Поделиться через

Сведения об использовании и хранении данных организации в Microsoft 365

  • Статья

Данные организации можно использовать вместе с данными из экземпляра Microsoft Entra ID организации в качестве входных данных для профилей пользователей Microsoft 365 и для обеспечения определенных возможностей в приложениях Microsoft 365, включая Microsoft Viva.

Ознакомьтесь со следующими сведениями, чтобы понять, как используются, хранятся и удаляются данные организации.

Использование данных

Переданные данные организации могут использоваться Viva, службами Microsoft 365 и сторонними службами, которым предоставлен доступ через API Graph Майкрософт. Эти данные считаются общедоступными внутри организации, то есть могут быть показаны любому конечному пользователю в организации. Эти данные также могут использоваться в сценариях совместной работы между клиентами, в Microsoft 365 Copilot и при обучении модели машинного обучения.

В профиле пользователя Microsoft 365 Microsoft Entra данные по умолчанию имеют приоритет над организационными данными в Microsoft 365. Когда служба запрашивает профиль пользователя Microsoft 365, если для одного атрибута есть как организационные данные, так и данные Microsoft Entra, возвращается значение Microsoft Entra. Например, для данного конечного пользователя в качестве свойства jobTitle в Microsoft Entra ID указано "Инженер-программист". Глобальный администратор организации использует функцию "Организационные данные в Microsoft 365", чтобы загрузить значение "Старший инженер-программист" для атрибута Microsoft_JobTitle для того же конечного пользователя. После отправки оба значения сохраняются в профиле пользователя Microsoft 365 конечного пользователя. Когда интерфейс, например карточки профиля в Microsoft 365 , запрашивает профиль пользователя Microsoft 365, чтобы получить свойство jobTitle для этого конечного пользователя, возвращается "Инженер по программному обеспечению" (вместо "Старший инженер по программному обеспечению").

Однако если в идентификаторе Entra нет данных для атрибута, используется соответствующее значение данных организации. Таким образом, в предыдущем примере, если значение jobTitle отсутствует в идентификаторе Entra, в карта профиля в Microsoft 365 используется слово "Старший инженер по программному обеспечению" из организационных данных в Microsoft 365.

Если вы предпочитаете использовать значение из данных организации в профиле пользователя Microsoft 365, обратитесь в корпорацию Майкрософт, отправив запрос по адресу orgdatainm365support@microsoft.com. Добавьте строку темы : "Запрос на предоставление приоритета данным организации над Microsoft Entra данных в профиле пользователя Microsoft 365 для клиента [имя] [идентификатор клиента]". Это изменение может занять до четырех дней.

Если позже вы захотите вернуться к поведению по умолчанию (при котором Microsoft Entra данным присваивается приоритет), обратитесь в корпорацию Майкрософт еще раз, используя тему "Запрос на предоставление Microsoft Entra данных приоритет над данными организации в профиле пользователя Microsoft 365 для клиента [имя] [идентификатор клиента]". Это изменение также занимает до четырех дней.

Чтобы обеспечить актуальность и точность данных в профиле пользователя Microsoft 365, рекомендуется регулярно отправлять обновленные данные организации (например, еженедельно). Это предотвращает устарение данных в профиле пользователя по сравнению с данными в системах управления человеческим капиталом вашей организации.

Убедитесь, что отправляемые вами данные соответствуют именам и описаниям атрибутов, указанным в справочнике по атрибутам. Также избегайте отправки конфиденциальных личных сведений.

Как данные организации работают с Viva Insights

Данные, отправленные в составе организационных данных в Microsoft 365, также используются в Viva Insights и сопоставляются с этими Viva Insights зарезервированными полями:

  • Идентификатор участника
  • Идентификатор сотрудника
  • Организация
  • LevelDesignation
  • FunctionType
  • Уровень
  • Расположение

Следующие данные отправляются из функции организационных данных, но недоступны для использования в Viva Insights:

  • Microsoft_DisplayName
  • Microsoft_FirstName
  • Microsoft_LastName
  • Microsoft_SecondaryJobTitle
  • Microsoft_UserSkillNames

Эти атрибуты доступны для использования в качестве настраиваемых атрибутов в Viva Insights.

  • Microsoft_JobTitle
  • Microsoft_City
  • Microsoft_CountryOrRegion
  • Microsoft_PostalCode
  • Microsoft_PostOfficeBox

Удаление данных

Сведения об удалении данных пользователей см. в статье Обновление или внесение других изменений в данные организации . После обработки обновления связанные пользовательские данные перезаписываются пустыми полями, что означает, что их данные удаляются немедленно.

При удалении клиента из Microsoft 365 все данные клиента очищаются в течение 30 дней.

Хранение данных

Данные организации хранятся до тех пор, пока пользователь активен и имеет действительную лицензию, а запрос на удаление от конечного пользователя или глобального администратора не был сделан.

Место расположения данных

При отправке данных организации файл .csv хранится на сайте SharePoint Online, а атрибуты данных организации каждого пользователя определяются профилем пользователя Microsoft 365 и хранятся в почтовом ящике Exchange Online пользователя. Сведения о местонахождении данных для SharePoint Online и Exchange Online см. в разделе Data Residency для SharePoint Online и Data Residency для Exchange Online.

Управление запросами субъектов данных

Запрос субъекта данных или DSR — это официальный запрос субъекта данных (конечного пользователя) к контролеру с просьбой применить действия в отношении его персональных данных. Чтобы понять, какие права субъектов данных имеют конечные пользователи, см. раздел Запросы субъектов данных Office 365 в соответствии с GDPR и CCPA.

Используйте следующие сведения для выполнения DSR от конечных пользователей: