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Power BI 實作規劃：支援和監視內容

  • 發行項

注意

本文是 Power BI 實作規劃系列文章的其中一篇。 此系列主要著重於 Microsoft Fabric 中的 Power BI 體驗。 如需有關此系列的簡介，請參閱 Power BI 實作規劃。

本文可協助您在管理內容生命週期時支援和監視內容。 本文的主要目標讀者為：

  • Fabric 管理員：負責監督組織中 Fabric 的管理員。 Fabric 管理員可能需要與其他管理員共同作業，例如監督 Microsoft 365 或 Azure DevOps 的管理員。
  • 卓越中心 (COE) 和 BI 小組：這類小組負責監督組織中的 Power BI。 這些小組包含決定如何管理 Power BI 內容生命週期的決策者。 這些小組也包含發佈管理員 (負責處理內容發佈生命週期) 及工程視 (負責建立和管理有效使用和支援生命週期管理所需的元件)。
  • 內容建立者和內容擁有者：建立要發佈至 Fabric 入口網站以與其他人員共用內容的使用者。 這些人員負責管理所建立 Power BI 內容的生命週期。

生命週期管理包含您用於處理內容的程序和做法，涵蓋內容的建立到最終淘汰。 在生命週期管理的第四個階段中，您會部署內容，這涉及一開始將內容發佈至開發工作區，以及將內容升級至測試和實際執行工作區。 第四個階段結束時，內容取用者已使用您的內容。 在第五個階段中，您支援此內容並監視使用量，以協助採用並解決問題。

支援和監視內容對於確保有效採用您的解決方案至關重要。 支援是指如何讓內容檢視者和取用者可以有效地使用您部署的內容。 監視是指您為了追蹤和衡量解決方案而執行的稽核和監視活動，以及內容檢視者和取用者如何使用該解決方案。

下圖描述 Power BI 內容的生命週期，其中醒目提示第五階段，這是您支援和監視內容的所在。

圖表顯示 Power BI 內容生命週期。已醒目提示第 5 階段，這是內容支援和監視階段。

注意

如需內容生命週期管理的概觀，請參閱本系列的第一篇文章。

本文著重於在整個生命週期中支援和監視內容的重要考量和決策。 如需如何支援和監視內容的詳細指引，請參閱：

此時，已部署內容且正由取用者使用。 您的下一個動作是在內容的生命週期中充分支援內容。

您處理支援的方式明顯地取決於擁有和管理內容的人員。 企業 BI 內容可能具有最強固的支援模型。 不過，分散式小組所建立的企業主導和自助內容也應該受到支援，儘管所涉及的人員和流程可能會有所不同。 請確定所有作者都清楚對於支援其發佈的內容，其義務是什麼。

提示

如果您預期資料和 BI 環境會蓬勃發展，請不要低估支援實際執行 (非開發、非測試) 內容的重要性。

下列各節概述您將如何支援和監視內容的一些重要考量和決策。

決定您的支援模型

有許多有效的方法可定義支援模型。 選項範圍從非正式內部小組和內部社群支援到更正式組織的技術支援中心和延伸支援。 不過，使用多種方法來支援使用者很常見。 如需更多有關為不同類型使用者支援進行規劃的考量，請參閱使用者支援。

提示

所需的支援層級也可能取決於您所選取的治理層級。 請務必讓您的卓越中心參與有關支援的決策。

規劃您的支援模型時，有兩種主要類型的使用者需要考慮。

  • 取用者支援：焦點在於支援將正確且及時的內容傳遞給「取用者」或「僅限檢視的使用者」，這些人會取用組織中其他人所產生的內容。
  • 內容建立者支援：焦點在於支援自助 BI「建立者」的需求，這些建立者會設計、發佈、保護和管理其他使用者取用的內容。 這些自助 BI 建立者會取用您傳遞的解決方案來建立其他內容。

注意

規劃您的支援模型時，有不同主題很重要。

  • 使用者工具和裝置：規劃內容建立者和取用者如何取得協助，以安裝並使用工具來製作和檢視內容。
  • 指導和使用者啟用：規劃如何改善使用者社群的專長認證，以便其可以有效地建立和使用內容。
  • 使用者支援：規劃如何為使用者解決內部和外部支援通道的問題。

本節的其餘部分會引進內容取用者和建立者的考量。

內容取用者支援

支援只需要檢視內容的取用者時，請考慮下列幾點。

  • 如何取得協助：取用者如何知道要連絡誰以取得協助？ 一些常見的情況包括：
  • 如何使用解決方案：提供哪種協助以協助取用者使用並充分了解該解決方案？ 報表內的概觀頁面或短片教學課程可能對使用者有所幫助 (例如，其可以示範如何鑽研至另一份報表)。 提供此類協助可以導致解決方案採用率增加、投資報酬率更高，以及支援案例更少。
  • 如何接受意見反應：當取用者有新的要求或加強時，應如何提交其要求？ 意見反應迴圈 (例如表單) 可讓您接受改善解決方案的構想。 意見反應迴圈通常會與支援規劃一起考慮，因為其是一個密切相關的概念。

