Bütçe kontrolüne genel bakış

Bu makalede, bütçe denetimi özelliği tanıtılmaktadır ve kuruluşunuzun mali kaynaklarının yönetimini iyileştirmek için bütçe denetimini yapılandırmanıza yardımcı olacak bilgiler sağlanmaktadır.

Bütçe kontrolü bir kuruluşun mali kaynaklarının hesap planları, iş akışları, kullanıcı grupları, kaynak belgeleri ve günlükleri, kullanılabilir fonların yapılandırılabilir hesabı, bütçe döngüleri ve eşikler üzerinden yönetimini desteklemektedir. Denetimler oluşturulduktan sonra bir organizasyon mali yıl boyunca mali kaynaklarını planlayabilir, ölçebilir, yönetebilir ve kestirebilir.

Bütçeler sistem içinde onaylandıktan sonra bir kuruluşun harcama bütçesini kaydetmek amacıyla bütçe kayıt girişleri oluşturmak için bütçe planlarını kullanabilirsiniz. Alternatif olarak, bütçe planlama işlevini kullanmak yerine bir üçüncü taraf programın bütçe kayıt girişlerini oluşturabilir veya içeri aktarabilirsiniz.

Harcamalar ana hesaplar ve mali boyutlar kullanılarak kaydedilebilir. Mali boyutların ve ana hesapların birleşimlerini gruplayarak kuruluş ilkelerini ve gereksinimlerini karşılayacak şekilde genel harcama denetimini yapılandırabilirsiniz.

Aşağıdaki çizelgede tipik bir bütçe döngüsünün aşamaları içinde bütçe denetiminin yeri gösterilmektedir.

Bütçe denetimini birkaç etkene göre yapılandırabilirsiniz:

• Mali boyutlar: Bütçenin ve fiili tutarların raporlanması için hangi mali boyutlar kullanılmalıdır ve bütçelerin denetlenmesi için hangi mali boyutlar gereklidir? Özel dikkat gerektiren, belirli boyut kombinasyonları veya ana hesaplar var mı? Örneğin, bütçenin maliyet merkezine ve programa göre fiili tutarlara kadar takip edilmesine yönelik bir ihtiyaç var mı? Seyahat masrafları özel dikkat gerektirir mi?
• Zaman - Mevcut bütçe fonlarının değerlendirilmesi için hangi zaman dilimi (mali dönem, bugüne kadar mali dönem vb.) kullanılacak?
• Kaynak belgeler – Bütçe denetimi için hangi kaynak belgelerinin değerlendirilmesi gerekir? Belgeler, belge veya satır başına mı değerlendirilmelidir?
• Kullanılabilir fon hesaplama - Satın alma talepleri (ön yükümlülükler) ve satın alma emirleri (yükümlülükler) belgelerin kullanılabilir fonların hesaplanmasında dikkate alınması gerekiyor mu? Taslak durumundaki belgelerin hesaplamada dikkate alınması gerekiyor mu?
• Aşım izni -Kimler mevcut bütçeyi aşma yetkisine sahip olacak?

Bütçe denetimi uygulamayla tamamen tümleşiktir. Bu nedenle, planlı satınalma hem de gerçek satınalmalar için kullanılabilen bütçeyi değerlendirebilirsiniz. Bütçe sorguları ve raporları mevcuttur. Bu nedenle, kullanıcılar bütçeyi değerlendirebilir ve bütçe döngüsü boyunca bütçe revizyonları veya transferleri yardımıyla gereken düzenlemeleri yapabilir. Ayrıca, bütçe yöneticileri gerektiğinde daha iyi analiz etmek ve kestirimlerde bulunmak üzere bütçeyi ve fiili tutarları Microsoft Excel'e aktarabilir.

Bütçe kontrolünü yapılandırma

Bütçe döngüsü zaman aralığı

Temel bütçeleme yapılandırıldıktan sonra bütçeleme ve bütçe kontrolü için zamanı veya başlangıç ve bitiş dönemlerini Bütçe döngüsü süresi sayfasında tanımlayabilirsiniz. Bütçe döngüleri genellikle mali takvimlere karşılık gelir, ancak mali yıllara da yayılabilmektedir.

Yapılandırmadaki sonraki adımlar, Bütçe kontrolü yapılandırması sayfasından açılan sekmelerde tamamlanır.

Parametreleri tanımla

Bütçe için etkinleştirilen mali boyutlara bağlı olarak, bütçe denetimi için mali boyutların tamamını veya bir alt kümesini kullanabilirsiniz.

Ayrıca, bütçe kontrolünün ilgili bütçenin çalıştırılacağı varsayılan zaman aralığını (örneğin, Mali yıl, Mali yıldan bugüne, Mali dönem veya Üç Aylık) belirtebilirsiniz. Ayrıca, varsayılan bir bütçe yöneticisi ve eşik aşıldığında kullanıcılara bildirmek için kullanılacak bir eşik belirtebilirsiniz. Bu alanlardaki değerler oluşturulan yeni bütçe denetim kuralı ya da bütçe grubunda varsayılan değerler olarak kullanılacaktır. Ancak, varsayılan değerler bireysel gruplar veya kurallar için değiştirilebilir.

