Analysera data i listsidor och frågor med hjälp av dataanalysfunktion

GÄLLER FÖR: Allmänt tillgänglig förhandsversion i Business Central utgivningscykel 1 för 2023 och senare för analys av listsidor; Allmänt tillgängligt i Business Central utgivningscykel 2 för 2023 för analys av data från listsidor och frågor.

Den här artikeln förklarar hur du använder dataanalysfunktionen från listsidor och frågor. Med funktionen dataanalys kan du analysera data direkt från sidan, utan att behöva köra en rapport eller öppna ett annat program, t.ex. Excel. Funktionen ger ett interaktivt och mångsidigt sätt att beräkna, sammanfatta och undersöka data. I stället för att köra rapporter med olika alternativ och filter kan du lägga till flera flikar som representerar olika uppgifter eller vyer för informationen. Vissa exempel kan vara "Mina kunder", "Följa upp artiklar", "Nyligen tillagda leverantörer", "Försäljningsstatistik" eller någon annan vy som du kan komma att tänka på.

Förutsättningar

• Om du använder Business Central version 22 är dataanalysfunktionen i förhandsversion. Så en administratör måste aktivera den innan du kan använda den. För att aktivera går du till sidan Funktionshantering och aktiverar Funktionsuppdatering: Analysläge, snabbanalysera data direkt i Business Central. Läs mer om funktionshantering.
• I version 23 och senare måste ditt konto tilldelas behörighetsuppsättningen DATA ANALYSIS – EXEC eller inkludera körningsbehörighet för systemobjektet 9640 Tillåt dataanalysläge. Som administratör kan du undanta dessa behörigheter för användare som du inte vill ska ha åtkomst till analysläget.

Kom i gång

Följ dessa steg för att börja använda analysläget.

1. Öppna listsidan eller frågan.

   För att till exempel kunna jobba med sidan Kundreskontratransaktioner väljer du ikonen (Alt+Q), anger kundreskontratransaktioner, och väljer sedan tillhörande länk.

2. I åtgärdsfältet högst upp på sidan väljer du knappen Visa analysläget.

   Dataanalysläget öppnas data i en upplevelse som är optimerad för dataanalys. I analysläge ersätts normalt åtgärdsfältet med ett speciellt fältet analysläge. I bilden nedan visas de olika områdena på en sida i analysläge.

   

   Varje område förklaras i följande avsnitt.

3. Använd de olika områdena för att ändra, sammanfatta och analysera data. Se följande avsnitt för information.

4. När du vill stoppa analysläget väljer du knappen Lämna analysläget.

   De analysvyer som du har lagt till finns kvar tills du tar bort dem. Om du återgår till analysläget igen visas de exakt som du lämnade dem.

Arbeta med analysläge

I analysläge delas sidan upp i två områden:

• Huvudområdet, som består av dataområdet (1), sammanfattningsfältet (2) och flikfältet (5).
• Datamanipuleringsområdet, som består av två rutor: kolumner (3) och analysfilter (4).

Dataområde (1)

Dataområdet är där raderna och kolumnerna på listsidans fråga visas och data summeras. Dataområdet ger ett mångsidigt sätt att styra layouten på kolumner och ett snabbt sätt att få fram en sammanfattning av informationen. För kolumner som innehåller numeriska värden visas summan av alla värden i kolumnen på en sista rad, såvida du inte definierar radgrupper. I det här fallet visas summorna som delsummor för grupperna.

• Om du vill flytta en kolumn markerar du den och drar den till den plats som verkar vettig i analysen.

• För att sortera i en kolumn, välj kolumnrubriken. För att sortera på flera kolumner, välj och håll ned Skift-tangenten medan du väljer de kolumnrubriker som du vill sortera på.

• Om du vill komma åt flera åtgärder som du kan utföra på kolumner, högerklickar du på kolumnen eller håller muspekaren över den och väljer menyikonen . Till exempel:

  • Om du vill fästa en kolumn till dataområdet så att den inte flyttas från skärmen när du bläddrar, väljer du kolumndelen >Fästa kolumn>Fästa vänster.
  • Definiera datafilter direkt i kolumndefinitionen i stället för att gå till rutan analysfilter. Du kan fortfarande visa information om relaterade data och för varje rad och öppna kortet för att lära dig mer om en viss entitet.

• Använd dataområdet för att interagera med informationen. För kolumner som innehåller numeriska, summerbara värden kan du hämta beskrivande statistik för en fältuppsättning genom att markera dem. Statistiken visas i statusfältet (2) längs med sidans nederkant.