注意

預期一旦解決方案部署至生產環境，相較於您在驗證期間收到的意見反應，您將會收到不同類型和數量的意見反應。 預計在這個 Hypercare 期間 (緊接在重大變更之後的期間) 將有更高數量的要求和意見反應。 據此規劃更高的數量，並嘗試將其視為與使用者社群建立信任的機會。

內容建立者支援

在支援需要建立、發佈和維護內容的資料建立者和報表建立者時，請考慮下列幾點。

提示

準備好快速解決最緊急的支援問題，讓使用者能夠繼續保有生產力。 當遭到封鎖時，使用者可能會尋找因應措施 (可能並不理想) 以繼續前進，特別是在其支援通道回應緩慢時。

一旦您為內容取用者和建立者定義支援模型，接下來就應該規劃如何支援內容。 通常，這涉及定期稽核和監視內容。

決定如何稽核和監視內容

在內容的整個生命週期中稽核和監視內容很重要。 建立流程以稽核內容可以透過各種方式協助您。

  • 評估解決方案採用：您應該定期分析採用的兩個層面：
    • 解決方案的使用方式：分析「內容使用層級」涉及了解使用的內容、使用時機、使用者和使用方式。 如需您可能會詢問哪些類型問題的詳細資訊，請參閱內容使用方式。
    • 有效使用解決方案：分析「有效使用內容」更難以定義和衡量 (與使用方式相比)。 您可以進一步檢查使用者活動資料，以判斷實際使用者行為是否符合您的預期。 例如，如果您預期每天有大量的報表檢視，但看到的是每個使用者每天匯出一次，則您應該進一步調查。
  • 了解已發佈的項目：您可以為某個時間點截止的已發佈項目記錄中繼資料。 例如，您可以建立 1 月 1 日截止的「租用戶庫存」，這可能表示當時已有 12 個語意模型和 94 份報表。 如需租用戶庫存優點的詳細資訊，請參閱了解已發佈的項目。
  • 降低風險：因為您深入了解內容發生的情況，所以可以快速採取行動來降低風險。 例如，您可能會發現內容的安全性或資料保護疑慮。 如需其他考慮，請參閱降低風險。
  • 尋找效能和健康情況疑慮：稽核內容時，您將會發現可以用作效能微調活動輸入的資料。 您也可以在內容取用者注意到問題之前先行解決。 如需詳細資訊，請參閱效能監視。

提示

有許多規劃考量和決策準則與其他文章中討論的稽核和監視相關。 您的稽核和監視活動範圍可能會有所不同，取決於您的焦點和工作角色。 如需詳細資訊，請參閱

檢查清單 - 規劃支援和監視內容時，重要決策和動作包括：

  • 評定如何處理使用者支援：調查目前如何處理支援，以熟悉目前的狀態。
  • 決定如何處理支援：確定如何在內容的整個生命週期中支援內容。 決定如何支援取用者和作者。
  • 釐清支援角色和責任：確認誰應該在發佈內容之後做什麼，以及何時做以支援內容。 釐清內容擁有者 (包括自助作者) 的具體期望。 同時也釐清卓越中心 (COE)、IT 小組、BI 小組和技術支援中心人員的期望。
  • 建立取用者的支援模型：建立特定流程以及以支援內容取用者為目標的支援文件。
  • 建立內容建立者的支援模型：建立特定流程以及以支援作者為目標的支援文件。
  • 設定支援追蹤系統：建立系統以接受和追蹤來自使用者的要求狀態。
  • 訓練支援人員：舉辦知識轉移課程或訓練課程，為技術支援中心人員做好準備。
  • 將支援模型傳達給使用者：確定您的取用者和作者知道有哪些資源可供其使用，以及要遵循哪些流程。 在 Fabric 租用戶設定中，自訂協助功能表連結，將使用者引導至您的內部資源。
  • 確定稽核和監視的特定資料需求：考慮應該實施哪些報表層級、資料層級和租用戶層級稽核與監視活動。
  • 設定稽核工作的優先順序：識別數個要回答的重要問題。 確定初始稽核和監視工作的焦點和優先順序。
  • 釐清稽核角色和責任：確認誰應該做什麼，以及何時做以稽核內容。 釐清內容擁有者 (包括自助作者)，以及 COE 和 IT 的具體期望。
  • 做出初始稽核架構決策：視需要洽詢 IT 小組，以確定現有的流程是否存在，以擷取和儲存稽核資料。 可能的話，請存取現有的資料，而不是建立新的流程。 需要新的流程時，請考慮用於擷取、儲存和保護資料的架構決策。
  • 建立初始稽核分析報告：識別每份稽核報表的需求和對象。 建立清楚說明其用途、應該採取哪個動作，以及由誰執行的報表。 視需要取得意見反應並逐一查看。
  • 為內容作者建立文件和訓練：為系統管理員和內容建立者提供指引，而這些系統管理員和內容建立者與適用於其工作角色的支援和稽核功能相關。 包含如何符合內部稽核需求以取得支援並進行稽核的建議和相關資訊。

相關內容

在本系列的下一篇文章中，了解如何在內容的生命周期結束時淘汰和封存內容。