Budgetöversikt

I stort sett alla företag som använder funktionen Ekonomi i Microsoft Dynamics 365 Finance måste kunna skapa rapporter över budget kontra faktiska värden. Den här artikeln beskriver den minimikonfiguration som krävs för att skapa budgetar i Ekonomi och drift eller läsa in dem från ett tredjepartsprogram.

Översikt

Den godkända budgeten för ett rättssubjekt är kvar i ett dokument som kallas en budget registret. Raderna i ett dokument för budgetregistreringsposter kallas för budgetkonto-poster och innehåller information om ekonomiska dimensioner, datum och godkända budgetbelopp. Dokumentet för budgetregistreringsposter är integrerat i grundläggande ekonomiska rapporter och frågesidor, där faktiska redovisningsbelopp jämförts med budgeterade belopp.

Det finns flera metoder för att skapa budget registrera poster:

• Ange information om budgeten registrera poster sida.
• Använd Microsoft Excel mallen som du kan öppna genom att klicka på knappen Öppna i Excel på sidan Budgetregisterposter.
• Använd Budgetkonto poster data i Data Management (Datahantering) för att importera poster i registret. Du bör överväga att använda den här metoden och aktivera parametern Ange baserad bearbetning när du måste importera många budgetkontoposter.
• Om företaget använder Budget planeringsfunktionen för att förbereda budgeten data, kan du använda funktionen Generera budget registret regelbundet återkommande process.

Budgetregisterposten anses slutförd när budgetsaldona har uppdaterats. På sidan Budgetregisterposter klickar du på Uppdatera budgetsaldon för en vald budgetregisterpost eller flera poster. När du uppdaterar budgetsaldon, budgetens status registret ändras till Avslutad. Klar budget registret kan inte öppnas för redigering. Därför, om budget data måste justeras, måste du skapa en ny budget registret i stället för att korrigera data i den färdiga budgeten registret.

Konfiguration

När du konfigurerar budgetering, starta om budgetering parametrar sidan . På den här sidan måste du definiera den budget journal, nummersekvensen för budget registrera poster, och standardinställningen i arbetsytorna.

På sidan Budgeteringsparametrar är följande fält tillgängliga:

• Allokeringsnyckel – Det här fältet bestämmer hur beloppet för en budgetkontopost fördelas i en kassaflödesprognos.
• Använd regler för budgetöverföringar – Välj det här alternativet om du vill aktivera budgetöverföringar.
• Visa förfrågan om äldre budgetanalys – Välj det här alternativet om du vill visa förfrågan om äldre budgetanalys.
• Standardkontostruktur – Välj den här kryssrutan om du vill fylla i kontostrukturen i budgetregistret automatiskt baserat på huvudkontot. Den här kryssrutan är tillgänglig om funktionen Standardvärde för kontostrukturen i budgetregisterposten är aktiverad i Funktionshantering.
• Budgetjournal – Välj ett journalnamn för budgetanslag. Det här fältet är tillgängligt om fältet Aktivera budgetanslag har valts på sidan Redovisningsparametrar .

Om det finns en policy som reglerar godkännandet av budgeten registrera poster, baserat på budget typ (t.ex. transfereringar eller revisioner), måste du skapa budget registret arbetsflöden på budgetering arbetsflöden . Om det finns scenarier där överföringar kan tillåtas utan workflow godkännande kan du definiera budgetöverföring regler att stödja dessa scenarion.

Om Budgetering mått sida, måste du välja finansiella mått som används för budgetering, baserat på de dimensioner som används i kontoplanen. Du kan välja alla finansiella mått eller en delmängd av dem för budgetering.

Definiera en budgetmodell som motsvarar hela eller en del av budgeten. Du kan använda en enda budget modell för alla budget registrera poster. Alternativt kan du skapa separata modeller som baseras på budgeten, geografisk placering, eller några andra sätt som en budget kan klassificeras.