Observera att du i dataområdet kan filtrera på alla kolumner, inklusive totalsummor som summa eller antal.

Sammanfattningsfält (2)

Sammanfattningsfältet finns längs sidans nederkant och visar statistik över datan på listsidan eller i frågan. När du interagerar med kolumner vars värden kan summeras, t.ex. om du markerar flera rader i en kolumn som visar belopp, kommer informationen att uppdateras.

I följande tabell beskrivs de olika nummer som visas i summa området:

Kolumner (3)

Rutan Kolumnerna är en av två fönsterrutor som samarbetar för att definiera analysen. Det andra området är rutan Analysfilter. Rutan kolumner används för att summera data. Använd rutan kolumner för att definiera vilka kolumner som ska tas med i analysen.

Om du vill flytta ett fält från ett område till ett annat väljer du greppikonen bredvid kolumnen i listan och drar den till målområdet. Du kan inte flytta ett fält till ett område där det inte är tillåten.

Analysfilter (4)

Med rutan Analysfilter kan du ange ytterligare datafilter för kolumner för att begränsa posterna i listan. Ange filter för kolumner om du vill begränsa antalet poster i listan och efterföljande summor till endast de transaktioner som du är intresserad av baserat på ett villkor som du definierar. Du kanske till exempel bara vill ha information om en viss kund eller försäljningsorder som överstiger ett visst belopp. Om du vill definiera ett filter markerar du kolumnen, väljer jämförelseåtgärden i listan (t.ex. lika med eller börjar med) och anger sedan värdet.

Flikar (5)

På flikområdet kan du skapa olika konfigurationer (kolumner och analysfilter) på olika flikar, där du kan ändra data på flikarna oberoende av varandra. Det finns alltid minst en flik som kallas Analys 1 som standard. Det kan vara bra att lägga till fler flikar för att spara ofta använda analysvyer i en datauppsättning. Du kan till exempel ha flikar för att analysera data i pivotläge och andra flikar som filtrerar till en delmängd av rader. Vissa flikar kan visa en detaljerad vy med många kolumner och andra bara visa några få nyckelkolumner.

Här följer några tips på hur du arbetar med flera analyser:

• För att lägga till en ny flik, välj det stora +-tecknet bredvid den sista analysfliken.

• Välj nedåtpilen på en flik för att komma åt en lista över åtgärder du kan göra på en flik, som att byta namn, duplicera, ta bort och flytta.

  • Ta bort tar bort den flik som för tillfället är öppen. Ta bort alla tar bort alla flikar som du lagt till utom fliken standard analys 1.

• Du kan inte ta bort Analys 1 helt men du kan byta namn på den med åtgärden Byt namn och ta bort alla ändringar som du har gjort med Ta bort eller Ta bort alla.

• De analysvyer som du har lagt till och konfigurerat finns kvar tills du tar bort dem. Om du återgår till analysläget visas de exakt som du lämnade dem.

  Dricks

  Flikarna som du ställer in visas bara för dig. Andra användare kan bara se de flikar som de har ställt in.

• Du kan kopiera analysflikar. Kopiering kan till exempel vara användbart när du vill experimentera med att ändra en flik utan att ändra originalet. Kopiering är också användbart om du vill skapa olika varianter av samma analys.

Datumhierarkier

I analysläge genereras datumfält för datauppsättningen i en hierarki mellan år och kvartal med tre separata fält. Den här hierarkin baseras på den normala kalendern, inte några räkenskapskalendrar som definieras i Business Central.

De extra fälten heter <fältnamn> År, <fältnamn> Kvartal och <fältnamn> Månad. Om datamängden till exempel innehåller ett fält som heter Bokföringsdatum, består motsvarande datumhierarki av fält som heter Bokföringsdatum år, Bokföringsdatum kvartal och Bokföringsdatum månad.

Pivotläge

Du kan använda pivotläge för att analysera stora mängder numeriska data, delsummera data efter kategorier och underkategorier. Pivotläge fungerar som pivotregister i Microsoft Excel.

Aktivera och inaktivera pivotläge genom att inaktivera växlingen pivotläge i rutan kolumner (3). När du slår på pivotläget, visas området Kolumnetiketter i rutan. Använd området kolumnetikett om du vill gruppera totala summor för rader i kategorier. Fält som du lägger till i området kolumnetiketter visas som kolumner i dataområdet (1).

Att bygga ut dataanalysen i pivotläge innebär att du flyttar fält till de tre områdena: radgrupper, kolumnetiketter och värden. I bilden nedan visas var fälten är mappade till dataområdet (1), där sum är beräknad data och även eventuellt värden.