Bütçelerin nasıl oluşturulduğu ve bütçe kaydına nasıl kaydedildiği, mevcut bütçe fonları değerlendirilirken seçilecek zaman aralığının belirlenmesine yardımcı olur. Bir boyut değeri kombinasyonu için yıla dağıtılan bir tutar geliştirilir ve kullanılırsa mali yıl veya bugüne kadar geçen mali yıl yaklaşımının kullanılması mantıklı olacaktır. Ancak, bütçeleri mali döneme göre oluşturan veya mali dönemlere tahsis eden kuruluş daha ayrıntılı denetim isterse bugüne kadar geçen mali dönem veya üç aylık dönem zaman aralıklarını kullanmayı düşünebilir.

Buna ek olarak, bir kuruluşun bütçeleme ve bütçe kontrolü ile ilgili kültürü de yapılandırmanın belirlenmesine yardımcı olur.

Bütçe aşımı izinleri

Ardından, Bütçe aşımı izinleri sekmesinde, kullanıcı gruplarını belirtebilirsiniz. Ayrıca, bir grubun üyesi olan kullanıcıların bütçeyi aşma iznine sahip olup olmadığını da belirtebilirsiniz. Kullanıcıların Bütçe parametreleri sayfasında ayarlanan bütçe eşiğini aşmalarını engelleyebilirsiniz veya eşikten bağımsız olarak bütçenin herhangi bir tutarla aşılmasını engelleyebilirsiniz. Bir kuruluşun kendi harcamalarını yönetirken ne kadar proaktif davrandığına bağlı olarak bu izinler mali kaynakların yönetilmesine yardımcı olabilir.

Kullanılabilen bütçe fonları

Ardından Kullanılabilen bütçe fonları sekmesinde, kullanılabilir bütçe fonlarını hesaplamak için kullanılan formülü tanımlayabilirsiniz. Bir kuruluşun mali kaynaklarını yönetmede ne kadar tutucu davrandığına dayalı olarak veya yönetmelikler veya endüstri gereksinimleri dikkate alınarak bu hesaplama, taslak veya nakledilmemiş belgeleri içerebilir.

Belgeler ve günlükler

Belgeler ve günlükler sekmesinde hangi kaynak belgelerinin ve günlüklerinin bütçe kontrolü denetimlerine tabi tutulacağını ve denetimin satır girişinde mi, yoksa tüm belge düzeyinde mi gerçekleştirileceğini tanımlayabilirsiniz. Ayrıca, Microsoft Dynamics 365 Finance sürümü 10.0.27 itibariyle kullanılabilen yeni Bütçe kontrol belgesi filtreleme geliştirmesi özelliği, bütçe kontrolüne dahil edilen her belge için sorgu tabanlı bir filtre seçeneği sağlar. Bu nedenle, bütçe için hangi bütçe kontrol belgelerinin kontrol edilebilir olduğunu belirtebilirsiniz. Bu şekilde, özellik bir belge türünün yalnızca bir alt kümesinin bütçe denetimli olmasını sağlar. Örneğin, yalnızca Havuz alanı 01 olarak ayarlanmış olan satınalma siparişlerini kontrol edebilirsiniz. Belgeler ve günlükler sekmesine eklenen yeni bir sütun, seçili belge türü için bir sorgunun tanımlanıp tanımlanmadığını gösterir. Ek olarak, belge kılavuzunun üzerine araç çubuğuna eklenen iki yeni düğme filtre eklemenizi, düzenlemenizi veya silmenizi sağlar.

Kullanılabilir bütçe fonlarının hesaplanmasına dahil edilen onay kutularıyla seçilen kaynak belgeleri eşleştirmeniz gerekir. Örneğin, Yükümlülükler için bütçe rezervleri ayarını seçerseniz Satın alma emirleri seçimini yapmanız gerekir. Bir satın alma satırındaki tutarlar ve hesaplar için bir bütçe denetimi gerçekleştirildiğinde, rezerve atanan bütçe kontrolü kategorisi, Yükümlülük kategorisi olacaktır. Bir satın alma talebindeki tutarlar ve hesaplar için bir bütçe denetimi gerçekleştirildiğinde, rezerve atanan bütçe denetimi kategorisi, Ön yükümlülük kategorisi olacaktır.

Yükümlülükler için bütçe rezervleri ve/veya Ön yükümlülükler için bütçe rezervleri kullanılabilir bütçe fonlarının hesaplanmasına dahil edilirse ve bunların genel muhasebedeki nakillere yansıtılması gerekiyorsa bu seçimleri Genel muhasebe parametreleri sayfasındaki Taahhüt muhasebesi grubunda işaretlemeniz gerekir.

Bütçe modellerini ata

Ardından, Bütçe modelleri ata sekmesinde, bütçe denetimine dahil edilecek bütçe döngüsü zaman aralıklarına bütçe modelleri atarsınız.

