專案負責任 AI 的 Copilot 常見問題集
本文提供關於專案適用 Microsoft Copilot 的常見問題解答。
AI 導向功能
Copilot 提供 AI 導向體驗，透過簡單的命令或按鈕按點選徹底改變專案經理執行基本且耗時工作的方式。 AI 慧輔助工具和深入解析增強了專案經理取得成功專案成果的能力。 這些功能有助於順利進行專案結構設計、風險評估並建議風險降低措施，以及整合排程與財務資料的簡明狀態報表。 為整體專案進度、財務績效和排程遵守情況提供有價值的見解。 由於能輕鬆建立工作、風險和專案摘要，因此 Copilot 可協助專案經理節省時間，更有效率地將注意力分配到策略工作。
什麼是適用於專案的 Copilot？
適用於專案的 Copilot 是一套功能，可透過通俗易懂的英語簡化系統中的專案管理工作。 根據提供做為輸入的專案名稱和描述，適用於專案的 Copilot 可以產生初步分工結構圖 (WBS)，從而簡化工作規劃程序。 對於正在進行的專案，適用於專案的 Copilot 會分析風險登記冊，並提供風險降低建議措施以及每項已識別風險的發生可能性，以輔助進行風險評估。
此外，專案經理還可以透過 Copilot 輕鬆產生詳細的狀態報表。 他們可以整合排程與財務資料的簡明摘要，同時還會提供見解深刻的關於整體專案進度、財務績效和排程遵守情況的內容。 這些報表儲存便利，可輕鬆重新叫用，並保留所有先前的編輯內容。
Copilot 還提供側車聊天功能，讓使用者透過鍵入的命令啟動所有這些動作，從而提高專案管理的可存取性和效率。
適用於專案的 Copilot 可以做什麼？
適用於專案的 Copilot 協助客戶改善專案規劃和執行程序，最終更有效率地交付專案。 客戶可以利用進階機器學習技術 (包括由 Azure Open AI 提供的自然語言處理) 的強大功能，節省時間、降低工期低估或高估的風險，並且不斷改善專案規劃和執行程序。 因此，適用於專案的 Copilot 可協助其企業縮短專案交付時間、降低成本、提高客戶滿意度，最終推動增長和獲利能力。
專業服務組織的專案經理普遍認為，他們工作中最具重複性和最耗時的其中一項任務是製作專案狀態報表。 專案經理首先會從多個來源收集和彙總資料。 然後對每個維度的專案健全狀況做出評論：範圍、進度或預算。 最後，為了讓專案面臨的威脅有透明度，還摘要列出風險。
適用於專案的 Copilot 專案狀態報表自動產生報表的關鍵元件，給予專案經理一個良好的開端。 因此，專案經理可以將重點放在敘述性文字上。 他們可以完善與特定專案相關的內容，無需將精力花費在單調重複的工作，例如資料彙總和摘要。 準確的專案狀態報表可以為每個專案節省大量時間。 這些節省下來的時間在專案經理在組織中多個專案之間分配其時間的情況下，尤為可觀。
適用於專案的 Copilot，其預期用途是什麼？
適用於專案的 Copilot 做為專案經理的 AI 小幫手，提供了一組預期用途：
- 工作計劃/WBS – 自動產生 WBS 旨在讓專案經理在制定專案交付計劃的過程中領先一步。 作用與專案範本類似，其中結構中的相關活動是根據專案的範圍和時間表，配合實際情況所安排。 至於專案範本，則期望對這些活動進行修改，以滿足專案的詳細需求。 這些修改可能包括刪除、新增和變更工期、投入量、相依性及受託人。
- 風險和風險降低計劃 – 自動產生風險旨在協助專案經理識別和記錄對專案健全狀況的潛在威脅。 考慮到專案範圍、進度和預算的處置，風險登記冊為專案經理提供一種方法，可以向所有利害關係人發出警告，提醒他們注意可能造成專案無法順利進展的因素。 每個風險都包含相應的風險降低措施。
- 專案狀態報表 – 系統的目的是要提供可編輯的專案狀態報表，讓專案經理在執行其工作職能的核心部分時搶佔先機。 在報表定稿和發佈之前，專案經理可以，而且也應該複查所有敘述部分。 在大多數組織中，專案狀態報表都會與客戶和內部服務組織領導層共用。
如何評估適用於專案的 Copilot？ 用來衡量效能的計量是什麼？
我們對這些功能進行質化和量化評估。 為了評定功能的品質，我們已對專案經理進行使用者研究，收集他們對其使用體驗的意見反應、對功能品質的看法以及改進建議。
此外，也在監視遙測資料，以追蹤試用該功能的客戶數目、功能的成功率以及正面對負面意見反應的比率。 在多個地理區域發行 Copilot 功能之前，我們已進行廣泛測試來確保其功能。 如果產生的內容或任何列出的使用案例中出現任何問題，請提供意見反應。 您的意見反應將會用於改進 Microsoft 的產品和服務。 基於管理目的，組織的 IT 管理員可能有權存取意見反應資料。 如需詳細資訊，請參閱隱私權聲明。
適用於專案的 Copilot 已針對各種語言進行評估。 如需語言可用性的詳細資訊，請參閱 Copilot 的國際可用性。 系統可能無法在未經評估的語言中正常運作，正確性和使用者體驗可能也會受到影響。
適用於專案的 Copilot 有哪些限制？ 使用者在使用系統時，如何才能將適用於專案的 Copilot 限制的影響降到最低？
- AI 產生的工作不會自動建立受託人、相依性或工作檢查清單項目。 您可以在自動產生工作之後，新增所需的參數。
- 必須先記錄實際值 (例如時間、費用或材料)，才能透過 Copilot 產生風險評估和專案狀態報表。
- 雖然 AI 產生的摘要敘述提供初始概觀，但這不一定能正確表示專案的真實內容或健康情況。 所有的摘要敘述部分都可編輯，在報表定稿和發佈之前，專案經理必須仔細複查這些部分。 您必須視需要進行編輯，以確保正確呈現專案的狀態。
為了有效並負責任地使用適用於專案的 Copilot，應顧及哪些操作因素和設定？
- 身為系統管理員，您可以透過功能控制設定啟用和停用適用於專案的 Copilot 功能。
- 做為功能使用者，您可以在側車中提供簡短的正確命令來觸發所需的動作。 與前述案例相關的觸發程序會產生所需的輸出，例如「產生工作、建立風險計劃、建立專案狀態報表」。不打算叫用這三項功能的觸發程序會顯示錯誤。
- 輸出根據工作的專案名稱和描述，以及風險評估和專案狀態報表的專案財務資料而定。