Vill du exportera data till Excel?

Högerklicka på dataområdet eller en cellmarkering som du vill exportera data..

Analysera stora mängder data

Om den datauppsättning som du vill analysera överskrider 100 000 rader föreslår vi att du anger ett analysläge som är optimerat för stora datauppsättningar. Det finns för närvarande två begränsningar om du växlar till det här läget:

• Formateringen av fält för följande fyra datatyper kan komma att ändras:

  • valuta
  • decimaler (visas alltid med två decimaler)
  • datum (visas alltid i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD)
  • tidszoner

• Fält som används i pivotläge och läggs till i kolumnetiketter måste ha ett lågt antal distinkta värden.

  Om du aktiverar pivotläge och drar ett fält till området Kolumnetiketter, där underliggande data för fältet har för många distinkta värden, kan webbläsarfliken komma att sluta svara. Webbläsaren stängs så småningom, vilket kräver att du börjar om i en ny session. I det här fallet ska du antingen inte gå vidare i fältet eller ange ett filter för fältet innan du lägger till det i området Kolumnetiketter.

Dela dataanalys

När du har förberett en analys på en flik kan du dela den som en länk med medarbetare och andra inom organisationen direkt från klienten. Endast mottagare som har behörighet till företaget och datan kan använda länken.

1. På analysfliken väljer du nedpilspetsen och väljer sedan Kopiera länk.

   

   Dialogrutan Länk till <fliknamn> öppnas.

2. Som standard kommer analysen du delar att länka till sidan eller frågan i det företag du för närvarande arbetar i, vilket indikeras av company=<company_name> i URL-fältet bredvid knappen Kopiera. Om du vill skicka en länk till en analys som inte är kopplad till ett visst företag anger du fältet Företag: till Länka inte till ett specifikt företag.

   

3. Välj Kopiera.

4. Klistra in länken i valfritt kommunikationsmedium, till exempel Word, Outlook, Teams eller OneNote.

5. Mottagarna kan välja länken och öppna analysen för sidan eller frågan i Business Central. Dessa uppmanas att ange ett namn för den nya analysfliken som ska skapas.

Exempel på hur du analyserar data

Använd funktionen dataanalys för snabb faktakontroll och ad hoc-analys:

• Om du inte vill köra en rapport.
• Om det inte finns någon rapport för dina specifika behov.
• Om du snabbt vill iterera för att få en bra överblick över en del av din verksamhet.

Följande avsnitt innehåller exempel på scenarier för många av funktionsområdena i Business Central.

Exempel: Finans (Kundfordringar)

För att se vad dina kunder är skyldiga dig, till exempel uppdelat i tidsintervall för när belopp ska betalas gör du följande steg:

1. Öppna listan Kundreskontratransaktioner och välj för att aktivera analysläge.
2. Gå till menyn Kolumner och ta bort alla kolumner (markera rutan bredvid sökfältet till höger).
3. Aktivera växlingsknappen Pivot-läget (finns direkt ovanför Sökfältet till höger).
4. Dra nu fältet Kundnamn till området Radgrupper och dra Återstående belopp till området Värden.
5. Dra Förfallodatum månad till området Kolumnetiketter.
6. Använd menyn Analysfilter (under menyn Kolumner till höger) för att tillämpa ett filter och analysera data för ett visst år eller kvartal.
7. Byt namn på analysfliken till Ålderskonton per månad eller något som beskriver den här analysen.

Exempel ad hoc-dataanalys efter funktionsområde

Många av de funktionella områdena i Business Central. har artiklar med ad hoc-dataanalysexempel.

Begränsningar i utgivningscykel 1 för 2023 (förhandsversion)

Den allmänt tillgängliga förhandsversionen av denna funktion har följande begränsningar:

• Vyn i analysläget har för närvarande gränsen 100 000 rader. Om du överskrider detta får du ett meddelande som talar om detta. För att undvika den här begränsningen anger du filtren på sidan innan du växlar till analysläget, om detta är möjligt. Du kanske exempelvis vill analysera en viss grupp av kunder, eller kanske du vill ha data från det aktuella året. Du kan också välja en fördefinierad vy om den skulle fungera för analysen.
• Funktionen för analys av datadelning är inte tillgänglig.
• Möjligheten att spara önskade dataanalysalternativ på listsidor och att spara analysmenyer efter analysflik är för närvarande inte tillgänglig.

Se även

Ad hoc-analys av data efter huvudområde
Ad hoc-dataanalys
Visa och redigera i Excel