Bütçe kontrolü kuralları tanımla

Ardından, Bütçe denetim kurallarını tanımla sekmesinde, bütçe denetimi için etkinleştirilen mali boyutlara dayalı olarak belirli kurallar oluşturmanız gerekir. Örneğin, bir departman için harcamaya veya harcama aralığına odaklanılıyorsa bu harcamaları tanımlamak ve değerlendirmek için bu sekmedeki ayarları kullanabilirsiniz. Her bir bütçe denetim kuralı için farklı eşik değerleri tanımlayabilirsiniz.

Ana hesapları seç

Ana hesap Parametreleri tanımla sayfasında bütçe kontrol boyutu olarak seçilmemişse ancak belirli harcamalar yönetiliyorsa, bu harcamaları Ana hesapları seç sekmesinde seçebilirsiniz. Ana hesapları seç seçeneği, Ana hesap bütçe kontrolünde Tanımlı parametreler'in bir parçası olmasa bile bütçe kontrol kontrollerinin yalnızca seçili ana hesaplar için gerçekleştirilmesini (veya seçilmemiş ana hesaplar için gerçekleştirilmemesini) sağlar.

Örnek: Parametreleri tanımla sayfasında Bütçe kontrol boyutları seçili olduğunda, bütçe yalnızca İş Birimi ve Departman düzeyinde kontrol edilir.

Bu örnekte, bütçe kontrolünün etkinleştirilmemesi gereken 600120 dışındaki tüm hesaplarda bütçe kontrolü gereklidir. Bu senaryo, Ana hesapları seç sekmesinde 600120 hariç tüm ana hesaplar işaretlenerek gerçekleştirilebilir.

Ana hesap 600120 ile ilişkili giderler için bir satınalma siparişi oluşturulursa, bu satırlar için bütçe kontrolü gerçekleştirilmez, Ana hesapları seç sekmesinde seçilen diğer tüm ana hesaplar kontrol edilir. Bu örnekte FREIGHT tedarik kategorisi 600120 ana hesabıyla ilişkilendirilmiştir.

Bütçe kontrol boyutu olarak Ana hesap seçildiğinde, Ana hesapları seç sekmesinde herhangi bir yapılandırma gerekmez.

Bütçe kontrolünü etkinleştir

Bütçe denetimi yapılandırıldıktan sonra, Bütçe denetimi etkinleştir sekmesinde açabilir ve etkinleştirebilirsiniz. Taslak sürümü o zaman etkin olacaktır.

Ayrıca, bütçe kayıt girişleri de dahil olmak üzere, bütçe denetimi açık konuma getirilmeden önce nakledilen hareketlerin bütçe denetimi için dikkate alınmayacağını unutmayın. Bu nedenle, bütçe denetiminin sadece yeni bütçe döngüsünün başında açık konuma getirilmesi iyi bir fikirdir. Bütçe denetimi için başlangıç bütçe bakiyelerini içeren bütçe kaydı girişlerinin, bütçe bakiyesi güncellemelerini sadece bütçe denetimi açık konuma getirildikten sonra aldığından emin olun. Kullanıcı, belgede el ile bütçe kontrol denetimini başlattığında tüm açık belgeler (örneğin, satın alma siparişi), kullanılabilir bütçe fonu için kontrol edilir ve bütçe denetimi için bir bütçe rezervi alır.

Bütçe kontrolünü kullanma

Bütçe denetimi açık konuma getirildikten sonra, bütçe denetimi için yapılandırılan belgelerde ve günlüklerde bütçe denetim uyarısı ve hata iletileri alırsınız. Unutmayın, kullanıcıların bütçe fonlarını aştıklarında uyarılmaları için bütçe denetimini yapılandırabilirsiniz ancak onaylamaya ve hareketleri deftere nakletmeye devam edebileceksiniz. Başarısız bütçe kontrollerinin ayrıntılarını Bütçe denetimi hataları ve uyarıları sayfasında görüntüleyebilirsiniz.

Bu sayfadan, kullanıcılar Döneme göre bütçe denetim istatistikleri sayfasının ayrıntılarına girerek belirli bir bütçe denetim boyutu birleşimi için bütçe kullanılabilirliği ayrıntılarını ve rezervasyonları görüntüleyebilir. Kullanıcılar ayrıca bütçe denetiminde kullanılan tüm mali boyut birleşimlerinin bütçe kullanılabilirliğini görüntülemek için Bütçe denetimi istatistiği sayfasının ayrıntılarına girebilir.

Bütçe denetimi satın alma siparişleri için etkinleştirilmişse bütçe yöneticisi bütçe kontrolü uyarıları ve hataları olan onaylanmamış tüm satın alma siparişlerinin sırasını görüntülemek için Genel muhasebe bütçeleri ve tahminleri çalışma alanını kullanabilir. Bütçe yöneticisi yapılandırılmış bütçe aşım izinlerine sahipse satın alma siparişleri doğrudan çalışma alanında onaylanabilir.