементу после истечения срока хранения (например, Создан или Изменен), и интервал времени после его выполнения (например, количество дней, месяцев или лет).

Чтобы использовать рабочий процесс или ввести формулу хранения для указания прекращения действия, выберите команду Задать программным способом.

Чтобы выбрать определенное действие (например, удаление), которое должно быть применено к просроченному документу или элементу, выберите пункт Выполнить эту операцию, а затем выберите нужное действие из списка.

Чтобы запустить рабочий процесс для документа или элемента, выберите Запустить этот рабочий процесс, а затем укажите его имя.

Примечание

Данная функция доступна только при указании политики для списка, библиотеки или типа контента, которые уже имеют связанный с ними рабочий процесс.

Поле Описание

Включить срок действия

  • Срок хранения:

    • период времени, основанный на свойствах элемента;

    • устанавливается программно (например, рабочим процессом).

  • По истечении срока

    • выполнить это действие;

    • запустить этот рабочий процесс.

Выберите этот параметр, чтобы указать срок действия для этого рабочего процесса.

Штрих-код

Этот параметр позволяет назначить штрих-код каждому документу или элементу. Можно настроить приложения Microsoft Office так, чтобы пользователи были обязаны вставлять штрих-код в документы.

Поле Описание

Включить штрих-код

  • Предлагать пользователям вставлять штрих-код перед сохранением или печатью рабочего процесса.

Выберите этот параметр, чтобы предлагать пользователям вставлять штрих-код перед сохранением или печатью рабочего процесса.