Skapa budget koder som identifierar typ av budgettransaktioner till urkunden och tillhörande arbetsflöde. Budget koder kan stödja följande budgetposter:

• Ursprunglig budget
• Överför
• Ändring
• Inteckning
• Förinteckning
• Överförd budget

Budget koder lät dig att ha en verifieringskedja av godkända ändringar av budgeten under hela budgetperioden. Om ett arbetsflöde associeras med en budgetkod kommer arbetsflödet att aktiveras för alla budgetregisterposter som använder denna budgetkod, och arbetsflödesstegen måste slutföras innan budgetregisterposten når fasen Slutförd.

Du kan också ställa in Budgetöverföringsregler (valfritt). Om du vill använda budgetöverföringsregler väljer du Använd regler för budgetöverföringar på sidan Budgetparametrar. När budgeten överföringsregler används, om användaren skapar ett dokument med hjälp av en budget av överföringstyp , budgetsaldon inte uppdateras om budgetöverföringsregler överträds. Du kan till exempel låta budget överföra dokument där budget överförs mellan de huvudsakliga bokföring för försäljnings- och marknadsavdelningen, men kan förbjuda budget överförs från eller till att avdelningen om arbetsflödet typgodkännande har beviljats för den typen av budgetkontot.

Funktioner som introducerades i Microsoft Dynamics 365 Finance version 10.0.7 (2020) ytterligare kapacitet och flexibilitet för budgetregisterposter. Om du vill aktivera dessa förbättringar går du till arbetsytan funktionshantering och väljer Endast budgetregisterposter för kvantitet och/eller Budgetregisterposter som är standard med beloppstyp.

Med funktionen endast budgetregisterposter för kvantitet kan du bokföra en budgetregisterpost med endast belopp. Du kan till exempel bokföra en budgettransaktion med kvantiteten 32 och priset noll, vilket resulterar i ett belopp på noll. Du kan sedan använda den här kvantiteten inom ramen för en ekonomisk rapport för att fastställa ett pris per kvantitet. Observera att inga förfrågningar eller rapporter har uppdaterats som en del av den här funktionen. med hjälp av funktionen kan du bara bokföra ett belopp på noll.

Funktionen Budgetregisterposter som är standard med beloppstyp tillåter att standardbeloppstypen i en budgetregisterpost är en annan beloppstyp än utgift. Budgetregisterpostraden används nu som standard för utgift när huvudkontotypen är utgift. Den återställs till intäkt när huvudkontotypen är intäkt, och återställs till utgift för alla andra kontotyper.

Med hjälp av arbetsytor och utredning sidor till bana budget vs. actuals

Den budgetansvarige kan granska det aktuella tillståndet för en budget i huvudboken budgetar och prognoser som arbetsyta. Kostnader över budget och intäkterna under budget flikar ger en snabb överblick över den ekonomiska dimensionen kombinationer där budgetmål inte uppfylls eller närmar sig gränsen. Du kan anpassa budgeten tröskelprocentsats och finansiella mått som används på dessa flikar genom att klicka på Konfigurera min arbetsyta. Du kan klicka på enheten chefer att se de anställda som är ansvariga för specifik ekonomisk dimension kombinationer som är vald på dessa flikar. Om du till exempel ser att budget för den operativa avdelningen går över budget tröskelvärde kan du enkelt hitta och kontakta avdelningen för att diskutera frågan.

Den faktiska vs budget undersökning sidan kan du borra i detaljerna i budgeten kontra faktiska belopp. Markera en rad på begäran och klicka sedan periodsaldon att se budget och faktiska belopp fördelade över verksamhetsåret perioder. Budgetkontot poster sida ger djupare genom att detaljerna i budgeten beloppet i budgeten registrera poster. Allmänna journalposter sidan öppnar reskontratransaktioner som ingår i beräknade faktiska belopp.

Ett företag som använder Budget planeringsfunktionen kan skapa och använda budget prognoser i huvudboken budgetar och prognoser som arbetsyta.